Digitális speciális megoldások ügyvédeknek és ügyvédi irodáknak
Az üzleti folyamatok automatizálása és a folyamatoptimalizálás a hatékonyság és a siker előfeltételei. Ennek szükségessége már nem opcionális luxus, hanem elengedhetetlen ahhoz, hogy hosszú távon versenyképes maradjon.
Profi tipp
A meglévő papíralapú fontos dokumentumokat, például beadványokat, ügyféldokumentumokat, tervezeteket, külső bírósági leveleket, kutatásokat, szakértői véleményeket a digitalizálásnak köszönhetően elektronikus dokumentumok váltják fel, és így az összes munkafolyamatot maximálisan optimalizálják.A PaperOffice nemcsak a dokumentumkezelést teszi lehetővé, hanem azonnali hozzáférést is lehetővé tesz a naprakész és pontos ügyfélfájlokhoz.
Digitalizálás ügyvédi irodák, ügyvédek és vezetői tanácsadók számára
A digitális és papíralapú adatok mai özönével fontos biztosítani, hogy fontos dokumentumok ne vesszenek el és ne álljanak rendelkezésre a megfelelő időben.
Az ügyvédek, jogi osztályok, ügyvédi irodák és vezetői tanácsadók, valamint a közjegyzők jelentős mértékben profitálnak a megfelelő adatkezelésből.
Fontos dokumentumok halmozódnak fel az ügyvédi irodákban naponta: beadványok, ügyféldokumentumok, tervezetek, külső bírósági levelek, kutatások, szakértői vélemények és még sok más. Ezek nem csak postai úton érkeznek, sok ügyféllevél e-mailben is megérkezik.
Mindezeket a dokumentumokat digitalizálni kell, ha papíralapú formában érkeznek, strukturált iktatást, feladat- és munkafolyamat-hozzárendelést igényelnek, és igény szerint azonnal rendelkezésre kell állniuk.
Mivel az autóiparban a rendkívül technikai folyamatok tökéletes információáramlást és strukturált végrehajtást igényelnek. A szükséges előnyök csak a digitalizációnak köszönhetően érhetők el.
Nagyon fontos, hogy fontos határidőket tartsanak be, és jogi intézkedéseket hozzanak a dokumentumok tárolására.
A PaperOffice DMS világos struktúrát biztosít a dokumentumokban, és segít megbirkózni az információáradattal.
A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a szerződésekről vagy a levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban.
Hatékony munkavégzés a digitalizációnak köszönhetően
A helyesség és a megjobbítás nem mindig egy és ugyanaz. Hasonló a helyzet a vállalkozói döntésekkel is, hogy melyik utat válasszuk a sikeres jövő érdekében. Azok az iparágak, amelyek azzal foglalkoznak, hogy segítsék ügyfeleiket jogaik megszerzésében vagy a vállalat számára a megfelelő út megtalálásában, ügyvédek és vezetői tanácsadók.
Az ügyvédek, mint a közjog tagjai, különleges státusszal, de különleges felelősséggel is rendelkeznek. A vezetői tanácsadókban például a mérnökök és az üzleti közgazdászok mellett gyakran vannak ügyvédek is. Egy olyan nagyon összetett társadalmi és gazdasági struktúrában, mint Németországban, gyakorlatilag minden lépést lehetséges jogi következmények kísérnek. Valószínűleg ezeknek a struktúráknak a legfontosabb alapja az összes folyamat teljes dokumentációja.
Pontosan ez az, ami a PaperOffice DMS, egy dokumentumkezelő szoftver, amely sokkal többre képes, mint a dokumentumok kezelése.
A PaperOffice nem tesz különbséget a dokumentumtípusok között, függetlenül attól, hogy segítségre van-e szüksége az ügyfélszerződések, rövid tájékoztatók, díjkimutatások, ítéletek és e-mail levelezések kezeléséhez: köszönet A PaperOffice dokumentumkezelő rendszerrel az ügyvédi iroda vagy vállalat korábbi folyamatai digitalizálódnak, hatékonyabbá, átláthatóbbá és lényegesen rugalmasabbá téve azokat. A PaperOffice megfelel a legmagasabb szintű biztonsági szabványoknak, például az engedélyezéskezelésnek vagy a hozzáférési jogok megadásának.
Az ügyvédek és a vezetői tanácsadók számára nem lehet megkerülni az automatizálást
Az ügyvédek és a vezetői tanácsadók számára ez azt jelenti, hogy nagyon kiterjedt ügyfél- vagy ügyfélfájlt kell fenntartani, amelynek néhány különleges tulajdonsággal is rendelkeznie kell. Például be kell tartani az általános adatvédelmi rendelet elveit, és természetesen az ügyvédeket köti az abszolút titoktartási kötelezettség, amely nemcsak a szóbeli nyilatkozatokra vonatkozik, hanem az illetéktelen személyekkel szemben védett dokumentumok biztonságos tárolására is. A jogi és a szerződésben megállapított határidők betartására is kötelező.
Egyes esetekben e határidők be nem tartása büntetőjogi következményekkel járhat, de többnyire csak polgári jogi következményekkel járhat. A vezetői tanácsadók számára az ügyfelek üzleti titkainak védelme is kiemelkedő fontosságú.
A PaperOffice megfelel a legmagasabb szintű biztonsági szabványoknak , például az engedélyezéskezelésnek, a különböző hozzáférési szinteknek és a hozzáférési engedélyek hozzárendelésének. A felhasználó pontosan ugyanúgy határozza meg az egyes munkalépéseket, mint a vállalatnál, például a számlák "rögzítése", "ellenőrzése", "kiadása" és "foglalása".
A felelősséget nemcsak az egyénekre lehet átruházni, hanem az olyan felhasználói csoportokra is, mint a "Számvitel" vagy a "Bérbeadó ügyvédek", hogy egy kolléga azonnal közbeléphessen, ha egy alkalmazott hiányzik.
Az OCR technológia nemcsak a dokumentum tartalmát ismeri fel, hanem az összes adózási szempontból releváns adatmezőt is, például a dokumentum számát, dátumát, nettó, adó- és bruttó összegét. Az importált adatok rendelkezésre állnak az értékelések, a fizetési tranzakciók és a pénzügyi számvitel ellenőrzéséhez. Ez megtakarítja a fárasztó belépési munkát és csökkenti a közzétételi hibákat.
Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az ügyfélbe, vagy fordítva. Ezek jelszavakkal is elláthatók.
A megoldás: bevált know-how
Nem van értelme azonnal használni a menedzsment szoftvert a gyakorlatban? amely nemcsak minden követelménynek megfelel, hanem könnyen megtanulható és olcsó is?
A PaperOffice DMS a digitális munka kipróbált és tesztelt teljes megoldása, és több mint 20 éves piaci tapasztalattal az egyik első DMS úttörő.
Tökéletes munkafolyamatok ügyvédeknek és vezetési tanácsadóknak
Németországban jelenleg körülbelül 150 000 egyedi szabályozás létezik a szövetségi és állami törvényekből és rendeletekből. A társadalmi és gazdasági élet minden területe szabályozott. Annak érdekében, hogy elsajátítsák a bekezdések dzsungelét, az ügyvédek bizonyos területekre szakosodtak, akárcsak a vezetői tanácsadók, és mégsem van olyan ügyvéd vagy vezetői tanácsadó, aki ismerné a különleges területének minden jogi követelményét. Különösen azért, mert az új törvények vagy ítéletek folyamatosan megváltoztatják a jelenlegi helyzetet bármikor. Szüksége van a megfelelő szoftverre, amely képes a tanulásra, gyorsan és biztonságosan.
A PaperOffice DMS a megfelelő szoftver, mert mindent tartalmaz, amire az ügyvédeknek és a vezetői tanácsadóknak szükségük van, például:
- Dokumentumok tárolása minden digitális formátumban a GDPR elveinek megfelelően
- Műveleteket igénylő késői dokumentumok benyújtására és újbóli benyújtására szolgáló funkciók
- Önképző adattárolási funkció címkézéssel és belső keresőmotorral
- Az újonnan hozzáadott dokumentumok automatikus hozzárendelése a megfelelő mappába
- Egyszerű adatbázis-létrehozás és adatbázis-kapcsolat, beleértve az egyénileg testreszabható maszkot is
- Automatizált sablonlétrehozás ismétlődő folyamatokhoz és műveletekhez
A Digital Transformation with PaperOffice DMS forradalmasítja a jogi szektort
A PaperOffice munkafolyamat-funkciója leegyszerűsíti a titkárság és az ügyvédek közötti kommunikációt. A folyamatorientált dokumentumkezelés biztosítja, hogy ezek a dokumentumok kevés erőfeszítéssel naprakészek maradjanak.
A PaperOffice ezt kiterjedt feladat- és munkafolyamat-modullal támogatja.
Ily módon bizonyos folyamatláncok hozhatók létre, és a meglévő működési folyamatok elektronikus dokumentumokon definiálhatók, és részben automatikusan végrehajthatók.
Ez hibamentes folyamatoptimalizálást jelent, mivel a feladat nem csak hozzárendelhető meghatározott felhasználói jogokkal és befejezési időszakokkal rendelkező alkalmazottakhoz, digitális kiadást igényel, hanem automatikusan elindíthat további műveleteket is, például e-mail-értesítéseket vagy dokumentumállapot-módosításokat. Ami abszolút KÖTELEZŐ a jogi szektorban.
A PaperOffice-szal történő digitalizálás óriási előnyökkel jár
Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.
Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.
Természetesen a PaperOffice DMS lehetővé teszi a meglévő digitális adatok áttelepítését és integrálását a meglévő szoftvermegoldásokból.
Ugyanakkor a PaperOffice DMS az analóg és a digitális interfész. Szkennelési funkciójával a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe, és digitalizálni azokat szkennerekkel, de mobiltelefonokról származó felvételekkel is, amelyek révén a szövegeket OCR segítségével írássá alakítják, és az Office programokban megváltoztathatók.
Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.
A PaperOffice DMS nemcsak funkcióiban, hanem könnyen megtanulható is, video oktatóanyagok, hanem szükség esetén egyéni tanácsok és képzések segítségével is. Mindezt egy nagyon jó ár-teljesítmény arány mellett.
FAQs
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "Digitalizálás ügyvédi irodák, ügyvédek és vezetői tanácsadók számára":
Hogyan férhetnek hozzá az alkalmazottak a PaperOffice-hoz?
A decentralizált és modern programarchitektúra miatt a PaperOffice szinte bármilyen eszközön használható - a klasszikus PC-ktől az okostelefonokon / táblagépeken át a televíziókig.
Mi történik az adatokkal, ha a PaperOffice nem létezik?
Nem fog megtörténni, de hogy megnyugtassuk: Az adatokat BÁRMIKOR exportálhatja, mivel a PaperOffice nyílt adatbázis-struktúrán alapul, bármikor hozzáférhet az adataihoz.
Témaköradatok védelme: Hol tárolják az összes dokumentumot?
A PaperOffice minden dokumentumot házon belül, magas szintű titkosítással tárol, így immunissá válik például az adatlopásokkal szemben, és meghaladja az összes GDPR és GOBD követelményt.
Kerülje el a hibákat: SOHA ne mentse az adatokat harmadik féltől származó felhőbe!
A PaperOffice pontosan hozzáigazítható a specifikációkhoz?
Igen, a PaperOffice 100%-ban hozzáigazítható a tervezett felhasználáshoz, hogy zökkenőmentes integrációt biztosítson a meglévő folyamatokba és rendszerekbe. Még a program interfész is teljes mértékben megtervezhető és szabadon adaptálható.
Következtetés
A PaperOffice DMS támogatja az ügyvédeket és a menedzsment tanácsadókat, és megfelelő interfészeket kínál más szoftverekhez, API-kapcsolatokhoz, és bármikor bővíthető az Ön kívánsága szerint. A szoftver könnyen megtanulható, és könnyen integrálható a mindennapi gyakorlatba anélkül, hogy képzési célokra távolléteket okozna.
A PaperOffice DMS azt javasolja, hogy a NAS-t (hálózat által támogatott adattárolást) biztonsági mentési funkcióval használja, hogy a fontos adatok ne vesszenek el és ne kémkedjenek harmadik féltől származó felhőkben.
Végső soron a PaperOffice DMS nagyon jó ár-teljesítmény aránnyal és hatalmas know-how-val nyűgöz le több mint 20 éves gyakorlati tapasztalata révén.