A PaperOffice Insider hírlevél
A PaperOffice Insider hírlevél
Barátok szeretnénk lenni

Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai

Kizárólagos bennfentes hírek

Ingyenes bónuszfrissítések

Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai

Kizárólagos bennfentes hírek

Ingyenes bónuszfrissítések

Barátság Bizalom Ígéret szava
Sosem fogjuk átadni az email címét senkinek másnak, és minden emailben megtalálható egy egycsapásos leiratkozási link.

Tanúsított és GOBD-kompatibilis dokumentumtárolás

A világ két legmagasabb digitalizálási szabványával, a GOBD-vel (korábban GDPDU) és a DSGVO-val (EU-GDPR) történő minősítéssel és jóváhagyással a PaperOffice rendszerben biztosan az erősebb oldalon állsz.

Kiemelések

100% GOBD az átnézési biztonságon keresztül

A folyamatdokumentációban található revíziós biztonság révén mindig nyomon követhető és ellenőrizhető, és védett a manipulációtól és az elvesztéstől annak érdekében, hogy a tesztek és revíziók követelményeinek megfeleljen, és hosszú távon megőrizze érvényességüket.

100% GDPR, mivel nincs felhőtárolás

Helyi adattárolás a felhő tárolás nélkül megkönnyíti a folyamat dokumentálását, több irányítást biztosít az információhoz való hozzáférés felett, és könnyebb hozzáférést tesz lehetővé régebbi verziókhoz, valamint biztonságos megosztást a dokumentációval és információval a csapat többi tagjával való együttműködés során.

100% hozzáférési ellenőrzés

A PaperOffice DMS hozzáférési vezérlése révén biztosítja, hogy csak azok férjenek hozzá a dokumentumkezelő rendszerhez, akiknek jogosultságuk van a hozzáférési engedély korlátozott adataihoz. Ezen kívül biztosított, hogy személyes adatokat jogosulatlanul még feldolgozás, használat és tárolás során sem olvashatnak, másolhatnak, módosíthatnak vagy törölhetnek.

Dokumentumarchiválás jogi magyarázata

Vezetünk a jogi dzsungelben, felfedjük a marketing féltudást és elmagyarázzuk, hogy miért a PaperOffice a tökéletes dokumentumalap minden jogi követelményhez.

Eljárási dokumentáció

Amire szüksége van: Eljárási dokumentáció a GoBD alapján

Mintaeljárási dokumentáció a helyettesítő szkenneléshez, amelyet a Német Szövetségi Adótanács Kamarája (BStBK) a Német Adótanács Szövetségével (DStV) együttműködésben jelentetett meg.

Kötelezettség a bizonyításra

Mit mond a szabályzati dokumentáció?

Hogy minden a terv szerint zajlik

Azzal, hogy a vállalatok a folyamatleírás dokumentáció segítségével be tudják bizonyítani, hogy az IT által támogatott pénzügyi elszámolásuk és az adatok és dokumentumok tárolása megfelel a GoBD által meghatározott rendszeresség elvének.

Hogy bármely dokumentumot kérelemre tudj szolgáltatni

A cél az, hogy a számviteli és az archiválási dokumentumok megérthetők és ellenőrizhetők legyenek a vállalatban egy ésszerű időn belül egy szakértő számára, például egy ellenőrzés során.

E célból részletesen bemutatja, hogyan rögzítenek, fogadnak, digitalizálnak, feldolgoznak, kiállítanak és tárolnak bizonylatokat és dokumentumokat. Az IT-megoldást használó adózó felhasználó vagy maga az vállalkozó felelős a műszaki dokumentáció létrehozásáért.

Dokumentáció feldolgozása

Mi az eljárási dokumentáció figyelembevétele?

Minden IT rendszerhez világosan strukturált eljárási dokumentáció álljon rendelkezésre. Az IT folyamat tartalmának, szerkezetének és eredményeinek teljesen és meggyőzően nyilvánvalónak kell lenniük.
Az ellenőrizhetőség ellenőrzéséhez részletes és naprakész eljárási dokumentáció szükséges, amely dokumentálja a rendszer és a technológia minden változását a tartalom és az idő szempontjából kihagyás nélkül.

A folyamatleírás dokumentációnak bemutatnia kell a műveletsorokat, a dokumentumok hogyan kerülnek rögzítésre, feldolgozásra, kiadásra és tárolásra.
A helyi adatbázis-alkalmazáshoz kapcsolódó adatmentési eljárás leírása, amelyet beépített a PaperOffice-be, szintén fontos része a műveleti dokumentációnak.

Az eljárási dokumentáció leírja a szándékolt szervezeti és műszaki folyamatot. Az információ eredetétől a indexelésen, feldolgozáson és tároláson át a határozott visszakeresésig.

az opció biztos helyre teszi a fájlt

A megoldás: Az OWPD-kompatibilis PaperOffice a dokumentumtároláshoz

A PaperOffice minden kötelező szabványnak megfelelően végzi az összes szoftverkövetelmény tanúsítását és tesztelését, ezzel megfelelnek a GOBD előírásainak.

Követelmény1/6

NYOMKÖVETHETŐSÉG ÉS VERIFIKÁLHATÓSÁG ELVE (GOBD 3.1 FEJEZET)

A GoBD szerint az adófizető köteles gondoskodni arról, hogy az IT rendszer védett legyen az elvesztéstől (például nyomonkövethetetlenség) és védett legyen a jogosulatlan bejegyzések és változtatások ellen.

Követelmény2/6

AZ IGAZSÁG, VILÁGOS ÁTTEKINTÉS ÉS FOLYAMATOS REKORDDAL AZ EGYÉNI ALANYOKKAL KAPCSOLATOS ELVEK (GOBD 3.2 FEJEZET)

A DMS szerverkomponensei általában ugyanazoknak a biztonsági követelményeknek felelnek meg, mint más IT komponensek. Az illetékes témák a monitorozás és az adatbiztonság.

Követelmény3/6

TELJESSÉG (GOBD 3.2.1 FEJEZET)

Alapelvként minden egyes dokumentumot, amely megőrzést igényel, egyenként és összes alkotóelemével kell rögzíteni (a hiányok teljessége és teljessége).

Követelmény4/6

PONTOSSÁG (GOBD 3.2.2. FEJEZET)

A helyesség elvének betartása érdekében a DMS-nek biztosítania kell, hogy az archiválni kívánt dokumentumok és adatok megfelelő mértékben megfeleljenek az eredeti (kép vagy tartalom) előírt mértékének.

Követelmény5/6

RENDELÉS (GOBD FEJEZET 3.2.4)

Ha egy DMS-t használva lehetséges a rendezettség szempontjainak teljesülése az egész őrzési időszakon keresztül, akkor a rendezett elszámolás elveit következetesen betartottnak tekintik.

Követelmény6/6

ÁTVÁLTOZÁS NÉLKÜLISÉG (GOBD 3.2.5 FEJEZET)

A GoBD előírja, hogy a felhasznált adatfeldolgozási eljárás úgy legyen kialakítva, hogy az eljárásba belépett információkat ne lehet további azonosítás nélkül elnyomni vagy felülírni, törölni, módosítani vagy hamisítani (GoBD 3.1 fejezet; 58-60).

Gyakori kérdések
Ki segít a folyamatdokumentációban?

Ha feltétlenül megbízol a saját folyamataidban, akkor valószínűleg elboldogulsz nélküle. Azonban ajánljuk, hogy előzetesen vagy legalább egyszer kérj segítséget adótanácsadótól a folyamatok dokumentálása során. Saját tapasztalatunk alapján mindig ajánlott és hasznos, ha nyíltan beszélünk az ellenőrző szervvel, mert minden előírás és szabvány ellenére végül az ellenőr dönt.

Ki jóváhagyja a folyamat dokumentációját?

Óvakodj a féligazságos marketingtől: A hatóságok nem fogadnak el semmilyen fajta, semmilyen kiadónál végzett tanúsítványt! Szükség esetén csak a procedurális dokumentáció bemutatása számít a GoBD szerint, és hogy minden tényleg illeszkedik-e, azt az ellenőrző testület, például a könyvvizsgálók vagy az adóhivatal döntik el.

Miért nem elég csak a PaperOffice?

Röviden és tömören magyarázva: Ha például egy számlát archiváltál a PaperOffice-ban jogszerűen biztonságos és ellenőrizhető módon, akkor a számla még mindig megváltoztatható vagy módosítható LEVÉL szkennelése elött.A számlát audittal egyeztetheted a de az összefüggő folyamat nem audittal biztosítot és ezért nem felel meg a GoBD-nek.

Eldobhatom az eredeti dokumentumokat?

A jogi jelentőséggel bíró dokumentumokat, például szerződéseket, továbbra is az eredeti formában kell őrizni. Hogy röviden összefoglaljam: Az adóhivatal elfogadja az elektronikus dokumentumokat, de a bíróság csak vitás ügyekben az eredeti dokumentumokat fogadja el. Ennek oka az, hogy az aláírást csak eredeti dokumentumokon lehet ellenőrizni az eredetiség szempontjából. Ajánlott soha ne dobni el az eredetiket.

Miért tudok törölni PaperOffice dokumentumokat?

Ismét van a folyamat dokumentálása. Mert technikailag lehetetlen teljesen kizárni a törlést mindaddig, amíg az adatok nálad vannak tárolva. Végül is törölheted a rekordot közvetlenül az adatbázisból. Vagy eltávolíthatod a merevlemezt. Vagy megsemmisítheted a szervert. Vagy felrobbanthatod az épületet.

Hogyan találom meg a technikai DMS ajánlásokat?

A Bitkom elkészítette a GOBD ellenőrző listáját a dokumentumkezelő rendszerekhez a legújabb 2019.11.28-i GOBD verzió alapján, melyet itt találhat:

change me
Premiere

Digitális átalakulás az építőipar számára: Modern technológiák hatékony adminisztrációhoz.

PaperOffice Academy

15 perc alatt válj profivá

Gyors bevezetés a PaperOffice 2022-be

change me
Új

A szerződésmenedzsment szoftver optimalizálja a szerződési folyamatát: ezt mindenképpen figyelembe kell venni!

PaperOffice minden problémát megold: garantált.

Ügyfél bemutatása

Digitális változás a rácsiparban - sikeres dokumentumkezelés

"A rácsiparban a digitalizáció témája egyre inkább észrevehetővé válik. Ez vonatkozik például a szállítóleveleinkre, alkatrészlistáinkra vagy terveinkre, rajzainkra és konfigurátorainkra. A PaperOffice DMS bevezetése után a kézi erőfeszítés csökkenthető. Digitális rácsgyártóként úttörők vagyunk."

Stephan Reichel
a K60 Gitterrostsysteme GmbH ügyvezető igazgatója Co.KG