Miért a KMHL a PaperOffice DMS mellett döntött
Miután alaposan megvizsgálta a különböző dokumentumkezelő rendszereket, a KMHL a PaperOffice DMS mellett döntött. A rendszert azért választották, mert lehetővé tette a vállalat számára, hogy minimális módosításokat végezzen meglévő munkafolyamatain, miközben mégis megfelelt az elvárásaiknak.
„A PaperOffice DMS mellett döntöttünk, mivel a befektetés összhangban van vállalati céljainkkal, nevezetesen a hatékonyság növelésével, a dokumentumbiztonság javításával és a digitális átalakulás kihasználásával. Ezen felül a költségek más szolgáltatókhoz képest rendkívül vonzóak,"
emlékszik vissza Loi Joseph, a Kumul Minerals Holdings Limited IT vezetője.
Az IT csapat által végzett pénzügyi elemzés azt mutatta, hogy a PaperOffice DMS költséghatékony és megfelel a KMHL igényeinek.
Három potenciális dokumentumkezelő rendszert vizsgáltak, amelyekre az érintett vállalatoktól ajánlatokat kértek: PaperOffice, Docuware és M-Files.
Implementáció
Az implementáció kezdetén elsőként 80 munkaállomást szereltek fel a dokumentumkezelő rendszerrel, és adatbázisként a Synology NAS-t választották.
Ez a kezdeti csoport volt a rendszer bevezetésének kiindulópontja, miközben további munkaállomásokat fokozatosan integráltak.
Két hónappal a megrendelést követően befejezték a meglévő adatok migrációját, és egy hónappal később a termelési üzemet sikeresen elindították, miközben a Kumul archiváló megoldását elfogadták.
Az implementáció zökkenőmentesen zajlott, és a munkavállalók sikeresen részt vettek a képzéseken.
A testre szabott képzések, interaktív workshopok és gyakorlati példák révén minden munkavállaló megismerhette és optimálisan használhatta a rendszer valamennyi funkcióját. Ezen felül képzési anyagokat is biztosítottak, hogy a munkavállalók a képzések befejezése után is referenciaként használhassák őket.
Ez zökkenőmentes átmenetet tett lehetővé az új rendszer használatára és gyors integrációt biztosított a napi munkafolyamatokba.