Az üzleti folyamatok automatizálása a közigazgatásban és a hatóságokban
A PaperOffice DMS a közintézmények és a hatóságok számára lehetővé teszi bármilyen típusú dokumentum hatékony kezelését, valamint a megkeresések gyors feldolgozását, és előfeltétele a hatékonyságnak és a sikernek az adminisztráción belül.
Profi tipp
Az írott dokumentumokat, szerződéseket, tervezeteket, kutatásokat, szakértői véleményeket és még sok minden mást a digitalizálásnak köszönhetően elektronikus dokumentumok váltják fel, és így az összes munkafolyamatot maximálisan optimalizálják.A dokumentumkezelési megoldás segítségével a központi platformon lévő összes információt ellenőrzésbiztos módon mentheti és archiválhatja.
Digitalizáció a közigazgatásban és a hatóságokban
Az adóhivataltól a KITA-ig, a helyi önkormányzatig, a hatóságokig vagy a tömegközlekedéstől az útfenntartó osztályig.
A hivatalos és közintézmények összekötik és stabilizálják az önkormányzatok, városok, kerületek és szövetségi államok struktúráit, egészen a Németországi Szövetségi Köztársaságig, mint politikai közösségig.
A dokumentumok és adatok a hatóság számos különböző osztályán jönnek létre. Így jönnek létre a fontos dokumentumok minden nap:
Írások, szerződések, tervezetek, kutatások, szakértői vélemények és még sok más. Ezek nem csak postai úton érkeznek, sok dokumentum e-mailben is megérkezik.
Mindezeket a dokumentumokat digitalizálni kell, ha papíralapú formában érkeznek, strukturált iktatást, feladat- és munkafolyamat-hozzárendelést igényelnek, és igény szerint azonnal rendelkezésre kell állniuk.
Ezenkívül minden dokumentumot a típusa szerint osztályoznak, és emberekhez és tárgyakhoz rendelhetők, amelyeket aztán akár útközben is elérhet, eszköztől függetlenül. Tehát minden információ és dokumentum egyértelműen egy helyen, nevezetesen az adatbázisában található.
A dokumentumkezelési megoldás segítségével a központi platformon lévő összes információt ellenőrzésbiztos módon mentheti és archiválhatja.
Az ingatlankezelés számos meglévő adminisztratív problémájának megoldása érdekében be kell vezetni a PaperOffice dokumentumkezelő rendszert.
Ily módon a napi munka egyszerűsíthető, optimalizálható és javítható a digitalizáció segítségével. A PaperOffice DMS világos struktúrát biztosít a dokumentumokban, és segít megbirkózni az információáradattal.
A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a szerződésekről vagy a levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban.
A digitális adminisztrációs feladatok előnyeit is kihasználhatja, és figyelemmel kísérheti a hivatalos levelezést, amelyet újra be kell nyújtani, vagy feladatkiosztással rendelnek hozzá az alkalmazottakhoz.
Minden információ azonnal rendelkezésre áll
A jó dokumentumkezelő szoftverek nem hozhatnak politikai döntéseket, de nagy segítséget jelenthetnek a közigazgatás számos területén a különböző folyamatokban, mivel az úgynevezett adminisztratív fájlok túlnyomó többségének nincs szuverén prioritása.
Ettől eltekintve a digitális dokumentumoknak nem kell lecserélniük az eredetiket, de megkönnyítik a munkát.
A PaperOffice DMS-sel a dokumentumok számos hatóságban és közintézményben digitalizálhatók, és központilag archiválhatók oly módon, hogy a hozzáférés bármilyen számítógépről elvégezhető legyen anélkül, hogy az archívumba kellene mennie, vagy először meg kellene vizsgálnia, hogy melyik / Kollégája jelenleg dolgozza fel a fájlt.
A PaperOffice DMS nemcsak az analóg dokumentumokat digitalizálja, hanem a dokumentumkezelő szoftver minden változtatást időrendi sorrendben ment a dokumentumba. Az eredeti változatlan marad. A munkafolyamat-funkcióval például bizonyos tevékenységeket rendelhet hozzá a projektmunka során, és minden alkalmazott áttekintést nyújt az aktuális állapotról.
Ugyanakkor ötleteket vagy javaslatokat is be lehet nyújtani anélkül, hogy minden alkalommal össze kellene hívni az üléseket. Az archivált dokumentumok kulcsszavak alapján kereshetők, vagy a dátum- vagy hivatkozási számok és automatizált sablonok az AI által hozhatók létre a PaperOffice DMS-ben.
A PaperOffice DMS lehetséges felhasználási módjai a hivatalos és közigazgatási szervek különböző szintjein keresztül valósulnak meg, például a következőkben:
- Iskolák
- Óvodák
- Könyvtárak
- Egyetemek
- Kórházak
- Önkormányzatiságok
- adóhivatalok
- Idősotthonok
Természetesen az 1024 bites titkosítással ellátott kifinomult adattárolásnak, valamint a speciális belső formázásnak és a tűzfalnak köszönhetően a GDPR-nak megfelelő biztonság megmarad. A PaperOffice DMS a könnyű tanulással, az akár 800 összekapcsolt terminál beállításának képességével és a nagyon jó ár-teljesítmény arányával is lenyűgöz.
Ez a PaperOffice DMS, egy dokumentumkezelő szoftver, amely sokkal többre képes, mint a dokumentumok kezelése.
A PaperOffice nem tesz különbséget a dokumentumok típusai között, függetlenül attól, hogy segítségre van-e szüksége a szerződések, beadványok és e-mailes levelezések kezeléséhez: a PaperOffice dokumentumkezelő rendszerének köszönhetően a közintézményekben és hatóságokban alkalmazott korábbi folyamatait digitalizálják, hatékonyabbá, átláthatóbbá és lényegesen rugalmasabbá téve azokat.
Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.
A fontos szerződéseket így időben fel lehet ismerni és fel lehet mondani, vagy újratárgyalni. A dokumentumkiadás digitális aláírással és e-mail értesítéssel a lassú papíralapú levelezés helyett a nem biztonságos e-mail hozzájárul az ügyfelek hűségéhez.
Üzleti folyamatok optimalizálása a PaperOffice DMS-nek köszönhetően
Az integrált AI-nak köszönhetően automatikus szabályok aktiválódnak. Ez az AI automatikusan mappákba rendezi a dokumentumokat, például a "Számla" és a "Szerződés" mappákba, tárolja a megfelelő kulcsszavakat, és elindítja az adott dokumentumtípushoz tárolt digitális munkafolyamatot.
A PaperOffice megfelel a legmagasabb szintű biztonsági szabványoknak , például az engedélyezéskezelésnek vagy a hozzáférési engedélyek megadásának. A felhasználó pontosan úgy határozza meg az egyes munkalépéseket, ahogyan azok futnának, például a számlák "rögzítése", "ellenőrzése", "kiadása" és "foglalása".
A felelősséget nemcsak az egyes emberekre lehet hozzárendelni, hanem az olyan felhasználói csoportokra is, mint a "Számvitel" vagy a "Termelés", így a kolléga azonnal közbeléphet, ha egy alkalmazott hiányzik.
Az OCR technológia nemcsak a dokumentum tartalmát ismeri fel, hanem az összes adóval kapcsolatos adatmezőt is, például a dokumentum számát, dátumát, nettó, adó- és bruttó összegét. Az importált adatok rendelkezésre állnak az értékelések, a fizetési tranzakciók és a pénzügyi számvitel ellenőrzéséhez. Ez megtakarítja a fárasztó belépési munkát és csökkenti a közzétételi hibákat.
Fontos érvek a PaperOffice DMS-nek a költségvetés-tervezésbe való felvétele mellett. Végül a PaperOffice DMS azzal is meggyőzi, hogy figyelembe veszik a fenntarthatóságot és a környezetvédelmet. Előbb-utóbb megtörténik a teljes átalakítás analóg dokumentumokról digitális formára, majd a közintézmény, amely akkor már a PaperOffice DMS-t fogja használni, jól felkészült lesz.
Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az ügyfélnek, az adótanácsadónak vagy fordítva.
Természetesen a PaperOffice DMS lehetővé teszi a meglévő digitális adatok áttelepítését és integrálását a meglévő szoftvermegoldásokból. Ugyanakkor a PaperOffice DMS az analóg és a digitális interfész. Szkennelési funkciójával a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe, és digitalizálni azokat szkennerekkel, de mobiltelefonokról származó felvételekkel is, amelyek révén a szövegeket OCR segítségével írássá alakítják, és az Office programokban megváltoztathatók. Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.
A megoldás: bevált know-how
Nem van értelme azonnal használni a menedzsment szoftvert a gyakorlatban? amely nemcsak minden követelménynek megfelel, hanem könnyen megtanulható és olcsó is?
A PaperOffice DMS a digitális munka kipróbált és tesztelt teljes megoldása, és több mint 20 éves piaci tapasztalattal az egyik első DMS úttörő.
A digitális feldolgozás alapvető alapja annak, hogy a jövőben biztosítani lehessen az önkormányzati szolgáltatások magas színvonalú szolgáltatását
A közintézményeknek és a hatóságoknak minden üzleti tranzakció dokumentumait fel kell dolgozniuk. Az üzleti modellek folyamatos továbbfejlesztése folyamatosan új kihívásokat teremt. Amire szükségük van, az egy jó dokumentumkezelő rendszer.
A PaperOffice DMS a megfelelő szoftver, mert mindent tartalmaz, amire a hatóságoknak és a közintézményeknek szükségük van, például:
- Dokumentumok tárolása minden digitális formátumban a GDPR/li alapelveinek megfelelően>
- Műveleteket igénylő késői dokumentumok benyújtására és újbóli benyújtására szolgáló funkciók
- Önképző adattárolási funkció címkézéssel és belső keresőmotorral
- Az újonnan hozzáadott dokumentumok automatikus hozzárendelése a megfelelő mappába
- Egyszerű adatbázis-létrehozás és adatbázis-kapcsolat, beleértve az egyénileg testreszabható maszkot is
- Automatizált sablonlétrehozás ismétlődő folyamatokhoz és műveletekhez
Korrektúra-kompatibilis és biztonságos archiválás: A PaperOffice DMS technikailag megfelel a GoBD, a GDPdU és a DSGVO jogi követelményeinek
A PaperOffice kiterjedt munkafolyamat-funkciói nagyon érdekesek a hatóságok és a közigazgatási szervek számára. A projekttalálkozók tartalmát rögzítik, és a résztvevők bármikor kiegészíthetik, mindezt a képernyőn és különböző helyszínekről. Az auditbiztos archiválás mindig garantált, valamint a szervezeti folyamatok optimalizálása.
A PaperOffice ezt kiterjedt feladat- és munkafolyamat-modullal támogatja.
A közintézmények és a hatóságok számára előnyös a digitális dokumentumkezelés
A dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi adatbázisok külön létrehozását minden egyes területhez, és egyszerre hozhat létre hivatkozásokat. Az analóg dokumentumokat, például a beküldött kézműves számlákat a PaperOffice DMS-sel szkennelik be, és az OCR szoftver segítségével fényképként és konvertált szövegként is mentik. Az összes meglévő adat, például egy bérlőre vonatkozóan, világosan és egyértelműen megjeleníthető, ezért a házon kívüli találkozókhoz nem kell fájlokat magával vinni. Az AI által vezérelt adatbázis-kezelés szükség szerint sablonokat hoz létre törzsadatokból vagy statisztikailag használható listákból.
Ugyanakkor a szükséges adatvédelmet hierarchikus jelszókezeléssel és 1024 bites titkosítással tartják fenn.
Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.
Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.
A digitális bélyegzőkkel a dokumentumok további információkkal egészíthetők ki, és akár a részletes munkafolyamatokat is szabályozhatják. A feladat- és munkafolyamat-funkció viszont biztosítja a határidők betartását és teljesítését.
A PaperOffice DMS nemcsak funkcióiban, hanem könnyen megtanulható is, video oktatóanyagok, hanem szükség esetén egyéni tanácsok és képzések segítségével is. Mindezt egy nagyon jó ár-teljesítmény arány mellett.
FAQs
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "Digitalizáció a közigazgatásban és a hatóságokban":
Hogyan férhetnek hozzá az alkalmazottak a PaperOffice-hoz?
A decentralizált és modern programarchitektúra miatt a PaperOffice szinte bármilyen eszközön használható - a klasszikus PC-ktől az okostelefonokon / táblagépeken át a televíziókig.
Mi történik az adatokkal, ha a PaperOffice nem létezik?
Nem fog megtörténni, de hogy megnyugtassuk: Az adatokat BÁRMIKOR exportálhatja, mivel a PaperOffice nyílt adatbázis-struktúrán alapul, bármikor hozzáférhet az adataihoz.
Témaköradatok védelme: Hol tárolják az összes dokumentumot?
A PaperOffice minden dokumentumot házon belül, magas szintű titkosítással tárol, így immunissá válik például az adatlopásokkal szemben, és meghaladja az összes GDPR és GOBD követelményt.
Kerülje el a hibákat: SOHA ne mentse az adatokat harmadik féltől származó felhőbe!
A PaperOffice pontosan hozzáigazítható a specifikációkhoz?
Igen, a PaperOffice 100%-ban hozzáigazítható a tervezett felhasználáshoz, hogy zökkenőmentes integrációt biztosítson a meglévő folyamatokba és rendszerekbe. Még a program interfész is teljes mértékben megtervezhető és szabadon adaptálható.
Következtetés
A PaperOffice DMS támogatja a hatóságokat és a közigazgatást, és megfelelő interfészeket kínál más szoftverekhez, API-kapcsolatokhoz, és bármikor bővíthető az Ön kívánsága szerint. A szoftver könnyen megtanulható, és könnyen integrálható a mindennapi gyakorlatba anélkül, hogy képzési célokra távolléteket okozna.
A PaperOffice DMS azt javasolja, hogy a NAS-t (hálózat által támogatott adattárolást) biztonsági mentési funkcióval használja, hogy a fontos adatok ne vesszenek el és ne kémkedjenek harmadik féltől származó felhőkben.
Végső soron a PaperOffice DMS nagyon jó ár-teljesítmény aránnyal és hatalmas know-how-val nyűgöz le több mint 20 éves gyakorlati tapasztalata révén.