ASUSTOR-dokumentinhallinta DMS NAS:lle

Asiakirjojen hallintajärjestelmät, asiankirjojen hallinta, myös kutsuttu DMS, tukevat organisaatiotanne liiketoimintaan liittyvien asiakirjojen sähköisessä ja jäsennellyssä organisoinnissa. DMS (Document Management System) on siten tärkeä askel kohti paperitonta toimistoa.

Yhdistämällä sen ASUSTOR NAS -laitteeseenne muodostatte ideaalisen parin analogisten tallennusten digitalisoimiseksi ja hakuprosessien sekä arkistoinnin tehokkuuden parantamiseksi.

PaperOffice-dokumenttienhallinta on maailman ainoa ASUSTORin virallisesti hyväksymä DMS-järjestelmä ASUSTOR-laitteillenne.

Mikä on NAS?

”ASUSTOR NAS” -nimellä taiwanilainen ASUSTOR-yhtiö myy erilaisia verkkoliitännäisiä tallennuslaitteita (NAS). Nämä laitteet mahdollistavat sekä yrityksille että yksityiskäyttäjille tietojensa tehokkaan suojauksen ja joustavan organisoinnin ja käytön.

Näin ollen NAS on tiedostopalvelin, jolla on oma käyttöjärjestelmä ja joka jakaa tallennustilansa verkon kautta.

ASUSTOR NAS tarjoaa ihanteelliset edellytykset kaikille yrityksille, mutta erityisesti pk-yrityksille, nopeaan ja helppoon yritystietojen tallennukseen.

Seuraavassa artikkelissa näytämme teille, kuinka saatte maksimoitua ASUSTOR NAS -järjestelmänne tuottavuuden yrityksellenne sekä kuinka asiakirjojen hallinta voi toimia helposti ilman Dockeria.

Miksi käyttää NAS:ia pilvipalvelujen sijaan?

On useita syitä, miksi kannattaa käyttää NAS (Network Attached Storage) -ratkaisua pilvipohjaisen ratkaisun sijaan. Tässä luetellaan muutamia esimerkkejä:

• 1. Hallinta ja turvallisuus: NAS on yrityksen fyysisessä hallinnassa, mikä tarkoittaa, että yrityksellä on täydellinen hallinta omista tiedoistaan ja se voi varmistaa, että ne ovat turvallisia ja suojattuja.
  Pilvipalveluissa tietonne kuitenkin siirretään ulkoiselle palveluntarjoajalle, eivätkä ne ole yrityksen omien turvallisuusstandardien mukaisia.


• 2. Tietosuoja: Yritysten on tallennettaessa henkilötietoja noudatettava EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR). Siksi yritysten on valittaessaan tallennusteknologioita ja -palveluja varmistettava, että ne noudattavat tietosuojamääräyksiä.
  NAS (Network Attached Storage) on sopivampi valinta kuin pilviratkaisu, kun halutaan noudattaa GDPR-säädöksiä.
  Koska tallennuslaitteisto pysyy yrityksen omistuksessa, tiedot voivat olla suoraan yrityksen valvonnassa ja suojattuina. NAS tarjoaa myös korkean joustavuuden, sillä tiedot eivät ole ulkoisessa datakeskuksessa. Lisäksi yritykset voivat salata tietonsa NAS-järjestelmässä, jotta ne ovat suojattuja luvattomalta käytöltä.
• 3. Internet-yhteys: NAS voidaan käyttää riippumatta internet-yhteydestä, mikä tekee siitä ihanteellisen yrityksille, joiden toimipaikat sijaitsevat maaseudulla tai epävakaissa internet-alueilla.


• 4. Kustannukset: Kustannukset ovat merkittävä etu, jonka NAS tarjoaa pilvitallennukseen verrattuna. NAS:n hankinta on edullisempaa kuin pilvipalvelun, sillä siitä maksetaan vain kerran, ja se on täysin omassa hallinnassanne.
  Lisäksi NAS:n kuukausikustannukset ovat huomattavasti alhaisemmat kuin pilvipalvelun. NAS:n käytöstä ei tarvitse maksaa kuukausittaisia tilausmaksuja. Lisäksi NAS:lle ei koidu ylimääräisiä kaistamaksuja, joita pilvipalvelussa saattaa esiintyä.


• 5. Joustavuus: NAS tarjoaa yrityksille enemmän joustavuutta laitteiston ja tallennuskapasiteetin valinnassa. Se mahdollistaa myös tallennustilan laajentamisen vastaamaan yrityksen kasvavia tarpeita.

ASUSTOR NAS yhdistettynä PaperOffice DMS:ään tarjoaa yrityksellenne helpon ja luotettavan ratkaisun asiakirjojen hallintaan.

PaperOffice DMS on käyttäjäystävällinen ohjelmisto, joka mahdollistaa yrityksille asiakirjojen organisoinnin, tallennuksen, kategorisoinnin ja hallinnan, jotta niitä voidaan helposti käyttää milloin ja missä tahansa.

Yhdistämällä NAS-järjestelmä ja PaperOffice DMS:n tehokkaan hallinnan voitte lisätä yrityksenne tuottavuutta varmistamalla, että asiakirjat voidaan hakea nopeasti ja luotettavasti. Se tarjoaa myös lisää turvaa tiedoille, sillä ne ovat tallennettu NAS:lle eikä paikallisille tietokoneille tai ulkoiseen pilveen.

Kuinka vaativa on tietokanta-asennus ja -määritys?

Tietokannan asennus ja määritys ASUSTOR NAS -järjestelmäänne ei ole lainkaan vaativa ja ei vaadi IT-asiantuntijaa.

PaperOffice YouTube -videoiden avulla asennus ja määritys onnistuu helposti missä tahansa muutamassa minuutissa.

Miten tietosi päätyvät ASUSTOR NAS:iin?

PaperOffice-dokumentinhallintajärjestelmään (DMS), joka toimii ASUSTOR NAS:issa (Network Attached Storage), on useita tapoja siirtää tietoja. Tässä on joitakin esimerkkejä:

Asiakirjojen skannaaminen

Prosessi on yksinkertainen: Jos tiedot eivät vielä ole digitaalisessa muodossa, paperimuodossa olevat asiakirjat on ensin skannattava tai valokuvattava.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Skannerisi tai muun digitalisointilaitteen avulla asiakirja ei vain muuteta kuvaksi, vaan sen sisältö voidaan myös lukea sähköisesti. Tätä varten PaperOffice DMS:ään integroitu skanneritoiminto yhdistää skannerin ja siirtää siten digitaalisen median dokumentinhallintaohjelmistoon.

Olemme jo kirjoittaneet toisen artikkelin siitä, miten skannerisi parhaiten integroidaan asiakirjojen digitalisoimiseksi.

Digitaalinen asiakirjatallennus

Digitaalisessa muodossa olevat tiedot, kuten sähköpostit tai digitaaliset tiedostot, voidaan helposti vetää ja pudottaa PaperOffice-käyttöliittymään. Jos haluat arkistoida useita asiakirjoja ilman manuaalista työtä, PaperOfficeen integroitu kansioiden valvonta on sopiva tähän. Tämä mahdollistaa sujuvan arkistoinnin taustalla.

Olemassa olevat tiedot

PaperOfficen dokumentinhallintajärjestelmä tekee myös käyttäjille helpoksi siirtää jo digitaalisessa muodossa olevat tiedot, jotka ovat aiemmin olleet kannettavien tietokoneiden tai pöytätietokoneiden kiintolevyillä, yhteisesti käytettävään tallennustilaan, ASUSTOR NAS:iin.

Kaikki olemassa olevat tiedot voidaan näin ollen tuoda dokumentinhallintajärjestelmään yhdellä hiiren napsautuksella.

ASUSTOR NAS:n lisäarvo ja hyödyt yhdessä PaperOffice DMS:n kanssa

ASUSTOR NAS:n (Network Attached Storage) käyttö yhdessä dokumentinhallintajärjestelmän (DMS) PaperOffice kanssa tarjoaa useita etuja, joista joitakin ovat:

• 1. Keskitetty tiedonhallinta: DMS mahdollistaa kaikkien asiakirjojen ja tiedostojen tallentamisen ja järjestämisen yhteen keskitettyyn paikkaan, mikä helpottaa yhteistyötä ja pääsyä tietoihin, koska jokainen työntekijä voi käyttää tarvittavia tiedostoja ilman, että niitä tarvitsee kopioida USB-tikulle.
  Tämä säästää aikaa ja estää virheet, joita voi syntyä manuaalisen siirron aikana.


• 2. Parannettu turvallisuus: NAS tarjoaa lisäturvaominaisuuksia, kuten salausta ja redundanssia, jotka suojaavat tietoja katoamiselta tai luvattomalta käytöltä. Sekä korkean tietoturvan erilaisten varmuuskopiointivaihtoehtojen avulla.
  Automatisoituja varmuuskopioita voidaan luoda, jotta tärkeiden tiedostojen katoamisen tai tahattoman poistamisen tapauksessa ne voidaan palauttaa. On myös mahdollista salata tietoja varmistaakseen, että arkaluonteiset tiedot ovat suojattu luvattomalta käytöltä.


• 3. Parannettu pääsynopeus: NAS mahdollistaa tietojen nopeamman käsittelyn ja muokkaamisen, mikä parantaa tuottavuutta.


• 4. Helppo ylläpito ja päivitys: DMS ja NAS ovat toisistaan riippumattomia ja ne voidaan ylläpitää ja päivittää erikseen, mikä helpottaa ylläpitoa.


• 5. Parannettu joustavuus: ASUSTOR NAS:n ja PaperOffice DMS:n yhdistelmä tarjoaa monenlaisia konfigurointi- ja mukautusvaihtoehtoja yrityksen tarpeiden täyttämiseksi.


• 6. Tallennustilan helppo laajennettavuus: Koska yritykset usein kasvavat ja tarvitsevat enemmän tallennustilaa, ASUSTOR NAS voidaan helposti laajentaa vastaamaan kasvavia tarpeita. Tämä on kustannustehokkaampaa ja helpompaa toteuttaa verrattuna muihin tallennusratkaisuihin, kuten ulkoisiin kiintolevyihin tai pilviratkaisuihin.


• 7. Tuen mobiilipääsylle ja etätyöskentelylle: ASUSTOR NAS:n ja PaperOffice DMS:n käytön avulla voidaan päästä tietoihin käsiksi ja muokata niitä mistä tahansa, mikä laajentaa etätyöskentelyn ja mobiiliyhteistyön mahdollisuuksia.


• 8. Parantunut tehokkuus: PaperOffice DMS:n ja ASUSTOR NAS:n käyttö mahdollistaa tietojen nopeamman löytämisen, järjestämisen ja prosessien automatisoinnin, mikä parantaa tehokkuutta.


• 9. Laaja käyttäjien hallinta: Mahdollisuus muun muassa luoda ja hallita useita käyttäjätilejä.
  Tämä tarkoittaa, että yritykset voivat määrittää erilaisia käyttöoikeuksia eri työntekijöille tai osastoille. Esimerkiksi taloushallinnon työntekijä voi käyttää taloudellisia asiakirjoja, kun taas markkinoinnin työntekijä voi käyttää vain markkinointiasiakirjoja.

DMS mahdollistaa yrityksille asiakirjojen ja tiedostojen keskitetyn tallentamisen ja hallinnan. Se helpottaa hakua ja yhteistyötä, koska työntekijät voivat käyttää tarvittavia tiedostoja mistä tahansa. Se tarjoaa myös mahdollisuuden asiakirjojen työnkulkujen automatisointiin, mikä säästää aikaa ja resursseja.

Dokumentinhallinta (DMS) yhdessä ASUSTOR NAS:n (Network Attached Storage) kanssa tarjoaa yrityksille tehokkaan ja luotettavan ratkaisun asiakirjojen hallintaan ja tallentamiseen sekä pääsyn asiakirjoihin ja tiedostoihin.