Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai
Kizárólagos bennfentes hírek
Ingyenes bónuszfrissítések
Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai
Kizárólagos bennfentes hírek
Ingyenes bónuszfrissítések
Barátság Bizalom Ígéret szava
Sosem fogjuk átadni az email címét senkinek másnak, és minden emailben megtalálható egy egycsapásos leiratkozási link.
Körcikk
Ipar és kereskedelem
Régió
Langenberg, Észak-Rajna–Vesztfália, Németország
Szervezeti egységek
Értékesítés
Könyvelés
Körcikk
Ipar és kereskedelem
Régió
Langenberg, Észak-Rajna–Vesztfália, Németország
Szervezeti egységek
Értékesítés
Könyvelés
Stephan Reichel, a K60 Gitterrostsysteme GmbH ügyvezető igazgatója Co.KG
Profi tipp
Körcikk
Ipar és kereskedelem
Régió
Langenberg, Észak-Rajna–Vesztfália, Németország
Szervezeti egységek
Értékesítés
Könyvelés
A rácsok gyártójaként a K60 rácsrendszereknek sok fontos dokumentumot kell kezelniük:
Szállítólevelek, számlák, szerződések, vázlatok vagy tervek és még sok más.
Sok megkeresés e-mailben érkezik, és kinyomtatják, ami hatalmas mennyiségű papírt jelent az év során. A megrendeléseket mindig a szállítói adatokkal együtt nyomtatják ki, majd a szállítás után a számlával együtt a polcon tárolják.
Ez a teljes folyamat rendkívüli mennyiségű papírt és természetesen helyhiányt jelent.
A keresés megkönnyítése és hatékonyabbá tétele, valamint a papíráradat minimalizálása érdekében a K60 Gitterrostsysteme azt tervezte, hogy digitalizálja a dokumentációt és beépíti a tartalmat a belső archív adatbázisba - a vállalat megfelelő dokumentumkezelő rendszert keresett.
A kézi feldolgozás idővel túl időigényessé vált, ezért törekedtek az automatizált archiválásra és az információkinyerésre.
A vállalat számára a legnagyobb kihívást az jelentette, hogy az információkat könnyen hozzáférhetővé és mindenekelőtt használhatóvá tegye több alkalmazott, alkalmazotti csoport és embercsoport (alkalmazottak, üzleti partnerek, ügyfelek, polgárok) számára.
A vállalat célja az volt, hogy digitalizálja a meglévő papíralapú dokumentumokat, folyamatoptimalizálást és munkafolyamat-ellenőrzést biztosítson az összes bejövő és kimenő dokumentum felett, automatizálja a folyamatok nagy részét a háttérben, és így optimalizálja a folyamatot.
A múltban az információkat csak papír formában tárolták, de ma már számos szervezetben számos információforrás és dokumentum létezik: az e-mailek, űrlapok, vázlatok ugyanolyan részét képezik ennek, mint az elektronikus számlák és papíralapú nyugták, levelek, szállítólevelek, szerződések stb.
Az egész információáradat következetlenebbé vált. Ezért a legfontosabb feladat az analóg és a digitális egységek összehozása. A papíralapú dokumentumokat digitalizálni kell, és össze kell hozni más információkkal, például a kapcsolódó e-mailekkel.
A PaperOffice dokumentumkezelő rendszerrel közösen készített esettanulmány célja az volt, hogy a költségek és a tárhely megtakarítása érdekében minimalizálja a papírfogyasztást.
Ezenkívül nagyon fontos volt megoldást találni a gyártási folyamat összes dokumentumának egyidejű archiválására, hogy azonnali információkat lehessen készíteni a projekttel kapcsolatos dokumentumokról / megrendelésekről.
Csakúgy, mint a dokumentumok és a bejövő e-mailek automatikus archiválása, amelynek bizonyos meghatározott kritériumok szerint archiválnia kell a dokumentumokat a megfelelő mappákban, és további munkafolyamatokat kell kiváltania, például az adott ügyintézőhöz való hozzárendelést.
Egy másik cél az volt, hogy gyorsan meg lehessen keresni a hálózatban dolgozó kollégák dokumentumait.
emlékeztet Stephan Reichelre, a K60 Gitterrostsysteme ügyvezető igazgatójára.
Reichel úr, a K60 Gitterrostsysteme ügyvezető igazgatója először megvizsgálta a dokumentumkezeléssel kapcsolatos különféle szoftverajánlatokat, és végül úgy döntött, hogy először a PaperOffice DMS-t teszteli.
A PaperOffice DMS pontosan azokat a feltételeket kínálja, amelyeket Reichel úr keresett. Ezek a következők:
1. Megoldás arra a belső központi adatbázisra, amelyen a dokumentumkezelő rendszer alapul. Az adatokat nem szabad egyfelhasználós számítógépre menteni.Az adminisztratív személyzet valamennyi tagja számára hozzáférhető központi adattár.
Stephan Reichel úr számára már korán világos volt, hogy nem lehet digitalizálni a cégét:
2. Adminisztratív feladatok kezelése és automatizálása. A szoftvernek lehetővé kell tennie a feladatok hálózaton keresztüli elosztását és a feldolgozásukat az illetékes ügyintéző számára.
A digitális felhasználói hitelesítést és a jelszó megerősítését is tartalmazza.
Ugyanakkor minden érintett alkalmazottat tájékoztatnak a feldolgozás állapotáról. A verziótárolás lehetővé teszi annak nyomon követését, hogy mely feldolgozási lépéseket mikor és ki végezte el.
3. Visszakereshetőség és időmegtakarítás. Egyszerűbb módszert kerestek az analóg dokumentumok digitalizálására és arra, hogy szükség esetén könnyen megtalálhatók legyenek.
4. A projekttel kapcsolatos dokumentumok / megrendelések egyesítése. A szoftvernek képesnek kell lennie arra, hogy a folyamattal kapcsolatos dokumentumokat együtt mentse el, vagy engedélyezze az egymásra mutató linkeket.
Az üzleti tranzakcióhoz szükséges összes dokumentumot, például a vásárlási folyamatot vagy a megfelelő szállítólevelet, számlát, vázlatokat, terveket és a hibákkal kapcsolatos panaszokat központilag kell kezelni.
Ily módon a szállítólevelek, számlák és minden, ami az üzleti folyamathoz tartozik, egy mappába vagy almappába kerül. Az egyes mappákhoz hozzáférési engedélyek rendelhetők hozzá, akár az alkalmazottak csoportjaihoz, akár az egyes alkalmazottakhoz.
Ezenkívül a mappára mutató hiperhivatkozások is létrehozhatók és elküldhetők az alkalmazottaknak.
Ily módon a felhatalmazott alkalmazottak és az együttműködő partnerek bárhonnan, bármikor hozzáférhetnek hozzá. A verziókövetésnek köszönhetően az egyes dokumentumváltozások kezdeményezője és ideje transzparensen nyomon követhető: A lekérdezések gyorsan tisztázódnak, és elkerülhetők a felesleges hibák.
A PaperOffice virtuálisan is ábrázolja a más mappákban lévő dokumentumokat. Ily módon a dokumentum(ok) gyakorlatilag különböző mappákban jeleníthetők meg anélkül, hogy az eredeti dokumentumot le kellene másolni. Ez a funkció nagyon hasznos, ha például egy dokumentumnak különböző projektekben kell megjelennie, de nem akarja megismételni a dokumentumot.
A különböző nézőpontokból származó információkhoz való hozzáférés lehetősége magasabb szintű egyértelműséget biztosít a projekt valamennyi résztvevője számára, és javítja az alkalmazottak információszolgáltatási képességét.
A PaperOffice DMS megfelelt az összes szükséges kritériumnak.
A PaperOffice digitalizálásának köszönhetően a k60 Grating Systems már képes volt:
Az adatok és dokumentumok könnyebb és gyorsabb elérhetősége alapjaiban és véglegesen megváltoztatja a vállalat folyamatait. Az adminisztratív ismereteket most átláthatóan szervezik és a megfelelő időben rendelkezésre állnak.
Ebben az értelemben az összes dokumentumalapú folyamat digitalizálásának alapját a PaperOffice DMS fekteti le.
Az általános archiválási folyamat mellett:
garantált.
A PaperOffice DMS ma digitálisan leképezi a teljes munkafolyamatot.
Egyelőre az összes szállítási és számladokumentumot nagy teljesítményű szkennerekkel rögzítik, a PaperOffice automatikusan felismeri az elérhetőségeket, és ennek megfelelően tárolja a dokumentumokat az elektronikus archívumban.
Az alkalmazottak ezután egy egyszerű felhasználói felületen keresztül férhetnek hozzá a dokumentumokhoz, és különböző keresési kifejezéseket adhatnak meg - teljes szöveges keresés is elérhető.
A DMS következetes használatának köszönhetően a rácsgyártó jelentősen csökkenteni tudta a számlához szükséges feldolgozási időt, ugyanakkor a fennálló követelések száma jelentősen csökkent.
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "Rács gyártó
K60-Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG":
Milyen tippeket adna a jövőbeli PaperOffice felhasználóknak?
Soha nem túl korai vagy túl késő foglalkozni a digitalizáció témájával.
A legfontosabb dolog az, hogy képet kapjunk a szoftverről, de magáról a cégről is. Fontos volt, hogy ne érezzük kényszert arra, hogy megvásároljuk a szoftvert, vagy feliratkozzunk semmilyen szolgáltatásra és támogatási csomagra.
Még mielőtt felvásároltuk volna a PaperOffice DMS-t, beszéltünk a vállalat minden részlegével, és soha nem éreztük úgy, hogy rosszul bánnak velük. Éppen ellenkezőleg: a PaperOffice-nak van egy kedves, udvarias és hozzáértő csapata.
Számunkra, mint közintézmény számára a folyamat egyre bonyolultabbá válik, és sok bürokráciával jár. Ezért a rendszerbe és a szoftverbe vetett bizalom nagyon fontos volt. Természetesen az is nagyon fontos volt, hogy a szoftver könnyen érthető legyen.
Kinek ajánlanád a PaperOffice-t?
A PaperOffice-t minden más vállalatnak ajánljuk, amely digitalizálni és automatizálni szeretne.
Mit szeretsz különösen a PaperOffice-ban?
Mindennel nagyon elégedettek vagyunk.
A PaperOffice egy könnyű, mégis hatékony dokumentumkezelő rendszer.
Az elsőre értelmetlennek tűnő funkciók, mint például a dokumentum tartalmának automatikus olvasása, a legfontosabb funkcióknak bizonyulnak, amelyeket hosszabb időn keresztül nem akarsz többé kihagyni.
