Digitalizáció a pénzügyekben és a banki szolgáltatásokban

Digitalizáció a pénzügyekben és a banki szolgáltatásokban

A digitális és papíralapú adatok mai áradatával biztosítani kell, hogy fontos dokumentumok ne vesszenek el és ne álljanak rendelkezésre a megfelelő időben, mivel a pénzügyi intézmények és a bankok jelentős mértékben profitálnak a megfelelő adatkezelés használatából - fontos dokumentumokat kapnak magas besorolási szintekkel és azonnali kitöltési követelményekkel.

A pénzintézetek és a bankok jelentős mértékben profitálnak az összes követelménynek megfelelő, megfelelő adatkezelés alkalmazásából.

Az olyan fontos dokumentumok, mint a beadványok, a szerződések, a beszámolók és a külső levelek nem csak postai úton érkeznek. Sok ügyféllevél e-mailben is megérkezik. Ennek során fenn kell tartani a felelősségi körök, határidők, költségek és feladatok teljes körű áttekintését, és garantálni kell a biztonsági előírásokat.

Simple overview and quick search thanks to digitization in the financial sector

Mindezeket a dokumentumokat digitalizálni kell, ha papíralapú formában érkeznek, strukturált iktatást, feladat- és munkafolyamat-hozzárendelést igényelnek, és igény szerint azonnal rendelkezésre kell állniuk.

Mivel a pénzügyek minden folyamata tökéletes információáramlást és strukturált végrehajtást igényel. A szükséges előnyök csak a digitalizációnak köszönhetően érhetők el.

Mivel a digitális dokumentumarchívum azonnali hozzáférést biztosít az összes szükséges dokumentumhoz, és részt vesz a jóváhagyási folyamatokban. Nem számít, hogy az irodában vagy, otthonról dolgozol, vagy üzleti úton vagy.

Nagyon fontos, hogy fontos határidőket tartsanak be, és jogi intézkedéseket hozzanak a dokumentumok tárolására.

A PaperOffice DMS világos struktúrát biztosít a dokumentumokban, és segít megbirkózni az információáradattal.

A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a szerződésekről vagy a levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban.

Dokumentumok átalakítása megoldásokká

A pénzügyi ágazatban és a bankokban naponta sok papírt használnak, és hatalmas számú dokumentumot készítenek. Egyrészt, mivel a folyamatok meglehetősen összetettek, ez nagy papírhegyekhez, hatalmas mennyiségű adathoz, de hosszú keresési folyamathoz is vezet. Ezenkívül a dokumentumokat el kell menteni, indexelni, osztályozni, és szükség esetén meg kell osztani a kollégákkal.

A PaperOffice dokumentumkezelő rendszer egy motorháztető alá helyezi a szervezetet és az adatvédelmet. Az innovatív rendszer egyszerűsített keresési és visszakeresési eszközöket biztosít, amelyek csökkentik a válaszidőt, és biztosítják, hogy a dokumentumok soha ne vesszenek el, amelyekkel a pénzügyi intézmények mindig elégedettek.

Ez a PaperOffice DMS, egy dokumentumkezelő szoftver, amely sokkal többre képes, mint a dokumentumok kezelése.

Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.

A fontos szerződéseket így időben fel lehet ismerni és fel lehet mondani, vagy újratárgyalni. A dokumentumkiadás digitális aláírással és e-mail értesítéssel a lassú papíralapú levelezés helyett a nem biztonságos e-mail hozzájárul az ügyfelek hűségéhez.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Hozzáférés-vezérlés és nagyobb átláthatóság

Az integrált AI-nak köszönhetően automatikus szabályok aktiválódnak. Ez az AI automatikusan mappákba rendezi a dokumentumokat, például a "Számla" és a "Banki kimutatások", tárolja a megfelelő kulcsszavakat, és elindítja az adott dokumentumtípushoz tárolt digitális munkafolyamatot.

A pénzintézetek és a bankok számára ez azt jelenti, hogy nagyon kiterjedt ügyfél- vagy ügyfélfájlt kell fenntartani, amelynek néhány különleges tulajdonsággal is rendelkeznie kell. Például be kell tartani az általános adatvédelmi rendelet elveit, és természetesen a pénzügyi intézményekre feltétel nélküli titoktartási kötelezettség vonatkozik, amely nemcsak a szóbeli nyilatkozatokra vonatkozik, hanem az illetéktelen személyekkel szemben védett dokumentumok biztonságos tárolására is. A jogi és a szerződésben megállapított határidők betartására is kötelező.

Egyes esetekben e határidők be nem tartása büntetőjogi következményekkel járhat, de többnyire csak polgári jogi következményekkel járhat. Ügyfeleik üzleti titkainak védelme szintén elsődleges fontosságú a pénzügyi intézmények számára.

A PaperOffice megfelel a legmagasabb szintű biztonsági szabványoknak , például az engedélyezéskezelésnek vagy a hozzáférési engedélyek megadásának. A felhasználó pontosan úgy határozza meg az egyes munkalépéseket, ahogyan azok futnának, például a számlák "rögzítése", "ellenőrzése", "kiadása" és "foglalása".

A felelősséget nem csak az egyes személyekre lehet hozzárendelni, hanem az olyan felhasználói csoportokra is, mint a "Könyvelés" vagy az "INFORMATIKAI osztály", így a kolléga azonnal közbeléphet, ha egy alkalmazott hiányzik.

Az OCR technológia nemcsak a dokumentum tartalmát ismeri fel, hanem az összes adózási szempontból releváns adatmezőt is, például a dokumentum számát, dátumát, nettó, adó- és bruttó összegét. Az importált adatok rendelkezésre állnak az értékelések, a fizetési tranzakciók és a pénzügyi számvitel ellenőrzéséhez. Ez megtakarítja a fárasztó belépési munkát és csökkenti a közzétételi hibákat.

Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az ügyfélnek, vagy fordítva.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Tökéletes pénzügyi munkafolyamatok

A pénzügyi intézményeknek, valamint a szolgáltatóknak és a bankoknak minden üzleti tranzakció dokumentumait fel kell dolgozniuk. Az üzleti modellek folyamatos továbbfejlesztése folyamatosan új kihívásokat teremt. Amire szükségük van, az egy jó dokumentumkezelő rendszer.

A PaperOffice DMS a megfelelő szoftver, mert mindent tartalmaz, amire a pénzintézeteknek és a bankoknak szükségük van, például:

• Dokumentumok tárolása minden digitális formátumban a GDPR/li alapelveinek megfelelően>
• Műveleteket igénylő késői dokumentumok benyújtására és újbóli benyújtására szolgáló funkciók
• Önképző adattárolási funkció címkézéssel és belső keresőmotorral
• Az újonnan hozzáadott dokumentumok automatikus hozzárendelése a megfelelő mappába
• Egyszerű adatbázis-létrehozás és adatbázis-kapcsolat, beleértve az egyénileg testreszabható maszkot is
• Automatizált sablonlétrehozás ismétlődő folyamatokhoz és műveletekhez

Digitális munkafolyamatok integrálása az üzleti folyamatokba

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

A PaperOffice munkafolyamat-funkció leegyszerűsíti a kommunikációt. A folyamatorientált dokumentumkezelés biztosítja, hogy ezek a dokumentumok kevés erőfeszítéssel naprakészek maradjanak. A PaperOffice DMS lehetővé teszi, hogy könnyedén figyelembe vegye a vonatkozó megőrzési és törlési időszakokat. A digitális munkafolyamatok beépülnek az üzleti folyamatokba, ami biztosítja az alapvető folyamatlépéseknek való megfelelést és ezáltal a megfelelőséget.

A PaperOffice ezt kiterjedt feladat- és munkafolyamat-modullal támogatja.

Ily módon bizonyos folyamatláncok hozhatók létre, és a meglévő működési folyamatok elektronikus dokumentumokon definiálhatók, és részben automatikusan végrehajthatók.

Ez hibamentes folyamatoptimalizálást jelent, mivel a feladat nem csak hozzárendelhető meghatározott felhasználói jogokkal és befejezési időszakokkal rendelkező alkalmazottakhoz, digitális kiadást igényel, hanem automatikusan elindíthat további műveleteket is, például e-mail-értesítéseket vagy dokumentumállapot-módosításokat. Ami abszolút MUST a pénzügyi szektorban.

Ily módon a releváns metaadatok a dokumentumok archiválási folyamata után is tárolhatók. A dokumentumtípus mellett megadható az archiválási időszak és a kapcsolódó ügyféladatok is.

A pénzügyi szolgáltatók számára előnyös a digitális dokumentumkezelés

Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.

Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.

Természetesen a PaperOffice DMS lehetővé teszi a meglévő digitális adatok áttelepítését és integrálását a meglévő szoftvermegoldásokból.

Ugyanakkor a PaperOffice DMS az analóg és a digitális interfész. Szkennelési funkciójával a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe, és digitalizálni azokat szkennerekkel, de mobiltelefonokról származó felvételekkel is, amelyek révén a szövegeket OCR segítségével írássá alakítják, és az Office programokban megváltoztathatók.

Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.

A PaperOffice DMS nemcsak funkcióiban, hanem könnyen megtanulható is, video oktatóanyagok, hanem szükség esetén egyéni tanácsok és képzések segítségével is. Mindezt egy nagyon jó ár-teljesítmény arány mellett.