Az ingatlankezelés és az ingatlankezelés üzleti folyamatainak automatizálása
A PaperOffice DMS for property management and ingatlankezelők számára lehetővé teszi a bérlői és ingatlandokumentációk elektronikus archiválásának hatékony kezelését, valamint a megkeresések gyors feldolgozását, és ez a vállalat hatékonyságának és sikerének előfeltétele.
Profi tipp
A meglévő papíralapú fontos dokumentumokat, például bérleti szerződéseket, közüzemi számlákat, építési aktákat, eseményeket, kereskedelmi dokumentumokat, értesítéseket a digitalizálásnak köszönhetően elektronikus dokumentumok váltják fel, és így az összes munkafolyamatot maximálisan optimalizálják.Az összes épületre, üzleti partnerre, bérlőre stb. vonatkozó információk azonnal elérhetők igény szerint a PaperOffice DMS-nek köszönhetően.
Digitalizáció az ingatlankezelésben és az ingatlankezelésben
Az ingatlankezelésen és az ingatlankezelésen belül számos különböző dokumentumot kell kezelni:
Bérleti szerződések, kiegészítő költségkimutatások, építési akták, események, üzleti dokumentumok, értesítések és még sok más. Ezért az ingatlankezelők és az ingatlancégek azok, akik jelentős hasznot húznak a megfelelő dokumentumkezelő szoftverek használatából.
A fontos dokumentumokat minden nap az ingatlankezelők generálják. Ezeket mind a megfelelő lakóingatlanhoz, bérlőhöz, bérbeadóhoz, ingatlanhoz kell rendelni.
Mindezeket a dokumentumokat digitalizálni kell, ha papíralapú formában érkeznek, strukturált iktatást, feladat- és munkafolyamat-hozzárendelést igényelnek, és igény szerint azonnal rendelkezésre kell állniuk.
Ezenkívül minden dokumentumot a típusa szerint osztályoznak, és emberekhez és tárgyakhoz rendelhetők, amelyeket aztán akár útközben is elérhet, eszköztől függetlenül. Az összes épületre, üzleti partnerre, bérlőre stb. vonatkozó összes információ és dokumentum egyértelműen egy helyen, nevezetesen az adatbázisában található.
Nagyon fontos, hogy fontos határidőket tartsanak be, és jogi intézkedéseket hozzanak a dokumentumok tárolására.
Az ingatlankezelés számos meglévő adminisztratív problémájának megoldása érdekében be kell vezetni a PaperOffice dokumentumkezelő rendszert.
A PaperOffice DMS világos struktúrát biztosít a dokumentumokban, és segít megbirkózni az információáradattal.
A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a szerződésekről vagy a levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban.
A digitális adminisztrációs feladatok előnyeit is élvezheti, és figyelemmel kísérheti az összes bérleti és szolgáltatási szerződést, hivatalos levelezést, amelyet újra benyújtanak, vagy feladatkiosztással hozzárendelnek az alkalmazottakhoz.
Automatizálja üzleti folyamatait
Az EU-ban egyetlen más országnak sincs több lakosa, mint Németországnak, és Mivel Monacó kivételével Hollandiában és Belgiumban hollandia és Belgium után a harmadik legnagyobb a népsűrűség Európában. Körülbelül 37 millió épület terül el egy 357 588 négyzetkilométeres területen. Az ingatlanok egy kicsit több mint felét lakótérként használják, az összes többi ingatlant kereskedelmi vagy nyilvánosan használják. Becslések szerint 8 millió ingatlant kezelnek ingatlankezelők vagy ingatlankezelők.
A lenyűgöző, 8 millió kezelt tárgy mögött jelentős mennyiségű karbantartási munka áll, ami nemcsak az épület működőképessé tételéhez szükséges tevékenységekből, hanem a szinte minden évben új rendelkezésekből, rendeletekből és törvényekből is ered. Németországban az ingatlanok részben az állami jog, részben pedig a szövetségi törvények hatálya alá tartoznak. De az ingatlankezelés napi üzleti tevékenységének részét képező dolgok listája meglepően kiterjedt, például:
- Bérlet
- Bérleti szerződés
- Szolgáltatási díjkimutatás
- Követelésbehajtás
- Betétkezelés
- A bérleti bevételek kezelése
- Eladni / Vásárolni
- Renoválás
- Renoválás
- Javítások
- Létesítmény karbantartása
- Ingatlan-karbantartás
- Téli szolgáltatás
- Fűtés / Villamos energia / Víz / Hulladék
- Adótörvény
- Biztosítás
- Telekkönyv
A listában szereplő egyes kifejezések mögött gyakran számos nagyon különböző folyamat áll. Természetesen vannak olyan ingatlankezelő cégek, amelyek csak egy területre korlátozódnak, mint például a bérlemények kizárólagos kezelése, vagy a tulajdonosok közösségének tulajdonában lévő ingatlanok tiszta vásárlása és eladása vagy kezelése. De függetlenül attól, hogy melyik szegmens, a feladatok annyira változatosak, hogy minden ingatlankezelőnek hatékony dokumentumkezelésre van szüksége.
Ez a PaperOffice DMS, egy dokumentumkezelő szoftver, amely sokkal többre képes, mint a dokumentumok kezelése.
De mit jelent a hatékony az ingatlankezelők számára?
A fent említett 8 millió kezelt ingatlan közül a legnagyobb szektor a bérelt lakások, majd az irodahelyiségek. Ez azt jelenti, hogy a típustól függően vannak olyan fix költségek, amelyeket negyedévente, félévente vagy évente kell fizetni. A jövedelem viszont általában havi. A kezelt készlettől függően ez azt jelenti, hogy több száz-ezer számlát kell fenntartani, amelyek mindegyike meghatározott határidőkkel rendelkezik, és rendkívüli változások esetén további adminisztrációt igényel. Ezen kívül van a bevételek és kiadások megfelelő elszámolása.
A rendkívüli események közé tartoznak például a bérleti hátralékok. A lényeg itt az, hogy kiszámítsuk a fizetésig felmerült kamatot, de tartsuk be az elévülési időket és megtegyük a megfelelő intézkedéseket.
- Az adminisztráció olyan terveket is tartalmazhat, amelyek a telekterületeket méretarányossá teszik, és szükség esetén az építőipari vállalatok rendelkezésére bocsátják felújításra vagy felújításra.
- A betéti alapok megfelelő befektetésének igazolása szintén megköveteli a helyes elszámolást és bemutatást.
- Kellő időben tüntesse fel a bérleti törvény vagy a földvásárlás módosításait, és így készüljön fel arra az időre, amikor azok hatályba lépnek.
Ez csak négy példa arra, hogy mire képes egy jó dokumentumkezelő rendszer, például a PaperOffice DMS.
A PaperOffice nem tesz különbséget a dokumentumtípusok között, függetlenül attól, hogy segítségre van-e szüksége a szerződések, beadványok és e-mailes levelezések kezeléséhez: a PaperOffice dokumentumkezelő rendszernek köszönhetően a vállalat korábbi folyamatai digitalizálódtak, hatékonyabbá, átláthatóbbá és lényegesen rugalmasabbá téve azokat.
Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.
A fontos szerződéseket így időben fel lehet ismerni és fel lehet mondani, vagy újratárgyalni. A dokumentumkiadás digitális aláírással és e-mail értesítéssel a lassú papíralapú levelezés helyett a nem biztonságos e-mail hozzájárul az ügyfelek hűségéhez.
A digitális átalakulás alapvető kerete az ingatlankezelésben és az ingatlankezelésben
Az integrált AI-nak köszönhetően automatikus szabályok aktiválódnak. Ez az AI automatikusan mappákba rendezi a dokumentumokat, például a "Számla" és a "Szállítólevelek", tárolja a megfelelő kulcsszavakat, és elindítja az adott dokumentumtípushoz tárolt digitális munkafolyamatot.
A PaperOffice megfelel a legmagasabb szintű biztonsági szabványoknak , például az engedélyezéskezelésnek vagy a hozzáférési engedélyek megadásának. A felhasználó pontosan úgy határozza meg az egyes munkalépéseket, ahogyan azok futnának, például a számlák "rögzítése", "ellenőrzése", "kiadása" és "foglalása".
A felelősséget nemcsak az egyes emberekre lehet hozzárendelni, hanem az olyan felhasználói csoportokra is, mint a "Számvitel" vagy a "Termelés", így a kolléga azonnal közbeléphet, ha egy alkalmazott hiányzik.
Az OCR technológia nemcsak a dokumentum tartalmát ismeri fel, hanem az összes adózási szempontból releváns adatmezőt is, például a dokumentum számát, dátumát, nettó, adó- és bruttó összegét. Az importált adatok rendelkezésre állnak az értékelések, a fizetési tranzakciók és a pénzügyi számvitel ellenőrzéséhez. Ez megtakarítja a fárasztó belépési munkát és csökkenti a közzétételi hibákat.
Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az ügyfélnek, az adótanácsadónak vagy fordítva.
A megoldás: bevált know-how
Nem van értelme azonnal használni a menedzsment szoftvert a gyakorlatban? amely nemcsak minden követelménynek megfelel, hanem könnyen megtanulható és olcsó is?
A PaperOffice DMS a digitális munka kipróbált és tesztelt teljes megoldása, és több mint 20 éves piaci tapasztalattal az egyik első DMS úttörő.
Munkafolyamat-megoldások és AI-integritás – az ALL-IN-ONE megoldás a PaperOffice DMS-sel
Az ingatlankezelési vállalatoknak és az ingatlankezelőknek minden üzleti tranzakcióban fel kell dolgozniuk a dokumentumokat. Az üzleti modellek folyamatos továbbfejlesztése folyamatosan új kihívásokat teremt. Amire szükségük van, az egy jó dokumentumkezelő rendszer.
A PaperOffice DMS a megfelelő szoftver, mert mindent tartalmaz, amire a bútor- és gyártóiparnak szüksége van, például:
- Dokumentumok tárolása minden digitális formátumban a GDPR/li alapelveinek megfelelően>
- Műveleteket igénylő késői dokumentumok benyújtására és újbóli benyújtására szolgáló funkciók
- Önképző adattárolási funkció címkézéssel és belső keresőmotorral
- Az újonnan hozzáadott dokumentumok automatikus hozzárendelése a megfelelő mappába
- Egyszerű adatbázis-létrehozás és adatbázis-kapcsolat, beleértve az egyénileg testreszabható maszkot is
- Automatizált sablonlétrehozás ismétlődő folyamatokhoz és műveletekhez
Korrektúra-kompatibilis és biztonságos archiválás: A PaperOffice DMS technikailag megfelel a GoBD, a GDPdU és a DSGVO jogi követelményeinek
A PaperOffice munkafolyamat-funkció leegyszerűsíti a kommunikációt. A folyamatorientált dokumentumkezelés biztosítja, hogy ezek a dokumentumok kevés erőfeszítéssel naprakészek maradjanak. A PaperOffice DMS lehetővé teszi, hogy könnyedén figyelembe vegye a vonatkozó megőrzési és törlési időszakokat . A digitális munkafolyamatok beépülnek az üzleti folyamatokba, ami biztosítja az alapvető folyamatlépéseknek való megfelelést és ezáltal a megfelelőséget.
A PaperOffice ezt kiterjedt feladat- és munkafolyamat-modullal támogatja.
Ily módon bizonyos folyamatláncok hozhatók létre, és a meglévő működési folyamatok elektronikus dokumentumokon definiálhatók, és részben automatikusan végrehajthatók.
Ez hibamentes folyamatoptimalizálást jelent, mivel a feladat nem csak hozzárendelhető meghatározott felhasználói jogokkal és befejezési időszakokkal rendelkező alkalmazottakhoz, digitális kiadást igényel, hanem automatikusan elindíthat további műveleteket is, például e-mail-értesítéseket vagy dokumentumállapot-módosításokat.
Ily módon a releváns metaadatok a dokumentumok archiválási folyamata után is tárolhatók. A dokumentumtípus mellett megadható az archiválási időszak és a kapcsolódó ügyféladatok is.
A bútoripar és a gyártás szakma profitál a digitális dokumentumkezelésből
A dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi adatbázisok külön létrehozását minden egyes területhez, és egyszerre hozhat létre hivatkozásokat. Az analóg dokumentumokat, például a beküldött kézműves számlákat a PaperOffice DMS-sel szkennelik be, és az OCR szoftver segítségével fényképként és konvertált szövegként is mentik. Az összes meglévő adat, például egy bérlőre vonatkozóan, világosan és egyértelműen megjeleníthető, ezért a házon kívüli találkozókhoz nem kell fájlokat magával vinni. Az AI által vezérelt adatbázis-kezelés szükség szerint sablonokat hoz létre törzsadatokból vagy statisztikailag használható listákból.
Ugyanakkor a szükséges adatvédelmet hierarchikus jelszókezeléssel és 1024 bites titkosítással tartják fenn.
Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.
Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.
A digitális bélyegzőkkel a dokumentumok további információkkal egészíthetők ki, és akár a részletes munkafolyamatokat is szabályozhatják. A feladat- és munkafolyamat-funkció viszont biztosítja a határidők betartását és teljesítését.
A PaperOffice DMS kiváló ár-teljesítmény aránya, valamint a meglévő Microsoft operációs rendszerek egyszerű megvalósítása és az intuitív tanulhatóság miatt a szoftver rövid idő alatt nélkülözhetetlen segítővé válik minden ház- vagy ingatlankezelésben, függetlenül attól, hogy mekkora a kezelendő készlet.
FAQs
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "Digitalizáció az ingatlankezelésben és az ingatlankezelésben":
Hogyan férhetnek hozzá az alkalmazottak a PaperOffice-hoz?
A decentralizált és modern programarchitektúra miatt a PaperOffice szinte bármilyen eszközön használható - a klasszikus PC-ktől az okostelefonokon / táblagépeken át a televíziókig.
Mi történik az adatokkal, ha a PaperOffice nem létezik?
Nem fog megtörténni, de hogy megnyugtassuk: Az adatokat BÁRMIKOR exportálhatja, mivel a PaperOffice nyílt adatbázis-struktúrán alapul, bármikor hozzáférhet az adataihoz.
Témaköradatok védelme: Hol tárolják az összes dokumentumot?
A PaperOffice minden dokumentumot házon belül, magas szintű titkosítással tárol, így immunissá válik például az adatlopásokkal szemben, és meghaladja az összes GDPR és GOBD követelményt.
Kerülje el a hibákat: SOHA ne mentse az adatokat harmadik féltől származó felhőbe!
A PaperOffice pontosan hozzáigazítható a specifikációkhoz?
Igen, a PaperOffice 100%-ban hozzáigazítható a tervezett felhasználáshoz, hogy zökkenőmentes integrációt biztosítson a meglévő folyamatokba és rendszerekbe. Még a program interfész is teljes mértékben megtervezhető és szabadon adaptálható.
Következtetés
A PaperOffice DMS támogatja az ingatlankezelést és az ingatlankezelést, és megfelelő interfészeket kínál más szoftverekhez, API-kapcsolatokhoz, és bármikor bővíthető az Ön kívánsága szerint. A szoftver könnyen megtanulható, és könnyen integrálható a mindennapi gyakorlatba anélkül, hogy képzési célokra távolléteket okozna.
A PaperOffice DMS azt javasolja, hogy a NAS-t (hálózat által támogatott adattárolást) biztonsági mentési funkcióval használja, hogy a fontos adatok ne vesszenek el és ne kémkedjenek harmadik féltől származó felhőkben.
Végső soron a PaperOffice DMS nagyon jó ár-teljesítmény aránnyal és hatalmas know-how-val nyűgöz le több mint 20 éves gyakorlati tapasztalata révén.