Digitális speciális megoldások az autóipar számára
Az üzleti folyamatok automatizálása és a folyamatoptimalizálás a hatékonyság és a siker előfeltételei. Ennek szükségessége már nem opcionális luxus, hanem elengedhetetlen ahhoz, hogy hosszú távon versenyképes maradjon.
Profi tipp
A meglévő papíralapú járműdokumentumokat, például a járműpapírokat, a járműpapírokat, a vételi szerződéseket, a lízingszerződéseket, a jelentéseket, az ügyfélfájlokat és egyéb dokumentumokat a digitalizálásnak köszönhetően elektronikus dokumentumok váltják fel, és így maximálisan optimalizálják az összes munkafolyamatot.A PaperOffice nemcsak a dokumentumkezelést teszi lehetővé, hanem azonnali hozzáférést biztosít a naprakész és pontos jármű- és ügyfélfájlokhoz is.
Digitalizáció az autóiparban és az autókereskedelemben
Az autóipar folyamatosan változó környezetében a sikeres, hatékony és gyors gyártási és szolgáltatási folyamat a siker kulcsa. A fontos dokumentumok naponta felhalmozódnak: járműpapírok, adásvételi szerződések, lízingszerződések, jelentések, ügyfélfájlok és még sok más. Ezek nem csak postai úton érkeznek, sok dokumentum e-mailben is megérkezik.
Ezért az autóipar és az autókereskedelem vállalatai azok, amelyek jelentős hasznot húznak a megfelelő dokumentumkezelő szoftverek használatából.
Mindezeket a dokumentumokat és a kapcsolódó információkat digitalizálni kell, ha papíron érkeznek, strukturált iktatást, feladat- és munkafolyamat-hozzárendelést igényelnek, és igény szerint azonnal elérhetők.
Mivel az autóiparban a rendkívül technikai folyamatok tökéletes információáramlást és strukturált végrehajtást igényelnek. A szükséges előnyök csak a digitalizációnak köszönhetően érhetők el.
Nagyon fontos, hogy fontos határidőket tartsanak be, és jogi intézkedéseket hozzanak a dokumentumok tárolására.
Ily módon a járművek, a beszállítók, az ügyfelek és az alkalmazottak dokumentumainak digitalizálása hatalmas előnyökkel járhat az autóipar minden vállalata számára.
A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a szerződésekről, nyilatkozatokról vagy levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban.
A PaperOffice DMS világos struktúrát biztosít a dokumentumokban, és segít megbirkózni az információáradattal.
Tökéletes munkafolyamat-megoldás az autóiparban
A nagy járműgyártók lenyűgöző adatai mögött egy nagyon nagy adminisztratív erőfeszítés és jól átgondolt logisztika áll, amelyeknek kéz a kézben kell működniük ahhoz, hogy képesek legyenek megfelelni a járművel kapcsolatos összes követelménynek. Úgy képzelhető el, mint egy láncolat, amelyben minden láncszem számít, legyen szó egy testalkatrész-bélyegző üzemről vagy egy autómentő cégről, amely használt alkatrészeket értékesít. A lánc minden pontján a szűk keresztmetszetek többé-kevésbé súlyos hatást gyakorolhatnak az egész autóiparra és -kereskedelemre. Ennek megakadályozása érdekében szoftverre van szükség a magasabb szintű felügyeleti ellenőrzéshez.
Olyan szoftver, amely minden követelménynek megfelel. Olyan szoftver, amely nagyszerű funkcionalitásában generalista, és amely szükség esetén a szükséges szakembereket alkotja.
Ez a PaperOffice DMS, egy dokumentumkezelő szoftver, amely sokkal többet tud tenni a dokumentumok kezelésén túl.
Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságosan tárolja őket az adatbázisban.
Az autóiparban nincs mód az automatizálás megkerülésére
Az integrált AI-nak köszönhetően automatikus szabályok aktiválódnak. Ez az AI automatikusan mappákba rendezi a dokumentumokat, például a "Számla" és a "Szállítólevelek", tárolja a megfelelő kulcsszavakat, és elindítja az adott dokumentumtípushoz tárolt digitális munkafolyamatot.
A PaperOffice megfelel a legmagasabb szintű biztonsági szabványoknak , például az engedélyezéskezelésnek vagy a hozzáférési engedélyek megadásának. A felhasználó pontosan ugyanúgy határozza meg az egyes munkalépéseket, mint a vállalatnál, például a számlák "rögzítése", "ellenőrzése", "kiadása" és "foglalása".
A felelősséget nemcsak az egyes emberekre lehet bízni, hanem az olyan felhasználói csoportokra is, mint a "Számvitel" vagy az "Építésmenedzsment", így a kolléga azonnal közbeléphet, ha egy alkalmazott hiányzik.
Az OCR technológia nemcsak a dokumentum tartalmát ismeri fel, hanem az összes adóval kapcsolatos adatmezőt is, például a dokumentum számát, dátumát, nettó, adó- és bruttó összegét. Az importált adatok rendelkezésre állnak az értékelések, a fizetési tranzakciók és a pénzügyi számvitel ellenőrzéséhez. Ez megtakarítja a fárasztó belépési munkát és csökkenti a közzétételi hibákat.
Az adatok, beleértve az archiválási helyet is, egyetlen kattintással exportálhatók az adótanácsadóhoz.
A megoldás: bevált know-how
Nem van értelme azonnal használni a menedzsment szoftvert a gyakorlatban? amely nemcsak minden követelménynek megfelel, hanem könnyen megtanulható és olcsó is?
A PaperOffice DMS a digitális munka kipróbált és tesztelt teljes megoldása, és több mint 20 éves piaci tapasztalattal az egyik első DMS úttörő.
Tökéletes munkafolyamatok az autóipar számára
A PaperOffice DMS előnyös az autóipar és az autókereskedelem számára különböző szegmensekben, például:
- Pótalkatrészek beszerzése és adminisztrációja
- Új járművek vásárlása
- Használt járművek kereskedelme
- Workshop óra számlázása
- Karbantartási találkozók kezelése
- Az ügyfelek lízingszerződéseinek szerződéskezelése
- Panaszkezelés és kárigények
A PaperOffice DMS-sel például a beszállítóktól, valamint a pótalkatrész-gyártóktól és -kereskedőktől származó adatok nagyon szorosan nyomon követhetők. Minden üzleti partner szerepel a PaperOffice-ban a maga előnyeivel és gyengeségeivel, például a szállítási minőséggel, a szállítás megbízhatóságával és az árfejlesztéssel. A hivatkozott árlisták lehetővé teszik az azonnali áttekintést arról, hogy jelenleg ki kínálja a legjobb feltételeket.
A PaperOffice DMS a megfelelő szoftver, mert mindent tartalmaz, amire az autóiparban és az autókereskedelemben működő vállalatoknak szükségük van, például:
- Dokumentumok tárolása minden digitális formátumban a GDPR elveinek megfelelően
- Műveleteket igénylő késői dokumentumok benyújtására és újbóli benyújtására szolgáló funkciók
- Önképző adattárolási funkció címkézéssel és belső keresőmotorral
- Az újonnan hozzáadott dokumentumok automatikus hozzárendelése a megfelelő mappába
- Egyszerű adatbázis-létrehozás és adatbázis-kapcsolat, beleértve az egyénileg testreszabható maszkot is
- Automatizált sablonlétrehozás ismétlődő folyamatokhoz és műveletekhez
A DigitalOffice DMS digitális átalakulása forradalmasítja az autóipart
A PaperOffice munkafolyamat-funkció leegyszerűsíti az adminisztráció és a műhely közötti kommunikációt.
A javítási vagy szervizrendeléseket a műhely számítógépére küldik, és fordítva, a műhely továbbítja a tevékenységekhez szükséges munkaidőt, vagy érdeklődik a pótalkatrészekkel kapcsolatban, amelyeket viszont automatikusan elküldenek a PaperOffice pótalkatrész-kezelőjének, ami vagy azt jelzi, hogy a szóban forgó pótalkatrész raktáron van, vagy vásárlásra kerül sor.
A PaperOffice-szal történő digitalizálás óriási előnyökkel jár
Így képes a PaperOffice nemcsak forradalmasítani a pótalkatrészek világát. Mivel az ügyfél és a szállító, a megrendelések feldolgozása, az információk átadása és kiadása, a panaszok és igények területén a munkafolyamat-megoldás és a digitális kiadás elengedhetetlen.
Természetesen a PaperOffice DMS lehetővé teszi a meglévő digitális adatok áttelepítését és integrálását a meglévő szoftvermegoldásokból.
Ugyanakkor a PaperOffice DMS az analóg és a digitális interfész. Szkennelési funkciójával a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe, és digitalizálni azokat szkennerekkel, de mobiltelefonokról származó felvételekkel is, amelyek révén a szövegeket OCR segítségével írássá alakítják, és az Office programokban megváltoztathatók.
Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.
A PaperOffice DMS nemcsak funkcióiban, hanem könnyen megtanulható is, video oktatóanyagok, hanem szükség esetén egyéni tanácsok és képzések segítségével is. Mindezt egy nagyon jó ár-teljesítmény arány mellett.
FAQs
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "Digitalizáció az autóiparban és az autókereskedelemben":
Hogyan férhetnek hozzá az alkalmazottak a PaperOffice-hoz?
A decentralizált és modern programarchitektúra miatt a PaperOffice szinte bármilyen eszközön használható - a klasszikus PC-ktől az okostelefonokon / táblagépeken át a televíziókig.
Mi történik az adatokkal, ha a PaperOffice nem létezik?
Nem fog megtörténni, de hogy megnyugtassuk: Az adatokat BÁRMIKOR exportálhatja, mivel a PaperOffice nyílt adatbázis-struktúrán alapul, bármikor hozzáférhet az adataihoz.
Témaköradatok védelme: Hol tárolják az összes dokumentumot?
A PaperOffice minden dokumentumot házon belül, magas szintű titkosítással tárol, így immunissá válik például az adatlopásokkal szemben, és meghaladja az összes GDPR és GOBD követelményt.
Kerülje el a hibákat: SOHA ne mentse az adatokat harmadik féltől származó felhőbe!
A PaperOffice pontosan hozzáigazítható a specifikációkhoz?
Igen, a PaperOffice 100%-ban hozzáigazítható a tervezett felhasználáshoz, hogy zökkenőmentes integrációt biztosítson a meglévő folyamatokba és rendszerekbe. Még a program interfész is teljes mértékben megtervezhető és szabadon adaptálható.
Következtetés
A PaperOffice DMS támogatja az autóipari vállalatokat és az autókereskedőket, és megfelelő interfészeket kínál más szoftverekhez, API-kapcsolatokhoz, és bármikor bővíthető az Ön kívánsága szerint. A szoftver könnyen megtanulható, és könnyen integrálható a mindennapi gyakorlatba anélkül, hogy képzési célokra távolléteket okozna.
A PaperOffice DMS azt javasolja, hogy a NAS-t (hálózat által támogatott adattárolást) biztonsági mentési funkcióval használja, hogy a fontos adatok ne vesszenek el és ne kémkedjenek harmadik féltől származó felhőkben.
Végső soron a PaperOffice DMS nagyon jó ár-teljesítmény aránnyal és hatalmas know-how-val nyűgöz le több mint 20 éves gyakorlati tapasztalata révén.