Üzleti folyamatok automatizálása a kertészeti és tereprendezési ipar számára
A PaperOffice DMS a kertészkedéshez és a tereprendezéshez az üzleti folyamatok digitalizálásának és automatizálásának köszönhetően zökkenőmentes információáramlást tesz lehetővé.
Profi tipp
Az írott dokumentumokat, szerződéseket, piszkozatokat, számlákat, szállítóleveleket és még sok minden mást a digitalizálásnak köszönhetően elektronikus dokumentumok váltják fel, így az összes munkafolyamatot maximálisan optimalizálják.Az integrált mesterséges intelligencia lehetővé teszi az üzleti folyamatok nagyrészt automatizált működését, felgyorsítva a folyamatokat, és növelve a sikert és az elégedettséget.
Digitalizáció a kertészeti és tereprendezési iparban
A kertészeti és tereprendezési cégek jelentős mértékben profitálnak a megfelelő adatkezelésből, mivel minden nap papíralapú dokumentumokat kapnak.
Így gyűjtik össze a kertészeti és tereprendezési cégek a fontos dokumentumokat naponta:
Írások, vázlatok, vázlatok, külső levelek, kutatások, szakértői vélemények és még sok más. Ezek nem csak postai úton érkeznek, hanem sok levél e-mailben is megérkezik.
Mindezeket a dokumentumokat digitalizálni kell, ha papíralapú formában érkeznek, strukturált iktatást, feladat- és munkafolyamat-hozzárendelést igényelnek, és igény szerint azonnal rendelkezésre kell állniuk.
Nagyon fontos, hogy fontos határidőket tartsanak be, és hogy jogi intézkedéseket hozzanak a dokumentumok tárolására. A PaperOffice DMS világos struktúrát biztosít a dokumentumokban, és segít megbirkózni az információáradattal.
A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a szerződésekről vagy a levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban.
A dokumentumkezelési megoldások minden iparágban fontosak, a kertészeti és tereprendezési iparágban működő vállalatok számára a rossz döntés következményei a dokumentumkezelésben végzetesek lehetnek. A helytelen előírások, a helytelen vizsgálati eredmények vagy az elavult csomagbetétek egészségügyi kockázatokhoz vezethetnek. Az adatok naplózás közbeni helytelen lekérdezése a tanúsítás sikertelenségéhez vagy elvesztéséhez is vezethet.
Tehát sok mindent figyelembe kell venni a gyógyszeriparban az optimális minőségirányítás és az információbiztonsági szint érdekében.
A kertészeti és tereprendezési iparban minden nap sok papírt használnak. Egyrészt, mivel a folyamatok meglehetősen összetettek, ez nagy papírhegyekhez, hatalmas mennyiségű adathoz, de hosszú keresési folyamathoz is vezet.
Egy gyártófüggetlen tanácsadó céggel együtt a további dokumentumok éves értékét legfeljebb tízmillió euróban számították ki (2020-tól).
Mivel az átlagos időbefektetés öt perc volt a mappaszerkezet fenntartására és a bejelentésre, alkalmazottanként heti tíz kereséssel és minden keresésnél tíz perccel, ez évente akár kétmillió eurós kutatási költséget is eredményezhetett.
Miért a dokumentumkezelő szoftver a tökéletes megoldás?
A PaperOffice dokumentumkezelő rendszer egy motorháztető alá helyezi a szervezetet és az adatvédelmet. Az innovatív rendszer egyszerűsített keresési és visszakeresési eszközöket biztosít, amelyek csökkentik a válaszidőt, és biztosítják, hogy a dokumentumok soha ne vesszenek el, ami mindig elégedettséget jelent a vállalkozások számára.
A PaperOffice nem tesz különbséget a dokumentumok típusai között, függetlenül attól, hogy segítségre van-e szüksége a szerződések, beadványok, számlázás és e-mail levelezés kezeléséhez: a PaperOffice dokumentumkezelő rendszernek köszönhetően korábbi folyamatait digitalizáltsá alakítja át, így Ön hatékonyabb, átláthatóbb és sokkal rugalmasabb.
Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.
Az integrált AI-nak köszönhetően automatikus szabályok aktiválódnak. Ez az AI automatikusan mappákba rendezi a dokumentumokat, például a "Számla" és a "Szállítólevelek", tárolja a megfelelő kulcsszavakat, és elindítja az adott dokumentumtípushoz tárolt digitális munkafolyamatot.
Hogyan menjünk papírmentessé?
A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, költségmegtakarítást eredményez, például a papíralapú dokumentumok megszüntetését, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a nyugtákról, szerződésekről, szállítólevelekről vagy más levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban .
A Dokumentumok rögzítése, feldolgozása, megosztása, keresése és nyomon követése a PaperOffice használatával nagyon egyszerűvé válik.
A szabályozott hozzáférésnek, a részletes feladatlistáknak, valamint a munkafolyamatok és a megbízható e-mail értesítések segítségével történő jóváhagyásoknak köszönhetően az alkalmazottak hatékonyan végezhetik el a kijelölt feladatokat, a felhatalmazottak pedig egyszerűen jóváhagyhatják vagy megtagadhatják a jóváhagyást.
A PaperOffice DMS szoftveres megoldással nem vész el több dokumentum. És nem számít, hol tartózkodik, másodpercek alatt hozzáférhet a fontos dokumentumokhoz.
Természetesen mindig a dokumentumkezelő rendszerrel dolgozik a jogszabályoknak megfelelően és teljesen auditbiztos.
A nyugtákat, nyilatkozatokat és hasonló dokumentumokat már nem kell postai úton elküldeni. A belső levelek digitálisan is elküldhetők ilyen módon. Ez megtakarítja a papírt, a további adattárolás költségeit és az archívumokba való utazásokat. A dokumentumok kulcsszavakkal (szerkesztő, téma, állapot, dátum stb.) adhatók meg, majd könnyebben megtalálhatók.
Folyamatorientált dokumentumkezelés
A folyamatorientált dokumentumkezelés biztosítja, hogy ezek a dokumentumok kevés erőfeszítéssel naprakészek maradjanak. A PaperOffice kiterjedt feladat- és munkafolyamat-modullal támogatja Önt itt.
Ily módon bizonyos folyamatláncok hozhatók létre, és a meglévő működési folyamatok elektronikus dokumentumokon definiálhatók, és részben automatikusan végrehajthatók.
Ez hibamentes folyamatoptimalizálást jelent, mivel a feladat nemcsak meghatározott felhasználói jogokkal és befejezési időszakokkal rendelkező alkalmazottakhoz rendelhető hozzá, digitális jóváhagyást igényel, hanem automatikusan elindíthat további műveleteket, például e-mail-értesítéseket vagy dokumentumállapot-módosításokat.
Ily módon minden dokumentumfolyamat leképezhető.
Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.
A fontos szerződéseket így időben fel lehet ismerni és fel lehet mondani, vagy újratárgyalni. A dokumentumkiadás digitális aláírással és e-mail értesítéssel a lassú papíralapú levelezés helyett a nem biztonságos e-mail hozzájárul az ügyfelek hűségéhez.
A megoldás: bevált know-how
Nem van értelme azonnal használni a menedzsment szoftvert a gyakorlatban? amely nemcsak minden követelménynek megfelel, hanem könnyen megtanulható és olcsó is?
A PaperOffice DMS a digitális munka kipróbált és tesztelt teljes megoldása, és több mint 20 éves piaci tapasztalattal az egyik első DMS úttörő.
Időmegtakarítás fontos dolgokhoz, költségmegtakarítás a papírarchívumok kiküszöbölésével, a szolgáltatás javítása az információk gyors biztosításának, valamint a dokumentummennyiség audit- és digitális archiválásának köszönhetően - ezt a PaperOffice DMS garantálja.
A PaperOffice DMS a megfelelő szoftver, mert mindent tartalmaz, amire a kertészeti és tereprendezési iparnak szüksége van, például:
- Dokumentumok tárolása minden digitális formátumban a GDPR elveinek megfelelően
- Műveleteket igénylő késői dokumentumok benyújtására és újbóli benyújtására szolgáló funkciók
- Önképző adattárolási funkció címkézéssel és belső keresőmotorral
- Az újonnan hozzáadott dokumentumok automatikus hozzárendelése a megfelelő mappába
- Egyszerű adatbázis-létrehozás és adatbázis-kapcsolat, beleértve az egyénileg testreszabható maszkot is
- Automatizált sablonlétrehozás ismétlődő folyamatokhoz és műveletekhez
Természetesen a PaperOffice DMS lehetővé teszi a meglévő digitális adatok áttelepítését és integrálását a meglévő szoftvermegoldásokból. Ugyanakkor a PaperOffice DMS az analóg és a digitális interfész. Szkennelési funkciójával a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe, és digitalizálni azokat szkennerekkel, de mobiltelefonokról származó felvételekkel is, amelyek révén a szövegeket OCR segítségével írássá alakítják, és az Office programokban megváltoztathatók. Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.
Az adatbiztonság rendkívül fontos kérdés, különösen a kertészeti és tereprendezési iparban. Ezért működik a PaperOffice DMS egy 1024 bites titkosítási kóddal, de nem csak ezzel.
Minden adat saját formátumba konvertálódik, amely független az operációs rendszertől. Ennek eredményeként a hackereknek és a zsarolóknak először fel kell törniük az operációs rendszer tűzfalát, majd a titkosítást és végül az idegen formátumot, ami eddig nem történt meg. A PaperOffice DMS nagyon hatékony jelszókezelő rendszerrel rendelkezik, így végső soron az emberi lény, akit minden számítógép legnagyobb gyenge pontjának kell tekinteni, nem okozhat kárt.
Minden digitális adat titkosítva van a PaperOffice DMS-ben 1024 bites verzióval, és a formátum konvertálódik. Ez olyan nagy akadályokat jelent a hackerek és a kémek számára, hogy eddig mindannyian kudarcot vallottak a PaperOffice DMS-sel. Ugyanakkor a hierarchikus jelszókezelő rendszer megakadályozza, hogy mindenki hozzáférjen mindenhez.
Fontos érvek a PaperOffice DMS-nek a költségvetés-tervezésbe való felvétele mellett. Végül a PaperOffice DMS azzal is meggyőzi, hogy figyelembe veszik a fenntarthatóságot és a környezetvédelmet. Előbb-utóbb megtörténik a teljes átalakítás analóg dokumentumokról digitális formára, majd a közintézmény, amely akkor már a PaperOffice DMS-t fogja használni, jól felkészült lesz.
A digitális számlafeldolgozás a kertészeti és tereprendezési ipar számos vállalata számára is előnyt jelent. A beérkező számlák a PaperOffice DMS-nek köszönhetően automatizálhatók, és továbbíthatók a felelős alkalmazottnak. A digitális kiadáson keresztüli vezérlési és kiadási folyamat a rendszeren keresztül is azonnal és hatékonyan kezelhető.
Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az adótanácsadóhoz, vagy fordítva.
Korrektúra-kompatibilis és biztonságos archiválás: A PaperOffice DMS technikailag megfelel a GoBD, a GDPdU és a DSGVO jogi követelményeinek
A PaperOffice DMS lehetővé teszi más szoftverek, például egy ERP csatlakoztatását, és természetesen a dokumentumok átvitelét a Microsoft Office-ból a megfelelő interfészeken keresztül. A PaperOffice DMS felgyorsítja a kommunikációt.
A rendszer figyeli a határidőket és a találkozókat, és a műveletek automatikusan aktiválódnak a kívánt beállítástól függően. A rendelési folyamatok automatizálhatók, és még a jövőre tervezett változtatások is úgy hozhatók be, hogy azok a kívánt időben hatályba lépjenek.
Kiterjedt funkcióinak köszönhetően a PaperOffice DMS mindenképpen a vállalati tartalomkezelés (ECM) magasabb szegmensébe sorolható.
Az ECM magában foglalja a szervezet összes tartalmának általános kezelését a megfelelő hozzáférési hierarchiával. A PaperOffice DMS képes bármilyen tartalmat digitális formában menteni, megváltoztatni annak tartalmát és formátumát, valamint elérhetővé tenni azokat.
A PaperOffice DMS rendelkezik az ECM összes funkciójával, és ez kiváló ár-teljesítmény arányban, valamint intuitívan tanulható működési formában van, amely szükségtelenné teszi a drága külső vagy belső képzést. Ehelyett ingyenes oktatóvideók állnak rendelkezésre, hogy hozzászokjanak a különböző menükhöz. A PaperOffice DMS minden vállalat szervezeti központjává válhat, és ez szinte fénysebességgel történik.
A kertészeti és tereprendezési ipar vállalatai profitálnak a digitális dokumentumkezelésből
A megkérdezett vállalatok 38%-ának egyszerűen nincs ideje digitalizálni a folyamatait. Javasoljuk, hogy egy olyan eljárást javasoljunk, amely az alapfolyamattal kezdődik, az analóg dokumentumok beolvasásával a feldolgozással egyidejűleg. Ily módon a másolóval minden nap dolgozó emberek csoportját is utasíthatják, amennyire csak lehetséges, hogy apránként szkenneljék be az archívumot.
A konzisztens jellemzőkkel rendelkező dokumentumok automatikus felismerésének köszönhetően a PaperOffice DMS mindig hozzárendelheti az összes beolvasott dokumentumot a digitális memória megfelelő tárolási helyéhez. Érdemes megkezdeni az archívum szkennelését a legutóbbi bejegyzésekkel annak érdekében, hogy a megőrzési időszakok lejártakor tovább csökkentsük az analóg archívum méretét. Ezen kívül számos útmutatónk van arról, hogyan lehet elérni a papírmentes irodát a szkennernek köszönhetően.
A PaperOffice DMS az analóg és a digitális közötti interfész. A szkennelési funkcióval a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe a szkenneren keresztül, és digitalizálni azokat, így a szövegeket az OCR segítségével betűtípusokká alakítják, amelyek megváltoztathatók az Office programokban. Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.
Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.
Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.
A digitális bélyegzőkkel a dokumentumok további információkkal egészíthetők ki, és akár a részletes munkafolyamatokat is szabályozhatják. A feladat- és munkafolyamat-funkció viszont biztosítja a határidők betartását és teljesítését.
A rendelkezésre álló értékelési mechanizmusok, amelyeket a PaperOffice DMS-be integrált AI vezérel, lehetővé teszik a vállalatnál bekövetkező anyagáramlások értékelését és statisztikai felmérését.
A PaperOffice DMS számos felügyeleti eszközével ideális szoftver a kertészeti és tereprendezési ipar számára, amely biztonságos és villámgyors hozzáférést biztosít minden olyan adathoz, amely a lehető legjobb ügyféltanácsadáshoz szükséges. Ugyanakkor a PaperOffice DMS használható minden olyan ügy kezelésére, amely egyébként az üzleti műveletek során felmerül.
Annak érdekében, hogy ne csak a dokumentumkezelés és az adatvédelem változatos legyen, a PaperOffice DMS egy belső hálózati tároló (NAS) használatát javasolja biztonsági mentési funkcióval, amely minimálisra csökkenti a teljes veszteség valószínűségét, ugyanakkor egy olyan belső felhőt képvisel, amely a külső szolgáltatók felhőivel ellentétben valóban véd a kormányzati vagy nem kormányzati szervek nem kívánt hozzáférése ellen.
FAQs
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "Digitalizáció a kertészeti és tereprendezési ipar számára":
Hogyan férhetnek hozzá az alkalmazottak a PaperOffice-hoz?
A decentralizált és modern programarchitektúra miatt a PaperOffice szinte bármilyen eszközön használható - a klasszikus PC-ktől az okostelefonokon / táblagépeken át a televíziókig.
Mi történik az adatokkal, ha a PaperOffice nem létezik?
Nem fog megtörténni, de hogy megnyugtassuk: Az adatokat BÁRMIKOR exportálhatja, mivel a PaperOffice nyílt adatbázis-struktúrán alapul, bármikor hozzáférhet az adataihoz.
Témaköradatok védelme: Hol tárolják az összes dokumentumot?
A PaperOffice minden dokumentumot házon belül, magas szintű titkosítással tárol, így immunissá válik például az adatlopásokkal szemben, és meghaladja az összes GDPR és GOBD követelményt.
Kerülje el a hibákat: SOHA ne mentse az adatokat harmadik féltől származó felhőbe!
A PaperOffice pontosan hozzáigazítható a specifikációkhoz?
Igen, a PaperOffice 100%-ban hozzáigazítható a tervezett felhasználáshoz, hogy zökkenőmentes integrációt biztosítson a meglévő folyamatokba és rendszerekbe. Még a program interfész is teljes mértékben megtervezhető és szabadon adaptálható.
Következtetés
A PaperOffice DMS támogatja a digitalizálást a kertészeti és tereprendezési iparban, és megfelelő interfészeket kínál más szoftverekhez, API-kapcsolatokhoz, és bármikor bővíthető az Ön kívánsága szerint. A szoftver könnyen megtanulható, és könnyen integrálható a mindennapi gyakorlatba anélkül, hogy képzési célokra távolléteket okozna.
A PaperOffice DMS azt javasolja, hogy a NAS-t (hálózat által támogatott adattárolást) biztonsági mentési funkcióval használja, hogy a fontos adatok ne vesszenek el és ne kémkedjenek harmadik féltől származó felhőkben.
Végső soron a PaperOffice DMS nagyon jó ár-teljesítmény aránnyal és hatalmas know-how-val nyűgöz le több mint 20 éves gyakorlati tapasztalata révén.