Rács gyártó
K60-Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG
Stephan Reichel, a K60 Gitterrostsysteme GmbH ügyvezető igazgatója Co.KG
Kiindulási helyzet
A rácsok gyártójaként a K60 rácsrendszereknek sok fontos dokumentumot kell kezelniük:
Szállítólevelek, számlák, szerződések, vázlatok vagy tervek és még sok más.
Sok megkeresés e-mailben érkezik, és kinyomtatják, ami hatalmas mennyiségű papírt jelent az év során. A megrendeléseket mindig a szállítói adatokkal együtt nyomtatják ki, majd a szállítás után a számlával együtt a polcon tárolják.
Ez a teljes folyamat rendkívüli mennyiségű papírt és természetesen helyhiányt jelent.
A keresés megkönnyítése és hatékonyabbá tétele, valamint a papíráradat minimalizálása érdekében a K60 Gitterrostsysteme azt tervezte, hogy digitalizálja a dokumentációt és beépíti a tartalmat a belső archív adatbázisba - a vállalat megfelelő dokumentumkezelő rendszert keresett.
A kézi feldolgozás idővel túl időigényessé vált, ezért törekedtek az automatizált archiválásra és az információkinyerésre.
A vállalat számára a legnagyobb kihívást az jelentette, hogy az információkat könnyen hozzáférhetővé és mindenekelőtt használhatóvá tegye több alkalmazott, alkalmazotti csoport és embercsoport (alkalmazottak, üzleti partnerek, ügyfelek, polgárok) számára.
A vállalat célja az volt, hogy digitalizálja a meglévő papíralapú dokumentumokat, folyamatoptimalizálást és munkafolyamat-ellenőrzést biztosítson az összes bejövő és kimenő dokumentum felett, automatizálja a folyamatok nagy részét a háttérben, és így optimalizálja a folyamatot.
Meglévő problémák és feladatok
A múltban az információkat csak papír formában tárolták, de ma már számos szervezetben számos információforrás és dokumentum létezik: az e-mailek, űrlapok, vázlatok ugyanolyan részét képezik ennek, mint az elektronikus számlák és papíralapú nyugták, levelek, szállítólevelek, szerződések stb.
Az egész információáradat következetlenebbé vált. Ezért a legfontosabb feladat az analóg és a digitális egységek összehozása. A papíralapú dokumentumokat digitalizálni kell, és össze kell hozni más információkkal, például a kapcsolódó e-mailekkel.
A PaperOffice dokumentumkezelő rendszerrel közösen készített esettanulmány célja az volt, hogy a költségek és a tárhely megtakarítása érdekében minimalizálja a papírfogyasztást.
Ezenkívül nagyon fontos volt megoldást találni a gyártási folyamat összes dokumentumának egyidejű archiválására, hogy azonnali információkat lehessen készíteni a projekttel kapcsolatos dokumentumokról / megrendelésekről.
Csakúgy, mint a dokumentumok és a bejövő e-mailek automatikus archiválása, amelynek bizonyos meghatározott kritériumok szerint archiválnia kell a dokumentumokat a megfelelő mappákban, és további munkafolyamatokat kell kiváltania, például az adott ügyintézőhöz való hozzárendelést.
Egy másik cél az volt, hogy gyorsan meg lehessen keresni a hálózatban dolgozó kollégák dokumentumait.
"Elkerülhető tárolási költségeink voltak azzal, hogy a dokumentumokat mappákban tároltuk. Ezenkívül a dokumentumok keresése időigényes volt",
emlékeztet Stephan Reichelre, a K60 Gitterrostsysteme ügyvezető igazgatójára.
"Csak előremozdítottuk a munkát, és most előnyünk van."
Miért választotta a K60 Gitterrostsysteme a PaperOffice DMS-t?
Reichel úr, a K60 Gitterrostsysteme ügyvezető igazgatója először megvizsgálta a dokumentumkezeléssel kapcsolatos különféle szoftverajánlatokat, és végül úgy döntött, hogy először a PaperOffice DMS-t teszteli.
A PaperOffice DMS pontosan azokat a feltételeket kínálja, amelyeket Reichel úr keresett. Ezek a következők:
1. Megoldás arra a belső központi adatbázisra, amelyen a dokumentumkezelő rendszer alapul. Az adatokat nem szabad egyfelhasználós számítógépre menteni.A megoldás: Felállítottak egy dedikált max szervert, amely maximális teljesítményt nyújt a K60 rácsrendszerekhez, és amelyre az adatbázis épült. Ez lehetővé tette a központi és könnyű hozzáférést ezekhez a vonatkozó dokumentációhoz, valamint azt, hogy több fél is együttműködhessen ugyanazon a dokumentumon.
Az adminisztratív személyzet valamennyi tagja számára hozzáférhető központi adattár.
Stephan Reichel úr számára már korán világos volt, hogy nem lehet digitalizálni a cégét:
"Sokáig tisztában voltam azzal, hogy nem lehet megkerülni a digitalizációt, de sokáig ellenálltunk neki. A vállalati folyamatok változásait általában egyre tovább tolják a távolba, például a fogorvoshoz megy. Miután a dokumentumkezelő rendszer integrációja megvalósult, határozottan elmondhatom, hogy sokkal korábban kellett volna megtennem."
2. Adminisztratív feladatok kezelése és automatizálása. A szoftvernek lehetővé kell tennie a feladatok hálózaton keresztüli elosztását és a feldolgozásukat az illetékes ügyintéző számára.
A megoldás: A PaperOffice DMS átfogó munkafolyamat-funkcióval rendelkezik, amely lehetővé teszi emlékeztetők, üzenetek és információk küldését bármely csatlakoztatott számítógépre és számítógépről egy korábban meghatározott alkalmazotti csoportnak.
A digitális felhasználói hitelesítést és a jelszó megerősítését is tartalmazza.
Ugyanakkor minden érintett alkalmazottat tájékoztatnak a feldolgozás állapotáról. A verziótárolás lehetővé teszi annak nyomon követését, hogy mely feldolgozási lépéseket mikor és ki végezte el.
"Már a PaperOffice-szal való első találkozón észreveszi a 20 éves PaperOffice-tapasztalattal a dokumentumkezelés területén."
3. Visszakereshetőség és időmegtakarítás. Egyszerűbb módszert kerestek az analóg dokumentumok digitalizálására és arra, hogy szükség esetén könnyen megtalálhatók legyenek.
A megoldás: Ez a PaperOffice DMS alapszegmense, az analóg dokumentumok digitalizálása. Csak egy szkennerre van szüksége, amely interfésszel rendelkezik a számítógéphez és a PaperOffice DMS-hez. A dokumentumok nem csak szkenneltek. Szükség esetén az integrált OCR szoftver szerkeszthető szöveggé alakítja őket, és automatikusan helyesen menti őket.
4. A projekttel kapcsolatos dokumentumok / megrendelések egyesítése. A szoftvernek képesnek kell lennie arra, hogy a folyamattal kapcsolatos dokumentumokat együtt mentse el, vagy engedélyezze az egymásra mutató linkeket.
Az üzleti tranzakcióhoz szükséges összes dokumentumot, például a vásárlási folyamatot vagy a megfelelő szállítólevelet, számlát, vázlatokat, terveket és a hibákkal kapcsolatos panaszokat központilag kell kezelni.
A megoldás: A PaperOffice digitális mappákkal rendelkezik, ahol az előállítási folyamat összes dokumentuma digitális mappában tárolható. A főmappákból és almappákból álló mappastruktúra optimális áttekintést nyújt.
Ily módon a szállítólevelek, számlák és minden, ami az üzleti folyamathoz tartozik, egy mappába vagy almappába kerül. Az egyes mappákhoz hozzáférési engedélyek rendelhetők hozzá, akár az alkalmazottak csoportjaihoz, akár az egyes alkalmazottakhoz.
Ezenkívül a mappára mutató hiperhivatkozások is létrehozhatók és elküldhetők az alkalmazottaknak.
Ily módon a felhatalmazott alkalmazottak és az együttműködő partnerek bárhonnan, bármikor hozzáférhetnek hozzá. A verziókövetésnek köszönhetően az egyes dokumentumváltozások kezdeményezője és ideje transzparensen nyomon követhető: A lekérdezések gyorsan tisztázódnak, és elkerülhetők a felesleges hibák.
"A digitalizáció témája egyre inkább észrevehetővé válik a rácsiparban. Ez vonatkozik például az alkatrészlistáinkra vagy a terveinkre, rajzainkra és konfigurátorainkra. A PaperOffice DMS bevezetése után a kézi erőfeszítés csökkenthető. Digitális rácsgyártóként úttörők vagyunk."
A PaperOffice virtuálisan is ábrázolja a más mappákban lévő dokumentumokat. Ily módon a dokumentum(ok) gyakorlatilag különböző mappákban jeleníthetők meg anélkül, hogy az eredeti dokumentumot le kellene másolni. Ez a funkció nagyon hasznos, ha például egy dokumentumnak különböző projektekben kell megjelennie, de nem akarja megismételni a dokumentumot.
A különböző nézőpontokból származó információkhoz való hozzáférés lehetősége magasabb szintű egyértelműséget biztosít a projekt valamennyi résztvevője számára, és javítja az alkalmazottak információszolgáltatási képességét.
A PaperOffice DMS megfelelt az összes szükséges kritériumnak.
Előnyök a PaperOffice-szal történő digitalizálás révén
A PaperOffice digitalizálásának köszönhetően a k60 Grating Systems már képes volt:
- Takarítson meg időt és erőforrásokat
- Egyszerű dokumentum-hozzáférés
- A dokumentumok rendelkezésre állása minden felhatalmazott alkalmazott számára
- Egyértelmű iktatás biztosítása
Az adatok és dokumentumok könnyebb és gyorsabb elérhetősége alapjaiban és véglegesen megváltoztatja a vállalat folyamatait. Az adminisztratív ismereteket most átláthatóan szervezik és a megfelelő időben rendelkezésre állnak.
Ebben az értelemben az összes dokumentumalapú folyamat digitalizálásának alapját a PaperOffice DMS fekteti le.
Az általános archiválási folyamat mellett:
- Lektorálásbiztos archiválás
- A szervezeti folyamatok optimalizálása
- A dokumentáció jobb szervezése
- Gyorsabb dokumentumkeresés
- Egyszerűsített kommunikáció és feladatmegoldás
garantált.
Végeredmény
A PaperOffice DMS ma digitálisan leképezi a teljes munkafolyamatot.
Egyelőre az összes szállítási és számladokumentumot nagy teljesítményű szkennerekkel rögzítik, a PaperOffice automatikusan felismeri az elérhetőségeket, és ennek megfelelően tárolja a dokumentumokat az elektronikus archívumban.
Az alkalmazottak ezután egy egyszerű felhasználói felületen keresztül férhetnek hozzá a dokumentumokhoz, és különböző keresési kifejezéseket adhatnak meg - teljes szöveges keresés is elérhető.
A DMS következetes használatának köszönhetően a rácsgyártó jelentősen csökkenteni tudta a számlához szükséges feldolgozási időt, ugyanakkor a fennálló követelések száma jelentősen csökkent.
