Üzleti folyamatok automatizálása biztosítótársaságok számára
A PaperOffice DMS for insurance az üzleti folyamatok digitalizálásának és automatizálásának köszönhetően zökkenőmentes információáramlást tesz lehetővé.
Profi tipp
Az írott dokumentumokat, szerződéseket, piszkozatokat, számlákat, szállítóleveleket és még sok minden mást a digitalizálásnak köszönhetően elektronikus dokumentumok váltják fel, így az összes munkafolyamatot maximálisan optimalizálják.Az integrált mesterséges intelligencia lehetővé teszi az üzleti folyamatok nagyrészt automatizált működését, felgyorsítva a folyamatokat, és növelve a sikert és az elégedettséget.
Digitalizáció biztosítótársaságoknál és ügynökségeknél
Valószínűleg egyetlen más iparágat sem kötnek annyira a jogi rendelkezések és követelmények, mint a biztosítótársaságok és ügynökségek.
Ugyanakkor az ezen a területen működő vállalatoknak képesnek kell lenniük arra, hogy versenyképesek legyenek, különféle ajánlatokat kínáljanak ügyfeleiknek.
Ideális esetben ezek az ajánlatok pontosan az ügyfél körülményeihez igazodnak. Csak egy biztosítási ügynökség vagy egy befektetési tanácsadó ügynökség egyes alkalmazottai tarthatják fenn az ellenőrzést, és nem véletlenül léphetik át a határt a tarifák és befektetések dzsungelében, vagy nem adhatnak nem megfelelő tanácsot jól átgondolt szoftverek segítségével.
Csak az ingatlan- és balesetbiztosítás területén 10 különböző szegmens létezik, amelyek mindegyike saját tarifákkal rendelkezik.
Végső soron több száz egyedi tarifát alkalmaznak, amelyek a magán- és kereskedelmi ügyfelek egyéni elvárásaihoz igazodnak. Nem szabad elfelejteni, hogy a biztosítótársaságok és az ügynökségek szorosan kapcsolódnak egymáshoz.
A biztosítótársaságok jogilag kötelesek ügyfeleik hozzájárulását egyszerre biztonságosan és nyereségesen befektetni. Ez azt jelenti, hogy a biztosítótársaságok közvetve nagyon fontos befektetőkké válnak a gazdaságban.
Miért a dokumentumkezelő szoftver a tökéletes megoldás?
Gyakran előfordul, hogy a biztosítási vagy befektetési tanácsadók különböző forrásokkal konzultálnak annak érdekében, hogy megfelelő tarifákat és befektetési ajánlatokat találjanak az adott ügyfél számára. Mivel ez elég fárasztó ügy lehet, néha általános kritériumokat használnak alapul, amelyek egyszerűsítik a keresést, de alig ábrázolják az ideális ajánlatot.
A PaperOffice DMS lehetővé teszi egy könyvtár létrehozását külső és belső forrásokból, a legkülönbözőbb specifikációkkal. Az erre a célra létrehozott adatbázisok automatikusan kitölthetők és automatikusan kiértékelhetők.
Ezt a PaperOffice adatkezelésében egy mesterséges intelligencia teszi lehetővé, amely előre meghatározott kulcsszavakat keres a bejövő dokumentumokban, és hozzárendeli azokat. Ily módon végső soron villámgyors lefelé vagy felfelé irányuló keresés lehetséges annak érdekében, hogy megtaláljuk az ideális tarifát vagy a befektetés ideális formáját.
Sokkal pontosabban kiigazítható, mint a kockázatértékelés jogi követelményei.
A PaperOffice DMS nyilvános adatbázisokat és belső dokumentumokat is használhat erre a célra, természetesen figyelembe véve az adatvédelmi követelményeket.
Ugyanilyen egyszerű az ügyfélkör kezelése a PaperOffice-ban, a kezelt ügyfelek száma korlátlan. Természetesen minden adat elérhető és szerkeszthető Windows operációs rendszerrel rendelkező számítógépről, valamint okostelefonról vagy táblagépről. Nagyon hasznos a terepmunkások számára.
Hogyan menjünk papírmentessé?
A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, költségmegtakarítást eredményez, például a papíralapú dokumentumok megszüntetését, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a nyugtákról, szerződésekről, szállítólevelekről vagy más levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban .
A Dokumentumok rögzítése, feldolgozása, megosztása, keresése és nyomon követése a PaperOffice használatával nagyon egyszerűvé válik.
A szabályozott hozzáférésnek, a részletes feladatlistáknak, valamint a munkafolyamatok és a megbízható e-mail értesítések segítségével történő jóváhagyásoknak köszönhetően az alkalmazottak hatékonyan végezhetik el a kijelölt feladatokat, a felhatalmazottak pedig egyszerűen jóváhagyhatják vagy megtagadhatják a jóváhagyást.
A PaperOffice DMS szoftveres megoldással nem vész el több dokumentum. És nem számít, hol tartózkodik, másodpercek alatt hozzáférhet a fontos dokumentumokhoz.
Természetesen mindig a dokumentumkezelő rendszerrel dolgozik a jogszabályoknak megfelelően és teljesen auditbiztos.
A nyugtákat, nyilatkozatokat és hasonló dokumentumokat már nem kell postai úton elküldeni. A belső levelek digitálisan is elküldhetők ilyen módon. Ez megtakarítja a papírt, a további adattárolás költségeit és az archívumokba való utazásokat. A dokumentumok kulcsszavakkal (szerkesztő, téma, állapot, dátum stb.) adhatók meg, majd könnyebben megtalálhatók.
Folyamatorientált dokumentumkezelés
A folyamatorientált dokumentumkezelés biztosítja, hogy ezek a dokumentumok kevés erőfeszítéssel naprakészek maradjanak. A PaperOffice kiterjedt feladat- és munkafolyamat-modullal támogatja Önt itt.
Ily módon bizonyos folyamatláncok hozhatók létre, és a meglévő működési folyamatok elektronikus dokumentumokon definiálhatók, és részben automatikusan végrehajthatók.
Ez hibamentes folyamatoptimalizálást jelent, mivel a feladat nemcsak meghatározott felhasználói jogokkal és befejezési időszakokkal rendelkező alkalmazottakhoz rendelhető hozzá, digitális jóváhagyást igényel, hanem automatikusan elindíthat további műveleteket, például e-mail-értesítéseket vagy dokumentumállapot-módosításokat.
Ily módon minden dokumentumfolyamat leképezhető.
A PaperOffice nem tesz különbséget a dokumentumtípusok között, függetlenül attól, hogy segítségre van-e szüksége a szerződések, számlák, beadványok és e-mailes levelezések kezelésében: a PaperOffice dokumentumkezelő rendszerének köszönhetően korábbi folyamatai átalakulnak az újrahasznosítási és hulladékártalmatlanítási iparággá, digitalizálva őket, hatékonyabbá, átláthatóbbá és lényegesen rugalmasabbá téve azokat.
Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.
A fontos szerződéseket így időben fel lehet ismerni és fel lehet mondani, vagy újratárgyalni. A dokumentumkiadás digitális aláírással és e-mail értesítéssel a lassú papíralapú levelezés helyett a nem biztonságos e-mail hozzájárul az ügyfelek hűségéhez.
A megoldás: bevált know-how
Nem van értelme azonnal használni a menedzsment szoftvert a gyakorlatban? amely nemcsak minden követelménynek megfelel, hanem könnyen megtanulható és olcsó is?
A PaperOffice DMS a digitális munka kipróbált és tesztelt teljes megoldása, és több mint 20 éves piaci tapasztalattal az egyik első DMS úttörő.
Időmegtakarítás fontos dolgokhoz, költségmegtakarítás a papírarchívumok kiküszöbölésével, a szolgáltatás javítása az információk gyors biztosításának, valamint a dokumentummennyiség audit- és digitális archiválásának köszönhetően - ezt a PaperOffice DMS garantálja.
A PaperOffice DMS a megfelelő szoftver, mert mindent tartalmaz, amire a biztosítótársaságoknak és ügynökségeknek szükségük van, például:
- Dokumentumok tárolása minden digitális formátumban a GDPR elveinek megfelelően
- Műveleteket igénylő késői dokumentumok benyújtására és újbóli benyújtására szolgáló funkciók
- Önképző adattárolási funkció címkézéssel és belső keresőmotorral
- Az újonnan hozzáadott dokumentumok automatikus hozzárendelése a megfelelő mappába
- Egyszerű adatbázis-létrehozás és adatbázis-kapcsolat, beleértve az egyénileg testreszabható maszkot is
- Automatizált sablonlétrehozás ismétlődő folyamatokhoz és műveletekhez
Természetesen a PaperOffice DMS lehetővé teszi a meglévő digitális adatok áttelepítését és integrálását a meglévő szoftvermegoldásokból. Ugyanakkor a PaperOffice DMS az analóg és a digitális interfész. Szkennelési funkciójával a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe, és digitalizálni azokat szkennerekkel, de mobiltelefonokról származó felvételekkel is, amelyek révén a szövegeket OCR segítségével írássá alakítják, és az Office programokban megváltoztathatók. Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.
Az adatbiztonság rendkívül fontos téma, különösen a biztosítási és ügynökségi szektorban. Ezért működik a PaperOffice DMS egy 1024 bites titkosítási kóddal, de nem csak ezzel.
Minden adat saját formátumba konvertálódik, amely független az operációs rendszertől. Ennek eredményeként a hackereknek és a zsarolóknak először fel kell törniük az operációs rendszer tűzfalát, majd a titkosítást és végül az idegen formátumot, ami eddig nem történt meg. A PaperOffice DMS nagyon hatékony jelszókezelő rendszerrel rendelkezik, így végső soron az emberi lény, akit minden számítógép legnagyobb gyenge pontjának kell tekinteni, nem okozhat kárt.
Minden digitális adat titkosítva van a PaperOffice DMS-ben 1024 bites verzióval, és a formátum konvertálódik. Ez olyan nagy akadályokat jelent a hackerek és a kémek számára, hogy eddig mindannyian kudarcot vallottak a PaperOffice DMS-sel. Ugyanakkor a hierarchikus jelszókezelő rendszer megakadályozza, hogy mindenki hozzáférjen mindenhez.
Fontos érvek a PaperOffice DMS-nek a költségvetés-tervezésbe való felvétele mellett. Végül a PaperOffice DMS azzal is meggyőzi, hogy figyelembe veszik a fenntarthatóságot és a környezetvédelmet. Előbb-utóbb megtörténik a teljes átalakítás analóg dokumentumokról digitális formára, majd a közintézmény, amely akkor már a PaperOffice DMS-t fogja használni, jól felkészült lesz.
A digitális számlafeldolgozás számos biztosítótársaság és ügynökség számára is előnyös. A beérkező számlák a PaperOffice DMS-nek köszönhetően automatizálhatók, és továbbíthatók a felelős alkalmazottnak. A digitális kiadáson keresztüli vezérlési és kiadási folyamat a rendszeren keresztül is azonnal és hatékonyan kezelhető.
Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az adótanácsadóhoz, vagy fordítva.
Korrektúra-kompatibilis és biztonságos archiválás: A PaperOffice DMS technikailag megfelel a GoBD, a GDPdU és a DSGVO jogi követelményeinek
A PaperOffice DMS lehetővé teszi más szoftverek, például egy ERP csatlakoztatását, és természetesen a dokumentumok átvitelét a Microsoft Office-ból a megfelelő interfészeken keresztül. A PaperOffice DMS felgyorsítja a kommunikációt.
A rendszer figyeli a határidőket és a találkozókat, és a műveletek automatikusan aktiválódnak a kívánt beállítástól függően. A rendelési folyamatok automatizálhatók, és még a jövőre tervezett változtatások is úgy hozhatók be, hogy azok a kívánt időben hatályba lépjenek.
Kiterjedt funkcióinak köszönhetően a PaperOffice DMS mindenképpen a vállalati tartalomkezelés (ECM) magasabb szegmensébe sorolható.
Az ECM magában foglalja a szervezet összes tartalmának általános kezelését a megfelelő hozzáférési hierarchiával. A PaperOffice DMS képes bármilyen tartalmat digitális formában menteni, megváltoztatni annak tartalmát és formátumát, valamint elérhetővé tenni azokat.
A PaperOffice DMS rendelkezik az ECM összes funkciójával, és ez kiváló ár-teljesítmény arányban, valamint intuitívan tanulható működési formában van, amely szükségtelenné teszi a drága külső vagy belső képzést. Ehelyett ingyenes oktatóvideók állnak rendelkezésre, hogy hozzászokjanak a különböző menükhöz. A PaperOffice DMS minden vállalat szervezeti központjává válhat, és ez szinte fénysebességgel történik.
A biztosítási ágazat vállalatai profitálnak a digitális dokumentumkezelésből
A megkérdezett vállalatok 38%-ának egyszerűen nincs ideje digitalizálni a folyamatait. Javasoljuk, hogy egy olyan eljárást javasoljunk, amely az alapfolyamattal kezdődik, az analóg dokumentumok beolvasásával a feldolgozással egyidejűleg. Ily módon a másolóval minden nap dolgozó emberek csoportját is utasíthatják, amennyire csak lehetséges, hogy apránként szkenneljék be az archívumot.
A konzisztens jellemzőkkel rendelkező dokumentumok automatikus felismerésének köszönhetően a PaperOffice DMS mindig hozzárendelheti az összes beolvasott dokumentumot a digitális memória megfelelő tárolási helyéhez. Érdemes megkezdeni az archívum szkennelését a legutóbbi bejegyzésekkel annak érdekében, hogy a megőrzési időszakok lejártakor tovább csökkentsük az analóg archívum méretét. Ezen kívül számos útmutatónk van arról, hogyan lehet elérni a papírmentes irodát a szkennernek köszönhetően.
A PaperOffice DMS az analóg és a digitális közötti interfész. A szkennelési funkcióval a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe a szkenneren keresztül, és digitalizálni azokat, így a szövegeket az OCR segítségével betűtípusokká alakítják, amelyek megváltoztathatók az Office programokban. Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.
Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.
Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.
A digitális bélyegzőkkel a dokumentumok további információkkal egészíthetők ki, és akár a részletes munkafolyamatokat is szabályozhatják. A feladat- és munkafolyamat-funkció viszont biztosítja a határidők betartását és teljesítését.
A rendelkezésre álló értékelési mechanizmusok, amelyeket a PaperOffice DMS-be integrált AI vezérel, lehetővé teszik a vállalatnál bekövetkező anyagáramlások értékelését és statisztikai felmérését.
A PaperOffice DMS számos adminisztrációs eszközével ideális szoftver biztosítási ügynökségek és befektetési tanácsadók számára, amely biztonságos és villámgyors hozzáférést biztosít a lehető legjobb ügyféltanácsadáshoz szükséges összes adathoz. Ugyanakkor a PaperOffice DMS használható minden olyan ügy kezelésére, amely egyébként az üzleti műveletek során felmerül.
Annak érdekében, hogy ne csak a dokumentumkezelés és az adatvédelem változatos legyen, a PaperOffice DMS egy belső hálózati tároló (NAS) használatát javasolja biztonsági mentési funkcióval, amely minimálisra csökkenti a teljes veszteség valószínűségét, ugyanakkor egy olyan belső felhőt képvisel, amely a külső szolgáltatók felhőivel ellentétben valóban véd a kormányzati vagy nem kormányzati szervek nem kívánt hozzáférése ellen.
FAQs
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "A biztosítótársaságok és ügynökségek digitalizálása":
Hogyan férhetnek hozzá az alkalmazottak a PaperOffice-hoz?
A decentralizált és modern programarchitektúra miatt a PaperOffice szinte bármilyen eszközön használható - a klasszikus PC-ktől az okostelefonokon / táblagépeken át a televíziókig.
Mi történik az adatokkal, ha a PaperOffice nem létezik?
Nem fog megtörténni, de hogy megnyugtassuk: Az adatokat BÁRMIKOR exportálhatja, mivel a PaperOffice nyílt adatbázis-struktúrán alapul, bármikor hozzáférhet az adataihoz.
Témaköradatok védelme: Hol tárolják az összes dokumentumot?
A PaperOffice minden dokumentumot házon belül, magas szintű titkosítással tárol, így immunissá válik például az adatlopásokkal szemben, és meghaladja az összes GDPR és GOBD követelményt.
Kerülje el a hibákat: SOHA ne mentse az adatokat harmadik féltől származó felhőbe!
A PaperOffice pontosan hozzáigazítható a specifikációkhoz?
Igen, a PaperOffice 100%-ban hozzáigazítható a tervezett felhasználáshoz, hogy zökkenőmentes integrációt biztosítson a meglévő folyamatokba és rendszerekbe. Még a program interfész is teljes mértékben megtervezhető és szabadon adaptálható.
Következtetés
A PaperOffice DMS támogatja a biztosítást, és megfelelő interfészeket kínál más szoftverekhez, API-kapcsolatokhoz, és bármikor bővíthető az Ön kívánsága szerint. A szoftver könnyen megtanulható, és könnyen integrálható a mindennapi gyakorlatba anélkül, hogy képzési célokra távolléteket okozna.
A PaperOffice DMS azt javasolja, hogy a NAS-t (hálózat által támogatott adattárolást) biztonsági mentési funkcióval használja, hogy a fontos adatok ne vesszenek el és ne kémkedjenek harmadik féltől származó felhőkben.
Végső soron a PaperOffice DMS nagyon jó ár-teljesítmény aránnyal és hatalmas know-how-val nyűgöz le több mint 20 éves gyakorlati tapasztalata révén.