Lisszaboni Patriarchátus
Pedro Silva, a lisszaboni patriarchátus adminisztratív asszisztense
A kihívás
A lisszaboni patriarchátus (latinul: Patriarchatus Olisiponensis) a katolikus egyház római rítusú metropolita érseksége, amelynek székhelye Lisszabonban, Portugália fővárosában található. Érseki székesegyháza a lisszaboni Szent Mária Maggiore patriarchális székesegyház.
A lisszaboni egyházmegyét 1394. november 10-én érsekséggé emelték. 1716-ban XI. Clemens pápa fogadta. a patriarchátus címe.
A PaperOffice DMS-t a lisszaboni patriarchátus használja a több forrásból származó információk központosítására és rendszerezésére, valamint a fizikai archívum fenntartásának idejére és költségeinek minimalizálására. Az információkhoz való hozzáférés digitális.
Így a lisszaboni patriarchátushoz és a püspöktől függő további 450 intézményhez tartozó 285 plébánia személyes, ingatlan- és számladokumentumaiból származó patriarchátusi dokumentumokat fokozatosan teljesen digitalizálták a PaperOffice DMS-ben.
Kezdeti pozíció
A digitális átalakulás és a "digitalizáció" kifejezés legkésőbb a világjárvány óta mindenki ajkán van, és ma már nem sok vállalat számára opcionális feltétel, hanem szükségszerűség.
A digitális továbbfejlesztés témája a közösségekben és az egyházakban is szilárdan megalapozott. Mert még egy olyan egyházban is, mint a lisszaboni patriarchátus, kiterjedt adminisztratív feladatok vannak függőben, amelyeket korábban manuálisan és hasonló módon végeztek el.
Meglévő problémák és feladatok
A múltban a patriarchátus teljes rendszere papíron alapult. De a meglévő és napi bejövő dokumentumokkal a kézi rendszer elérte határait.
Az egész információáradat következetlenebbé vált. A legfontosabb feladat az analóg és a digitális egységek összehozása volt. A papíralapú dokumentumokat digitalizálni kellett, és össze kellett hozni más információkkal, például a kapcsolódó e-mailekkel.
Digitization is omnipresent - also in the church
"Több forrásból származó információkat akartunk központosítani és rendszerezni, hogy minimalizáljuk a fizikai archívum fenntartásának idejét és költségeit, de digitális hozzáféréssel."
emlékeztet Pedro Silvára, a lisszaboni patriarchátus adminisztratív alkalmazottjára.
Miért választotta a lisszaboni patriarchátus a PaperOffice DMS-t?
A meglévő kihívások miatt Pedro Silva úr, a Patriarchátus adminisztratív alkalmazottja olyan dokumentumkezelő rendszert (DMS) keresett, amely lehetővé teszi a biztonságos és adaptálható adattárolást. Az adminisztrációs irodában lévő összes munkaállomás egyszerű integrálását, beleértve a távolról működő munkaállomásokat is, egyszerű szoftverrel kell megoldani.
"Olyan időtálló megoldást kerestünk, amely kezdetben minden követelményünket meg tudja valósítani, ugyanakkor könnyű skálázhatóságot és jó költség-haszon arányt kínált, és a jövőben más részlegekre is frissíthető."
A PaperOffice DMS mellett Pedro Silva úr más rendszerházakból származó szoftvertermékeket is tesztelt, és kezdetben különböző szoftverajánlatokat vizsgált meg a dokumentumkezeléssel kapcsolatban.
Silva úr hangsúlyozza, hogy már régóta keresik a megfelelő rendszert. A korábban tesztelt szoftvergyártók egyike sem volt azonban skálázható vagy elég rugalmas ahhoz a munkához, amelyet a dokumentumkezelő rendszernek el kellett végeznie.
"A legtöbb megoldás nem kínálja azt az egyszerű módot egy adatbázis létrehozására, mint a PaperOffice DMS, mert csak egy felhőt használnak, amely szervermegoldást kínál."
A lisszaboni patriarchátusban a PaperOffice dokumentumkezelésre való felhasználására vonatkozó végső döntés a következő okok miatt született döntés:
1. Az adatok tárolása és rendelkezésre állása. Központi és könnyű hozzáférés az összes vonatkozó dokumentumhoz, valamint annak lehetősége, hogy több fél együttműködjön ugyanazon a dokumentumon.
Belső, központi tároló, amelyhez minden alkalmazott hozzáférhet. Az adatokat nem szabad harmadik féltől származó felhőben vagy egyfelhasználós számítógépen tárolni.
A megoldás: A NAS-on egy adatbázist állítottak fel, a Network Attached Storage-on. Ezt az adatbázist integrálták a PaperOffice DMS-be, és a patriarchátus összes adatát elmentették.
Ez teljes mértékben megfelel az adatmentésre vonatkozó jogi követelményeknek.
Az adminisztrációs irodában 3 fős csapatként a PaperOffice DMS integrációjának köszönhetően két adminisztrációs alkalmazott távolról dolgozik, és egyszerű és világos módon megbízható hozzáféréssel rendelkezik a dokumentációhoz.Pedro Silva úr nagyon elégedett volt a külső felhő nélküli megoldással, és így harmadik fél szolgáltatók nélkül, amelyek kormányzati beavatkozásnak vethetők alá, és növelhetik a hackertámadások kockázatát.
Az adminisztrációs irodában 3 fős csapatként a PaperOffice DMS integrációjának köszönhetően két adminisztrációs alkalmazott távolról dolgozik, és egyszerű és világos módon megbízható hozzáféréssel rendelkezik a dokumentációhoz.Pedro Silva úr nagyon elégedett volt a külső felhő nélküli megoldással, és így harmadik fél szolgáltatók nélkül, amelyek kormányzati beavatkozásnak vethetők alá, és növelhetik a hackertámadások kockázatát.
2.Ár-érték arány. A szoftvernek jó ár-érték aránnyal kell rendelkeznie.
A lisszaboni patriarchátus számára nagyon fontos volt, hogy egy kezdeti beruházás után a szoftvert könnyen és könnyen lehessen más részlegekre méretezni, és hogy ez ne járjon magas költségekkel.
A megoldás: A PaperOffice DMS-t különböző ármodellekben kínálják, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy a számukra legelőnyösebb formát öltsék.
Ily módon a felhasználók kezdetben kötelezettség nélkül és ingyenesen használhatják a tesztverziót, majd szükség esetén kiterjeszthetik saját cégükre / önkormányzatukra anélkül, hogy elveszítenék a meglévő adatokat.
Ily módon a felhasználók kezdetben kötelezettség nélkül és ingyenesen használhatják a tesztverziót, majd szükség esetén kiterjeszthetik saját cégükre / önkormányzatukra anélkül, hogy elveszítenék a meglévő adatokat.
A megvásárolt felhasználói licencek száma bármikor növelhető. Ily módon a patriarchátus elkerülheti a túlzott tőkekötelezettséget.
3. Könnyen kezelhető. A szoftvernek magától értetődőnek kell lennie, és a lehető legkevesebb képzést kell igényelnie, ugyanakkor fel kell készülnie a jövőre.
A megoldás: A PaperOffice DMS alapvetően nagyon strukturált, és grafikus felülettel rendelkezik, amely lépésről lépésre irányítja a felhasználót. Ezen kívül vannak extra oktatóanyagok és videók minden olyan funkcióhoz, amelyet közvetlenül meg lehet hívni támogatásra.
Így elkerülhetők a külső tanácsadók. Természetesen a PaperOffice DMS egyedi képzést is kínál a modulokhoz, ha szükséges. A lisszaboni patriarchátus tapasztalatai alapján azonban a PaperOffice nagyrészt magától értetődő.
Nincsenek külső és drága "tanácsadók" a helyszínen, és senkinek sem kell bárhová utaznia a képzéshez. Mindenki meg tudja határozni a menünavigáció megtanulásának időkeretét szükség szerint, és a jövő szempontjából a PaperOffice DMS moduláris felépítésének köszönhetően jól helyezkedik el.
"Azért választottuk a PaperOffice DMS-t, mert személyesen teszteltük a szoftvert, és lenyűgözött a könnyű használat Integráció a Windows környezetbe és a tiszta felhasználói felület, amellyel inspirálhattunk."
4. Visszakereshetőség és időmegtakarítás. Egyszerűbb módszert kerestek az analóg dokumentumok digitalizálására és szükség esetén könnyen újra megtalálni őket.
A megoldás: A PaperOffice DMS alapszegmense az analóg dokumentumok digitalizálása. Csak egy szkennerre van szüksége, amely interfésszel rendelkezik a számítógéphez és a PaperOffice DMS-hez. A dokumentumok nem csak szkenneltek. Az integrált OCR szoftver szerkeszthető szöveggé alakítja őket, és automatikusan megfelelően menti őket.
Az integrált AI funkciónak köszönhetően minden dokumentum tanítható, az összes kívánt tartalom célzottan kinyerhető és kulcsszavakkal teljesen automatizált módon tárolható.
A PaperOffice DMS pontosan azt kínálja, amit a patriarchátus keresett.
A funkciók top 3 listája,
hogy a PaperOffice DMS jobban teljesít, mint mások
- 1. Szövegfelismerés (OCR) és dokumentumok keresése
- 2. Integráció és kapcsolat a NAS adatbázisával
- 3. Könnyen használható és magától értetődő felület
Hogyan integrálódott a PaperOffice DMS?
A világjárvány idején a patriarchátus úgy döntött, hogy archiválja a mindennapi dokumentumokat és e-maileket a PaperOffice DMS-ben.
A nagy teljesítményű szkennernek és a PaperOffice szkenner-kapcsolatának köszönhetően megkezdődhetett az analóg papírok átalakítása. Az összes dokumentumot fokozatosan olvasták és digitalizálták a PaperOffice OCR szkenner interfészen keresztül. A beolvasás során minden dokumentumhoz létrejön egy kulcsszóindex, amellyel egy szempillantás alatt megtalálhatja azt a PaperOffice keresőmotor segítségével.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
A függő fájlok meglévő mappáit 1:1 arányban vették át, és egyszerűen "digitális mappákká" konvertálták.
Az összes meglévő e-mailt közvetlenül a PaperOffice DMS-be mentettük, össze lehetett kapcsolni a meglévő dokumentumokkal, és a jövőben nem kell papírra nyomtatni őket. És az összes bejövő e-mailt a rendszer automatikusan archiválja a PaperOffice-ba mappafigyeléssel a szabálykezelés beállításával
A PaperOffice DMS használata óta a papírfogyasztás észrevehetően csökkent.
Melyek a következő lépések?
A következő lépés, amelyet a lisszaboni patriarchátus tervez, az, hogy 2021 előtt digitalizálja a meglévő fizikai archívumot, és kiterjeszti a PaperOffice DMS használatát a Patriarchátus más területeire / osztályaira.
Ezenkívül a patriarchátus a KI PIA használatának köszönhetően nagyrészt automatizálni szeretné a dokumentumok archiválását.
" Izgatottak vagyunk, miután másfél évig dolgoztunk a PaperOffice DMS-sel, annak ellenére, hogy csak egy részlegre korlátozódtunk, és nem fedeztük fel teljesen ezt a fantasztikus remekművet."
A fő problémák top 3 listája,
a PaperOffice DMS megoldva
- 1. Dokumentumok megosztása, feldolgozása és jobb rendszerezése
- 2. A nyomtatási költségek és a fizikai archívum méretének csökkentése, mivel szinte minden példányt korábban kinyomtattak
- 3. Jobb időgazdálkodás és feladatkezelés a PaperOffice belső értesítéseinek köszönhetően az eligazításon keresztül
Általános tapasztalat összefoglalása
A PaperOffice DMS teljesítette az összes szükséges kritériumot, és ma leképezi a patriarchátus teljes digitális dokumentumáramlását.
Egyelőre minden dokumentumot nagy teljesítményű szkennerekkel rögzítettek, és digitálisan tárolták a PaperOffice elektronikus archívumában. Ugyanakkor a bejövő és a meglévő e-maileket közvetlenül a PaperOffice DMS-be továbbítják, és archivált dokumentumokhoz csatolják.
A patriarchátusi adminisztráció munkatársai ezután a PaperOffice felhasználói felületén keresztül és különböző keresési kifejezések megadásával férhetnek hozzá a dokumentumokhoz és e-mailekhez - teljes szöveges keresés is elérhető.
A DMS következetes használatának köszönhetően a patriarchátus jelentősen csökkenteni tudta a számlákhoz és más típusú dokumentumokhoz szükséges feldolgozási időt.
