Digitalizáció az újrahasznosítási és hulladékártalmatlanítási iparban

Digitalizáció az újrahasznosítási és hulladékártalmatlanítási iparban

Az újrahasznosítási és hulladékártalmatlanítási iparág vállalatai jelentős mértékben profitálnak a megfelelő adatkezelésből.

A tendencia, valamint a gazdasági helyzet és a versenyhelyzet egyre inkább a dokumentumok digitalizálása felé halad, ahelyett, hogy kizárólag papíralapú formában tartanánk meg őket.

Így jönnek létre nap mint nap fontos dokumentumok az újrahasznosítási és hulladékártalmatlanítási iparág vállalataiban. Az iparágak a dokumentumok nagy mennyiségéről is ismertek. Különösen a tömegmérő bizonylatok, az átadási bizonylatok és a kísérő bizonylatok, de a szállítólevelek és számlák is teszik ki a dokumentumok mennyiségének nagy részét.

Természetesen ez nagy kézi erőfeszítést igényel a papíralapú dokumentumok archiválásától a szükséges dokumentumok kereséséig, az összes bejövő és kimenő dokumentumkészlet rendezéséig és a nyugták kiterjedt archiválásáig.

De semmiképpen sem minden szállítói számla vagy minden szállítólevél érhető el fájlként a kezdetektől fogva. Ennek megfelelően a megbízható, kiváló minőségű és nagy teljesítményű szkennerek, valamint a megfelelő dokumentumkezelési megoldás használata elengedhetetlen a sikeres digitalizáláshoz.

Mivel minden dokumentumot digitalizálni kell, ha papíralapú formában érkeznek meg, strukturált iktatást, feladat- és munkafolyamat-hozzárendelést igényelnek, és igény szerint azonnal elérhetőnek kell lenniük.

Nagyon fontos, hogy fontos határidőket tartsanak be, és hogy jogi intézkedéseket hozzanak a dokumentumok tárolására. A PaperOffice DMS világos struktúrát biztosít a dokumentumokban, és segít megbirkózni az információáradattal.

A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a számlákról vagy a fuvarlevelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban.

Egy közös DMS-sel például beszkennelt levelek iktathatók, fontos e-mailek menthetők és dokumentumok archiválhatók. Ezenkívül a különböző felhasználók hozzáférhetnek ezekhez a dokumentumokhoz, és dolgozhatnak rajtuk.

PaperOffice DMS creates clear advantages for companies in the recycling and waste disposal industry

Hogyan menjünk papírmentessé?

A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, költségmegtakarítást eredményez, például a papíralapú dokumentumok megszüntetését, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a nyugtákról, szerződésekről, szállítólevelekről vagy más levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban .

A Dokumentumok rögzítése, feldolgozása, megosztása, keresése és nyomon követése a PaperOffice használatával nagyon egyszerűvé válik.

A szabályozott hozzáférésnek, a részletes feladatlistáknak, valamint a munkafolyamatok és a megbízható e-mail értesítések segítségével történő jóváhagyásoknak köszönhetően az alkalmazottak hatékonyan végezhetik el a kijelölt feladatokat, a felhatalmazottak pedig egyszerűen jóváhagyhatják vagy megtagadhatják a jóváhagyást.

A PaperOffice DMS szoftveres megoldással nem vész el több dokumentum. És nem számít, hol tartózkodik, másodpercek alatt hozzáférhet a fontos dokumentumokhoz.

Természetesen mindig a jogszabályoknak megfelelően és teljesen auditbiztosan dolgozik rendszereinkkel.

A nyugtákat, számlákat és hasonló dokumentumokat már nem kell postai úton elküldeni az egyházi kerületek és a plébániák között. A belső levelek digitálisan is elküldhetők ilyen módon. Ez megtakarítja a papírt, a további adattárolás költségeit és az archívumokba való utazásokat. A dokumentumok kulcsszavakkal (szerkesztő, téma, állapot, dátum stb.) adhatók meg, majd könnyebben megtalálhatók.

Folyamatorientált dokumentumkezelés

A folyamatorientált dokumentumkezelés biztosítja, hogy ezek a dokumentumok kevés erőfeszítéssel naprakészek maradjanak. A PaperOffice kiterjedt feladat- és munkafolyamat-modullal támogatja Önt itt.

Ily módon bizonyos folyamatláncok hozhatók létre, és a meglévő működési folyamatok elektronikus dokumentumokon definiálhatók, és részben automatikusan végrehajthatók.

Ez hibamentes folyamatoptimalizálást jelent, mivel a feladat nemcsak meghatározott felhasználói jogokkal és befejezési időszakokkal rendelkező alkalmazottakhoz rendelhető hozzá, digitális jóváhagyást igényel, hanem automatikusan elindíthat további műveleteket, például e-mail-értesítéseket vagy dokumentumállapot-módosításokat.

Ily módon minden dokumentumfolyamat leképezhető.

Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.

A fontos szerződéseket így időben fel lehet ismerni és fel lehet mondani, vagy újratárgyalni. A dokumentumkiadás digitális aláírással és e-mail értesítéssel a lassú papíralapú levelezés helyett a nem biztonságos e-mail hozzájárul az ügyfelek hűségéhez.

Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Időmegtakarítás fontos dolgokhoz, költségmegtakarítás a papírarchívumok kiküszöbölésével, a szolgáltatás javítása az információk gyors biztosításának, valamint a dokumentummennyiség audit- és digitális archiválásának köszönhetően - ezt a PaperOffice DMS garantálja.

A PaperOffice DMS a megfelelő szoftver, mert mindent tartalmaz, amire az újrahasznosító és ártalmatlanító vállalatoknak szükségük van, például:

• Dokumentumok tárolása minden digitális formátumban a GDPR elveinek megfelelően
• Műveleteket igénylő késői dokumentumok benyújtására és újbóli benyújtására szolgáló funkciók
• Önképző adattárolási funkció címkézéssel és belső keresőmotorral
• Az újonnan hozzáadott dokumentumok automatikus hozzárendelése a megfelelő mappába
• Egyszerű adatbázis-létrehozás és adatbázis-kapcsolat, beleértve az egyénileg testreszabható maszkot is
• Automatizált sablonlétrehozás ismétlődő folyamatokhoz és műveletekhez

Természetesen a PaperOffice DMS lehetővé teszi a meglévő digitális adatok áttelepítését és integrálását a meglévő szoftvermegoldásokból. Ugyanakkor a PaperOffice DMS az analóg és a digitális interfész. Szkennelési funkciójával a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe, és digitalizálni azokat szkennerekkel, de mobiltelefonokról származó felvételekkel is, amelyek révén a szövegeket OCR segítségével írássá alakítják, és az Office programokban megváltoztathatók. Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.

Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

A PaperOffice DMS egyértelmű előnyöket teremt az újrahasznosító és ártalmatlanító vállalatok számára

A PaperOffice DMS nagyon előnyös ár-teljesítmény aránnyal rendelkezik, és ez akár 800 terminál (kijelző munkaállomás) csatlakoztatásának lehetőségével is lehetővé teszi.

Minden digitális adat titkosítva van a PaperOffice DMS-ben 1024 bites verzióval, és a formátum konvertálódik. Ez olyan nagy akadályokat jelent a hackerek és a kémek számára, hogy eddig mindannyian kudarcot vallottak a PaperOffice DMS-sel. Ugyanakkor a hierarchikus jelszókezelő rendszer megakadályozza, hogy mindenki hozzáférjen mindenhez.

Companies from all sectors benefit from digital document management

Fontos érvek a PaperOffice DMS-nek a költségvetés-tervezésbe való felvétele mellett. Végül a PaperOffice DMS azzal is meggyőzi, hogy figyelembe veszik a fenntarthatóságot és a környezetvédelmet. Előbb-utóbb megtörténik a teljes átalakítás analóg dokumentumokról digitális formára, majd a közintézmény, amely akkor már a PaperOffice DMS-t fogja használni, jól felkészült lesz.

A digitális számlafeldolgozás az újrahasznosítási és hulladékártalmatlanítási ipar számos vállalata számára is előnyös. A beérkező számlák a PaperOffice DMS-nek köszönhetően automatizálhatók, és továbbíthatók a felelős alkalmazottnak. A digitális kiadáson keresztüli vezérlési és kiadási folyamat a rendszeren keresztül is azonnal és hatékonyan kezelhető.

Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az adótanácsadóhoz, vagy fordítva.

Korrektúra-kompatibilis és biztonságos archiválás: A PaperOffice DMS technikailag megfelel a GoBD, a GDPdU és a DSGVO jogi követelményeinek

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

A PaperOffice DMS lehetővé teszi más szoftverek, például egy ERP csatlakoztatását, és természetesen a dokumentumok átvitelét a Microsoft Office-ból a megfelelő interfészeken keresztül. A PaperOffice DMS felgyorsítja a kommunikációt.

A rendszer figyeli a határidőket és a találkozókat, és a műveletek automatikusan aktiválódnak a kívánt beállítástól függően. A rendelési folyamatok automatizálhatók, és még a jövőre tervezett változtatások is úgy hozhatók be, hogy azok a kívánt időben hatályba lépjenek.

Kiterjedt funkcióinak köszönhetően a PaperOffice DMS mindenképpen a vállalati tartalomkezelés (ECM) magasabb szegmensébe sorolható.

Az ECM magában foglalja a szervezet összes tartalmának általános kezelését a megfelelő hozzáférési hierarchiával. A PaperOffice DMS képes bármilyen tartalmat digitális formában menteni, megváltoztatni annak tartalmát és formátumát, valamint elérhetővé tenni azokat.

A PaperOffice DMS rendelkezik az ECM összes funkciójával, és ez kiváló ár-teljesítmény arányban, valamint intuitívan tanulható működési formában van, amely szükségtelenné teszi a drága külső vagy belső képzést. Ehelyett ingyenes oktatóvideók állnak rendelkezésre, hogy hozzászokjanak a különböző menükhöz. A PaperOffice DMS minden vállalat szervezeti központjává válhat, és ez szinte fénysebességgel történik.

Az újrahasznosítási és hulladékártalmatlanítási iparág vállalatai profitálnak a digitális dokumentumkezelésből

A megkérdezett vállalatok 38%-ának egyszerűen nincs ideje digitalizálni a folyamatait. Javasoljuk, hogy egy olyan eljárást javasoljunk, amely az alapfolyamattal kezdődik, az analóg dokumentumok beolvasásával a feldolgozással egyidejűleg. Ily módon a másolóval minden nap dolgozó emberek csoportját is utasíthatják, amennyire csak lehetséges, hogy apránként szkenneljék be az archívumot.

A konzisztens jellemzőkkel rendelkező dokumentumok automatikus felismerésének köszönhetően a PaperOffice DMS mindig hozzárendelheti az összes beolvasott dokumentumot a digitális memória megfelelő tárolási helyéhez. Érdemes megkezdeni az archívum szkennelését a legutóbbi bejegyzésekkel annak érdekében, hogy a megőrzési időszakok lejártakor tovább csökkentsük az analóg archívum méretét. Ezen kívül számos útmutatónk van arról, hogyan lehet elérni a papírmentes irodát a szkennernek köszönhetően.

A PaperOffice DMS az analóg és a digitális közötti interfész. A szkennelési funkcióval a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe a szkenneren keresztül, és digitalizálni azokat, így a szövegeket az OCR segítségével betűtípusokká alakítják, amelyek megváltoztathatók az Office programokban. Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.

Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.

Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.

A digitális bélyegzőkkel a dokumentumok további információkkal egészíthetők ki, és akár a részletes munkafolyamatokat is szabályozhatják. A feladat- és munkafolyamat-funkció viszont biztosítja a határidők betartását és teljesítését.

A rendelkezésre álló értékelési mechanizmusok, amelyeket a PaperOffice DMS-be integrált AI vezérel, lehetővé teszik a vállalatnál bekövetkező anyagáramlások értékelését és statisztikai felmérését.

Ez hasznos az újrahasznosítás azon konkrét területeinek azonosításában, amelyek szükség szerint hatókörükben ellenőrizhetők. A PaperOffice DSM felgyorsítja az újrahasznosítható anyagok ciklusát a vállalatnál.