Fogászati technológia / Fogászati laboratórium ViaCreative
Zahntechnik GmbH
Lars R. Ludewig, a ViaCreative Zahntechnik GmbH tulajdonosa és ügyvezető igazgatója
Kiindulási helyzet
A ViaCreative fogászati laboratórium a Mr. Lars-R második generációja. Ludewig által működtetett vállalat Lipcsében. A laboratóriumban a fogpótló termékeket elsősorban fogorvosok megbízásából gyártják.
A vállalat szolgáltatásainak köre nagyon kiterjedt, és a modern folyamatok és technikák használata jellemzi. Például EGY CAD-CAM gyártás, allergiás betegek műfogsorának vagy felépítményeinek előállítása implantátumokon.
A PaperOffice DMS-t a lipcsei ViaCreative-ben elsősorban adattárolásra, dokumentumkeresésre és az adóhivatalnak történő továbbításra szánt dokumentumok előkészítésére használják.
Digitization brings many advantages
Meglévő problémák és feladatok
A laboratóriumban több fogtechnikus dolgozik különböző felszereltségű munkaállomásokon, különböző feladatokkal. A közös alapszegmens itt az összes elvégzett munka, valamint a felhasznált folyamatok és anyagok pontos rögzítése.
Mivel a munkát szinte kizárólag a fogorvosok bízzák meg a betegek számára, a teljes dokumentáció ugyanolyan fontos, mint a néha érzékeny adatok biztonságos tárolása.
A PaperOffice DMS használatára vonatkozó döntés előtt a napi munka során keletkező adatokat többnyire manuálisan rögzítették egy analóg fájlba, amelyet a folyamatban lévő folyamatok során az irodában egy függő fájlban és egy külön archív szobában tároltak, amikor a munka befejeződött. Az adódokumentumok létrehozásához és elküldéséhez az adatokat egy alkalmazott továbbította az analóg fájlokból az elektronikus DATEV űrlapra.
Az adminisztratív munka e formájához szükséges idő egyrészt nagyon magas, másrészt nagyon hajlamos a hibákra. Ugyanakkor a törvényben előírt adatbiztonságot csak korlátozott mértékben biztosítják.
A vállalat célja a meglévő papíralapú dokumentumok digitalizálása, a folyamatoptimalizálás és a munkafolyamat-ellenőrzés bevezetése az összes bejövő és kimenő dokumentum felett, a folyamatok nagy részének automatizálása a háttérben, és ezáltal a folyamat optimalizálása.
Miért választotta a ViaCreative a PaperOffice DMS-t?
Lars-R. úr. A meglévő kihívások miatt Ludewig olyan dokumentumkezelő rendszert keresett, amely lehetővé teszi a biztonságos és adaptálható adattárolást, valamint a ház összes munkahelyének egyszerű szoftverekkel való egyszerű integrálását.
Ugyanakkor a szoftvert jó költség-haszon aránynak kell jellemeznie. A PaperOffice DMS mellett Ludewig úr négy másik szoftverterméket is tesztelt más rendszerházakból, és kezdetben különböző szoftverajánlatokat vizsgált meg a dokumentumkezeléssel kapcsolatban.
Az a tény, hogy a PaperOffice-t végül a Via Creative dokumentumkezelésére használták, a következő okok miatt döntöttek:
1. Az adatok tárolása és rendelkezésre állása. Központi és könnyű hozzáférés az összes vonatkozó dokumentumhoz, valamint annak lehetősége, hogy több fél együttműködjön ugyanazon a dokumentumon.
Belső, központi tároló, amelyhez minden alkalmazott hozzáférhet. Az adatokat nem szabad harmadik féltől származó felhőben vagy egyfelhasználós számítógépen tárolni.
A megoldás:
A Synology a gyakorlatban egy adatbázist hozott létre a NAS-on, a Network Attached Storage-on. Ezt az adatbázist integrálták a PaperOffice DMS-be, és az összes adatot a Via Creative mentette.
Ez teljes mértékben megfelel az adatmentésre vonatkozó jogi követelményeknek. Ludewig úr nagyon elégedett volt a külső felhő nélküli megoldással, és így harmadik fél szolgáltatók nélkül, amelyek kormányzati beavatkozásnak vethetők alá, és növelhetik a hackertámadások kockázatát.
Központi tároló, amelyhez minden alkalmazott hozzáférhet a megfelelő felhasználói jogokkal.
Lars-R. úr. Ludewig korán rájött, hogy gyakorlatában nem lehet megkerülni a digitalizációt.
"A mappák, számlák, szállítólevelek, szerződésállapotok és egyéb fontos papírok manuális átkutatása és megtalálása, ami nagyon időigényes, nagyon pontos keresési funkció a PaperOffice-ban végre a múlté..."
2.Ár-érték arány. A szoftvernek jó ár-érték aránnyal kell rendelkeznie.
A megoldás: A PaperOffice DMS-t különböző ármodellekben kínálják, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy a számukra legelőnyösebb formát öltsék.
Ily módon a ViaCreative képes volt elkerülni a túlzott tőkekötelezettséget, és még mindig ennek megfelelően nagy költségvetéssel rendelkezik a szükséges anyag- és technológiavásárlásokhoz, amelyek nagyon drágák, különösen a fogászati technológiában.
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen
3. Könnyen kezelhető. A szoftvernek a lehető legkevesebb képzést kell igényelnie, ugyanakkor fel kell készülnie a jövőre.
A megoldás: Alapvetően a PaperOffice DMS nagyon strukturált, és grafikus felülettel rendelkezik, amely lépésről lépésre irányítja a felhasználót. Ezen kívül vannak extra oktatóanyagok és videók minden olyan funkcióhoz, amelyet közvetlenül meg lehet hívni támogatásra.
Így elkerülhetők a külső tanácsadók. Természetesen a PaperOffice DMS egyedi képzést is kínál a modulokhoz, ha szükséges. A ViaCreative munkatársainak tapasztalatai szerint azonban a PaperOffice nagyrészt magától értetődő.
Nincsenek külső és drága "tanácsadók" a helyszínen, és senkinek sem kell bárhová utaznia a képzéshez. Mindenki meg tudja határozni a menünavigáció megtanulásának időkeretét szükség szerint, és a jövő szempontjából a PaperOffice DMS moduláris felépítésének köszönhetően jól helyezkedik el.
"A PaperOffice nem csak a grafikáival nyűgözött le minket, többek között azért, mert nagyon jó oktatóvideókkal rendelkezik az egyes témákhoz. Így tudtuk magunkat önállóan és szükség esetén is képezni."
4. Visszakereshetőség és időmegtakarítás. Egyszerűbb módszert kerestek az analóg dokumentumok digitalizálására és szükség esetén könnyen újra megtalálni őket.
A megoldás: A PaperOffice DMS alapszegmense az analóg dokumentumok digitalizálása. Csak egy szkennerre van szüksége, amely interfésszel rendelkezik a számítógéphez és a PaperOffice DMS-hez. A dokumentumok nem csak szkenneltek. Az integrált OCR szoftver szerkeszthető szöveggé alakítja őket, és automatikusan megfelelően menti őket.
Az integrált AI funkciónak köszönhetően minden dokumentum tanítható, az összes kívánt tartalom célzottan kinyerhető és kulcsszavakkal teljesen automatizált módon tárolható.
A reguláris kifejezéseknek (REGEX) köszönhetően a dokumentum tartalma automatikusan olvasható és dokumentumadatokként tárolható.
"Az éves pénzügyi kimutatások és készletek időrendi eredményeinek elérése rendkívül gyors, hogy meghatározzuk az egyes tételek legolcsóbb vételárát. Ami korábban napokig tartott, azt most órák alatt meg lehet csinálni!"
A PaperOffice DMS által megoldott főbb problémák toplistája
- Adott dokumentumok folyamatos keresése és böngészése
- Nincs több tűzőgép és papírhalom
- Nincs több fizikai archívum
- A munkaerő- és tárolási költségek csökkentése
- Nincs több költözés minden januárban új iratgyűjtőkre és archívumokra
- Redundáns hármas adatmentés
Lars-R. úr. Ludewig elmagyarázza:
"Bárki, aki részt vesz a DMS egész témájában, bőségesen jutalmazza a sok időmegtakarítást. Lelkesedés, hátradőlés és tudás, hogy minden biztonságos és könnyű mindenki számára.
A legjobb programozók ragyogóan és néha rekordsebességgel hajtják végre a kéréseket, és frissítéseken keresztül hajtják végre azokat. Automatikusan és lelkesen ajánlod..."
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert
A főbb funkciók toplistája, amelyek a PaperOffice DMS-t jobbá teszik, mint az összes többi
- Gyors alkalmazkodás az egyes ügyfelek igényeihez a frissítések révén
- Közvetlen kapcsolatfelvétel a fejlesztőkkel
- Könnyű NAS integritás az adattároláshoz a saját helyszíni szervereden. A végrehajtás hatóköréről a felhasználó dönt
- Kulcsszavak, konkrét részek, szavak stb. keresése a releváns adatok gyors megjelenítéséhez
Lars-R. úr. Ludewig hangsúlyozza:
"Sok mappában, ERP-rendszer nélkül, összetett könyveléshez vagy bizonyos cikkek vagy rendelési számok ármeghatározásával rendelkező készletekhez egy bizonyos ideig, teljes összegmeghatározással, soha többé nem akarja a PaperOffice nélkülözni."
Hogyan integrálódott a PaperOffice DMS?
Ludewig úr lelkesen várta a PaperOffice DMS csapatának elkötelezettségét a ViaCreative adminisztrációs követelményeinek kiigazításában.
Ő és csapata ugyanolyan elégedett volt a PaperOffice DMS grafikus felületével. Ez azt bizonyítja, hogy a PaperOffice fejlesztése figyelembe veszi az emberek normális észlelését, amely elsőbbséget ad a képeknek és a színeknek, anélkül, hogy játékosnak tűnne. Ez vonatkozik a PaperOffice által a dokumentumkezelő szoftver bizonyos szegmenseihez készített oktatóanyagokra és videókra is.
"A mappák, számlák, szállítólevelek, szerződésállapotok és egyéb fontos papírok manuális átkutatása és megtalálása, ami nagyon időigényes, nagyon pontos Keresési funkció a PaperOffice-ban végre a múlté..."
Az átállás során a ViaCreative analóg archívumát fokozatosan beolvasták és olvassák közvetlenül a PaperOffice DMS-be integrált OCR szoftveren keresztül. A PaperOffice alkalmazottai által generált reguláris kifejezések használatának köszönhetően az összes bejövő analóg dokumentum könnyen és ügyfélspecifikus módon kiolvasható.
Az összes adatformátumban lévő összes információ a másodperc törtrésze alatt lehívható a belső keresőmotoron és egy automatikus indexen keresztül.
Lars-R. úr. A bevezetés elején Ludewig a következőket javasolja:
"Lassú megközelítés, először kísérletezzen, ne legyen nehéz átállni a határidőre, derítse ki, melyik mappastruktúra illik hozzánk. Az alapstruktúra kialakítása, az első bejelentés, a kategóriák kidolgozása a benyújtott és megjelöltek szerint, mindezt békében, hogy együtt érkezzünk a csapatba."
Általános tapasztalat összefoglalása
A PaperOffice DMS teljesítette az összes szükséges kritériumot, és ma a gyakorlatban leképezi a teljes digitális dokumentumáramlást.
Egyelőre minden számladokumentumot nagy teljesítményű szkennerekkel rögzítenek, a Paper-Office automatikusan felismeri a kapcsolattartási adatokat, és ennek megfelelően tárolja a dokumentumokat az elektronikus archívumban.
Az alkalmazottak ezután egy egyszerű felhasználói felületen keresztül férhetnek hozzá a dokumentumokhoz, és különböző keresési kifejezéseket adhatnak meg - teljes szöveges keresés is elérhető.
A DMS következetes használatának köszönhetően a ViaCreative jelentősen csökkenteni tudta a számlákhoz szükséges feldolgozási időt, és ezzel egyidejűleg jelentősen csökkent a forgalomban lévő számlák száma.
Denis K. úr a "Könyvelés és számvitel" című könyvből hangsúlyozza:
