A PaperOffice Insider hírlevél
A PaperOffice Insider hírlevél
Barátok szeretnénk lenni

Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai

Kizárólagos bennfentes hírek

Ingyenes bónuszfrissítések

Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai

Kizárólagos bennfentes hírek

Ingyenes bónuszfrissítések

Barátság Bizalom Ígéret szava
Sosem fogjuk átadni az email címét senkinek másnak, és minden emailben megtalálható egy egycsapásos leiratkozási link.

Tanúsítvány és GOBD-kompatibilis dokumentumtárolás

A PaperOffice tanúsítvány megszerzésével, valamint a világ két legmagasabb digitalizálási standardjának, a GOBD-nek (korábban GDPDU) és az adatvédelmi alaprendeletnek (DSGVO vagy EU-GDPR) való megfelelés biztosított a PaperOffice rendszerrel.

Kiemelések

100% GOBD az átnézési biztonságon keresztül

A folyamatdokumentációban található revíziós biztonság révén mindig nyomon követhető és ellenőrizhető, és védett a manipulációtól és az elvesztéstől annak érdekében, hogy a tesztek és revíziók követelményeinek megfeleljen, és hosszú távon megőrizze érvényességüket.

100% GDPR, mivel nincs felhőtárolás

Helyi adattárolás a felhő tárolás nélkül megkönnyíti a folyamat dokumentálását, több irányítást biztosít az információhoz való hozzáférés felett, és könnyebb hozzáférést tesz lehetővé régebbi verziókhoz, valamint biztonságos megosztást a dokumentációval és információval a csapat többi tagjával való együttműködés során.

100% Az hozzáférési ellenőrzés

A PaperOffice DMS hozzáférési vezérlése révén biztosítja, hogy csak azok férjenek hozzá a dokumentumkezelő rendszerhez, akiknek jogosultságuk van a hozzáférési engedély korlátozott adataihoz. Ezen kívül biztosított, hogy személyes adatokat jogosulatlanul még feldolgozás, használat és tárolás során sem olvashatnak, másolhatnak, módosíthatnak vagy törölhetnek.

Dokumentarchivierung jogilag magyarázva

Vezetünk Önöket a jogi dzsungelben, felfedjük a marketing félinformációkat, és elmagyarázzuk, miért PaperOffice az Ön tökéletes dokumentumalapja az összes jogi előírásnak.

Eljárási dokumentáció

Szüksége lesz erre: feldolgozási dokumentáció a GoBD szerint

Az előzetes szkennelésre vonatkozó mintafolyamat-dokumentáció, amelyet a Német Adótanács Kamara (BStBK) adott ki a Német Adótanács Egyesülettel (DStV) közösen

Kötelezettség a bizonyításra

Mit mond a szabályzati dokumentáció?

Hogy minden a terv szerint zajlik

Azzal, hogy a vállalatok a folyamatleírás dokumentáció segítségével be tudják bizonyítani, hogy az IT által támogatott pénzügyi elszámolásuk és az adatok és dokumentumok tárolása megfelel a GoBD által meghatározott rendszeresség elvének.

Bármely kérdésre dokumentumot nyújthasson be

A cél az, hogy a számviteli és az archiválási dokumentumok megérthetők és ellenőrizhetők legyenek a vállalatban egy ésszerű időn belül egy szakértő számára, például egy ellenőrzés során.

E célból részletesen bemutatja, hogyan rögzítenek, fogadnak, digitalizálnak, feldolgoznak, kiállítanak és tárolnak bizonylatokat és dokumentumokat. Az IT-megoldást használó adózó felhasználó vagy maga az vállalkozó felelős a műszaki dokumentáció létrehozásáért.

Folyamatdokumentáció

Mi az eljárási dokumentáció figyelembevétele?

Minden IT-rendszerhez egyértelmű struktúrájú eljárási dokumentációnak rendelkezésre kell állnia. Az IT-folyamat tartalma, struktúrája és eredményei teljes és meggyőzően nyilvánvalóknak kell lenniük.
Az ellenőrizhetőség ellenőrzéséhez részletes és naprakész eljárási dokumentáció szükséges, amely dokumentálja a rendszer és a technológia minden változását a tartalom és az idő szempontjából kihagyás nélkül.

A folyamatleírás dokumentációnak bemutatnia kell a műveletsorokat, a dokumentumok hogyan kerülnek rögzítésre, feldolgozásra, kiadásra és tárolásra.
Egy leírás a adatbiztonsági eljárásról, ami a PaperOffice helyi adatbázis alkalmazásában van integrálva, szintén fontos része a folyamatdokumentációnak.

Egy eljárásdokumentáció leírja a szándékos szervezeti és technikai folyamatot. Az információk keletkezésétől az indexelésen, feldolgozáson és tároláson át egészen a egyedülálló megtalálásig.

az opció biztos helyre teszi a fájlt

A megoldás: a GOBD-konform PaperOffice a dokumentumtároláshoz

A PaperOffice minden kötelező szabványnak megfelelően végzi az összes szoftverkövetelmény tanúsítását és tesztelését, ezzel megfelelnek a GOBD előírásainak.

Követelmény1/6

NYOMKÖVETHETŐSÉG ÉS VERIFIKÁLHATÓSÁG ELVE (GOBD 3.1 FEJEZET)

A GoBD szerint az adózónak kötelesnek kell lennie arra, hogy az IT rendszert a veszteségek (pl. megtalálhatatlanság) ellen védelmezze, és védje az illetéktelen beavatkozások és változtatások ellen.

Követelmény2/6

AZ IGAZSÁG, VILÁGOS ÁTTEKINTÉS ÉS FOLYAMATOS REKORDDAL AZ EGYÉNI ALANYOKKAL KAPCSOLATOS ELVEK (GOBD 3.2 FEJEZET)

Az DMS-szerver komponensei általában ugyanazoknak a biztonsági követelményeknek folynak alá, mint más IT-komponensek. Fontos témák az ellenőrzés és az adatbiztonság.

Követelmény3/6

TELJESSÉG (GOBD- 3.2.1. FEJEZET)

Alapelvként minden egyes dokumentumot, amely megőrzést igényel, egyenként és összes alkotóelemével kell rögzíteni (a hiányok teljessége és teljessége).

Követelmény4/6

PONTOSSÁG (GOBD-3.2.2 FEJEZET)

A helyesség elvének betartása érdekében a DMS-nek biztosítania kell, hogy az archiválni kívánt dokumentumok és adatok megfelelő mértékben megfeleljenek az eredeti (kép vagy tartalom) előírt mértékének.

Követelmény5/6

RENDELÉS (GOBD FEJEZET 3.2.4)

Ha egy DMS-t használva lehetséges a rendezettség szempontjainak teljesülése az egész őrzési időszakon keresztül, akkor a rendezett elszámolás elveit következetesen betartottnak tekintik.

Követelmény6/6

VÁLTOZATLANSÁG (GOBD 3.2.5 FEJEZET)

A GoBD előírja, hogy a felhasznált adatfeldolgozási eljárás úgy legyen kialakítva, hogy az eljárásba belépett információkat ne lehet további azonosítás nélkül elnyomni vagy felülírni, törölni, módosítani vagy hamisítani (GoBD 3.1 fejezet; 58-60).

Gyakori kérdések
Ki segít a folyamatdokumentációban?

Ha feltétlenül megbízol a saját folyamataidban, akkor valószínűleg elboldogulsz nélküle. Azonban ajánljuk, hogy előzetesen vagy legalább egyszer kérj segítséget adótanácsadótól a folyamatok dokumentálása során. Saját tapasztalatunk alapján mindig ajánlott és hasznos, ha nyíltan beszélünk az ellenőrző szervvel, mert minden előírás és szabvány ellenére végül az ellenőr dönt.

Ki jóváhagyja a folyamat dokumentációját?

Óvakodj a féligazságos marketingtől: A hatóságok nem fogadnak el semmilyen fajta, semmilyen kiadónál végzett tanúsítványt! Szükség esetén csak a procedurális dokumentáció bemutatása számít a GoBD szerint, és hogy minden tényleg illeszkedik-e, azt az ellenőrző testület, például a könyvvizsgálók vagy az adóhivatal döntik el.

Miért nem elég csak a PaperOffice?

Röviden és velős magyarázat: Ha például egy számlát a PaperOffice-ban jogilag biztonságos és ellenőrizhető módon archiváltak, mégis előfordulhat, hogy a számlát a szkennelés ELŐTT manipulálták vagy módosították. Bár az archiválás ellenőrizhető, maga a teljes folyamat nem ellenőrizhető és ezáltal nem felel meg a GoBD követelményeinek.

Elolvashatom az eredeti dokumentumokat?

A jogi jelentőséggel bíró dokumentumokat, például szerződéseket, továbbra is az eredeti formában kell őrizni. Hogy röviden összefoglaljam: Az adóhivatal elfogadja az elektronikus dokumentumokat, de a bíróság csak vitás ügyekben az eredeti dokumentumokat fogadja el. Ennek oka az, hogy az aláírást csak eredeti dokumentumokon lehet ellenőrizni az eredetiség szempontjából. Ajánlott soha ne dobni el az eredetiket.

Miért tudok törölni PaperOffice dokumentumokat?

Ismét van a folyamat dokumentálása. Mert technikailag lehetetlen teljesen kizárni a törlést mindaddig, amíg az adatok nálad vannak tárolva. Végül is törölheted a rekordot közvetlenül az adatbázisból. Vagy eltávolíthatod a merevlemezt. Vagy megsemmisítheted a szervert. Vagy felrobbanthatod az épületet.

Hogyan találom meg a technikai DMS ajánlásokat?

A Bitkom elkészítette a GOBD ellenőrző listáját a dokumentumkezelő rendszerekhez a legújabb 2019.11.28-i GOBD verzió alapján, melyet itt találhat:

change me
Premiere

PaperOffice Academy

15 perc alatt válj profivá

Gyors bevezetés a PaperOffice 2022-be

change me
Újdonság

Ransomware támadás: Így védekezhet cégük

Digitális speciális megoldások az üzleti folyamatok automatizálására

"A dokumentumok manuális feldolgozása egy ilyen nagy közösségben sok időbe került volna nekünk.
A PaperOffice DMS automatizált megoldásával a kézi erőfeszítés jelentősen csökkenthető, ugyanakkor befektetéseket hajtottak végre a jövőorientált technológiába. Úttörők vagyunk a digitális ingatlankezelésben."

Case Study Image