Digitalizáció a logisztikában és a szállítmányozásban

Digitalizáció a logisztikában és a szállítmányozásban

Az egyre növekvő globális ellátási láncok új kihívások elé állítják a logisztikát és az áruszállítást. Az összes fontos adat és dokumentum elhelyezkedése és időfüggetlen elérhetősége döntő fontosságú a szállítási és logisztikai ágazatban, amely nemcsak az időt, hanem pénzügyileg is befolyásolja.

Számlák, szerződések, megrendelések, szállítólevelek és még sok más - minden dokumentumnak azonnal elérhetőnek kell lennie igény szerint, helytől függetlenül. Ezért ezekben az iparágakban a vállalatok azok, akik jelentős hasznot húznak a megfelelő dokumentumkezelő szoftverek használatából.

A logisztikai iparban naponta nagyszámú dokumentum keletkezik. A dokumentumok nagy része, például a szállítólevelek és a szállítási dokumentumok még mindig papíralapúak - de ezeknek a dokumentumoknak a kézi feldolgozása nagyon időigényes, ami viszont felesleges költségeket okoz, és néha helytelenül fut.

Annak érdekében, hogy az azokban foglalt információk gyorsan hozzáférhetők legyenek, és felkészítsék azokat a későbbi automatizált folyamatokra, ezeket a papíralapú dokumentumokat digitalizálni kell, és a tartalmat le kell olvasni és hozzáférhetővé kell tenni.

A logisztikai ágazat számára különösen fontos, hogy betartsák a határidőket , és jogi intézkedéseket hozzanak a dokumentumok tárolására. A logisztikai és szállítmányozási iparág számos meglévő adminisztratív problémájának megoldása érdekében be kell vezetni a PaperOffice dokumentumkezelő rendszert.

PaperOffice archives all documents generated in logistics and forwarding and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

A dokumentumkezelési megoldás segítségével a központi platformon lévő összes információt ellenőrzésbiztos módon mentheti és archiválhatja.

Mennyire papírmentes a szállítmányozási és logisztikai iparban?

A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például szerződésekről, számlákról, megrendelésekről, szállítólevelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban.

A Dokumentumok rögzítése, feldolgozása, megosztása, keresése és nyomon követése a PaperOffice használatával nagyon egyszerűvé válik.

A szabályozott hozzáférésnek, a részletes feladatlistáknak, valamint a munkafolyamatok és a megbízható e-mail értesítések segítségével történő jóváhagyásoknak köszönhetően az alkalmazottak hatékonyan végezhetik el a kijelölt feladatokat, a felhatalmazottak pedig egyszerűen jóváhagyhatják vagy megtagadhatják a jóváhagyást.

A dokumentumkezelő rendszernek a szállítmányozási és logisztikai ágazat következő fontos funkcióira kell kiterjednie:

A fontos kapcsolatok érthetősége a digitális mappáknak és dokumentummappáknak köszönhetően

A dokumentumok manuális szerkesztésekor a fontos kapcsolatok, például a jegyzetek és a kommentárok gyorsan elveszhetnek. Így utána szinte lehetetlen felfogni a kapcsolatot. Miután a kapcsolatok nyomon követhetők, ismétlődő folyamatok aktiválódnak, ami időigényes és költséges.

A PaperOffice logisztikai vállalatnál történő megvalósításának köszönhetően a velük és a folyamatokkal kapcsolatos dokumentumok, információk logikusan összegzésre kerülnek. A digitális mappák leíró tulajdonságokkal rendelkeznek, előre meghatározott belső struktúrával vagy körvonallal rendelkeznek, és lehetővé teszik az adatvédelemre vonatkozó engedélyek meghatározását. A virtuális jegyzetek, kommentárok és feladatok biztosítják, hogy a folyamatokkal kapcsolatos fontos információk többé ne vesszenek el.

Automatizált iktatás

A dokumentumok kézi beolvasása különösen időigényes és hibaveszélyes folyamat. Miután a szállítmányozó cégek egy halom dokumentumot szállítottak, megkezdődik az igazi munka: mi a legegyszerűbb módja a papíralapú dokumentumok rögzítésének és hozzárendelésének?

Az integrált szkenner funkciónak és a QR-kód felismerésének köszönhetően a szállítmányozó és logisztikai vállalatok egy egész halom szállítási bizonylatot és egyéb dokumentumot helyezhetnek el a szkennerben - a PaperOffice felismeri a célbejelentést akár az elismert kapcsolatfelvétel, a betanított dokumentumsablon alapján, akár a QR-kódok tárolásával az információk kiolvasása alapján.

Companies from all sectors benefit from digital document management

Ily módon a dokumentumok teljes kötegei automatizálhatók egyszerre , és fokozatosan feldolgozhatók integrált tanulási móddal, vagy más módon, kívánt módon, szinte emberi erőforrások nélkül.

Folyamatorientált dokumentumkezelés

A folyamatorientált dokumentumkezelés biztosítja, hogy ezek a dokumentumok kevés erőfeszítéssel naprakészek maradjanak. A PaperOffice kiterjedt feladat- és munkafolyamat-modullal támogatja Önt itt.

Ily módon bizonyos folyamatláncok hozhatók létre, és a meglévő működési folyamatok elektronikus dokumentumokon definiálhatók, és részben automatikusan végrehajthatók.

Ez hibamentes folyamatoptimalizálást jelent, mivel a feladat nemcsak meghatározott felhasználói jogokkal és befejezési időszakokkal rendelkező alkalmazottakhoz rendelhető hozzá, digitális jóváhagyást igényel, hanem automatikusan elindíthat további műveleteket, például e-mail-értesítéseket vagy dokumentumállapot-módosításokat.

Ily módon minden dokumentumfolyamat leképezhető.

Ezekhez a feladatokhoz olyan dokumentumkezelő szoftverek a legmegfelelőbbek, mint a PaperOffice DMS. Mivel ez egy dokumentumkezelő szoftver, amely sokkal többre képes, mint a dokumentumok kezelése.

Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.

A fontos szerződéseket így időben fel lehet ismerni és fel lehet mondani, vagy újratárgyalni. A dokumentumkiadás digitális aláírással és e-mail értesítéssel a lassú papíralapú levelezés helyett a nem biztonságos e-mail hozzájárul az ügyfelek hűségéhez.

A digitális feldolgozás alapvető alapja annak, hogy a jövőben biztosítani lehessen az önkormányzati szolgáltatások magas színvonalú szolgáltatását

A PaperOffice megfelel a legmagasabb szintű biztonsági szabványoknak , például az engedélyezéskezelésnek vagy a hozzáférési engedélyek megadásának. A felhasználó pontosan úgy határozza meg az egyes munkalépéseket, ahogyan azok futnának, például a számlák "rögzítése", "ellenőrzése", "kiadása" és "foglalása".

A felelősséget nemcsak az egyes emberekre lehet hozzárendelni, hanem az olyan felhasználói csoportokra is, mint a "Számvitel" vagy a "Termelés", így a kolléga azonnal közbeléphet, ha egy alkalmazott hiányzik.

Az OCR technológia nemcsak a dokumentum tartalmát ismeri fel, hanem az összes adózási szempontból releváns adatmezőt is, például a dokumentum számát, dátumát, nettó, adó- és bruttó összegét. Az importált adatok rendelkezésre állnak az értékelések, a fizetési tranzakciók és a pénzügyi számvitel ellenőrzéséhez. Ez megtakarítja a fárasztó belépési munkát és csökkenti a közzétételi hibákat.

A PaperOffice a jogszabályoknak megfelelően és ellenőrzésbiztos módon archiválja a logisztikában és a továbbításban generált összes dokumentumot és minden releváns információt

A PaperOffice DMS a NAS-szal (Network Attached Storage) kapcsolatban lehetővé teszi egy nagyon biztonságos intranet kialakítását a belső kommunikációhoz és az adatátvitelhez. Ez kettős biztonságot teremt a kívülről érkező támadások ellen. Először az operációs rendszer tűzfala, másodszor a PaperOffice DMS titkosítása. Ugyanakkor a NAS-on keresztül külön felhő van beállítva, függetlenül a harmadik féltől származó szolgáltatóktól.

A PaperOffice DMS kiterjedt munkafolyamat-funkciója sokkal könnyebbé teszi a belső kommunikációt. A belső kifejezés magában foglalja a fióktelepeket vagy a külföldi helyeket is. Projekttel kapcsolatos munka esetén például mindig megjelenik az aktuális állapot, és ezzel egyidejűleg az előzmények is.

Természetesen egy csapathoz kapcsolódó és privát naptár is szerepel, amelyben határidőket és idővel kapcsolatos eseményeket írnak be.

Az AI-val felszerelt dokumentumfelismerés automatikusan elrendezi az összes dokumentumot a megfelelő mappába, és létrehoz egy kulcsszóindexet és egy változáselőzményt is. A PaperOffice DMS belső keresőmotorja minden dokumentumot a másodperc törtrésze alatt talál meg.

Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

Fontos érvek a PaperOffice DMS-nek a költségvetés-tervezésbe való felvétele mellett. Végül a PaperOffice DMS azzal is meggyőzi, hogy figyelembe veszik a fenntarthatóságot és a környezetvédelmet. Előbb-utóbb megtörténik a teljes átalakítás analóg dokumentumokról digitális formára, majd a közintézmény, amely akkor már a PaperOffice DMS-t fogja használni, jól felkészült lesz.

Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az ügyfélnek, az adótanácsadónak vagy fordítva.

Természetesen a PaperOffice DMS lehetővé teszi a meglévő digitális adatok áttelepítését és integrálását a meglévő szoftvermegoldásokból. Ugyanakkor a PaperOffice DMS az analóg és a digitális interfész. Szkennelési funkciójával a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe, és digitalizálni azokat szkennerekkel, de mobiltelefonokról származó felvételekkel is, amelyek révén a szövegeket OCR segítségével írássá alakítják, és az Office programokban megváltoztathatók. Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.

A logisztikai és szállítmányozási vállalatoknak minden üzleti tranzakció dokumentumait fel kell dolgozniuk. Az üzleti modellek folyamatos továbbfejlesztése folyamatosan új kihívásokat teremt. Amire szükségük van, az egy jó dokumentumkezelő rendszer.

A PaperOffice DMS a megfelelő szoftver, mert mindent tartalmaz, amire szüksége van, például:

• Dokumentumok tárolása minden digitális formátumban a GDPR/li alapelveinek megfelelően>
• Műveleteket igénylő késői dokumentumok benyújtására és újbóli benyújtására szolgáló funkciók
• Önképző adattárolási funkció címkézéssel és belső keresőmotorral
• Az újonnan hozzáadott dokumentumok automatikus hozzárendelése a megfelelő mappába
• Egyszerű adatbázis-létrehozás és adatbázis-kapcsolat, beleértve az egyénileg testreszabható maszkot is
• Automatizált sablonlétrehozás ismétlődő folyamatokhoz és műveletekhez

Korrektúra-kompatibilis és biztonságos archiválás: A PaperOffice DMS technikailag megfelel a GoBD, a GDPdU és a DSGVO jogi követelményeinek

Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS

A PaperOffice DMS lehetővé teszi más szoftverek, például egy ERP csatlakoztatását, és természetesen a dokumentumok átvitelét a Microsoft Office-ból a megfelelő interfészeken keresztül. A PaperOffice DMS felgyorsítja a kommunikációt a kereskedelemben és a termelésben a beszállítókkal és az ügyfelekkel.

A rendszer figyeli a határidőket és a találkozókat, és a műveletek automatikusan aktiválódnak a kívánt beállítástól függően. A rendelési folyamatok automatizálhatók, és még a jövőre tervezett változtatások is úgy hozhatók be, hogy azok a kívánt időben hatályba lépjenek.

Kiterjedt funkcióinak köszönhetően a PaperOffice DMS mindenképpen a vállalati tartalomkezelés (ECM) magasabb szegmensébe sorolható.

Az ECM magában foglalja a szervezet összes tartalmának általános kezelését a megfelelő hozzáférési hierarchiával. A PaperOffice DMS képes bármilyen tartalmat digitális formában menteni, megváltoztatni annak tartalmát és formátumát, valamint elérhetővé tenni azokat.

A PaperOffice DMS rendelkezik az ECM összes funkciójával, és ez kiváló ár-teljesítmény arányban, valamint intuitívan tanulható működési formában van, amely szükségtelenné teszi a drága külső vagy belső képzést. Ehelyett ingyenes oktatóvideók állnak rendelkezésre, hogy hozzászokjanak a különböző menükhöz. A PaperOffice DMS így minden vállalat szervezeti támaszává válhat a kereskedelemben és a gyártásban, és ez szinte fénysebességgel történik.

A logisztikai és szállítmányozó vállalatok profitálnak a digitális dokumentumkezelésből

A PaperOffice DMS-sel azonban sokkal több lehetőség van a logisztikai vállalatok, valamint a kapcsolt logisztikával vagy raktározással rendelkező vállalatok számára. Például a készletkezelés, beleértve az állandó vagy a kulcsfontosságú dátumkészletét. A PaperOffice DMS alapja a hálózat összekapcsolt felhasználói fiókjai. Ezeknek a felhasználói fiókoknak az adattárolása a központi adatbázisban van kombinálva. A dokumentumok különböző algoritmusokkal rendelkező mesterséges intelligencián keresztül vezérelhetők, amelyek automatizált folyamatok indítására használhatók.

Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.

Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.

A digitális bélyegzőkkel a dokumentumok további információkkal egészíthetők ki, és akár a részletes munkafolyamatokat is szabályozhatják. A feladat- és munkafolyamat-funkció viszont biztosítja a határidők betartását és teljesítését.

Tapasztalja meg, hogyan kapcsolhatja össze az információáramlást a termelés és az adminisztráció között a dokumentum- és üzleti folyamatok digitalizálásával és automatizálásával.

A PaperOffice DMS különböző adatok forrásává válhat, amelyek különleges szerepet játszanak a fuvarozásban. Például a légi vagy tengeri szállításra vonatkozó előírások. Végső soron a megfelelő integrált interfészek lehetővé teszik a csatlakozást más logisztikai szoftvermegoldásokkal, feltételesen az "ATLAS"-szal, az automatizált díjszabási és helyi vámkezelési rendszerrel is.