Digitalizáció az építőiparban és az építőiparban
A PaperOffice DMS építőipari vállalatok számára lehetővé teszi a zökkenőmentes információáramlást a részlegek között az üzleti folyamatok digitalizálásának és automatizálásának köszönhetően.
Digitalizáció az építőiparban
Az építőipari cégek, vállalatok, ingatlanfejlesztők, projektmenedzserek, mérnökök és projektfejlesztők jelentősen profitálnak a megfelelő adatkezelés használatából.
Az építőipari cégek naponta készítenek fontos dokumentumokat: építési naplók, fotódokumentációk, nyugták, számlák, rajzok, szállítólevelek, rövidítések és még sok más.
Mindezeket a dokumentumokat digitalizálni kell, ha papíralapú formában érkeznek, strukturált iktatást, feladat- és munkafolyamat-hozzárendelést igényelnek, és igény szerint azonnal rendelkezésre kell állniuk.
A legjobb megoldás a jól átgondolt dokumentumkezelő szoftverek, például a PaperOffice DMS használata.
Az építőiparban gyakran vannak projektalapú folyamatok. Mindegyik projektben nagy mennyiségű különböző információ áll rendelkezésre, beleértve a fájlokat és dokumentumokat is, amelyeket központilag kezelhet egy megfelelő DMS, például a PaperOffice.
A PaperOffice DMS mint az építőipari megoldás lehetővé teszi, hogy élő kulcsszavas keresést végezzen projektjein, ügyféladatain és dokumentumain keresztül. A PaperOffice DMS építőipari vállalatba való integrálásának köszönhetően a folyamatok digitális munkafolyamatokon keresztüli automatizálásával , vagy az összes projekttel kapcsolatos dokumentum automatikus benyújtásával, szabálykezeléssel, feladatokkal való kiegészítéssel pontokat szerezhet a versenyen.
Hogyan menjek papírmentessé az építőiparban?
A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például szerződésekről, számlákról, megrendelésekről, szállítólevelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban.
A Dokumentumok rögzítése, feldolgozása, megosztása, keresése és nyomon követése a PaperOffice használatával nagyon egyszerűvé válik.
A szabályozott hozzáférésnek, a részletes feladatlistáknak, valamint a munkafolyamatok és a megbízható e-mail értesítések segítségével történő jóváhagyások kiadásának köszönhetően az alkalmazottak hatékonyan elvégezhetik a kijelölt feladatokat, a felhatalmazott személyek pedig egyszerűen jóváhagyhatják vagy megtagadhatják a kiadást.
A PaperOffice DMS szoftveres megoldással nem vész el több dokumentum. És nem számít, hol tartózkodik, másodpercek alatt hozzáférhet a fontos dokumentumokhoz.
Természetesen mindig a jogszabályoknak megfelelően és teljesen auditbiztosan dolgozik rendszereinkkel.
Folyamatorientált dokumentumkezelés
A folyamatorientált dokumentumkezelés biztosítja, hogy ezek a dokumentumok kevés erőfeszítéssel naprakészek maradjanak. A PaperOffice kiterjedt feladat- és munkafolyamat-modullal támogatja Önt itt.
Ily módon bizonyos folyamatláncok hozhatók létre, és a meglévő működési folyamatok elektronikus dokumentumokon definiálhatók, és részben automatikusan végrehajthatók.
Ez hibamentes folyamatoptimalizálást jelent, mivel a feladat nem csak meghatározott felhasználói jogokkal és teljesítési időszakokkal rendelkező alkalmazottakhoz rendelhető, digitális kiadást igényel, hanem automatikusan elindíthat további műveleteket, például e-mail értesítéseket vagy dokumentumállapot-változásokat is.
Ily módon minden dokumentumfolyamat leképezhető.
Számos egyéb előny mellett a PaperOffice DMS ideális eszköz a különböző építési fázisok vezérlésére.
Minden dokumentum, a számlától kezdve a hardverboltból származó csavarcsomagon át a különböző építési tervekig, a megfelelő időrendi sorrendben menthető, és szükség szerint lehívható.
A verziószámozás itt fontos. Például az eredeti építési terv, a később módosított építési terv stb. A PaperOffice DMS lehetővé teszi a kézzel írt bejegyzések és az építési állapotról készült fényképek tárolását is. A PaperOffice DMS-sel lehetséges az építés során bekövetkező összes folyamat és incidens teljes körű dokumentálása. Az úttörő ceremóniától a kulcsok átadásáig. És mindez minimális erőfeszítéssel.
Ezekhez a feladatokhoz olyan dokumentumkezelő szoftverek a legmegfelelőbbek, mint a PaperOffice DMS. Mivel ez egy dokumentumkezelő szoftver, amely sokkal többre képes, mint a dokumentumok kezelése.
A PaperOffice nem tesz különbséget a dokumentumtípusok között, függetlenül attól, hogy segítségre van-e szüksége a szerződések, beadványok és e-mailes levelezések kezeléséhez: a PaperOffice dokumentumkezelő rendszerének köszönhetően a vállalat korábbi folyamatai digitalizálódnak, hatékonyabbá és átláthatóbbá teszik azokat, és sokkal rugalmasabbá teszik őket.
Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.
A fontos szerződéseket így időben fel lehet ismerni és fel lehet mondani, vagy újratárgyalni. A dokumentumkiadás digitális aláírással és e-mail értesítéssel a lassú papíralapú levelezés helyett a nem biztonságos e-mail hozzájárul az ügyfelek hűségéhez.
A megoldás: bevált know-how
Nem van értelme azonnal használni a menedzsment szoftvert a gyakorlatban? amely nemcsak minden követelménynek megfelel, hanem könnyen megtanulható és olcsó is?
A PaperOffice DMS a digitális munka kipróbált és tesztelt teljes megoldása, és több mint 20 éves piaci tapasztalattal az egyik első DMS úttörő.
A digitális feldolgozás alapvető alapja annak, hogy a jövőben minden szolgáltatás magas színvonalú szolgáltatást tudjon biztosítani
A "rúdtörvény" volt az egyik első törvény az építőiparban, és számtalan másnak kellett követnie a mai napig. A rod law valójában egy 5 m hosszú rúd volt, amelyet a középkorban arra használtak, hogy a sikátoroknak és utcáknak legalább 5 m körüli szélességet biztosítsanak azáltal, hogy lehetővé tették az ember számára, hogy ezzel a rúddal átsétáljon az utcákon. Bárhol is lett túl keskeny, az utcába túl messzire nyúló épületet le kellett bontani. Ennek kevesebb köze volt az akkori forgalomhoz, és inkább a tűzveszélyhez. Ennek célja az volt, hogy megakadályozza az utca egyik oldalán égő házak terjedését a másik oldalra.
Ma csak a szövetségi és állami építési törvény körülbelül 1,600 bekezdésből áll. Ezen kívül ott vannak a szakmai szövetségek szabványai és specifikációi az anyagi tulajdonságokra, a felhasználás típusára, az anyagok telepítésének módjára és még a kereskedelmi előírásoknak is, akiknek megengedett, hogy mit építsenek és telepítsenek. Valószínűleg csak néhány olyan ország van a földön, amely hasonlóan összetett építési rendszerrel rendelkezik.
A vállalkozók számára, mind a polgári, mind a strukturális, ez azt jelenti, hogy minden egyes munkakörre vonatkozóan meg kell vizsgálni a vonatkozó előírásokat, és ez azt jelenti, hogy minden alkalommal többé-kevésbé kiterjedt papírmunkát kell végezni. Nem ritka, hogy az építők egy lépéssel tovább mennek, és olyan változtatásokat kérnek, amelyeket az eredeti építési terv nem irányzott elő. Néha van egy kézzel írt jegyzet a tervben arról, hogy mit kell megváltoztatni és hogyan. Ez olyan láncreakcióhoz vezethet, amely minden kereskedést érint, sőt felborítja az anyagtervezést.
Hogyan követhetem nyomon a papírkáoszt?
Természetesen a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.
Mivel a PaperOffice archiválja az építőiparban generált összes dokumentumot és minden releváns információt a jogszabályoknak megfelelően és ellenőrzésbiztos módon.
A PaperOffice DMS a NAS-szal (Network Attached Storage) kapcsolatban lehetővé teszi egy nagyon biztonságos intranet kialakítását a belső kommunikációhoz és az adatátvitelhez. Ez kettős biztonságot teremt a kívülről érkező támadások ellen. Először az operációs rendszer tűzfala, másodszor a PaperOffice DMS titkosítása. Ugyanakkor a NAS-on keresztül külön felhő van beállítva, függetlenül a harmadik féltől származó szolgáltatóktól.
A PaperOffice DMS kiterjedt munkafolyamat-funkciója sokkal könnyebbé teszi a belső kommunikációt. A belső kifejezés magában foglalja a fióktelepeket vagy a külföldi helyeket is. Projekttel kapcsolatos munka esetén például mindig megjelenik az aktuális állapot, és ezzel egyidejűleg az előzmények is.
Természetesen egy csapathoz kapcsolódó és privát naptár is szerepel, amelyben határidőket és idővel kapcsolatos eseményeket írnak be.
Az AI-val felszerelt dokumentumfelismerés automatikusan elrendezi az összes dokumentumot a megfelelő mappába, és létrehoz egy kulcsszóindexet és egy változáselőzményt is. A PaperOffice DMS belső keresőmotorja minden dokumentumot a másodperc törtrésze alatt talál meg.
A PaperOffice megfelel a legmagasabb szintű biztonsági szabványoknak , például az engedélyezéskezelésnek vagy a hozzáférési engedélyek megadásának. A felhasználó pontosan úgy határozza meg az egyes munkalépéseket, ahogyan azok futnának, például a számlák "rögzítése", "ellenőrzése", "kiadása" és "foglalása".
A felelősséget nemcsak az egyes emberekre lehet hozzárendelni, hanem az olyan felhasználói csoportokra is, mint a "Számvitel" vagy a "Termelés", így a kolléga azonnal közbeléphet, ha egy alkalmazott hiányzik.
Az OCR technológia nemcsak a dokumentum tartalmát ismeri fel, hanem az összes adózási szempontból releváns adatmezőt is, például a dokumentum számát, dátumát, nettó, adó- és bruttó összegét. Az importált adatok rendelkezésre állnak az értékelések, a fizetési tranzakciók és a pénzügyi számvitel ellenőrzéséhez. Ez megtakarítja a fárasztó belépési munkát és csökkenti a közzétételi hibákat.
Fontos érvek a PaperOffice DMS-nek a költségvetés-tervezésbe való felvétele mellett. Végül a PaperOffice DMS azzal is meggyőzi, hogy figyelembe veszik a fenntarthatóságot és a környezetvédelmet. Előbb-utóbb megtörténik a teljes átalakítás analóg dokumentumokról digitális formára, majd a közintézmény, amely akkor már a PaperOffice DMS-t fogja használni, jól felkészült lesz.
Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az ügyfélnek, az adótanácsadónak vagy fordítva.
Természetesen a PaperOffice DMS lehetővé teszi a meglévő digitális adatok áttelepítését és integrálását a meglévő szoftvermegoldásokból. Ugyanakkor a PaperOffice DMS az analóg és a digitális interfész. Szkennelési funkciójával a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe, és digitalizálni azokat szkennerekkel, de mobiltelefonokról származó felvételekkel is, amelyek révén a szövegeket OCR segítségével írássá alakítják, és az Office programokban megváltoztathatók. Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.
Az építőiparban működő vállalatoknak minden üzleti tranzakció dokumentumait fel kell dolgozniuk. Az üzleti modellek folyamatos továbbfejlesztése folyamatosan új kihívásokat teremt. Amire szükségük van, az egy jó dokumentumkezelő rendszer.
A PaperOffice DMS a megfelelő szoftver, mert mindent tartalmaz, amire szüksége van, például:
- Dokumentumok tárolása minden digitális formátumban a GDPR/li alapelveinek megfelelően>
- Műveleteket igénylő késői dokumentumok benyújtására és újbóli benyújtására szolgáló funkciók
- Önképző adattárolási funkció címkézéssel és belső keresőmotorral
- Az újonnan hozzáadott dokumentumok automatikus hozzárendelése a megfelelő mappába
- Egyszerű adatbázis-létrehozás és adatbázis-kapcsolat, beleértve az egyénileg testreszabható maszkot is
- Automatizált sablonlétrehozás ismétlődő folyamatokhoz és műveletekhez
Korrektúra-kompatibilis és biztonságos archiválás: A PaperOffice DMS technikailag megfelel a GoBD, a GDPdU és a DSGVO jogi követelményeinek
A PaperOffice DMS lehetővé teszi más szoftverek, például egy ERP csatlakoztatását, és természetesen a dokumentumok átvitelét a Microsoft Office-ból a megfelelő interfészeken keresztül. A PaperOffice DMS felgyorsítja a kommunikációt a kereskedelemben és a termelésben a beszállítókkal és az ügyfelekkel.
A rendszer figyeli a határidőket és a találkozókat, és a műveletek automatikusan aktiválódnak a kívánt beállítástól függően. A rendelési folyamatok automatizálhatók, és még a jövőre tervezett változtatások is úgy hozhatók be, hogy azok a kívánt időben hatályba lépjenek.
Kiterjedt funkcióinak köszönhetően a PaperOffice DMS mindenképpen a vállalati tartalomkezelés (ECM) magasabb szegmensébe sorolható.
Az ECM magában foglalja a szervezet összes tartalmának általános kezelését a megfelelő hozzáférési hierarchiával. A PaperOffice DMS képes bármilyen tartalmat digitális formában menteni, megváltoztatni annak tartalmát és formátumát, valamint elérhetővé tenni azokat.
A PaperOffice DMS rendelkezik az ECM összes funkciójával, és ez kiváló ár-teljesítmény arányban, valamint intuitívan tanulható működési formában van, amely szükségtelenné teszi a drága külső vagy belső képzést. Ehelyett ingyenes oktatóvideók állnak rendelkezésre, hogy hozzászokjanak a különböző menükhöz. A PaperOffice DMS így minden vállalat szervezeti támaszává válhat a kereskedelemben és a gyártásban, és ez szinte fénysebességgel történik.
Az építőipari vállalatok profitálnak a digitális dokumentumkezelésből
A PaperOffice DMS-sel azonban sokkal több lehetőség van az építőipari vállalatok számára. Például a készletkezelés, beleértve az állandó vagy a kulcsfontosságú dátumkészletét. A PaperOffice DMS alapja a hálózat összekapcsolt felhasználói fiókjai. Ezeknek a felhasználói fiókoknak az adattárolása a központi adatbázisban van kombinálva. A dokumentumok különböző algoritmusokkal rendelkező mesterséges intelligencián keresztül vezérelhetők, amelyek automatizált folyamatok indítására használhatók.
Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.
Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.
A digitális bélyegzőkkel a dokumentumok további információkkal egészíthetők ki, és akár a részletes munkafolyamatokat is szabályozhatják. A feladat- és munkafolyamat-funkció viszont biztosítja a határidők betartását és teljesítését.
A PaperOffice DMS okos menünavigációval rendelkezik, amely logikusan strukturált, és számos területen lehetővé teszi az intuitív működést. Az interneten ingyenesen elérhető oktatóvideók további támogatást nyújtanak, és természetesen a képzések szükség esetén közvetlenül az ügyfél vállalati központjában is megtarthatók.
Az építési fázisok dokumentálása mellett a PaperOffice DMS egyaránt alkalmas az anyagbeszerzés logisztikai feladatainak támogatására. A PaperOffice DMS-ben az adatbázisok létrehozásának lehetőségeinek köszönhetően az anyagbeszerzés és az anyagfelhasználás nyomon követhető és figyelmeztetési szintek rendelhetők hozzá. A belső AI segítségével olyan sablonokat hozhat létre, amelyek automatikusan reagálnak, ha szűk keresztmetszetek vagy hiányok vannak, például ismétlődő megrendelések leadása esetén, bár a meglévő mennyiségnek valóban elegendőnek kell lennie. Erre a célra használható a munkafolyamat-funkció, amellyel a vállalat felelős alkalmazottai összehasonlíthatják feladataik végrehajtását.
A PaperOffice DMS felgyorsíthatja az építési projekteket, megelőzheti a rossz döntéseket és csökkentheti a költségeket. Lehet, hogy a BER-t építő és még mindig Stuttgartot21 építő vállalatok egyszerűen nem rendelkeztek a megfelelő szoftverrel, a PaperOffice DMS-sel.
