Üzleti folyamatok automatizálása hallógondozó cégeknél
A PaperOffice DMS a hallókészülék-gyártók számára lehetővé teszi bármilyen típusú dokumentum hatékony kezelését, valamint a megkeresések gyors feldolgozását, és előfeltétele a hatékonyságnak és a sikernek az adminisztráción belül.
Profi tipp
Az írott dokumentumokat, szerződéseket, tervezeteket, kutatásokat, szakértői véleményeket és még sok minden mást a digitalizálásnak köszönhetően elektronikus dokumentumok váltják fel, és így az összes munkafolyamatot maximálisan optimalizálják.A dokumentumkezelési megoldás segítségével a központi platformon lévő összes információt ellenőrzésbiztos módon mentheti és archiválhatja.
Digitalizáció hallásgondozó cégek számára
A hallásgondozói szakmai ágazat vállalataként sok fontos dokumentumot kell kezelnie:
Számlák, dokumentáció, levelezés, ajánlatok, javítási lapok, egészségügyi kártyák és még sok más. Ezért a hallásgondozó szakemberek azok, akiknek jelentős előnye származik a megfelelő dokumentumkezelő szoftverek használatából.
Így gyűjtik össze a hallásgondozó szakemberek a fontos dokumentumokat naponta. Ezeket mind a megfelelő ügyfélhez, ügynökséghez vagy eszközgyártóhoz kell igazítani.
Mindezeket a dokumentumokat digitalizálni kell, ha papíralapú formában érkeznek, strukturált iktatást, feladat- és munkafolyamat-hozzárendelést igényelnek, és igény szerint azonnal rendelkezésre kell állniuk.
Ezenkívül minden dokumentumot a típusa szerint osztályoznak, és hozzárendelhetők az emberekhez és az eszközgyártókhoz, amelyeket aztán akár útközben is elérhet, eszköztől függetlenül. Tehát az összes hallókészülékre vonatkozó összes információ és dokumentum egyértelműen egy helyen, nevezetesen az adatbázisában található.
Nagyon fontos, hogy fontos határidőket tartsanak be, és jogi intézkedéseket hozzanak a dokumentumok tárolására. A PaperOffice DMS világos struktúrát biztosít a dokumentumokban, és segít megbirkózni az információáradattal.
A dokumentumkezelési megoldás segítségével a központi platformon lévő összes információt ellenőrzésbiztos módon mentheti és archiválhatja.
A PaperOffice minden időigényes szűk keresztmetszetet kiküszöböl, és egyértelmű áttekintést nyújt az olyan fontos dokumentumokról, mint a számlák, szerződések, értékesítési jelentések, felmérések, értékelések, bérleti szerződések vagy egyéb levelek azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban.
Kihasználhatja a digitális adminisztrációs feladatok, a digitális bélyegzők és a cetlik előnyeit is, és szemmel tarthatja az összes szolgáltatási szerződést, hivatalos levelezést, amelyet újra be kell nyújtani, vagy feladatkiosztással rendelhet az alkalmazottakhoz.
A revíziós biztonság mindig garantált.
Minden információ azonnal rendelkezésre áll
A PaperOffice DMS segítségével a dokumentumok számos hallókészülék-akusztikai vállalatnál digitalizálhatók és központilag archiválhatók oly módon, hogy bármilyen számítógépről elérhetők legyenek anélkül, hogy az archívumba kellene menniük, vagy először utána kellene nézniük, hogy melyik kolléga, aki jelenleg dokumentumokat vagy mappákat dolgoz fel.
A PaperOffice DMS nemcsak az analóg dokumentumokat digitalizálja, hanem a dokumentumkezelő szoftver minden változtatást időrendi sorrendben ment a dokumentumba. Az eredeti változatlan marad. A munkafolyamat-funkcióval például bizonyos tevékenységeket rendelhet hozzá a projektmunka során, és minden alkalmazott áttekintést nyújt az aktuális állapotról.
Ugyanakkor ötleteket vagy javaslatokat is be lehet nyújtani anélkül, hogy minden alkalommal össze kellene hívni az üléseket. Az archivált dokumentumok kulcsszavak alapján kereshetők, vagy a dátum- vagy hivatkozási számok és automatizált sablonok az AI által hozhatók létre a PaperOffice DMS-ben.
Ez egy lenyűgöző szám. Csak Németországban mintegy 16 millió ember szenved halláskárosodásban. Érdekes módon a halláskárosodás meglehetősen egyenletesen oszlik el szinte minden 30 és 70 év feletti korcsoport között, és a halláskárosodás egyre nagyobb problémát jelent. Az elmúlt 20 évben a halláskárosodásban szenvedők száma körülbelül 4% -kal nőtt. Az érintetteknek azonban csak mintegy fele használ hallókészüléket.
Aki használ ilyet, az általában kapcsolatba került egy nem jól ismert szakmával, a hallásgondozó szakemberrel, aki 2017 előtt még hallásgondozó szakember volt. Hároméves képzéssel és mesterképzési lehetőséggel rendelkező vízi jármű, amely mesteremberré válhat, valamint hallástechnika és audiológia szakon végzett. A hallásvédők hallókészülékek gyártásával és hallásvédelemmel foglalkoznak úgynevezett otopasztikus anyagok, egyedileg méretre szabott eszközök formájában. A hallókészülék-akusztikus munkaköri profilja hasonló a fogtechnikuséhoz.
A hallásgondozó szakemberek számára ez azt jelenti, hogy naprakészen kell tartaniuk beteg- vagy ügyféladataikat. Ugyanakkor nagyon érzékeny adatokról van szó, mert sok hallássérült ember ezt olyan hibának tekinti, amelyet személyes környezetüknek nem szabad átélnie. Ezért fontos az adatvédelem az adatok tárolásakor. A legtöbb esetben az első ügyfeleket a halláskárosodást diagnosztizáló fül-orr-gégész orvosok hallásgondozó szakemberei közvetítik, ezért az adatmegőrzés itt is nagy jelentőséggel bír, és egy jól átgondolt archívum végül felgyorsítja a munkafolyamatot.
Ezekhez a feladatokhoz olyan dokumentumkezelő szoftverek a legmegfelelőbbek, mint a PaperOffice DMS. Mivel ez egy dokumentumkezelő szoftver, amely sokkal többre képes, mint a dokumentumok kezelése.
A PaperOffice nem tesz különbséget a dokumentumtípusok között, függetlenül attól, hogy segítségre van-e szüksége a szerződések, beadványok és e-mail levelezések kezeléséhez: a PaperOffice dokumentumkezelő rendszerének köszönhetően a vállalat korábbi folyamatai digitalizálódnak , így azok hatékonyabbak, átláthatóbbak és lényegesen rugalmasabbak.
Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.
A fontos szerződéseket így időben fel lehet ismerni és fel lehet mondani, vagy újratárgyalni. A dokumentumkiadás digitális aláírással és e-mail értesítéssel a lassú papíralapú levelezés helyett a nem biztonságos e-mail hozzájárul az ügyfelek hűségéhez.
A PaperOffice archiválja a hallásgondozó cégnél keletkezett összes dokumentumot és az összes releváns információt a jogszabályoknak megfelelően és könyvvizsgálatbiztos módon
Először is, a Paperoffice DMS segítségével egy analóg archívumot, talán a hagyományos függő fájlrendszert digitális archívummá lehet konvertálni. Ez egy fontos lépés, amely nemcsak felgyorsítja az adminisztrációt a vállalatnál, hanem javítja az ADATÁTVITELT az ENT orvosától és fordítva. Például az e-mailben küldött adatok közvetlenül kiolvashatók és automatikusan átvihetők az elektronikus ügyfélfájlba.
A PaperOffice DMS-ben az érzékeny betegadatok titkosítva és jelszóval védettek, így beállítható, hogy ki láthatja, hogy mennyi adat van a vállalatnál.
A megfelelő mappa hívása is nagyon gyorsan történik a PaperOffice DMS-ben, a belső keresőmotor pedig különböző paramétereket rögzít, amelyek szerepelnek a keresésben. Ha az ügyfélszám vagy akár a név már nem ismert, vagy egynél többször létezik, bizonyos kulcsszavak a keresést a megfelelő eredményre korlátozhatják.
Az integrált AI-nak köszönhetően automatikus szabályok aktiválódnak. Ez az AI automatikusan mappákba rendezi a dokumentumokat, például a "Számla" és a "Szerződés" mappákba, tárolja a megfelelő kulcsszavakat, és elindítja az adott dokumentumtípushoz tárolt digitális munkafolyamatot.
A PaperOffice megfelel a legmagasabb szintű biztonsági szabványoknak , például az engedélyezéskezelésnek vagy a hozzáférési engedélyek megadásának. A felhasználó pontosan úgy határozza meg az egyes munkalépéseket, ahogyan azok futnának, például a számlák "rögzítése", "ellenőrzése", "kiadása" és "foglalása".
A felelősséget nemcsak az egyes emberekre lehet hozzárendelni, hanem az olyan felhasználói csoportokra is, mint a "Számvitel" vagy a "Termelés", így a kolléga azonnal közbeléphet, ha egy alkalmazott hiányzik.
Az OCR technológia nemcsak a dokumentum tartalmát ismeri fel, hanem az összes adózási szempontból releváns adatmezőt is, például a dokumentum számát, dátumát, nettó, adó- és bruttó összegét. Az importált adatok rendelkezésre állnak az értékelések, a fizetési tranzakciók és a pénzügyi számvitel ellenőrzéséhez. Ez megtakarítja a fárasztó belépési munkát és csökkenti a közzétételi hibákat.
Fontos érvek a PaperOffice DMS-nek a költségvetés-tervezésbe való felvétele mellett. Végül a PaperOffice DMS azzal is meggyőzi, hogy figyelembe veszik a fenntarthatóságot és a környezetvédelmet. Előbb-utóbb megtörténik a teljes átalakítás analóg dokumentumokról digitális formára, majd a közintézmény, amely akkor már a PaperOffice DMS-t fogja használni, jól felkészült lesz.
Természetesen a PaperOffice DMS lehetővé teszi a meglévő digitális adatok áttelepítését és integrálását a meglévő szoftvermegoldásokból. Ugyanakkor a PaperOffice DMS az analóg és a digitális interfész. Szkennelési funkciójával a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe, és digitalizálni azokat szkennerekkel, de mobiltelefonokról származó felvételekkel is, amelyek révén a szövegeket OCR segítségével írássá alakítják, és az Office programokban megváltoztathatók. Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.
Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az ügyfélnek, az adótanácsadónak vagy fordítva.
A megoldás: bevált know-how
Nem van értelme azonnal használni a menedzsment szoftvert a gyakorlatban? amely nemcsak minden követelménynek megfelel, hanem könnyen megtanulható és olcsó is?
A PaperOffice DMS a digitális munka kipróbált és tesztelt teljes megoldása, és több mint 20 éves piaci tapasztalattal az egyik első DMS úttörő.
A digitális feldolgozás alapvető alapja annak, hogy a jövőben biztosítani lehessen az önkormányzati szolgáltatások magas színvonalú szolgáltatását
Az a tény, hogy a hallókészülék-akusztika nem mindenki ajkán van, és biztosan nem mindenki fülén, azért van, mert Németországban mindössze 6,600 ilyen típusú vállalat van. Ez a németországi kézműves vállalkozások valamivel több mint 1%-át teszi ki.
Ennek ellenére ügyfélkörük körülbelül 8 millió embert foglal magában, ezért a hallásgondozó szakember átlagos ügyfélfájlja több mint 1200 embert tartalmaz. Sok különböző adatot kell rögzíteni minden ügyfélről, mert a hallás nagyon összetett kérdés, és a sérülések nem csak a fület vagy a füleket érintik. Bárki, akinek valaha is volt már fülzsírral eltömődött fülcsatornája, durva elképzelése lehet arról, hogy mit jelent nagyot hallani. A következmények a következők lehetnek:
- Kipufogás
- Fejfájás
- Stressz
- Depresszió
- Szédülés
- Alvászavarok
Ennek orvoslására az audiometriai adatokat rögzítik a betegtől, és ennek alapján az egyedi hallókészüléket gyártják. A süketség változhat. A halláskárosodás mértéke általában az életkor előrehaladtával növekszik, ami viszont szükségessé teszi a hallókészülék hozzáigazítását az új állapotokhoz. Maga a fül is anatómiai változásoknak van kitéve egy élet során a kötőszövet relaxációja miatt.
A hallásakusztikai vállalatoknak minden üzleti tranzakcióban fel kell dolgozniuk a dokumentumokat. Az üzleti modellek folyamatos továbbfejlesztése folyamatosan új kihívásokat teremt. Amire szükségük van, az egy jó dokumentumkezelő rendszer.
A PaperOffice DMS a megfelelő szoftver, mert mindent tartalmaz, amire a hallásgondozó iparnak szüksége van, például:
- Dokumentumok tárolása minden digitális formátumban a GDPR/li alapelveinek megfelelően>
- Műveleteket igénylő késői dokumentumok benyújtására és újbóli benyújtására szolgáló funkciók
- Önképző adattárolási funkció címkézéssel és belső keresőmotorral
- Az újonnan hozzáadott dokumentumok automatikus hozzárendelése a megfelelő mappába
- Egyszerű adatbázis-létrehozás és adatbázis-kapcsolat, beleértve az egyénileg testreszabható maszkot is
- Automatizált sablonlétrehozás ismétlődő folyamatokhoz és műveletekhez
Korrektúra-kompatibilis és biztonságos archiválás: A PaperOffice DMS technikailag megfelel a GoBD, a GDPdU és a DSGVO jogi követelményeinek
A PaperOffice kiterjedt munkafolyamat-funkciói nagyon érdekesek a hallókészülék-gyártók számára. A projekttalálkozók tartalmát rögzítik, és a résztvevők bármikor kiegészíthetik, mindezt a képernyőn és különböző helyszínekről. Az auditbiztos archiválás mindig garantált, valamint a szervezeti folyamatok optimalizálása.
A PaperOffice ezt kiterjedt feladat- és munkafolyamat-modullal támogatja.
A hallásakusztikai vállalatok profitálnak a digitális dokumentumkezelésből
A dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi adatbázisok külön létrehozását minden egyes területhez, és egyszerre hozhat létre hivatkozásokat. Az analóg dokumentumokat, például a beküldött számlákat a PaperOffice DMS-sel szkennelik be, és az OCR szoftver segítségével fényképként és konvertált szövegként is mentik. Minden meglévő adat világosan és egyértelműen megjeleníthető, ezért a házon kívüli találkozókhoz nem kell aktákat magával vinni. Az AI által vezérelt adatbázis-kezelés szükség szerint sablonokat hoz létre törzsadatokból vagy statisztikailag használható listákból.
Ugyanakkor a szükséges adatvédelmet hierarchikus jelszókezeléssel és 1024 bites titkosítással tartják fenn.
Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.
Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.
A digitális bélyegzőkkel a dokumentumok további információkkal egészíthetők ki, és akár a részletes munkafolyamatokat is szabályozhatják. A feladat- és munkafolyamat-funkció viszont biztosítja a határidők betartását és teljesítését.
A PaperOffice DMS nemcsak funkcióiban, hanem könnyen megtanulható is, video oktatóanyagok, hanem szükség esetén egyéni tanácsok és képzések segítségével is. Mindezt egy nagyon jó ár-teljesítmény arány mellett.
FAQs
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "Digitalizáció hallókészülék-gyártók számára":
Hogyan férhetnek hozzá az alkalmazottak a PaperOffice-hoz?
A decentralizált és modern programarchitektúra miatt a PaperOffice szinte bármilyen eszközön használható - a klasszikus PC-ktől az okostelefonokon / táblagépeken át a televíziókig.
Mi történik az adatokkal, ha a PaperOffice nem létezik?
Nem fog megtörténni, de hogy megnyugtassuk: Az adatokat BÁRMIKOR exportálhatja, mivel a PaperOffice nyílt adatbázis-struktúrán alapul, bármikor hozzáférhet az adataihoz.
Témaköradatok védelme: Hol tárolják az összes dokumentumot?
A PaperOffice minden dokumentumot házon belül, magas szintű titkosítással tárol, így immunissá válik például az adatlopásokkal szemben, és meghaladja az összes GDPR és GOBD követelményt.
Kerülje el a hibákat: SOHA ne mentse az adatokat harmadik féltől származó felhőbe!
A PaperOffice pontosan hozzáigazítható a specifikációkhoz?
Igen, a PaperOffice 100%-ban hozzáigazítható a tervezett felhasználáshoz, hogy zökkenőmentes integrációt biztosítson a meglévő folyamatokba és rendszerekbe. Még a program interfész is teljes mértékben megtervezhető és szabadon adaptálható.
Következtetés
A PaperOffice DMS támogatja a hallókészülék-gyártókat, és megfelelő interfészeket kínál más szoftverekhez, API-kapcsolatokhoz, és bármikor bővíthető az Ön kívánsága szerint. A szoftver könnyen megtanulható, és könnyen integrálható a mindennapi gyakorlatba anélkül, hogy képzési célokra távolléteket okozna.
A PaperOffice DMS azt javasolja, hogy a NAS-t (hálózat által támogatott adattárolást) biztonsági mentési funkcióval használja, hogy a fontos adatok ne vesszenek el és ne kémkedjenek harmadik féltől származó felhőkben.
Végső soron a PaperOffice DMS nagyon jó ár-teljesítmény aránnyal és hatalmas know-how-val nyűgöz le több mint 20 éves gyakorlati tapasztalata révén.