Digitalizáció a szolgáltatóknál és a kereskedőknél a többfunkciós eszközök esetében

Digitalizálás a szolgáltatóknál és a fénymásolók kereskedőinél

Az irodai technológia, a nyomtatási megoldások és az irodai rendszerek szakkereskedői jelentős mértékben profitálnak a megfelelő adatkezelésből.

A tendencia, valamint a gazdasági helyzet és a versenyhelyzet egyre inkább a dokumentumok digitalizálása felé halad, ahelyett, hogy kizárólag papíralapú formában tartanánk meg őket.

Így a legtöbb irodai technológiai és nyomtatási megoldási szakember napi szinten készít fontos dokumentumokat:

Írások, szerződések, szállítólevelek, piszkozatok, beszállítói számlák és még sok más. Ezek nem csak postai úton érkeznek, hanem sok levél e-mailben is megérkezik.

De semmiképpen sem minden szállítói számla vagy minden szállítólevél érhető el fájlként a kezdetektől fogva. Ennek megfelelően a megbízható, kiváló minőségű és nagy teljesítményű szkennerek, valamint a megfelelő dokumentumkezelési megoldás használata elengedhetetlen a sikeres digitalizáláshoz.

Nagyon fontos, hogy fontos határidőket tartsanak be, és jogi intézkedéseket hozzanak a dokumentumok tárolására. A PaperOffice DMS világos struktúrát biztosít a dokumentumokban, és segít megbirkózni az információáradattal.

Az irodai technológia és az irodai rendszerek iparága az, amely profitál a PaperOffice dokumentumkezelő rendszerből a digitalizáció területére vonatkozó megoldás formájában, de partnerként is.

Mert melyik médium jobb, mint egy többfunkciós eszköz, amely a papíralapú dokumentumokat analógról digitálisra alakítja át?

Egy közös DMS-sel például beszkennelt levelek iktathatók, fontos e-mailek menthetők és dokumentumok archiválhatók. Ezenkívül a különböző felhasználók hozzáférhetnek ezekhez a dokumentumokhoz, és dolgozhatnak rajtuk.

Paperless work through digital processes

Hogyan menjünk papírmentessé?

A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, költségmegtakarítást eredményez, például a papíralapú dokumentumok megszüntetését, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a nyugtákról, szerződésekről, szállítólevelekről vagy más levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban .

A Dokumentumok rögzítése, feldolgozása, megosztása, keresése és nyomon követése a PaperOffice használatával nagyon egyszerűvé válik.

A szabályozott hozzáférésnek, a részletes feladatlistáknak, valamint a munkafolyamatok és a megbízható e-mail értesítések segítségével történő jóváhagyásoknak köszönhetően az alkalmazottak hatékonyan végezhetik el a kijelölt feladatokat, a felhatalmazottak pedig egyszerűen jóváhagyhatják vagy megtagadhatják a jóváhagyást.

A PaperOffice DMS szoftveres megoldással nem vész el több dokumentum. És nem számít, hol tartózkodik, másodpercek alatt hozzáférhet a fontos dokumentumokhoz.

Természetesen mindig a jogszabályoknak megfelelően és teljesen auditbiztosan dolgozik rendszereinkkel.

A nyugtákat, számlákat és hasonló dokumentumokat már nem kell postai úton elküldeni az egyházi kerületek és a plébániák között. A belső levelek digitálisan is elküldhetők ilyen módon. Ez megtakarítja a papírt, a további adattárolás költségeit és az archívumokba való utazásokat. A dokumentumok kulcsszavakkal (szerkesztő, téma, állapot, dátum stb.) adhatók meg, majd könnyebben megtalálhatók.

Folyamatorientált dokumentumkezelés

A folyamatorientált dokumentumkezelés biztosítja, hogy ezek a dokumentumok kevés erőfeszítéssel naprakészek maradjanak. A PaperOffice kiterjedt feladat- és munkafolyamat-modullal támogatja Önt itt.

Ily módon bizonyos folyamatláncok hozhatók létre, és a meglévő működési folyamatok elektronikus dokumentumokon definiálhatók, és részben automatikusan végrehajthatók.

Ez hibamentes folyamatoptimalizálást jelent, mivel a feladat nemcsak meghatározott felhasználói jogokkal és befejezési időszakokkal rendelkező alkalmazottakhoz rendelhető hozzá, digitális jóváhagyást igényel, hanem automatikusan elindíthat további műveleteket, például e-mail-értesítéseket vagy dokumentumállapot-módosításokat.

Ily módon minden dokumentumfolyamat leképezhető.

Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.

A fontos szerződéseket így időben fel lehet ismerni és fel lehet mondani, vagy újratárgyalni. A dokumentumkiadás digitális aláírással és e-mail értesítéssel a lassú papíralapú levelezés helyett a nem biztonságos e-mail hozzájárul az ügyfelek hűségéhez.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Ma, a 21. században, alig maradt másológép. A fénymásoló multifunkcionális eszközzé vált a vállalatokban, a közigazgatásban és a magánháztartásokban. A fénymásoló funkció mellett az eszközök képesek nyomtatni és faxolni, a digitális tartalmat közvetlenül analóg formába konvertálni a számítógép interfészén keresztül, és fordítva szkenneléssel.

Pontosan ebben a funkcióban lesznek a legnagyobb felhasználási potenciál a fénymásolók számára most, de egyre inkább a közeljövőben. Az analóg szkennelése és átalakítása digitális információvá.

A DIHK 2020-tól 3,500 vállalatnál végzett felmérése szerint a digitalizálás mértéke átlagosan 50% körül van. Minden vállalat tisztában van azzal, hogy a digitalizáció milyen előnyökkel jár. A vállalatok a következő területeken látják a legnagyobb problémákat:

• A kínált rendszerek és folyamatok összetettsége
• Magas költségek
• Biztonsági kockázatok
• Időhiány
• Széleskörű képzés

Gyakorlatilag minden vállalat rendelkezik legalább az alapvető hardverrel, egy fénymásolóval vagy többfunkciós eszközzel szkennerrel és egy vagy több számítógéppel. Amire még mindig szükség van, az a megfelelő szoftver, és megtalálható a PaperOffice DMS-ben.

A PaperOffice DMS-sel a menünavigáció intuitív és könnyen megtanulható. A súgómenük végigvezetik Önt az egyes alkalmazásokon, és ezzel egyidejűleg video oktatóanyagok állnak rendelkezésre, amelyek lépésről lépésre ismertetik bizonyos folyamatokat. A munkavállalók helyszíni képzése nem szükséges, de a képzés szükség esetén közvetlenül a vállalatnál tartható.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

A PaperOffice DMS egyértelmű előnyöket teremt a multifunkcionális eszközök kereskedői és szolgáltatói számára

A PaperOffice DMS a megfelelő szoftver, mert mindent tartalmaz, amire a szakosodott kereskedőknek szükségük van az irodai technológiához és a nyomtatási megoldásokhoz, például:

• Dokumentumok tárolása minden digitális formátumban a GDPR elveinek megfelelően
• Műveleteket igénylő késői dokumentumok benyújtására és újbóli benyújtására szolgáló funkciók
• Önképző adattárolási funkció címkézéssel és belső keresőmotorral
• Az újonnan hozzáadott dokumentumok automatikus hozzárendelése a megfelelő mappába
• Egyszerű adatbázis-létrehozás és adatbázis-kapcsolat, beleértve az egyénileg testreszabható maszkot is
• Automatizált sablonlétrehozás ismétlődő folyamatokhoz és műveletekhez

A PaperOffice DMS nagyon előnyös ár-teljesítmény aránnyal rendelkezik, és ez akár 800 terminál (kijelző munkaállomás) csatlakoztatásának lehetőségével is lehetővé teszi.

Minden digitális adat titkosítva van a PaperOffice DMS-ben 1024 bites verzióval, és a formátum konvertálódik. Ez olyan nagy akadályokat jelent a hackerek és a kémek számára, hogy eddig mindannyian kudarcot vallottak a PaperOffice DMS-sel. Ugyanakkor a hierarchikus jelszókezelő rendszer megakadályozza, hogy mindenki hozzáférjen mindenhez.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Fontos érvek a PaperOffice DMS-nek a költségvetés-tervezésbe való felvétele mellett. Végül a PaperOffice DMS azzal is meggyőzi, hogy figyelembe veszik a fenntarthatóságot és a környezetvédelmet. Előbb-utóbb megtörténik a teljes átalakítás analóg dokumentumokról digitális formára, majd a közintézmény, amely akkor már a PaperOffice DMS-t fogja használni, jól felkészült lesz.

A digitális számlafeldolgozás a másolórendszerek számos szolgáltatója és kiskereskedője számára is előnyt jelent. A beérkező számlák a PaperOffice DMS-nek köszönhetően automatizálhatók, és továbbíthatók a felelős alkalmazottnak. A digitális kiadáson keresztüli vezérlési és kiadási folyamat a rendszeren keresztül is azonnal és hatékonyan kezelhető.

Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az adótanácsadóhoz, vagy fordítva.

Korrektúra-kompatibilis és biztonságos archiválás: A PaperOffice DMS technikailag megfelel a GoBD, a GDPdU és a DSGVO jogi követelményeinek

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

A PaperOffice DMS lehetővé teszi más szoftverek, például egy ERP csatlakoztatását, és természetesen a dokumentumok átvitelét a Microsoft Office-ból a megfelelő interfészeken keresztül. A PaperOffice DMS felgyorsítja a kommunikációt.

A rendszer figyeli a határidőket és a találkozókat, és a műveletek automatikusan aktiválódnak a kívánt beállítástól függően. A rendelési folyamatok automatizálhatók, és még a jövőre tervezett változtatások is úgy hozhatók be, hogy azok a kívánt időben hatályba lépjenek.

Kiterjedt funkcióinak köszönhetően a PaperOffice DMS mindenképpen a vállalati tartalomkezelés (ECM) magasabb szegmensébe sorolható.

Az ECM magában foglalja a szervezet összes tartalmának általános kezelését a megfelelő hozzáférési hierarchiával. A PaperOffice DMS képes bármilyen tartalmat digitális formában menteni, megváltoztatni annak tartalmát és formátumát, valamint elérhetővé tenni azokat.

A PaperOffice DMS rendelkezik az ECM összes funkciójával, és ez kiváló ár-teljesítmény arányban, valamint intuitívan tanulható működési formában van, amely szükségtelenné teszi a drága külső vagy belső képzést. Ehelyett ingyenes oktatóvideók állnak rendelkezésre, hogy hozzászokjanak a különböző menükhöz. A PaperOffice DMS így minden vállalat szervezeti támaszává válhat a kereskedelemben és a gyártásban, és ez szinte fénysebességgel történik.

A többfunkciós rendszerek szolgáltatói és kiskereskedői profitálnak a digitális dokumentumkezelés előnyeiből

A megkérdezett vállalatok 38%-ának egyszerűen nincs ideje digitalizálni a folyamatait. Javasoljuk, hogy egy olyan eljárást javasoljunk, amely az alapfolyamattal kezdődik, az analóg dokumentumok beolvasásával a feldolgozással egyidejűleg. Ily módon a másolóval minden nap dolgozó emberek csoportját is utasíthatják, amennyire csak lehetséges, hogy apránként szkenneljék be az archívumot.

A konzisztens jellemzőkkel rendelkező dokumentumok automatikus felismerésének köszönhetően a PaperOffice DMS mindig hozzárendelheti az összes beolvasott dokumentumot a digitális memória megfelelő tárolási helyéhez. Érdemes megkezdeni az archívum szkennelését a legutóbbi bejegyzésekkel annak érdekében, hogy a megőrzési időszakok lejártakor tovább csökkentsük az analóg archívum méretét. Ezen kívül számos útmutatónk van arról, hogyan lehet elérni a papírmentes irodát a szkennernek köszönhetően.

A PaperOffice DMS az analóg és a digitális közötti interfész. A szkennelési funkcióval a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe a szkenneren keresztül, és digitalizálni azokat, így a szövegeket az OCR segítségével betűtípusokká alakítják, amelyek megváltoztathatók az Office programokban. Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.

Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.

Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.

A digitális bélyegzőkkel a dokumentumok további információkkal egészíthetők ki, és akár a részletes munkafolyamatokat is szabályozhatják. A feladat- és munkafolyamat-funkció viszont biztosítja a határidők betartását és teljesítését.

Tehát csak egy másolóra és egy PaperOffice DMS-re van szüksége a működési digitalizálás felgyorsításához vagy akár az induláshoz. Egy olyan út, amely mindenképpen megéri.