Üzleti folyamatok automatizálása a gyógyszeripar és a biotechnológia számára
A gyógyszeripari és biotechnológiai ipar számára készült PaperOffice DMS az üzleti folyamatok digitalizálásának és automatizálásának köszönhetően zökkenőmentes információáramlást tesz lehetővé.
Profi tipp
Az írott dokumentumokat, szerződéseket, piszkozatokat, számlákat, szállítóleveleket és még sok minden mást a digitalizálásnak köszönhetően elektronikus dokumentumok váltják fel, így az összes munkafolyamatot maximálisan optimalizálják.Az integrált mesterséges intelligencia lehetővé teszi az üzleti folyamatok nagyrészt automatizált működését, felgyorsítva a folyamatokat, és növelve a sikert és az elégedettséget.
Digitalizáció a gyógyszeriparban és a biotechnológiában
A gyógyszeripari cégek jelentős mértékben profitálnak a megfelelő adatkezelés használatából, mivel minden nap papíralapú dokumentumokat kapnak.
Így jönnek létre a fontos dokumentumok minden nap a gyógyszeriparban:
Jóváhagyási dokumentációk, csomagolási szövegek, kutatások, jelentések és még sok más. Ezek nem csak postai úton érkeznek, hanem sok levél e-mailben is megérkezik.
Mindezeket a dokumentumokat digitalizálni kell, ha papíralapú formában érkeznek, strukturált iktatást, feladat- és munkafolyamat-hozzárendelést igényelnek, és igény szerint azonnal rendelkezésre kell állniuk.
Nagyon fontos, hogy fontos határidőket tartsanak be, és jogi intézkedéseket hozzanak a dokumentumok tárolására.
A PaperOffice DMS világos struktúrát biztosít a dokumentumokban, és segít megbirkózni az információáradattal.
A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a szerződésekről vagy a levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban.
A dokumentumkezelési megoldások minden iparágban fontosak, a gyógyszeripari vállalatok számára a dokumentumkezelésben a rossz döntés következményei végzetesek lehetnek. A helytelen előírások, a helytelen vizsgálati eredmények vagy az elavult csomagbetétek egészségügyi kockázatokhoz vezethetnek. Az adatok naplózás közbeni helytelen lekérdezése a tanúsítás sikertelenségéhez vagy elvesztéséhez is vezethet.
Tehát sok mindent figyelembe kell venni a gyógyszeriparban az optimális minőségirányítás és az információbiztonsági szint érdekében.
A gyógyszeriparban naponta sok papírt használnak. Egyrészt, mivel a folyamatok meglehetősen összetettek, ez nagy papírhegyekhez, hatalmas mennyiségű adathoz, de hosszú keresési folyamathoz is vezet.
Egy gyártófüggetlen tanácsadó céggel együtt a további dokumentumok éves értékét legfeljebb tízmillió euróban számították ki (2020-tól).
Mivel az átlagos időbefektetés öt perc volt a mappaszerkezet fenntartására és a bejelentésre, alkalmazottanként heti tíz kereséssel és minden keresésnél tíz perccel, ez évente akár kétmillió eurós kutatási költséget is eredményezhetett.
Miért a dokumentumkezelő szoftver a tökéletes megoldás?
A PaperOffice dokumentumkezelő rendszer egy motorháztető alá helyezi a szervezetet és az adatvédelmet. Az innovatív rendszer egyszerűsített keresési és visszakeresési eszközöket biztosít, amelyek csökkentik a válaszidőt, és biztosítják, hogy a dokumentumok soha ne vesszenek el, ami mindig elégedettséget jelent a vállalkozások számára.
A PaperOffice nem tesz különbséget a dokumentumtípusok között, függetlenül attól, hogy segítségre van-e szüksége a szerződések, beadványok, számlák, ítéletek és e-mail levelezések kezeléséhez: a PaperOffice dokumentumkezelő rendszerének köszönhetően a vállalat korábbi folyamatai digitalizálódnak, így azok hatékonyabbak, átláthatóbbak és lényegesen rugalmasabbak.
Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.
Az integrált AI-nak köszönhetően automatikus szabályok aktiválódnak. Ez az AI automatikusan mappákba rendezi a dokumentumokat, például a "Számla" és a "Szállítólevelek", tárolja a megfelelő kulcsszavakat, és elindítja az adott dokumentumtípushoz tárolt digitális munkafolyamatot.
Hogyan menjünk papírmentessé?
A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, költségmegtakarítást eredményez, például a papíralapú dokumentumok megszüntetését, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a nyugtákról, szerződésekről, szállítólevelekről vagy más levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban .
A Dokumentumok rögzítése, feldolgozása, megosztása, keresése és nyomon követése a PaperOffice használatával nagyon egyszerűvé válik.
A szabályozott hozzáférésnek, a részletes feladatlistáknak, valamint a munkafolyamatok és a megbízható e-mail értesítések segítségével történő jóváhagyásoknak köszönhetően az alkalmazottak hatékonyan végezhetik el a kijelölt feladatokat, a felhatalmazottak pedig egyszerűen jóváhagyhatják vagy megtagadhatják a jóváhagyást.
A PaperOffice DMS szoftveres megoldással nem vész el több dokumentum. És nem számít, hol tartózkodik, másodpercek alatt hozzáférhet a fontos dokumentumokhoz.
Természetesen mindig a dokumentumkezelő rendszerrel dolgozik a jogszabályoknak megfelelően és teljesen auditbiztos.
A nyugtákat, nyilatkozatokat és hasonló dokumentumokat már nem kell postai úton elküldeni. A belső levelek digitálisan is elküldhetők ilyen módon. Ez megtakarítja a papírt, a további adattárolás költségeit és az archívumokba való utazásokat. A dokumentumok kulcsszavakkal (szerkesztő, téma, állapot, dátum stb.) adhatók meg, majd könnyebben megtalálhatók.
Folyamatorientált dokumentumkezelés
A folyamatorientált dokumentumkezelés biztosítja, hogy ezek a dokumentumok kevés erőfeszítéssel naprakészek maradjanak. A PaperOffice kiterjedt feladat- és munkafolyamat-modullal támogatja Önt itt.
Ily módon bizonyos folyamatláncok hozhatók létre, és a meglévő működési folyamatok elektronikus dokumentumokon definiálhatók, és részben automatikusan végrehajthatók.
Ez hibamentes folyamatoptimalizálást jelent, mivel a feladat nemcsak meghatározott felhasználói jogokkal és befejezési időszakokkal rendelkező alkalmazottakhoz rendelhető hozzá, digitális jóváhagyást igényel, hanem automatikusan elindíthat további műveleteket, például e-mail-értesítéseket vagy dokumentumállapot-módosításokat.
Ily módon minden dokumentumfolyamat leképezhető.
Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.
A fontos szerződéseket így időben fel lehet ismerni és fel lehet mondani, vagy újratárgyalni. A dokumentumkiadás digitális aláírással és e-mail értesítéssel a lassú papíralapú levelezés helyett a nem biztonságos e-mail hozzájárul az ügyfelek hűségéhez.
A megoldás: bevált know-how
Nem van értelme azonnal használni a menedzsment szoftvert a gyakorlatban? amely nemcsak minden követelménynek megfelel, hanem könnyen megtanulható és olcsó is?
A PaperOffice DMS a digitális munka kipróbált és tesztelt teljes megoldása, és több mint 20 éves piaci tapasztalattal az egyik első DMS úttörő.
Időmegtakarítás fontos dolgokhoz, költségmegtakarítás a papírarchívumok kiküszöbölésével, a szolgáltatás javítása az információk gyors biztosításának, valamint a dokumentummennyiség audit- és digitális archiválásának köszönhetően - ezt a PaperOffice DMS garantálja.
A PaperOffice DMS a megfelelő szoftver, mert mindent tartalmaz, amire a gyógyszeriparnak és a biotechnológiának szüksége van, például:
- Dokumentumok tárolása minden digitális formátumban a GDPR elveinek megfelelően
- Műveleteket igénylő késői dokumentumok benyújtására és újbóli benyújtására szolgáló funkciók
- Önképző adattárolási funkció címkézéssel és belső keresőmotorral
- Az újonnan hozzáadott dokumentumok automatikus hozzárendelése a megfelelő mappába
- Egyszerű adatbázis-létrehozás és adatbázis-kapcsolat, beleértve az egyénileg testreszabható maszkot is
- Automatizált sablonlétrehozás ismétlődő folyamatokhoz és műveletekhez
Természetesen a PaperOffice DMS lehetővé teszi a meglévő digitális adatok áttelepítését és integrálását a meglévő szoftvermegoldásokból. Ugyanakkor a PaperOffice DMS az analóg és a digitális interfész. Szkennelési funkciójával a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe, és digitalizálni azokat szkennerekkel, de mobiltelefonokról származó felvételekkel is, amelyek révén a szövegeket OCR segítségével írássá alakítják, és az Office programokban megváltoztathatók. Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.
Az adatbiztonság rendkívül fontos kérdés, különösen a gyógyszeriparban és a biotechnológiában. Ezért működik a PaperOffice DMS egy 1024 bites titkosítási kóddal, de nem csak ezzel.
Minden adat saját formátumba konvertálódik, amely független az operációs rendszertől. Ennek eredményeként a hackereknek és a zsarolóknak először fel kell törniük az operációs rendszer tűzfalát, majd a titkosítást és végül az idegen formátumot, ami eddig nem történt meg. A PaperOffice DMS nagyon hatékony jelszókezelő rendszerrel rendelkezik, így végső soron az emberi lény, akit minden számítógép legnagyobb gyenge pontjának kell tekinteni, nem okozhat kárt.
Minden digitális adat titkosítva van a PaperOffice DMS-ben 1024 bites verzióval, és a formátum konvertálódik. Ez olyan nagy akadályokat jelent a hackerek és a kémek számára, hogy eddig mindannyian kudarcot vallottak a PaperOffice DMS-sel. Ugyanakkor a hierarchikus jelszókezelő rendszer megakadályozza, hogy mindenki hozzáférjen mindenhez.
Fontos érvek a PaperOffice DMS-nek a költségvetés-tervezésbe való felvétele mellett. Végül a PaperOffice DMS azzal is meggyőzi, hogy figyelembe veszik a fenntarthatóságot és a környezetvédelmet. Előbb-utóbb megtörténik a teljes átalakítás analóg dokumentumokról digitális formára, majd a közintézmény, amely akkor már a PaperOffice DMS-t fogja használni, jól felkészült lesz.
A digitális számlafeldolgozás a gyógyszeriparban és a biotechnológiában működő számos vállalat számára is előnyös. A beérkező számlák a PaperOffice DMS-nek köszönhetően automatizálhatók, és továbbíthatók a felelős alkalmazottnak. A digitális kiadáson keresztüli vezérlési és kiadási folyamat a rendszeren keresztül is azonnal és hatékonyan kezelhető.
Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az adótanácsadóhoz, vagy fordítva.
Korrektúra-kompatibilis és biztonságos archiválás: A PaperOffice DMS technikailag megfelel a GoBD, a GDPdU és a DSGVO jogi követelményeinek
A PaperOffice DMS lehetővé teszi más szoftverek, például egy ERP csatlakoztatását, és természetesen a dokumentumok átvitelét a Microsoft Office-ból a megfelelő interfészeken keresztül. A PaperOffice DMS felgyorsítja a kommunikációt.
A rendszer figyeli a határidőket és a találkozókat, és a műveletek automatikusan aktiválódnak a kívánt beállítástól függően. A rendelési folyamatok automatizálhatók, és még a jövőre tervezett változtatások is úgy hozhatók be, hogy azok a kívánt időben hatályba lépjenek.
Kiterjedt funkcióinak köszönhetően a PaperOffice DMS mindenképpen a vállalati tartalomkezelés (ECM) magasabb szegmensébe sorolható.
Az ECM magában foglalja a szervezet összes tartalmának általános kezelését a megfelelő hozzáférési hierarchiával. A PaperOffice DMS képes bármilyen tartalmat digitális formában menteni, megváltoztatni annak tartalmát és formátumát, valamint elérhetővé tenni azokat.
A PaperOffice DMS rendelkezik az ECM összes funkciójával, és ez kiváló ár-teljesítmény arányban, valamint intuitívan tanulható működési formában van, amely szükségtelenné teszi a drága külső vagy belső képzést. Ehelyett ingyenes oktatóvideók állnak rendelkezésre, hogy hozzászokjanak a különböző menükhöz. A PaperOffice DMS minden vállalat szervezeti központjává válhat, és ez szinte fénysebességgel történik.
A gyógyszeripar és a biotechnológia vállalatai profitálnak a digitális dokumentumkezelésből
A megkérdezett vállalatok 38%-ának egyszerűen nincs ideje digitalizálni a folyamatait. Javasoljuk, hogy egy olyan eljárást javasoljunk, amely az alapfolyamattal kezdődik, az analóg dokumentumok beolvasásával a feldolgozással egyidejűleg. Ily módon a másolóval minden nap dolgozó emberek csoportját is utasíthatják, amennyire csak lehetséges, hogy apránként szkenneljék be az archívumot.
A konzisztens jellemzőkkel rendelkező dokumentumok automatikus felismerésének köszönhetően a PaperOffice DMS mindig hozzárendelheti az összes beolvasott dokumentumot a digitális memória megfelelő tárolási helyéhez. Érdemes megkezdeni az archívum szkennelését a legutóbbi bejegyzésekkel annak érdekében, hogy a megőrzési időszakok lejártakor tovább csökkentsük az analóg archívum méretét. Ezen kívül számos útmutatónk van arról, hogyan lehet elérni a papírmentes irodát a szkennernek köszönhetően.
A PaperOffice DMS az analóg és a digitális közötti interfész. A szkennelési funkcióval a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe a szkenneren keresztül, és digitalizálni azokat, így a szövegeket az OCR segítségével betűtípusokká alakítják, amelyek megváltoztathatók az Office programokban. Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.
Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.
Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.
A digitális bélyegzőkkel a dokumentumok további információkkal egészíthetők ki, és akár a részletes munkafolyamatokat is szabályozhatják. A feladat- és munkafolyamat-funkció viszont biztosítja a határidők betartását és teljesítését.
A rendelkezésre álló értékelési mechanizmusok, amelyeket a PaperOffice DMS-be integrált AI vezérel, lehetővé teszik a vállalatnál bekövetkező anyagáramlások értékelését és statisztikai felmérését.
A PaperOffice DMS számos felügyeleti eszközével ideális szoftver a gyógyszeripar és a biotechnológia számára, amely biztonságos és villámgyors hozzáférést biztosít az összes olyan adathoz, amely a lehető legjobb ügyféltanácsadáshoz szükséges összes adathoz. Ugyanakkor a PaperOffice DMS használható minden olyan ügy kezelésére, amely egyébként az üzleti műveletek során felmerül.
Annak érdekében, hogy ne csak a dokumentumkezelés és az adatvédelem változatos legyen, a PaperOffice DMS egy belső hálózati tároló (NAS) használatát javasolja biztonsági mentési funkcióval, amely minimálisra csökkenti a teljes veszteség valószínűségét, ugyanakkor egy olyan belső felhőt képvisel, amely a külső szolgáltatók felhőivel ellentétben valóban véd a kormányzati vagy nem kormányzati szervek nem kívánt hozzáférése ellen.
FAQs
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "Digitalizáció a gyógyszeripar és a biotechnológia számára":
Hogyan férhetnek hozzá az alkalmazottak a PaperOffice-hoz?
A decentralizált és modern programarchitektúra miatt a PaperOffice szinte bármilyen eszközön használható - a klasszikus PC-ktől az okostelefonokon / táblagépeken át a televíziókig.
Mi történik az adatokkal, ha a PaperOffice nem létezik?
Nem fog megtörténni, de hogy megnyugtassuk: Az adatokat BÁRMIKOR exportálhatja, mivel a PaperOffice nyílt adatbázis-struktúrán alapul, bármikor hozzáférhet az adataihoz.
Témaköradatok védelme: Hol tárolják az összes dokumentumot?
A PaperOffice minden dokumentumot házon belül, magas szintű titkosítással tárol, így immunissá válik például az adatlopásokkal szemben, és meghaladja az összes GDPR és GOBD követelményt.
Kerülje el a hibákat: SOHA ne mentse az adatokat harmadik féltől származó felhőbe!
A PaperOffice pontosan hozzáigazítható a specifikációkhoz?
Igen, a PaperOffice 100%-ban hozzáigazítható a tervezett felhasználáshoz, hogy zökkenőmentes integrációt biztosítson a meglévő folyamatokba és rendszerekbe. Még a program interfész is teljes mértékben megtervezhető és szabadon adaptálható.
Következtetés
A PaperOffice DMS támogatja a gyógyszeripart és a biotechnológiát, és megfelelő interfészeket kínál más szoftverekhez, API-kapcsolatokhoz, és bármikor bővíthető az Ön kívánsága szerint. A szoftver könnyen megtanulható, és könnyen integrálható a mindennapi gyakorlatba anélkül, hogy képzési célokra távolléteket okozna.
A PaperOffice DMS azt javasolja, hogy a NAS-t (hálózat által támogatott adattárolást) biztonsági mentési funkcióval használja, hogy a fontos adatok ne vesszenek el és ne kémkedjenek harmadik féltől származó felhőkben.
Végső soron a PaperOffice DMS nagyon jó ár-teljesítmény aránnyal és hatalmas know-how-val nyűgöz le több mint 20 éves gyakorlati tapasztalata révén.