Az üzleti folyamatok automatizálása az iparban és a kereskedelemben
A paperOffice DMS a gyártáshoz és a kereskedelemhez lehetővé teszi az információk zökkenőmentes áramlását a termelés és az adminisztráció között az üzleti folyamatok digitalizálásának és automatizálásának köszönhetően.
Profi tipp
Az írott dokumentumokat, szerződéseket, tervezeteket, kutatásokat, szállítóleveleket és még sok minden mást a digitalizálásnak köszönhetően elektronikus dokumentumok váltják fel, és így az összes munkafolyamatot maximálisan optimalizálják.A dokumentumkezelési megoldás segítségével a központi platformon lévő összes információt ellenőrzésbiztos módon mentheti és archiválhatja.
Digitalizáció az iparban és a kereskedelemben
A gyártásban vagy a termelésben, valamint a kereskedelemben részt vevő vállalatként sok fontos dokumentumot kell kezelnie:
Számlák, szerződések, megrendelések, szállítólevelek és még sok más. Ezért ebben az iparágban a vállalatok azok, akik jelentős hasznot húznak a megfelelő dokumentumkezelő szoftverek használatából.
Így jönnek létre a fontos dokumentumok minden nap az iparban és a kereskedelemben. Ezeket mind hozzá kell rendelni a megfelelő osztályhoz, ügyfélhez, objektumhoz, szállításhoz.
Mindezeket a dokumentumokat digitalizálni kell, ha papíralapú formában érkeznek, strukturált iktatást, feladat- és munkafolyamat-hozzárendelést igényelnek, és igény szerint azonnal elérhetőnek kell lenniük.
Ezenkívül minden dokumentumot a típusa szerint osztályoznak, és emberekhez és tárgyakhoz rendelhetők, amelyeket aztán akár útközben is elérhet, eszköztől függetlenül.
Tehát az összes produkcióról, tárgyról, ügyfélről stb. szóló összes információ és dokumentum egyértelműen egy helyen, nevezetesen az adatbázisában található.
Nagyon fontos, hogy fontos határidőket tartsanak be, és jogi intézkedéseket hozzanak a dokumentumok tárolására. A gyártás és a kereskedelem számos meglévő adminisztratív problémájának megoldása érdekében be kell vezetni a PaperOffice dokumentumkezelő rendszert.
A dokumentumkezelési megoldás segítségével a központi platformon lévő összes információt ellenőrzésbiztos módon mentheti és archiválhatja.
A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például szerződésekről, számlákról, megrendelésekről, szállítólevelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban.
A Dokumentumok rögzítése, feldolgozása, megosztása, keresése és nyomon követése a PaperOffice használatával nagyon egyszerűvé válik.
A szabályozott hozzáférésnek, a részletes feladatlistáknak, valamint a munkafolyamatok és a megbízható e-mail értesítések segítségével történő jóváhagyásoknak köszönhetően az alkalmazottak hatékonyan végezhetik el a kijelölt feladatokat, a felhatalmazottak pedig egyszerűen jóváhagyhatják vagy megtagadhatják a jóváhagyást.
A digitalizáció az ipar mindeneké és végkifejlete
A PaperOffice DMS-sel a dokumentumok digitalizálhatók az iparban és a kereskedelemben, és központilag archiválhatók oly módon, hogy a hozzáférés bármilyen számítógépről elvégezhető legyen anélkül, hogy az archívumba kellene mennie, vagy először meg kellene kutatnia, hogy melyik kollégája van, aki jelenleg feldolgozza a dokumentumokat vagy mappákat.
A PaperOffice DMS nemcsak az analóg dokumentumokat digitalizálja, hanem a dokumentumkezelő szoftver minden változtatást időrendi sorrendben ment a dokumentumba. Az eredeti változatlan marad. A munkafolyamat-funkcióval például bizonyos tevékenységeket rendelhet hozzá a projektmunka során, és minden alkalmazott áttekintést nyújt az aktuális állapotról.
Ugyanakkor ötleteket vagy javaslatokat is be lehet nyújtani anélkül, hogy minden alkalommal össze kellene hívni az üléseket. Az archivált dokumentumok kulcsszavak alapján kereshetők, vagy a dátum- vagy hivatkozási számok és automatizált sablonok az AI által hozhatók létre a PaperOffice DMS-ben.
A PaperOffice DMS kiterjedt munkafolyamat-funkciója sokkal könnyebbé teszi a belső kommunikációt. A belső kifejezés magában foglalja a fióktelepeket vagy a külföldi helyeket is. Projekttel kapcsolatos munka esetén például mindig megjelenik az aktuális állapot, és ezzel egyidejűleg az előzmények is. Természetesen egy csapathoz kapcsolódó és privát naptár is szerepel, amelyben határidőket és idővel kapcsolatos eseményeket írnak be.
Valójában az iparban és a kereskedelemben a legtöbb művelet, folyamat és kommunikációs tevékenység fénysebességgel történhet, ami megfelel a 21. század digitális korának.
Ha nem lenne mindig olyan köztes állomás, ahol a nyomtatott papír lelassítja az akció ütemét a gyaloglási tempóra. Ennek vannak költségei, nem is beszélve a környezeti és fenntarthatósági hatásokról. A megfelelő dokumentumkezelő szoftverek, például a PaperOffice DMS használatával az ipari és kereskedelmi vállalatok számos folyamata nemcsak felgyorsítható, hanem biztonságosabbá is tehető, például az ipari kémkedéssel vagy a zsarolás zsarolási kísérletekkel kapcsolatban zsarolással kapcsolatban zsarolóvírusokkal kapcsolatban.
Ezekhez a feladatokhoz olyan dokumentumkezelő szoftverek a legmegfelelőbbek, mint a PaperOffice DMS. Mivel ez egy dokumentumkezelő szoftver, amely sokkal többre képes, mint a dokumentumok kezelése.
A PaperOffice nem tesz különbséget a dokumentumtípusok között, függetlenül attól, hogy segítségre van-e szüksége a szerződések, beadványok és e-mail levelezések kezeléséhez: a PaperOffice dokumentumkezelő rendszerének köszönhetően a vállalat korábbi folyamatai digitalizálódnak , így azok hatékonyabbak, átláthatóbbak és lényegesen rugalmasabbak.
Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.
A fontos szerződéseket így időben fel lehet ismerni és fel lehet mondani, vagy újratárgyalni. A dokumentumkiadás digitális aláírással és e-mail értesítéssel a lassú papíralapú levelezés helyett a nem biztonságos e-mail hozzájárul az ügyfelek hűségéhez.
A PaperOffice archiválja az iparban és a kereskedelemben generált összes dokumentumot és minden releváns információt a jogszabályoknak megfelelően és ellenőrzésbiztos módon
A PaperOffice DMS a NAS-szal (Network Attached Storage) kapcsolatban lehetővé teszi egy nagyon biztonságos intranet kialakítását a belső kommunikációhoz és az adatátvitelhez. Ez kettős biztonságot teremt a kívülről érkező támadások ellen. Először az operációs rendszer tűzfala, másodszor a PaperOffice DMS titkosítása. Ugyanakkor a NAS-on keresztül külön felhő van beállítva, függetlenül a harmadik féltől származó szolgáltatóktól.
A PaperOffice DMS kiterjedt munkafolyamat-funkciója sokkal könnyebbé teszi a belső kommunikációt. A belső kifejezés magában foglalja a fióktelepeket vagy a külföldi helyeket is. Projekttel kapcsolatos munka esetén például mindig megjelenik az aktuális állapot, és ezzel egyidejűleg az előzmények is.
Természetesen egy csapathoz kapcsolódó és privát naptár is szerepel, amelyben határidőket és idővel kapcsolatos eseményeket írnak be.
Az AI-val felszerelt dokumentumfelismerés automatikusan elrendezi az összes dokumentumot a megfelelő mappába, és létrehoz egy kulcsszóindexet és egy változáselőzményt is. A PaperOffice DMS belső keresőmotorja minden dokumentumot a másodperc törtrésze alatt talál meg.
A megoldás: bevált know-how
Nem van értelme azonnal használni a menedzsment szoftvert a gyakorlatban? amely nemcsak minden követelménynek megfelel, hanem könnyen megtanulható és olcsó is?
A PaperOffice DMS a digitális munka kipróbált és tesztelt teljes megoldása, és több mint 20 éves piaci tapasztalattal az egyik első DMS úttörő.
A digitális feldolgozás alapvető alapja annak, hogy a jövőben biztosítani lehessen az önkormányzati szolgáltatások magas színvonalú szolgáltatását
A PaperOffice megfelel a legmagasabb szintű biztonsági szabványoknak , például az engedélyezéskezelésnek vagy a hozzáférési engedélyek megadásának. A felhasználó pontosan úgy határozza meg az egyes munkalépéseket, ahogyan azok futnának, például a számlák "rögzítése", "ellenőrzése", "kiadása" és "foglalása".
A felelősséget nemcsak az egyes emberekre lehet hozzárendelni, hanem az olyan felhasználói csoportokra is, mint a "Számvitel" vagy a "Termelés", így a kolléga azonnal közbeléphet, ha egy alkalmazott hiányzik.
Az OCR technológia nemcsak a dokumentum tartalmát ismeri fel, hanem az összes adózási szempontból releváns adatmezőt is, például a dokumentum számát, dátumát, nettó, adó- és bruttó összegét. Az importált adatok rendelkezésre állnak az értékelések, a fizetési tranzakciók és a pénzügyi számvitel ellenőrzéséhez. Ez megtakarítja a fárasztó belépési munkát és csökkenti a közzétételi hibákat.
Fontos érvek a PaperOffice DMS-nek a költségvetés-tervezésbe való felvétele mellett. Végül a PaperOffice DMS azzal is meggyőzi, hogy figyelembe veszik a fenntarthatóságot és a környezetvédelmet. Előbb-utóbb megtörténik a teljes átalakítás analóg dokumentumokról digitális formára, majd a közintézmény, amely akkor már a PaperOffice DMS-t fogja használni, jól felkészült lesz.
Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az ügyfélnek, az adótanácsadónak vagy fordítva.
Természetesen a PaperOffice DMS lehetővé teszi a meglévő digitális adatok áttelepítését és integrálását a meglévő szoftvermegoldásokból. Ugyanakkor a PaperOffice DMS az analóg és a digitális interfész. Szkennelési funkciójával a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe, és digitalizálni azokat szkennerekkel, de mobiltelefonokról származó felvételekkel is, amelyek révén a szövegeket OCR segítségével írássá alakítják, és az Office programokban megváltoztathatók. Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.
Az iparból és a kereskedelemből származó vállalatoknak minden üzleti tranzakció dokumentumait fel kell dolgozniuk. Az üzleti modellek folyamatos továbbfejlesztése folyamatosan új kihívásokat teremt. Amire szükségük van, az egy jó dokumentumkezelő rendszer.
A PaperOffice DMS a megfelelő szoftver, mert mindent tartalmaz, amire a gyártóiparnak szüksége van, például:
- Dokumentumok tárolása minden digitális formátumban a GDPR/li alapelveinek megfelelően>
- Műveleteket igénylő késői dokumentumok benyújtására és újbóli benyújtására szolgáló funkciók
- Önképző adattárolási funkció címkézéssel és belső keresőmotorral
- Az újonnan hozzáadott dokumentumok automatikus hozzárendelése a megfelelő mappába
- Egyszerű adatbázis-létrehozás és adatbázis-kapcsolat, beleértve az egyénileg testreszabható maszkot is
- Automatizált sablonlétrehozás ismétlődő folyamatokhoz és műveletekhez
Korrektúra-kompatibilis és biztonságos archiválás: A PaperOffice DMS technikailag megfelel a GoBD, a GDPdU és a DSGVO jogi követelményeinek
A PaperOffice DMS lehetővé teszi más szoftverek, például egy ERP csatlakoztatását, és természetesen a dokumentumok átvitelét a Microsoft Office-ból a megfelelő interfészeken keresztül. A PaperOffice DMS felgyorsítja a kommunikációt a kereskedelemben és a termelésben a beszállítókkal és az ügyfelekkel.
A rendszer figyeli a határidőket és a találkozókat, és a műveletek automatikusan aktiválódnak a kívánt beállítástól függően. A rendelési folyamatok automatizálhatók, és még a jövőre tervezett változtatások is úgy hozhatók be, hogy azok a kívánt időben hatályba lépjenek.
Kiterjedt funkcióinak köszönhetően a PaperOffice DMS mindenképpen a vállalati tartalomkezelés (ECM) magasabb szegmensébe sorolható.
Az ECM magában foglalja a szervezet összes tartalmának általános kezelését a megfelelő hozzáférési hierarchiával. A PaperOffice DMS képes bármilyen tartalmat digitális formában menteni, megváltoztatni annak tartalmát és formátumát, valamint elérhetővé tenni azokat.
A PaperOffice DMS rendelkezik az ECM összes funkciójával, és ez kiváló ár-teljesítmény arányban, valamint intuitívan tanulható működési formában van, amely szükségtelenné teszi a drága külső vagy belső képzést. Ehelyett ingyenes oktatóvideók állnak rendelkezésre, hogy hozzászokjanak a különböző menükhöz. A PaperOffice DMS így minden vállalat szervezeti támaszává válhat a kereskedelemben és a gyártásban, és ez szinte fénysebességgel történik.
A feldolgozóipar és a kereskedelem vállalatai profitálnak a digitális dokumentumkezelésből
A dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi adatbázisok külön létrehozását minden egyes területhez, és egyszerre hozhat létre hivatkozásokat. Az analóg dokumentumokat, például a beküldött számlákat a PaperOffice DMS-sel szkennelik be, és az OCR szoftver segítségével fényképként és konvertált szövegként is mentik. Minden meglévő adat világosan és egyértelműen megjeleníthető, ezért a házon kívüli találkozókhoz nem kell aktákat magával vinni. Az AI által vezérelt adatbázis-kezelés szükség szerint sablonokat hoz létre törzsadatokból vagy statisztikailag használható listákból.
Ugyanakkor a szükséges adatvédelmet hierarchikus jelszókezeléssel és 1024 bites titkosítással tartják fenn.
Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.
Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.
A digitális bélyegzőkkel a dokumentumok további információkkal egészíthetők ki, és akár a részletes munkafolyamatokat is szabályozhatják. A feladat- és munkafolyamat-funkció viszont biztosítja a határidők betartását és teljesítését.
Tapasztalja meg, hogyan kapcsolhatja össze az információáramlást a termelés és az adminisztráció között a dokumentum- és üzleti folyamatok digitalizálásával és automatizálásával.
A PaperOffice segítségével felgyorsíthatja termelési folyamatait, valamint az összes részlegen átívelő munkafolyamatot. Az egyre szigorúbb termékfelelősségi törvények idején a dokumentumkezelés és a munkafolyamat-automatizálás megoldásával vállalata jogbiztonságát is növelheti.
FAQs
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "Digitalizáció az iparban és a kereskedelemben":
Hogyan férhetnek hozzá az alkalmazottak a PaperOffice-hoz?
A decentralizált és modern programarchitektúra miatt a PaperOffice szinte bármilyen eszközön használható - a klasszikus PC-ktől az okostelefonokon / táblagépeken át a televíziókig.
Mi történik az adatokkal, ha a PaperOffice nem létezik?
Nem fog megtörténni, de hogy megnyugtassuk: Az adatokat BÁRMIKOR exportálhatja, mivel a PaperOffice nyílt adatbázis-struktúrán alapul, bármikor hozzáférhet az adataihoz.
Témaköradatok védelme: Hol tárolják az összes dokumentumot?
A PaperOffice minden dokumentumot házon belül, magas szintű titkosítással tárol, így immunissá válik például az adatlopásokkal szemben, és meghaladja az összes GDPR és GOBD követelményt.
Kerülje el a hibákat: SOHA ne mentse az adatokat harmadik féltől származó felhőbe!
A PaperOffice pontosan hozzáigazítható a specifikációkhoz?
Igen, a PaperOffice 100%-ban hozzáigazítható a tervezett felhasználáshoz, hogy zökkenőmentes integrációt biztosítson a meglévő folyamatokba és rendszerekbe. Még a program interfész is teljes mértékben megtervezhető és szabadon adaptálható.
Következtetés
A PaperOffice DMS támogatja az ipart és a kereskedelmet, és megfelelő interfészeket kínál más szoftverekhez, API-kapcsolatokhoz, és bármikor bővíthető az Ön kívánsága szerint. A szoftver könnyen megtanulható, és könnyen integrálható a mindennapi gyakorlatba anélkül, hogy képzési célokra távolléteket okozna.
A PaperOffice DMS azt javasolja, hogy a NAS-t (hálózat által támogatott adattárolást) biztonsági mentési funkcióval használja, hogy a fontos adatok ne vesszenek el és ne kémkedjenek harmadik féltől származó felhőkben.
Végső soron a PaperOffice DMS nagyon jó ár-teljesítmény aránnyal és hatalmas know-how-val nyűgöz le több mint 20 éves gyakorlati tapasztalata révén.