Üzleti folyamatok automatizálása a többfunkciós rendszerek szolgáltatói és kereskedői számára
A Multifunkciós rendszerek szolgáltatóinak és kiskereskedőinek szánt PaperOffice DMS az üzleti folyamatok digitalizálásának és automatizálásának köszönhetően zökkenőmentes információáramlást tesz lehetővé.
Profi tipp
Az írott dokumentumokat, szerződéseket, piszkozatokat, számlákat, szállítóleveleket és még sok minden mást a digitalizálásnak köszönhetően elektronikus dokumentumok váltják fel, így az összes munkafolyamatot maximálisan optimalizálják.Az integrált mesterséges intelligencia lehetővé teszi az üzleti folyamatok nagyrészt automatizált működését, felgyorsítva a folyamatokat, és növelve a sikert és az elégedettséget.
Digitalizálás a szolgáltatóknál és a fénymásolók kereskedőinél
Az irodai technológia, a nyomtatási megoldások és az irodai rendszerek szakkereskedői jelentős mértékben profitálnak a megfelelő adatkezelésből.
A tendencia, valamint a gazdasági helyzet és a versenyhelyzet egyre inkább a dokumentumok digitalizálása felé halad, ahelyett, hogy kizárólag papíralapú formában tartanánk meg őket.
Így a legtöbb irodai technológiai és nyomtatási megoldási szakember napi szinten készít fontos dokumentumokat:
Írások, szerződések, szállítólevelek, piszkozatok, beszállítói számlák és még sok más. Ezek nem csak postai úton érkeznek, hanem sok levél e-mailben is megérkezik.
De semmiképpen sem minden szállítói számla vagy minden szállítólevél érhető el fájlként a kezdetektől fogva. Ennek megfelelően a megbízható, kiváló minőségű és nagy teljesítményű szkennerek, valamint a megfelelő dokumentumkezelési megoldás használata elengedhetetlen a sikeres digitalizáláshoz.
Nagyon fontos, hogy fontos határidőket tartsanak be, és jogi intézkedéseket hozzanak a dokumentumok tárolására. A PaperOffice DMS világos struktúrát biztosít a dokumentumokban, és segít megbirkózni az információáradattal.
Az irodai technológia és az irodai rendszerek iparága az, amely profitál a PaperOffice dokumentumkezelő rendszerből a digitalizáció területére vonatkozó megoldás formájában, de partnerként is.
Mert melyik médium jobb, mint egy többfunkciós eszköz, amely a papíralapú dokumentumokat analógról digitálisra alakítja át?
Egy közös DMS-sel például beszkennelt levelek iktathatók, fontos e-mailek menthetők és dokumentumok archiválhatók. Ezenkívül a különböző felhasználók hozzáférhetnek ezekhez a dokumentumokhoz, és dolgozhatnak rajtuk.
Hogyan menjünk papírmentessé?
A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, költségmegtakarítást eredményez, például a papíralapú dokumentumok megszüntetését, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a nyugtákról, szerződésekről, szállítólevelekről vagy más levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban .
A Dokumentumok rögzítése, feldolgozása, megosztása, keresése és nyomon követése a PaperOffice használatával nagyon egyszerűvé válik.
A szabályozott hozzáférésnek, a részletes feladatlistáknak, valamint a munkafolyamatok és a megbízható e-mail értesítések segítségével történő jóváhagyásoknak köszönhetően az alkalmazottak hatékonyan végezhetik el a kijelölt feladatokat, a felhatalmazottak pedig egyszerűen jóváhagyhatják vagy megtagadhatják a jóváhagyást.
A PaperOffice DMS szoftveres megoldással nem vész el több dokumentum. És nem számít, hol tartózkodik, másodpercek alatt hozzáférhet a fontos dokumentumokhoz.
Természetesen mindig a jogszabályoknak megfelelően és teljesen auditbiztosan dolgozik rendszereinkkel.
A nyugtákat, számlákat és hasonló dokumentumokat már nem kell postai úton elküldeni az egyházi kerületek és a plébániák között. A belső levelek digitálisan is elküldhetők ilyen módon. Ez megtakarítja a papírt, a további adattárolás költségeit és az archívumokba való utazásokat. A dokumentumok kulcsszavakkal (szerkesztő, téma, állapot, dátum stb.) adhatók meg, majd könnyebben megtalálhatók.
Folyamatorientált dokumentumkezelés
A folyamatorientált dokumentumkezelés biztosítja, hogy ezek a dokumentumok kevés erőfeszítéssel naprakészek maradjanak. A PaperOffice kiterjedt feladat- és munkafolyamat-modullal támogatja Önt itt.
Ily módon bizonyos folyamatláncok hozhatók létre, és a meglévő működési folyamatok elektronikus dokumentumokon definiálhatók, és részben automatikusan végrehajthatók.
Ez hibamentes folyamatoptimalizálást jelent, mivel a feladat nemcsak meghatározott felhasználói jogokkal és befejezési időszakokkal rendelkező alkalmazottakhoz rendelhető hozzá, digitális jóváhagyást igényel, hanem automatikusan elindíthat további műveleteket, például e-mail-értesítéseket vagy dokumentumállapot-módosításokat.
Ily módon minden dokumentumfolyamat leképezhető.
A PaperOffice nem tesz különbséget a dokumentumtípusok között, függetlenül attól, hogy segítségre van-e szüksége a szerződések, számlák, tájékoztatók és e-mail levelezések kezeléséhez: a PaperOffice dokumentumkezelő rendszerének köszönhetően a vállalatok korábbi folyamatai digitalizálódtak, hatékonyabbá, átláthatóbbá és lényegesen rugalmasabbá téve azokat.
Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.
A fontos szerződéseket így időben fel lehet ismerni és fel lehet mondani, vagy újratárgyalni. A dokumentumkiadás digitális aláírással és e-mail értesítéssel a lassú papíralapú levelezés helyett a nem biztonságos e-mail hozzájárul az ügyfelek hűségéhez.
A megoldás: bevált know-how
Nem van értelme azonnal használni a menedzsment szoftvert a gyakorlatban? amely nemcsak minden követelménynek megfelel, hanem könnyen megtanulható és olcsó is?
A PaperOffice DMS a digitális munka kipróbált és tesztelt teljes megoldása, és több mint 20 éves piaci tapasztalattal az egyik első DMS úttörő.
Ma, a 21. században, alig maradt másológép. A fénymásoló multifunkcionális eszközzé vált a vállalatokban, a közigazgatásban és a magánháztartásokban. A fénymásoló funkció mellett az eszközök képesek nyomtatni és faxolni, a digitális tartalmat közvetlenül analóg formába konvertálni a számítógép interfészén keresztül, és fordítva szkenneléssel.
Pontosan ebben a funkcióban lesznek a legnagyobb felhasználási potenciál a fénymásolók számára most, de egyre inkább a közeljövőben. Az analóg szkennelése és átalakítása digitális információvá.
A DIHK 2020-tól 3,500 vállalatnál végzett felmérése szerint a digitalizálás mértéke átlagosan 50% körül van. Minden vállalat tisztában van azzal, hogy a digitalizáció milyen előnyökkel jár. A vállalatok a következő területeken látják a legnagyobb problémákat:
- A kínált rendszerek és folyamatok összetettsége
- Magas költségek
- Biztonsági kockázatok
- Időhiány
- Széleskörű képzés
- Dokumentumok tárolása minden digitális formátumban a GDPR elveinek megfelelően
- Műveleteket igénylő késői dokumentumok benyújtására és újbóli benyújtására szolgáló funkciók
- Önképző adattárolási funkció címkézéssel és belső keresőmotorral
- Az újonnan hozzáadott dokumentumok automatikus hozzárendelése a megfelelő mappába
- Egyszerű adatbázis-létrehozás és adatbázis-kapcsolat, beleértve az egyénileg testreszabható maszkot is
- Automatizált sablonlétrehozás ismétlődő folyamatokhoz és műveletekhez
Gyakorlatilag minden vállalat rendelkezik legalább az alapvető hardverrel, egy fénymásolóval vagy többfunkciós eszközzel szkennerrel és egy vagy több számítógéppel. Amire még mindig szükség van, az a megfelelő szoftver, és megtalálható a PaperOffice DMS-ben.
A PaperOffice DMS-sel a menünavigáció intuitív és könnyen megtanulható. A súgómenük végigvezetik Önt az egyes alkalmazásokon, és ezzel egyidejűleg video oktatóanyagok állnak rendelkezésre, amelyek lépésről lépésre ismertetik bizonyos folyamatokat. A munkavállalók helyszíni képzése nem szükséges, de a képzés szükség esetén közvetlenül a vállalatnál tartható.
A PaperOffice DMS egyértelmű előnyöket teremt a multifunkcionális eszközök kereskedői és szolgáltatói számára
A PaperOffice DMS a megfelelő szoftver, mert mindent tartalmaz, amire a szakosodott kereskedőknek szükségük van az irodai technológiához és a nyomtatási megoldásokhoz, például:
A PaperOffice DMS nagyon előnyös ár-teljesítmény aránnyal rendelkezik, és ez akár 800 terminál (kijelző munkaállomás) csatlakoztatásának lehetőségével is lehetővé teszi.
Minden digitális adat titkosítva van a PaperOffice DMS-ben 1024 bites verzióval, és a formátum konvertálódik. Ez olyan nagy akadályokat jelent a hackerek és a kémek számára, hogy eddig mindannyian kudarcot vallottak a PaperOffice DMS-sel. Ugyanakkor a hierarchikus jelszókezelő rendszer megakadályozza, hogy mindenki hozzáférjen mindenhez.
Fontos érvek a PaperOffice DMS-nek a költségvetés-tervezésbe való felvétele mellett. Végül a PaperOffice DMS azzal is meggyőzi, hogy figyelembe veszik a fenntarthatóságot és a környezetvédelmet. Előbb-utóbb megtörténik a teljes átalakítás analóg dokumentumokról digitális formára, majd a közintézmény, amely akkor már a PaperOffice DMS-t fogja használni, jól felkészült lesz.
A digitális számlafeldolgozás a másolórendszerek számos szolgáltatója és kiskereskedője számára is előnyt jelent. A beérkező számlák a PaperOffice DMS-nek köszönhetően automatizálhatók, és továbbíthatók a felelős alkalmazottnak. A digitális kiadáson keresztüli vezérlési és kiadási folyamat a rendszeren keresztül is azonnal és hatékonyan kezelhető.
Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az adótanácsadóhoz, vagy fordítva.
Korrektúra-kompatibilis és biztonságos archiválás: A PaperOffice DMS technikailag megfelel a GoBD, a GDPdU és a DSGVO jogi követelményeinek
A PaperOffice DMS lehetővé teszi más szoftverek, például egy ERP csatlakoztatását, és természetesen a dokumentumok átvitelét a Microsoft Office-ból a megfelelő interfészeken keresztül. A PaperOffice DMS felgyorsítja a kommunikációt.
A rendszer figyeli a határidőket és a találkozókat, és a műveletek automatikusan aktiválódnak a kívánt beállítástól függően. A rendelési folyamatok automatizálhatók, és még a jövőre tervezett változtatások is úgy hozhatók be, hogy azok a kívánt időben hatályba lépjenek.
Kiterjedt funkcióinak köszönhetően a PaperOffice DMS mindenképpen a vállalati tartalomkezelés (ECM) magasabb szegmensébe sorolható.
Az ECM magában foglalja a szervezet összes tartalmának általános kezelését a megfelelő hozzáférési hierarchiával. A PaperOffice DMS képes bármilyen tartalmat digitális formában menteni, megváltoztatni annak tartalmát és formátumát, valamint elérhetővé tenni azokat.
A PaperOffice DMS rendelkezik az ECM összes funkciójával, és ez kiváló ár-teljesítmény arányban, valamint intuitívan tanulható működési formában van, amely szükségtelenné teszi a drága külső vagy belső képzést. Ehelyett ingyenes oktatóvideók állnak rendelkezésre, hogy hozzászokjanak a különböző menükhöz. A PaperOffice DMS így minden vállalat szervezeti támaszává válhat a kereskedelemben és a gyártásban, és ez szinte fénysebességgel történik.
A többfunkciós rendszerek szolgáltatói és kiskereskedői profitálnak a digitális dokumentumkezelés előnyeiből
A megkérdezett vállalatok 38%-ának egyszerűen nincs ideje digitalizálni a folyamatait. Javasoljuk, hogy egy olyan eljárást javasoljunk, amely az alapfolyamattal kezdődik, az analóg dokumentumok beolvasásával a feldolgozással egyidejűleg. Ily módon a másolóval minden nap dolgozó emberek csoportját is utasíthatják, amennyire csak lehetséges, hogy apránként szkenneljék be az archívumot.
A konzisztens jellemzőkkel rendelkező dokumentumok automatikus felismerésének köszönhetően a PaperOffice DMS mindig hozzárendelheti az összes beolvasott dokumentumot a digitális memória megfelelő tárolási helyéhez. Érdemes megkezdeni az archívum szkennelését a legutóbbi bejegyzésekkel annak érdekében, hogy a megőrzési időszakok lejártakor tovább csökkentsük az analóg archívum méretét. Ezen kívül számos útmutatónk van arról, hogyan lehet elérni a papírmentes irodát a szkennernek köszönhetően.
A PaperOffice DMS az analóg és a digitális közötti interfész. A szkennelési funkcióval a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe a szkenneren keresztül, és digitalizálni azokat, így a szövegeket az OCR segítségével betűtípusokká alakítják, amelyek megváltoztathatók az Office programokban. Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.
Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.
Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.
A digitális bélyegzőkkel a dokumentumok további információkkal egészíthetők ki, és akár a részletes munkafolyamatokat is szabályozhatják. A feladat- és munkafolyamat-funkció viszont biztosítja a határidők betartását és teljesítését.
Tehát csak egy másolóra és egy PaperOffice DMS-re van szüksége a működési digitalizálás felgyorsításához vagy akár az induláshoz. Egy olyan út, amely mindenképpen megéri.
FAQs
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "Digitalizáció a szolgáltatóknál és a kereskedőknél a többfunkciós eszközök esetében":
Hogyan férhetnek hozzá az alkalmazottak a PaperOffice-hoz?
A decentralizált és modern programarchitektúra miatt a PaperOffice szinte bármilyen eszközön használható - a klasszikus PC-ktől az okostelefonokon / táblagépeken át a televíziókig.
Mi történik az adatokkal, ha a PaperOffice nem létezik?
Nem fog megtörténni, de hogy megnyugtassuk: Az adatokat BÁRMIKOR exportálhatja, mivel a PaperOffice nyílt adatbázis-struktúrán alapul, bármikor hozzáférhet az adataihoz.
Témaköradatok védelme: Hol tárolják az összes dokumentumot?
A PaperOffice minden dokumentumot házon belül, magas szintű titkosítással tárol, így immunissá válik például az adatlopásokkal szemben, és meghaladja az összes GDPR és GOBD követelményt.
Kerülje el a hibákat: SOHA ne mentse az adatokat harmadik féltől származó felhőbe!
A PaperOffice pontosan hozzáigazítható a specifikációkhoz?
Igen, a PaperOffice 100%-ban hozzáigazítható a tervezett felhasználáshoz, hogy zökkenőmentes integrációt biztosítson a meglévő folyamatokba és rendszerekbe. Még a program interfész is teljes mértékben megtervezhető és szabadon adaptálható.
Következtetés
A PaperOffice DMS támogatja a másolók szolgáltatóit és kereskedőit, és megfelelő interfészeket kínál más szoftverekhez, API-kapcsolatokhoz, és bármikor bővíthető az Ön kívánsága szerint. A szoftver könnyen megtanulható, és könnyen integrálható a mindennapi gyakorlatba anélkül, hogy képzési célokra távolléteket okozna.
A PaperOffice DMS azt javasolja, hogy a NAS-t (hálózat által támogatott adattárolást) biztonsági mentési funkcióval használja, hogy a fontos adatok ne vesszenek el és ne kémkedjenek harmadik féltől származó felhőkben.
Végső soron a PaperOffice DMS nagyon jó ár-teljesítmény aránnyal és hatalmas know-how-val nyűgöz le több mint 20 éves gyakorlati tapasztalata révén.