Lisszaboni Patriarchátus

Miért választotta a lisszaboni patriarchátus a PaperOffice DMS-t?

A meglévő kihívások miatt Pedro Silva úr, a Patriarchátus adminisztratív alkalmazottja olyan dokumentumkezelő rendszert (DMS) keresett, amely lehetővé teszi a biztonságos és adaptálható adattárolást. Az adminisztrációs irodában lévő összes munkaállomás egyszerű integrálását, beleértve a távolról működő munkaállomásokat is, egyszerű szoftverrel kell megoldani.

"Olyan időtálló megoldást kerestünk, amely kezdetben minden követelményünket meg tudja valósítani, ugyanakkor könnyű skálázhatóságot és jó költség-haszon arányt kínált, és a jövőben más részlegekre is frissíthető."

A PaperOffice DMS mellett Pedro Silva úr más rendszerházakból származó szoftvertermékeket is tesztelt, és kezdetben különböző szoftverajánlatokat vizsgált meg a dokumentumkezeléssel kapcsolatban.

Silva úr hangsúlyozza, hogy már régóta keresik a megfelelő rendszert. A korábban tesztelt szoftvergyártók egyike sem volt azonban skálázható vagy elég rugalmas ahhoz a munkához, amelyet a dokumentumkezelő rendszernek el kellett végeznie.

"A legtöbb megoldás nem kínálja azt az egyszerű módot egy adatbázis létrehozására, mint a PaperOffice DMS, mert csak egy felhőt használnak, amely szervermegoldást kínál."

1. Az adatok tárolása és rendelkezésre állása. Központi és könnyű hozzáférés az összes vonatkozó dokumentumhoz, valamint annak lehetősége, hogy több fél együttműködjön ugyanazon a dokumentumon.

Belső, központi tároló, amelyhez minden alkalmazott hozzáférhet. Az adatokat nem szabad harmadik féltől származó felhőben vagy egyfelhasználós számítógépen tárolni.

2.Ár-érték arány. A szoftvernek jó ár-érték aránnyal kell rendelkeznie.

A lisszaboni patriarchátus számára nagyon fontos volt, hogy egy kezdeti beruházás után a szoftvert könnyen és könnyen lehessen más részlegekre méretezni, és hogy ez ne járjon magas költségekkel.

A megvásárolt felhasználói licencek száma bármikor növelhető. Ily módon a patriarchátus elkerülheti a túlzott tőkekötelezettséget.

3. Könnyen kezelhető. A szoftvernek magától értetődőnek kell lennie, és a lehető legkevesebb képzést kell igényelnie, ugyanakkor fel kell készülnie a jövőre.

Így elkerülhetők a külső tanácsadók. Természetesen a PaperOffice DMS egyedi képzést is kínál a modulokhoz, ha szükséges. A lisszaboni patriarchátus tapasztalatai alapján azonban a PaperOffice nagyrészt magától értetődő.

Nincsenek külső és drága "tanácsadók" a helyszínen, és senkinek sem kell bárhová utaznia a képzéshez. Mindenki meg tudja határozni a menünavigáció megtanulásának időkeretét szükség szerint, és a jövő szempontjából a PaperOffice DMS moduláris felépítésének köszönhetően jól helyezkedik el.

"Azért választottuk a PaperOffice DMS-t, mert személyesen teszteltük a szoftvert, és lenyűgözött a könnyű használat Integráció a Windows környezetbe és a tiszta felhasználói felület, amellyel inspirálhattunk."

4. Visszakereshetőség és időmegtakarítás. Egyszerűbb módszert kerestek az analóg dokumentumok digitalizálására és szükség esetén könnyen újra megtalálni őket.

Az integrált AI funkciónak köszönhetően minden dokumentum tanítható, az összes kívánt tartalom célzottan kinyerhető és kulcsszavakkal teljesen automatizált módon tárolható.

A PaperOffice DMS pontosan azt kínálja, amit a patriarchátus keresett.

Hogyan integrálódott a PaperOffice DMS?

A világjárvány idején a patriarchátus úgy döntött, hogy archiválja a mindennapi dokumentumokat és e-maileket a PaperOffice DMS-ben.

A nagy teljesítményű szkennernek és a PaperOffice szkenner-kapcsolatának köszönhetően megkezdődhetett az analóg papírok átalakítása. Az összes dokumentumot fokozatosan olvasták és digitalizálták a PaperOffice OCR szkenner interfészen keresztül. A beolvasás során minden dokumentumhoz létrejön egy kulcsszóindex, amellyel egy szempillantás alatt megtalálhatja azt a PaperOffice keresőmotor segítségével.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

A függő fájlok meglévő mappáit 1:1 arányban vették át, és egyszerűen "digitális mappákká" konvertálták.

Az összes meglévő e-mailt közvetlenül a PaperOffice DMS-be mentettük, össze lehetett kapcsolni a meglévő dokumentumokkal, és a jövőben nem kell papírra nyomtatni őket. És az összes bejövő e-mailt a rendszer automatikusan archiválja a PaperOffice-ba mappafigyeléssel a szabálykezelés beállításával

Melyek a következő lépések?

A következő lépés, amelyet a lisszaboni patriarchátus tervez, az, hogy 2021 előtt digitalizálja a meglévő fizikai archívumot, és kiterjeszti a PaperOffice DMS használatát a Patriarchátus más területeire / osztályaira.

Ezenkívül a patriarchátus a KI PIA használatának köszönhetően nagyrészt automatizálni szeretné a dokumentumok archiválását.

" Izgatottak vagyunk, miután másfél évig dolgoztunk a PaperOffice DMS-sel, annak ellenére, hogy csak egy részlegre korlátozódtunk, és nem fedeztük fel teljesen ezt a fantasztikus remekművet."

Általános tapasztalat összefoglalása

A PaperOffice DMS teljesítette az összes szükséges kritériumot, és ma leképezi a patriarchátus teljes digitális dokumentumáramlását.

Egyelőre minden dokumentumot nagy teljesítményű szkennerekkel rögzítettek, és digitálisan tárolták a PaperOffice elektronikus archívumában. Ugyanakkor a bejövő és a meglévő e-maileket közvetlenül a PaperOffice DMS-be továbbítják, és archivált dokumentumokhoz csatolják.

A patriarchátusi adminisztráció munkatársai ezután a PaperOffice felhasználói felületén keresztül és különböző keresési kifejezések megadásával férhetnek hozzá a dokumentumokhoz és e-mailekhez - teljes szöveges keresés is elérhető.

A DMS következetes használatának köszönhetően a patriarchátus jelentősen csökkenteni tudta a számlákhoz és más típusú dokumentumokhoz szükséges feldolgozási időt.