Üzleti folyamatok automatizálása az újrahasznosítási és hulladékgazdálkodási ipar számára
A PaperOffice DMS az újrahasznosítási és hulladékártalmatlanítási ipar számára lehetővé teszi a zökkenőmentes információáramlást az üzleti folyamatok digitalizálásának és automatizálásának köszönhetően.
Profi tipp
Az írott dokumentumokat, szerződéseket, piszkozatokat, számlákat, szállítóleveleket és még sok minden mást a digitalizálásnak köszönhetően elektronikus dokumentumok váltják fel, így az összes munkafolyamatot maximálisan optimalizálják.Az integrált mesterséges intelligencia lehetővé teszi az üzleti folyamatok nagyrészt automatizált működését, felgyorsítva a folyamatokat, és növelve a sikert és az elégedettséget.
Digitalizáció az újrahasznosítási és hulladékártalmatlanítási iparban
Az újrahasznosítási és hulladékártalmatlanítási iparág vállalatai jelentős mértékben profitálnak a megfelelő adatkezelésből.
Ebben az iparágban minden vállalat egyedi, ezért a megfelelő dokumentumkezelő rendszer (DMS) követelményei nagyon eltérőek.A tendencia, valamint a gazdasági helyzet és a versenyhelyzet egyre inkább a dokumentumok digitalizálása felé halad, ahelyett, hogy kizárólag papíralapú formában tartanánk meg őket.
Így jönnek létre nap mint nap fontos dokumentumok az újrahasznosítási és hulladékártalmatlanítási iparág vállalataiban. Az iparágak a dokumentumok nagy mennyiségéről is ismertek. Különösen a tömegmérő bizonylatok, az átadási bizonylatok és a kísérő bizonylatok, de a szállítólevelek és számlák is teszik ki a dokumentumok mennyiségének nagy részét.
Természetesen ez nagy kézi erőfeszítést igényel a papíralapú dokumentumok archiválásától a szükséges dokumentumok kereséséig, az összes bejövő és kimenő dokumentumkészlet rendezéséig és a nyugták kiterjedt archiválásáig.
De semmiképpen sem minden szállítói számla vagy minden szállítólevél érhető el fájlként a kezdetektől fogva. Ennek megfelelően a megbízható, kiváló minőségű és nagy teljesítményű szkennerek, valamint a megfelelő dokumentumkezelési megoldás használata elengedhetetlen a sikeres digitalizáláshoz.
Mivel minden dokumentumot digitalizálni kell, ha papíralapú formában érkeznek meg, strukturált iktatást, feladat- és munkafolyamat-hozzárendelést igényelnek, és igény szerint azonnal elérhetőnek kell lenniük.
Nagyon fontos, hogy fontos határidőket tartsanak be, és hogy jogi intézkedéseket hozzanak a dokumentumok tárolására. A PaperOffice DMS világos struktúrát biztosít a dokumentumokban, és segít megbirkózni az információáradattal.
A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a számlákról vagy a fuvarlevelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban.
Egy közös DMS-sel például beszkennelt levelek iktathatók, fontos e-mailek menthetők és dokumentumok archiválhatók. Ezenkívül a különböző felhasználók hozzáférhetnek ezekhez a dokumentumokhoz, és dolgozhatnak rajtuk.
Hogyan menjünk papírmentessé?
A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, költségmegtakarítást eredményez, például a papíralapú dokumentumok megszüntetését, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a nyugtákról, szerződésekről, szállítólevelekről vagy más levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban .
A Dokumentumok rögzítése, feldolgozása, megosztása, keresése és nyomon követése a PaperOffice használatával nagyon egyszerűvé válik.
A szabályozott hozzáférésnek, a részletes feladatlistáknak, valamint a munkafolyamatok és a megbízható e-mail értesítések segítségével történő jóváhagyásoknak köszönhetően az alkalmazottak hatékonyan végezhetik el a kijelölt feladatokat, a felhatalmazottak pedig egyszerűen jóváhagyhatják vagy megtagadhatják a jóváhagyást.
A PaperOffice DMS szoftveres megoldással nem vész el több dokumentum. És nem számít, hol tartózkodik, másodpercek alatt hozzáférhet a fontos dokumentumokhoz.
Természetesen mindig a jogszabályoknak megfelelően és teljesen auditbiztosan dolgozik rendszereinkkel.
A nyugtákat, számlákat és hasonló dokumentumokat már nem kell postai úton elküldeni az egyházi kerületek és a plébániák között. A belső levelek digitálisan is elküldhetők ilyen módon. Ez megtakarítja a papírt, a további adattárolás költségeit és az archívumokba való utazásokat. A dokumentumok kulcsszavakkal (szerkesztő, téma, állapot, dátum stb.) adhatók meg, majd könnyebben megtalálhatók.
Folyamatorientált dokumentumkezelés
A folyamatorientált dokumentumkezelés biztosítja, hogy ezek a dokumentumok kevés erőfeszítéssel naprakészek maradjanak. A PaperOffice kiterjedt feladat- és munkafolyamat-modullal támogatja Önt itt.
Ily módon bizonyos folyamatláncok hozhatók létre, és a meglévő működési folyamatok elektronikus dokumentumokon definiálhatók, és részben automatikusan végrehajthatók.
Ez hibamentes folyamatoptimalizálást jelent, mivel a feladat nemcsak meghatározott felhasználói jogokkal és befejezési időszakokkal rendelkező alkalmazottakhoz rendelhető hozzá, digitális jóváhagyást igényel, hanem automatikusan elindíthat további műveleteket, például e-mail-értesítéseket vagy dokumentumállapot-módosításokat.
Ily módon minden dokumentumfolyamat leképezhető.
A PaperOffice nem tesz különbséget a dokumentumtípusok között, függetlenül attól, hogy segítségre van-e szüksége a szerződések, számlák, beadványok és e-mailes levelezések kezelésében: a PaperOffice dokumentumkezelő rendszerének köszönhetően korábbi folyamatai átalakulnak az újrahasznosítási és hulladékártalmatlanítási iparággá, digitalizálva őket, hatékonyabbá, átláthatóbbá és lényegesen rugalmasabbá téve azokat.
Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.
A fontos szerződéseket így időben fel lehet ismerni és fel lehet mondani, vagy újratárgyalni. A dokumentumkiadás digitális aláírással és e-mail értesítéssel a lassú papíralapú levelezés helyett a nem biztonságos e-mail hozzájárul az ügyfelek hűségéhez.
A megoldás: bevált know-how
Nem van értelme azonnal használni a menedzsment szoftvert a gyakorlatban? amely nemcsak minden követelménynek megfelel, hanem könnyen megtanulható és olcsó is?
A PaperOffice DMS a digitális munka kipróbált és tesztelt teljes megoldása, és több mint 20 éves piaci tapasztalattal az egyik első DMS úttörő.
Időmegtakarítás fontos dolgokhoz, költségmegtakarítás a papírarchívumok kiküszöbölésével, a szolgáltatás javítása az információk gyors biztosításának, valamint a dokumentummennyiség audit- és digitális archiválásának köszönhetően - ezt a PaperOffice DMS garantálja.
A PaperOffice DMS a megfelelő szoftver, mert mindent tartalmaz, amire az újrahasznosító és ártalmatlanító vállalatoknak szükségük van, például:
- Dokumentumok tárolása minden digitális formátumban a GDPR elveinek megfelelően
- Műveleteket igénylő késői dokumentumok benyújtására és újbóli benyújtására szolgáló funkciók
- Önképző adattárolási funkció címkézéssel és belső keresőmotorral
- Az újonnan hozzáadott dokumentumok automatikus hozzárendelése a megfelelő mappába
- Egyszerű adatbázis-létrehozás és adatbázis-kapcsolat, beleértve az egyénileg testreszabható maszkot is
- Automatizált sablonlétrehozás ismétlődő folyamatokhoz és műveletekhez
Természetesen a PaperOffice DMS lehetővé teszi a meglévő digitális adatok áttelepítését és integrálását a meglévő szoftvermegoldásokból. Ugyanakkor a PaperOffice DMS az analóg és a digitális interfész. Szkennelési funkciójával a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe, és digitalizálni azokat szkennerekkel, de mobiltelefonokról származó felvételekkel is, amelyek révén a szövegeket OCR segítségével írássá alakítják, és az Office programokban megváltoztathatók. Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.
A PaperOffice DMS egyértelmű előnyöket teremt az újrahasznosító és ártalmatlanító vállalatok számára
A PaperOffice DMS nagyon előnyös ár-teljesítmény aránnyal rendelkezik, és ez akár 800 terminál (kijelző munkaállomás) csatlakoztatásának lehetőségével is lehetővé teszi.
Minden digitális adat titkosítva van a PaperOffice DMS-ben 1024 bites verzióval, és a formátum konvertálódik. Ez olyan nagy akadályokat jelent a hackerek és a kémek számára, hogy eddig mindannyian kudarcot vallottak a PaperOffice DMS-sel. Ugyanakkor a hierarchikus jelszókezelő rendszer megakadályozza, hogy mindenki hozzáférjen mindenhez.
Fontos érvek a PaperOffice DMS-nek a költségvetés-tervezésbe való felvétele mellett. Végül a PaperOffice DMS azzal is meggyőzi, hogy figyelembe veszik a fenntarthatóságot és a környezetvédelmet. Előbb-utóbb megtörténik a teljes átalakítás analóg dokumentumokról digitális formára, majd a közintézmény, amely akkor már a PaperOffice DMS-t fogja használni, jól felkészült lesz.
A digitális számlafeldolgozás az újrahasznosítási és hulladékártalmatlanítási ipar számos vállalata számára is előnyös. A beérkező számlák a PaperOffice DMS-nek köszönhetően automatizálhatók, és továbbíthatók a felelős alkalmazottnak. A digitális kiadáson keresztüli vezérlési és kiadási folyamat a rendszeren keresztül is azonnal és hatékonyan kezelhető.
Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az adótanácsadóhoz, vagy fordítva.
Korrektúra-kompatibilis és biztonságos archiválás: A PaperOffice DMS technikailag megfelel a GoBD, a GDPdU és a DSGVO jogi követelményeinek
A PaperOffice DMS lehetővé teszi más szoftverek, például egy ERP csatlakoztatását, és természetesen a dokumentumok átvitelét a Microsoft Office-ból a megfelelő interfészeken keresztül. A PaperOffice DMS felgyorsítja a kommunikációt.
A rendszer figyeli a határidőket és a találkozókat, és a műveletek automatikusan aktiválódnak a kívánt beállítástól függően. A rendelési folyamatok automatizálhatók, és még a jövőre tervezett változtatások is úgy hozhatók be, hogy azok a kívánt időben hatályba lépjenek.
Kiterjedt funkcióinak köszönhetően a PaperOffice DMS mindenképpen a vállalati tartalomkezelés (ECM) magasabb szegmensébe sorolható.
Az ECM magában foglalja a szervezet összes tartalmának általános kezelését a megfelelő hozzáférési hierarchiával. A PaperOffice DMS képes bármilyen tartalmat digitális formában menteni, megváltoztatni annak tartalmát és formátumát, valamint elérhetővé tenni azokat.
A PaperOffice DMS rendelkezik az ECM összes funkciójával, és ez kiváló ár-teljesítmény arányban, valamint intuitívan tanulható működési formában van, amely szükségtelenné teszi a drága külső vagy belső képzést. Ehelyett ingyenes oktatóvideók állnak rendelkezésre, hogy hozzászokjanak a különböző menükhöz. A PaperOffice DMS minden vállalat szervezeti központjává válhat, és ez szinte fénysebességgel történik.
Az újrahasznosítási és hulladékártalmatlanítási iparág vállalatai profitálnak a digitális dokumentumkezelésből
A megkérdezett vállalatok 38%-ának egyszerűen nincs ideje digitalizálni a folyamatait. Javasoljuk, hogy egy olyan eljárást javasoljunk, amely az alapfolyamattal kezdődik, az analóg dokumentumok beolvasásával a feldolgozással egyidejűleg. Ily módon a másolóval minden nap dolgozó emberek csoportját is utasíthatják, amennyire csak lehetséges, hogy apránként szkenneljék be az archívumot.
A konzisztens jellemzőkkel rendelkező dokumentumok automatikus felismerésének köszönhetően a PaperOffice DMS mindig hozzárendelheti az összes beolvasott dokumentumot a digitális memória megfelelő tárolási helyéhez. Érdemes megkezdeni az archívum szkennelését a legutóbbi bejegyzésekkel annak érdekében, hogy a megőrzési időszakok lejártakor tovább csökkentsük az analóg archívum méretét. Ezen kívül számos útmutatónk van arról, hogyan lehet elérni a papírmentes irodát a szkennernek köszönhetően.
A PaperOffice DMS az analóg és a digitális közötti interfész. A szkennelési funkcióval a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe a szkenneren keresztül, és digitalizálni azokat, így a szövegeket az OCR segítségével betűtípusokká alakítják, amelyek megváltoztathatók az Office programokban. Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.
Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.
Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.
A digitális bélyegzőkkel a dokumentumok további információkkal egészíthetők ki, és akár a részletes munkafolyamatokat is szabályozhatják. A feladat- és munkafolyamat-funkció viszont biztosítja a határidők betartását és teljesítését.
A rendelkezésre álló értékelési mechanizmusok, amelyeket a PaperOffice DMS-be integrált AI vezérel, lehetővé teszik a vállalatnál bekövetkező anyagáramlások értékelését és statisztikai felmérését.
Ez hasznos az újrahasznosítás azon konkrét területeinek azonosításában, amelyek szükség szerint hatókörükben ellenőrizhetők. A PaperOffice DSM felgyorsítja az újrahasznosítható anyagok ciklusát a vállalatnál.
A PaperOffice DMS segít az összes üzleti folyamat fenntartható digitalizálásában.FAQs
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "Digitalizáció az újrahasznosítási és hulladékártalmatlanítási iparban":
Hogyan férhetnek hozzá az alkalmazottak a PaperOffice-hoz?
A decentralizált és modern programarchitektúra miatt a PaperOffice szinte bármilyen eszközön használható - a klasszikus PC-ktől az okostelefonokon / táblagépeken át a televíziókig.
Mi történik az adatokkal, ha a PaperOffice nem létezik?
Nem fog megtörténni, de hogy megnyugtassuk: Az adatokat BÁRMIKOR exportálhatja, mivel a PaperOffice nyílt adatbázis-struktúrán alapul, bármikor hozzáférhet az adataihoz.
Témaköradatok védelme: Hol tárolják az összes dokumentumot?
A PaperOffice minden dokumentumot házon belül, magas szintű titkosítással tárol, így immunissá válik például az adatlopásokkal szemben, és meghaladja az összes GDPR és GOBD követelményt.
Kerülje el a hibákat: SOHA ne mentse az adatokat harmadik féltől származó felhőbe!
A PaperOffice pontosan hozzáigazítható a specifikációkhoz?
Igen, a PaperOffice 100%-ban hozzáigazítható a tervezett felhasználáshoz, hogy zökkenőmentes integrációt biztosítson a meglévő folyamatokba és rendszerekbe. Még a program interfész is teljes mértékben megtervezhető és szabadon adaptálható.
Következtetés
A PaperOffice DMS támogatja az újrahasznosítási és hulladékártalmatlanítási iparág vállalatait, és megfelelő interfészeket kínál más szoftverekhez, API-kapcsolatokhoz, és bármikor bővíthető az Ön kívánsága szerint. A szoftver könnyen megtanulható, és könnyen integrálható a mindennapi gyakorlatba anélkül, hogy képzési célokra távolléteket okozna.
A PaperOffice DMS azt javasolja, hogy a NAS-t (hálózat által támogatott adattárolást) biztonsági mentési funkcióval használja, hogy a fontos adatok ne vesszenek el és ne kémkedjenek harmadik féltől származó felhőkben.
Végső soron a PaperOffice DMS nagyon jó ár-teljesítmény aránnyal és hatalmas know-how-val nyűgöz le több mint 20 éves gyakorlati tapasztalata révén.