Bányászat vállalat
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), egy vezető bányászati vállalat székhelye Pápua Új-Guineában található, a nyersanyag-kitermelés élvonalában áll.

A széles körű jelenléttel és a kiválóság iránti erős elkötelezettséggel a KMHL jelentős szereplővé vált a bányászati iparban. Világos jövőképpel, stratégiai innovációkkal és fenntartható működéssel a KMHL úttörő a részvényesei és a régió számára nyújtott értékteremtésben.

Kezdőpont és kihívások

Sok más vállalathoz hasonlóan a bányászati iparban a KMHL is szembesült kihívásokkal a fontos iratok és dokumentumok kezelése és rendszerezése a napi üzleti tevékenység során.

A dokumentáció nagy összetettsége és volumene, a jóváhagyási folyamatoktól kezdve az üzemelési protokollokon és környezetvédelmi előírásokon át, hatékony dokumentumkezelést tett szükségessé.

Ennek fényében a KMHL olyan dokumentumkezelő rendszert keresett, amely nemcsak központosítja a dokumentumokat, hanem a különböző osztályok és helyszínek közötti együttműködést is megkönnyíti, egyidejűleg biztosítja a biztonságot és az adatvédelmet, és támogatja a jogszabályi előírások betartását.

Miért a KMHL a PaperOffice DMS mellett döntött

Miután alaposan megvizsgálta a különböző dokumentumkezelő rendszereket, a KMHL a PaperOffice DMS mellett döntött. A rendszert azért választották, mert lehetővé tette a vállalat számára, hogy minimális módosításokat végezzen meglévő munkafolyamatain, miközben mégis megfelelt az elvárásaiknak.

„A PaperOffice DMS mellett döntöttünk, mivel a befektetés összhangban van vállalati céljainkkal, nevezetesen a hatékonyság növelésével, a dokumentumbiztonság javításával és a digitális átalakulás kihasználásával. Ezen felül a költségek más szolgáltatókhoz képest rendkívül vonzóak,"

emlékszik vissza Loi Joseph, a Kumul Minerals Holdings Limited IT vezetője.

Az IT csapat által végzett pénzügyi elemzés azt mutatta, hogy a PaperOffice DMS költséghatékony és megfelel a KMHL igényeinek.

Három potenciális dokumentumkezelő rendszert vizsgáltak, amelyekre az érintett vállalatoktól ajánlatokat kértek: PaperOffice, Docuware és M-Files.

Implementáció

Az implementáció kezdetén elsőként 80 munkaállomást szereltek fel a dokumentumkezelő rendszerrel, és adatbázisként a Synology NAS-t választották.

Ez a kezdeti csoport volt a rendszer bevezetésének kiindulópontja, miközben további munkaállomásokat fokozatosan integráltak.

Két hónappal a megrendelést követően befejezték a meglévő adatok migrációját, és egy hónappal később a termelési üzemet sikeresen elindították, miközben a Kumul archiváló megoldását elfogadták.

Az implementáció zökkenőmentesen zajlott, és a munkavállalók sikeresen részt vettek a képzéseken.

A testre szabott képzések, interaktív workshopok és gyakorlati példák révén minden munkavállaló megismerhette és optimálisan használhatta a rendszer valamennyi funkcióját. Ezen felül képzési anyagokat is biztosítottak, hogy a munkavállalók a képzések befejezése után is referenciaként használhassák őket.

Ez zökkenőmentes átmenetet tett lehetővé az új rendszer használatára és gyors integrációt biztosított a napi munkafolyamatokba.

Végeredmény

A PaperOffice DMS bevezetése lehetővé tette a KMHL számára, hogy javítsa dokumentumkezelését.

A vállalatot lenyűgözte a felhasználói felület alkalmazkodóképessége, a dokumentumok keresésének javulása és a dokumentumverziók ellenőrzése.

Az új rendszer bevezetése zökkenőmentesen zajlott, és a KMHL bárkinek ajánlotta a PaperOffice DMS-t, aki dokumentumkezelési megoldást keresett.

Összességében a KMHL tapasztalatai a PaperOffice DMS-sel rendkívül kielégítőek voltak, és felülmúlták az elvárásaikat.