Digitális speciális megoldások a pénzügyek területén
Az üzleti folyamatok automatizálása és a pénzügyi speciális megoldások a hatékonyság és a siker előfeltételei. Ennek szükségessége már nem opcionális luxus, hanem elengedhetetlen ahhoz, hogy hosszú távon versenyképes maradjon.
Profi tipp
A meglévő papíralapú fontos dokumentumokat, például beadványokat, számlakivonatokat, szerződéseket, külső leveleket, számlákat, jelentéseket a digitalizálásnak köszönhetően elektronikus dokumentumok váltják fel, és így az összes munkafolyamatot maximálisan optimalizálják.A PaperOffice nemcsak a dokumentumkezelést teszi lehetővé, hanem azonnali hozzáférést is biztosít a digitális ügyfél- és hitelfájlokhoz.
Digitalizáció a pénzügyekben és a banki szolgáltatásokban
A digitális és papíralapú adatok mai áradatával biztosítani kell, hogy fontos dokumentumok ne vesszenek el és ne álljanak rendelkezésre a megfelelő időben, mivel a pénzügyi intézmények és a bankok jelentős mértékben profitálnak a megfelelő adatkezelés használatából - fontos dokumentumokat kapnak magas besorolási szintekkel és azonnali kitöltési követelményekkel.
A pénzintézetek és a bankok jelentős mértékben profitálnak az összes követelménynek megfelelő, megfelelő adatkezelés alkalmazásából.
Az olyan fontos dokumentumok, mint a beadványok, a szerződések, a beszámolók és a külső levelek nem csak postai úton érkeznek. Sok ügyféllevél e-mailben is megérkezik. Ennek során fenn kell tartani a felelősségi körök, határidők, költségek és feladatok teljes körű áttekintését, és garantálni kell a biztonsági előírásokat.
Mindezeket a dokumentumokat digitalizálni kell, ha papíralapú formában érkeznek, strukturált iktatást, feladat- és munkafolyamat-hozzárendelést igényelnek, és igény szerint azonnal rendelkezésre kell állniuk.
Mivel a pénzügyek minden folyamata tökéletes információáramlást és strukturált végrehajtást igényel. A szükséges előnyök csak a digitalizációnak köszönhetően érhetők el.
Mivel a digitális dokumentumarchívum azonnali hozzáférést biztosít az összes szükséges dokumentumhoz, és részt vesz a jóváhagyási folyamatokban. Nem számít, hogy az irodában vagy, otthonról dolgozol, vagy üzleti úton vagy.
Nagyon fontos, hogy fontos határidőket tartsanak be, és jogi intézkedéseket hozzanak a dokumentumok tárolására.
A PaperOffice DMS világos struktúrát biztosít a dokumentumokban, és segít megbirkózni az információáradattal.
A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a szerződésekről vagy a levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban.
Dokumentumok átalakítása megoldásokká
A pénzügyi ágazatban és a bankokban naponta sok papírt használnak, és hatalmas számú dokumentumot készítenek. Egyrészt, mivel a folyamatok meglehetősen összetettek, ez nagy papírhegyekhez, hatalmas mennyiségű adathoz, de hosszú keresési folyamathoz is vezet. Ezenkívül a dokumentumokat el kell menteni, indexelni, osztályozni, és szükség esetén meg kell osztani a kollégákkal.
A PaperOffice dokumentumkezelő rendszer egy motorháztető alá helyezi a szervezetet és az adatvédelmet. Az innovatív rendszer egyszerűsített keresési és visszakeresési eszközöket biztosít, amelyek csökkentik a válaszidőt, és biztosítják, hogy a dokumentumok soha ne vesszenek el, amelyekkel a pénzügyi intézmények mindig elégedettek.
Ez a PaperOffice DMS, egy dokumentumkezelő szoftver, amely sokkal többre képes, mint a dokumentumok kezelése.
A PaperOffice nem tesz különbséget a dokumentumtípusok között, függetlenül attól, hogy segítségre van-e szüksége a szerződések, beadványok és e-mailes levelezések kezeléséhez: a PaperOffice dokumentumkezelő rendszernek köszönhetően a vállalat korábbi folyamatai digitalizálódtak, hatékonyabbá, átláthatóbbá és lényegesen rugalmasabbá téve azokat.
Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.
A fontos szerződéseket így időben fel lehet ismerni és fel lehet mondani, vagy újratárgyalni. A dokumentumkiadás digitális aláírással és e-mail értesítéssel a lassú papíralapú levelezés helyett a nem biztonságos e-mail hozzájárul az ügyfelek hűségéhez.
Hozzáférés-vezérlés és nagyobb átláthatóság
Az integrált AI-nak köszönhetően automatikus szabályok aktiválódnak. Ez az AI automatikusan mappákba rendezi a dokumentumokat, például a "Számla" és a "Banki kimutatások", tárolja a megfelelő kulcsszavakat, és elindítja az adott dokumentumtípushoz tárolt digitális munkafolyamatot.
A pénzintézetek és a bankok számára ez azt jelenti, hogy nagyon kiterjedt ügyfél- vagy ügyfélfájlt kell fenntartani, amelynek néhány különleges tulajdonsággal is rendelkeznie kell. Például be kell tartani az általános adatvédelmi rendelet elveit, és természetesen a pénzügyi intézményekre feltétel nélküli titoktartási kötelezettség vonatkozik, amely nemcsak a szóbeli nyilatkozatokra vonatkozik, hanem az illetéktelen személyekkel szemben védett dokumentumok biztonságos tárolására is. A jogi és a szerződésben megállapított határidők betartására is kötelező.
Egyes esetekben e határidők be nem tartása büntetőjogi következményekkel járhat, de többnyire csak polgári jogi következményekkel járhat. Ügyfeleik üzleti titkainak védelme szintén elsődleges fontosságú a pénzügyi intézmények számára.
A PaperOffice megfelel a legmagasabb szintű biztonsági szabványoknak , például az engedélyezéskezelésnek vagy a hozzáférési engedélyek megadásának. A felhasználó pontosan úgy határozza meg az egyes munkalépéseket, ahogyan azok futnának, például a számlák "rögzítése", "ellenőrzése", "kiadása" és "foglalása".
A felelősséget nem csak az egyes személyekre lehet hozzárendelni, hanem az olyan felhasználói csoportokra is, mint a "Könyvelés" vagy az "INFORMATIKAI osztály", így a kolléga azonnal közbeléphet, ha egy alkalmazott hiányzik.
Az OCR technológia nemcsak a dokumentum tartalmát ismeri fel, hanem az összes adózási szempontból releváns adatmezőt is, például a dokumentum számát, dátumát, nettó, adó- és bruttó összegét. Az importált adatok rendelkezésre állnak az értékelések, a fizetési tranzakciók és a pénzügyi számvitel ellenőrzéséhez. Ez megtakarítja a fárasztó belépési munkát és csökkenti a közzétételi hibákat.
Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az ügyfélnek, vagy fordítva.
A megoldás: bevált know-how
Nem van értelme azonnal használni a menedzsment szoftvert a gyakorlatban? amely nemcsak minden követelménynek megfelel, hanem könnyen megtanulható és olcsó is?
A PaperOffice DMS a digitális munka kipróbált és tesztelt teljes megoldása, és több mint 20 éves piaci tapasztalattal az egyik első DMS úttörő.
Tökéletes pénzügyi munkafolyamatok
A pénzügyi intézményeknek, valamint a szolgáltatóknak és a bankoknak minden üzleti tranzakció dokumentumait fel kell dolgozniuk. Az üzleti modellek folyamatos továbbfejlesztése folyamatosan új kihívásokat teremt. Amire szükségük van, az egy jó dokumentumkezelő rendszer.
A PaperOffice DMS a megfelelő szoftver, mert mindent tartalmaz, amire a pénzintézeteknek és a bankoknak szükségük van, például:
- Dokumentumok tárolása minden digitális formátumban a GDPR/li alapelveinek megfelelően>
- Műveleteket igénylő késői dokumentumok benyújtására és újbóli benyújtására szolgáló funkciók
- Önképző adattárolási funkció címkézéssel és belső keresőmotorral
- Az újonnan hozzáadott dokumentumok automatikus hozzárendelése a megfelelő mappába
- Egyszerű adatbázis-létrehozás és adatbázis-kapcsolat, beleértve az egyénileg testreszabható maszkot is
- Automatizált sablonlétrehozás ismétlődő folyamatokhoz és műveletekhez
Digitális munkafolyamatok integrálása az üzleti folyamatokba
A PaperOffice munkafolyamat-funkció leegyszerűsíti a kommunikációt. A folyamatorientált dokumentumkezelés biztosítja, hogy ezek a dokumentumok kevés erőfeszítéssel naprakészek maradjanak. A PaperOffice DMS lehetővé teszi, hogy könnyedén figyelembe vegye a vonatkozó megőrzési és törlési időszakokat. A digitális munkafolyamatok beépülnek az üzleti folyamatokba, ami biztosítja az alapvető folyamatlépéseknek való megfelelést és ezáltal a megfelelőséget.
A PaperOffice ezt kiterjedt feladat- és munkafolyamat-modullal támogatja.
Ily módon bizonyos folyamatláncok hozhatók létre, és a meglévő működési folyamatok elektronikus dokumentumokon definiálhatók, és részben automatikusan végrehajthatók.
Ez hibamentes folyamatoptimalizálást jelent, mivel a feladat nem csak hozzárendelhető meghatározott felhasználói jogokkal és befejezési időszakokkal rendelkező alkalmazottakhoz, digitális kiadást igényel, hanem automatikusan elindíthat további műveleteket is, például e-mail-értesítéseket vagy dokumentumállapot-módosításokat. Ami abszolút MUST a pénzügyi szektorban.
Ily módon a releváns metaadatok a dokumentumok archiválási folyamata után is tárolhatók. A dokumentumtípus mellett megadható az archiválási időszak és a kapcsolódó ügyféladatok is.
A pénzügyi szolgáltatók számára előnyös a digitális dokumentumkezelés
Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.
Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.
Természetesen a PaperOffice DMS lehetővé teszi a meglévő digitális adatok áttelepítését és integrálását a meglévő szoftvermegoldásokból.
Ugyanakkor a PaperOffice DMS az analóg és a digitális interfész. Szkennelési funkciójával a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe, és digitalizálni azokat szkennerekkel, de mobiltelefonokról származó felvételekkel is, amelyek révén a szövegeket OCR segítségével írássá alakítják, és az Office programokban megváltoztathatók.
Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.
A PaperOffice DMS nemcsak funkcióiban, hanem könnyen megtanulható is, video oktatóanyagok, hanem szükség esetén egyéni tanácsok és képzések segítségével is. Mindezt egy nagyon jó ár-teljesítmény arány mellett.
FAQs
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "Digitalizáció a pénzügyekben és a banki szolgáltatásokban":
Hogyan férhetnek hozzá az alkalmazottak a PaperOffice-hoz?
A decentralizált és modern programarchitektúra miatt a PaperOffice szinte bármilyen eszközön használható - a klasszikus PC-ktől az okostelefonokon / táblagépeken át a televíziókig.
Mi történik az adatokkal, ha a PaperOffice nem létezik?
Nem fog megtörténni, de hogy megnyugtassuk: Az adatokat BÁRMIKOR exportálhatja, mivel a PaperOffice nyílt adatbázis-struktúrán alapul, bármikor hozzáférhet az adataihoz.
Témaköradatok védelme: Hol tárolják az összes dokumentumot?
A PaperOffice minden dokumentumot házon belül, magas szintű titkosítással tárol, így immunissá válik például az adatlopásokkal szemben, és meghaladja az összes GDPR és GOBD követelményt.
Kerülje el a hibákat: SOHA ne mentse az adatokat harmadik féltől származó felhőbe!
A PaperOffice pontosan hozzáigazítható a specifikációkhoz?
Igen, a PaperOffice 100%-ban hozzáigazítható a tervezett felhasználáshoz, hogy zökkenőmentes integrációt biztosítson a meglévő folyamatokba és rendszerekbe. Még a program interfész is teljes mértékben megtervezhető és szabadon adaptálható.
Következtetés
A PaperOffice DMS támogatja a pénzügyi szolgáltatókat és a bankokat, és megfelelő interfészeket kínál más szoftverekhez, API-kapcsolatokhoz, és bármikor bővíthető az Ön kívánsága szerint. A szoftver könnyen megtanulható, és könnyen integrálható a mindennapi gyakorlatba anélkül, hogy képzési célokra távolléteket okozna.
A PaperOffice DMS azt javasolja, hogy a NAS-t (hálózat által támogatott adattárolást) biztonsági mentési funkcióval használja, hogy a fontos adatok ne vesszenek el és ne kémkedjenek harmadik féltől származó felhőkben.
Végső soron a PaperOffice DMS nagyon jó ár-teljesítmény aránnyal és hatalmas know-how-val nyűgöz le több mint 20 éves gyakorlati tapasztalata révén.