Termékfejlesztés, folyamatok és támogatás Butterfly Engineers S.L.
Antonio Jesús Sánchez, a Butterfly Engineers S.L. ügyvezető igazgatója, termék- és folyamatmérnöke.
Kiindulási helyzet
Egy olyan vállalatot, amely kizárólag a termékfejlesztéssel, a folyamattervezéssel foglalkozik, és minden gyártási fázisban részt vesz - az első ötlettől a végtermékig -, elárasztják a fájlok és dokumentációk, például műszaki adatlapok, ügyféladatok, számítások és tervek minden nap.< /p>
A projektinformációk, amelyek az évek során egyre több tárhelyet foglalnak el, és amelyeket már nem könnyű megtalálni, különösen az adminisztratív irodákban, fokozatosan végzetessé válnak.
A vállalat célja az volt, hogy digitalizálja a meglévő papíralapú dokumentumokat, folyamatoptimalizálást és munkafolyamat-ellenőrzést biztosítson az összes bejövő és kimenő dokumentum felett, automatizálja a folyamatok nagy részét a háttérben, és így optimalizálja a folyamatot.
Meglévő problémák és feladatok
A múltban az információkat csak papír formában tárolták, például egy termék vagy termékfejlesztés tervezését, tervezését vagy specifikációit, de ma már számos szervezetben számos információforrás és dokumentum létezik: az e-mailek, űrlapok, vázlatok ugyanolyan részei, mint az elektronikus számlák és papíralapú nyugták, levélposta, szállítólevelek, szerződések stb.
Szerencsére a folyamatban lévő informatikai fejlesztéseknek köszönhetően az ilyen típusú munka ma már digitálisan vezérelt. Számos folyamatlépés most egy 100%-ban digitális és automatizált gyakorlat részévé válik, amint azt az Ipar 4.0 is megerősíti.
A papír azonban gyakran nélkülözhetetlen a szabadkézi rajzok vagy ötletek, valamint az adminisztráció, a számlák vagy az ügyféladatok esetében.
A tervezés és a gyártás mellett a Butterfly Engineers szakembereinek dokumentációt is létre kell hozniuk, például összeszerelési kézikönyveket, biztonsági utasításokat és műszaki dokumentációt a projektek megvalósíthatóságának tanulmányozásához.
Az akták kezelésének mozgékonysága és gyorsasága alapvető fontosságú a modern vállalatoknál, és még inkább, amikor a projektek nyomon követése, költségeik elemzése vagy az azokat nyereségessé tevő különböző tanulmányok ettől a dokumentációtól függenek.
Ezért a Butterfly Engineers célja az volt, hogy alkalmazkodjon az iparághoz, és digitálisan tudjon működni ipari vállalatként 4.0.
"Elkerülhető tárolási költségeink voltak azzal, hogy a dokumentumokat mappákban tároltuk. Ezenkívül a dokumentumok keresése időigényes volt",
emlékeztet Antonio Jesús Sánchezre, a Butterfly Engineers ügyvezető igazgatójára és folyamatmérnökére.
Miért választották a Butterfly Engineers a PaperOffice DMS-t?
A Butterfly Engineers cég elkötelezett a termékfejlesztés, a folyamattervezés és a támogatástervezés iránt, nagy mennyiségű dokumentációt kezel, amelyeket digitalizálni kell, de a PaperOffice-hoz hasonló DMS megvalósításának legfontosabb pontjai az indexelés és a keresési folyamat biztonsága és sebessége.
Kivéve, hogy teljes mértékben bíznak abban, hogy lehetséges egy papírmentes digitális iroda.
"Minden nap rengeteg technikai információval dolgozunk. Az összes információ papíralapú tárolása nehézkes és drága számunkra. A jövőbeni keresés is nagyon fárasztó.
A PaperOffice lehetővé teszi számunkra, hogy bárhonnan könnyen hozzáférjünk hozzá, hogy könnyen megtaláljuk az egyes fájlokat vagy dokumentumokat, és mindenekelőtt biztosítsuk azok biztonságát.
A Butterfly Engineers azzal is tisztában van, hogy a PaperOffice titkosítási módszere lehetővé teszi a legérzékenyebb dokumentumok védelmét az esetleges szivárgásoktól, kémkedésektől vagy balesetektől. Különösen akkor, ha egy ilyen jellemzőkkel rendelkező vállalat szabványokon és szabadalmakon megy keresztül, védve azokat az elemeket, amelyek elengedhetetlenek egy vállalat számára.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
Ezenkívül a szoftver működési részletei még vonzóbbá válnak, ha a legmagasabb színvonalú támogató csapattal rendelkezik, amely megfelel a legszigorúbb jogi európai irányelveknek (GDPR, RGPD és GoBD), és a fájlok titkosítása abszolút sebezhetetlen. Az is figyelemre méltó, hogy az adatokat a felhatalmazott személyek bármikor exportálhatják, és az adatbázis bármikor hozzáférhető a vállalat informatikai munkatársai és adminisztrátorai számára.
Váltás automatizálásra a PaperOffice-on keresztül: célok és ütemezés
A Butterfly Engineers számára egyértelmű volt, hogy előbb-utóbb át kell térniük a digitalizációra, hogy versenyelőnyt teremtsenek.
Olyan vállalatként, amely jobban kapcsolódik a technológiai fejlődéshez, mint más iparágak, a Butterfly Engineers bízott a DMS bevezetésének és a papírmentes irodában történő sikeres megvalósításnak a pozitív hatásában.
"A dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi számunkra, hogy gyorsan és egyszerűen hatékonyan kezeljük a vállalati információkat. Ebben az értelemben a PaperOffice egy nagyon kiterjedt és meglehetősen érthető rendszer. Könnyen használható és hozzáférhető a miénkhez hasonló kis- és középvállalkozások számára."
Sikeres megvalósítás: a PaperOffice DMS-sel történő digitalizálás előnyei
A PaperOffice digitalizálásának bevezetésének köszönhetően a vállalat képes volt:
- Minimalizálja a papírhasználatot
- Takarítson meg költségeket és tárhelyet
- Felügyeleti feladatok automatizálása
- Folyamatoptimalizálás végrehajtása a mappafigyelésnek köszönhetően
- A dokumentumok biztonságos kézbesítésének biztosítása
De a PaperOffice digitalizálásának köszönhetően a Butterfly Engineers is képes volt:
- Takarítson meg időt és erőforrásokat
- Az adminisztratív folyamatok ellenőrzésének és ellenőrzésének biztosítása
- Könnyű hozzáférés lehetővé tétele a dokumentumokhoz és fájlokhoz
- A dokumentumok rendelkezésre állása minden felhatalmazott alkalmazott számára
- Dokumentumok, bizalmas adatok, szabadalmak, iparági kézikönyvek vagy fejlesztések biztonságos és hosszú távú archiválásának lehetővé tétele
"Az adatbiztonság, a dokumentum digitalizálása és a PaperOffice ipari környezetbe való egyszerű integrálása megadta a vállalatnak azt, amire szüksége volt a fájlok indexeléséhez és a dokumentumok kereséséhez."
Az adatok és dokumentumok könnyebb és gyorsabb elérhetősége alapjaiban és véglegesen megváltoztatja a vállalat folyamatait. Az adminisztratív ismereteket most átláthatóan szervezik és a megfelelő időben rendelkezésre állnak.
Végeredmény
A PaperOffice megtalálta a módját, hogy véget vessen az egyik legnagyobb problémának, amellyel a vállalatok jelenleg szembesülnek:
A dokumentumok kezelése (dokumentumkezelés) és a folyamat digitalizálása.
Az adatmennyiséggel járó kellemetlenségek az adminisztratív akadályok megszüntetésére, annak biztosítására korlátozódtak, hogy csak a felhatalmazott alkalmazottak férhessenek hozzá a PaperOffice-hoz, és hogy elkerüljék a dokumentumok módosítását vagy akár a műszaki információk kiszivárgását.
A vállalat azt is tervezi, hogy tovább bővíti ezt a sikeres együttműködést, mivel a PaperOffice tökéletesen teljesíti a rendelkezésére álló lehetőségeket.
A PaperOffice DMS integritásának köszönhetően gyorsan megtalálhatók a műszaki lapok, tervek, adatok, adatok, számlák és vázlatok - ez lehetővé teszi a Butterfly Engineers cég számára, hogy néhány másodpercen belül megtalálja a projektadatokat, és nagy pontossággal segítse ügyfeleit.
