Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai
Kizárólagos bennfentes hírek
Ingyenes bónuszfrissítések
Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai
Kizárólagos bennfentes hírek
Ingyenes bónuszfrissítések
Barátság Bizalom Ígéret szava
Sosem fogjuk átadni az email címét senkinek másnak, és minden emailben megtalálható egy egycsapásos leiratkozási link.
Ipar
Fogtechnika / fogtechnikai laboratórium / fogászati ipar
Régió
Lipcse, Németország
Szervezeti egységek
Iroda, könyvelés
Ipar
Fogtechnika / fogtechnikai laboratórium / fogászati ipar
Régió
Lipcse, Németország
Szervezeti egységek
Iroda, könyvelés
Lars R. Ludewig, a ViaCreative Zahntechnik GmbH tulajdonosa és ügyvezető igazgatója
Profi tipp
Ipar
Fogtechnika / fogtechnikai laboratórium / fogászati ipar
Régió
Lipcse, Németország
Szervezeti egységek
Iroda, könyvelés
A ViaCreative fogászati laboratórium a Mr. Lars-R második generációja. Ludewig által működtetett vállalat Lipcsében. A laboratóriumban a fogpótló termékeket elsősorban fogorvosok megbízásából gyártják.
A vállalat szolgáltatásainak köre nagyon kiterjedt, és a modern folyamatok és technikák használata jellemzi. Például EGY CAD-CAM gyártás, allergiás betegek műfogsorának vagy felépítményeinek előállítása implantátumokon.
A PaperOffice DMS-t a lipcsei ViaCreative-ben elsősorban adattárolásra, dokumentumkeresésre és az adóhivatalnak történő továbbításra szánt dokumentumok előkészítésére használják.
A laboratóriumban több fogtechnikus dolgozik különböző felszereltségű munkaállomásokon, különböző feladatokkal. A közös alapszegmens itt az összes elvégzett munka, valamint a felhasznált folyamatok és anyagok pontos rögzítése.
Mivel a munkát szinte kizárólag a fogorvosok bízzák meg a betegek számára, a teljes dokumentáció ugyanolyan fontos, mint a néha érzékeny adatok biztonságos tárolása.
A PaperOffice DMS használatára vonatkozó döntés előtt a napi munka során keletkező adatokat többnyire manuálisan rögzítették egy analóg fájlba, amelyet a folyamatban lévő folyamatok során az irodában egy függő fájlban és egy külön archív szobában tároltak, amikor a munka befejeződött. Az adódokumentumok létrehozásához és elküldéséhez az adatokat egy alkalmazott továbbította az analóg fájlokból az elektronikus DATEV űrlapra.
Az adminisztratív munka e formájához szükséges idő egyrészt nagyon magas, másrészt nagyon hajlamos a hibákra. Ugyanakkor a törvényben előírt adatbiztonságot csak korlátozott mértékben biztosítják.
A vállalat célja a meglévő papíralapú dokumentumok digitalizálása, a folyamatoptimalizálás és a munkafolyamat-ellenőrzés bevezetése az összes bejövő és kimenő dokumentum felett, a folyamatok nagy részének automatizálása a háttérben, és ezáltal a folyamat optimalizálása.
Lars-R. úr. A meglévő kihívások miatt Ludewig olyan dokumentumkezelő rendszert keresett, amely lehetővé teszi a biztonságos és adaptálható adattárolást, valamint a ház összes munkahelyének egyszerű szoftverekkel való egyszerű integrálását.
Ugyanakkor a szoftvert jó költség-haszon aránynak kell jellemeznie. A PaperOffice DMS mellett Ludewig úr négy másik szoftverterméket is tesztelt más rendszerházakból, és kezdetben különböző szoftverajánlatokat vizsgált meg a dokumentumkezeléssel kapcsolatban.
Az a tény, hogy a PaperOffice-t végül a Via Creative dokumentumkezelésére használták, a következő okok miatt döntöttek:
1. Az adatok tárolása és rendelkezésre állása. Központi és könnyű hozzáférés az összes vonatkozó dokumentumhoz, valamint annak lehetősége, hogy több fél együttműködjön ugyanazon a dokumentumon.
Belső, központi tároló, amelyhez minden alkalmazott hozzáférhet. Az adatokat nem szabad harmadik féltől származó felhőben vagy egyfelhasználós számítógépen tárolni.
Központi tároló, amelyhez minden alkalmazott hozzáférhet a megfelelő felhasználói jogokkal.
Lars-R. úr. Ludewig korán rájött, hogy gyakorlatában nem lehet megkerülni a digitalizációt.
2.Ár-érték arány. A szoftvernek jó ár-érték aránnyal kell rendelkeznie.
Ily módon a ViaCreative képes volt elkerülni a túlzott tőkekötelezettséget, és még mindig ennek megfelelően nagy költségvetéssel rendelkezik a szükséges anyag- és technológiavásárlásokhoz, amelyek nagyon drágák, különösen a fogászati technológiában.
3. Könnyen kezelhető. A szoftvernek a lehető legkevesebb képzést kell igényelnie, ugyanakkor fel kell készülnie a jövőre.
Így elkerülhetők a külső tanácsadók. Természetesen a PaperOffice DMS egyedi képzést is kínál a modulokhoz, ha szükséges. A ViaCreative munkatársainak tapasztalatai szerint azonban a PaperOffice nagyrészt magától értetődő.
Nincsenek külső és drága "tanácsadók" a helyszínen, és senkinek sem kell bárhová utaznia a képzéshez. Mindenki meg tudja határozni a menünavigáció megtanulásának időkeretét szükség szerint, és a jövő szempontjából a PaperOffice DMS moduláris felépítésének köszönhetően jól helyezkedik el.
4. Visszakereshetőség és időmegtakarítás. Egyszerűbb módszert kerestek az analóg dokumentumok digitalizálására és szükség esetén könnyen újra megtalálni őket.
Az integrált AI funkciónak köszönhetően minden dokumentum tanítható, az összes kívánt tartalom célzottan kinyerhető és kulcsszavakkal teljesen automatizált módon tárolható.
A reguláris kifejezéseknek (REGEX) köszönhetően a dokumentum tartalma automatikusan olvasható és dokumentumadatokként tárolható.
Lars-R. úr. Ludewig elmagyarázza:
Lars-R. úr. Ludewig hangsúlyozza:
Ludewig úr lelkesen várta a PaperOffice DMS csapatának elkötelezettségét a ViaCreative adminisztrációs követelményeinek kiigazításában.
Ő és csapata ugyanolyan elégedett volt a PaperOffice DMS grafikus felületével. Ez azt bizonyítja, hogy a PaperOffice fejlesztése figyelembe veszi az emberek normális észlelését, amely elsőbbséget ad a képeknek és a színeknek, anélkül, hogy játékosnak tűnne. Ez vonatkozik a PaperOffice által a dokumentumkezelő szoftver bizonyos szegmenseihez készített oktatóanyagokra és videókra is.
Az átállás során a ViaCreative analóg archívumát fokozatosan beolvasták és olvassák közvetlenül a PaperOffice DMS-be integrált OCR szoftveren keresztül. A PaperOffice alkalmazottai által generált reguláris kifejezések használatának köszönhetően az összes bejövő analóg dokumentum könnyen és ügyfélspecifikus módon kiolvasható.
Lars-R. úr. A bevezetés elején Ludewig a következőket javasolja:
A PaperOffice DMS teljesítette az összes szükséges kritériumot, és ma a gyakorlatban leképezi a teljes digitális dokumentumáramlást.
Egyelőre minden számladokumentumot nagy teljesítményű szkennerekkel rögzítenek, a Paper-Office automatikusan felismeri a kapcsolattartási adatokat, és ennek megfelelően tárolja a dokumentumokat az elektronikus archívumban.
Az alkalmazottak ezután egy egyszerű felhasználói felületen keresztül férhetnek hozzá a dokumentumokhoz, és különböző keresési kifejezéseket adhatnak meg - teljes szöveges keresés is elérhető.
A DMS következetes használatának köszönhetően a ViaCreative jelentősen csökkenteni tudta a számlákhoz szükséges feldolgozási időt, és ezzel egyidejűleg jelentősen csökkent a forgalomban lévő számlák száma.
Denis K. úr a "Könyvelés és számvitel" című könyvből hangsúlyozza:
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "Fogászati technológia / Fogászati laboratórium ViaCreative
Zahntechnik GmbH":
Milyen tippeket adna a jövőbeli PaperOffice felhasználóknak?
Soha nem túl korai vagy túl késő foglalkozni a digitalizáció témájával.
A legfontosabb dolog az, hogy képet kapjunk a szoftverről, de magáról a cégről is. Fontos volt, hogy ne érezzük kényszert arra, hogy megvásároljuk a szoftvert, vagy feliratkozzunk semmilyen szolgáltatásra és támogatási csomagra.
Még mielőtt felvásároltuk volna a PaperOffice DMS-t, beszéltünk a vállalat minden részlegével, és soha nem éreztük úgy, hogy rosszul bánnak velük. Éppen ellenkezőleg: a PaperOffice-nak van egy kedves, udvarias és hozzáértő csapata.
Számunkra, mint ipari vállalat számára a folyamatok egyre bonyolultabbá válnak, és sok bürokráciával járnak. Ezért a rendszerbe és a szoftverbe vetett bizalom nagyon fontos volt. Természetesen az is nagyon fontos volt, hogy a szoftver könnyen érthető legyen.
Kinek ajánlanád a PaperOffice-t?
A PaperOffice-t minden más vállalatnak ajánljuk, amely digitalizálni és automatizálni szeretne. Aki egyszerűvé akarja tenni, annak nincs szüksége teljes körű megoldásra automatikus könyveléssel, pénztárgéppel stb., Aki nem akar több tűzőgépet és állandó keresést.
Mit szeretsz különösen a PaperOffice-ban?
Mindennel nagyon elégedettek vagyunk.
A PaperOffice egy könnyű, mégis hatékony dokumentumkezelő rendszer.
Az elsőre értelmetlennek tűnő funkciók, mint például a dokumentum tartalmának automatikus olvasása, a legfontosabb funkcióknak bizonyulnak, amelyeket már nem akar kihagyni.
"A PaperOffice DMS egyszerű integrációja és működtetése biztosította azt az általános megoldást, amelyre ennek az iparágnak szüksége volt: minimalizálni a papírfogyasztást, felgyorsítani a keresési folyamatokat, automatizálni az ügyintézőkhöz való hozzárendelést és lehetővé tenni a folyamattal kapcsolatos adatok tárolását."
Carlos A. Garcia úr Marketing és kommunikációs menedzser
