Korkein mahdollinen alennustarjous
Yksinomainen sisäpiiritieto
Ilmaisia bonuksen päivityksiä
Korkein mahdollinen alennustarjous
Yksinomainen sisäpiiritieto
Ilmaisia bonuksen päivityksiä
Ystävyys luottamus Kunnia sana
Emme koskaan anna sähköpostiosoitettasi kenellekään muulle, ja jokaisessa sähköpostissa on yhden klikkauksen peruuta-tilauslinkki.
Sektori
Teollisuus ja kauppa
Alue
Langenberg, Nordrhein-Westfalen, Saksa
Osastot
Myynti
Kirjanpito
Sektori
Teollisuus ja kauppa
Alue
Langenberg, Nordrhein-Westfalen, Saksa
Osastot
Myynti
Kirjanpito
Stephan Reichel, toimitusjohtaja, K60 Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG
Vinkki
Sektori
Teollisuus ja kauppa
Alue
Langenberg, Nordrhein-Westfalen, Saksa
Osastot
Myynti
Kirjanpito
Ritilöiden valmistajana K60-ritiläjärjestelmillä on paljon tärkeitä asiakirjoja hallittavaksi:
Toimitusilmoitukset, laskut, sopimukset, luonnokset tai suunnitelmat ja paljon muuta.
Monet kyselyt tulevat sähköpostitse ja tulostetaan, mikä on valtava määrä paperia vuoden aikana. Tilaukset tulostetaan aina toimittajan tiedoilla ja säilytetään hyllyllä laskun mukana toimituksen jälkeen.
Tämä täydellinen prosessi tarkoittaa poikkeuksellista paperimäärää ja tietysti tilan puutetta.
Haun helpottamiseksi ja tehostamiseksi ja paperitulvan minimoimiseksi K60 Gitterrostsysteme aikoi digitoida dokumentaation ja sisällyttää sisällön sisäiseen arkistotietokantaan - yritys etsi sopivaa asiakirjojen hallintajärjestelmää.
Manuaalisesta käsittelystä tuli ajan myötä liian aikaa vievää, minkä vuoksi etsittiin automaattista arkistointia ja tietojen poimintaa.
Yrityksen suurin haaste oli tuoda tieto helposti saataville ja ennen kaikkea käyttökelpoiseksi useammille työntekijöille ja työntekijäryhmille ja ihmisryhmille (työntekijät, liikekumppanit, asiakkaat, kansalaiset).
Yrityksen tavoitteena oli digitalisoida olemassa olevat paperiasiakirjat, tuoda prosessin optimointi ja työnkulun hallinta kaikkiin saapuviin ja lähteviin asiakirjoihin, automatisoida suuri osa taustalla olevista prosesseista ja siten optimoida prosessi.
Aiemmin tietoja tallennettiin vain paperimuodossa, mutta nykyään monissa organisaatioissa on erilaisia tietolähteitä ja asiakirjoja: sähköpostit, lomakkeet, luonnokset ovat yhtä paljon osa tätä kuin sähköiset laskut ja paperikuitit, kirjeet, toimitusilmoitukset, sopimukset jne.
Koko tietotulva on muuttunut epäjohdonmukaisemmaksi. Siksi tärkein tehtävä on tuoda analogiset ja digitaaliset yksiköt yhteen. Paperimuodossa olevat asiakirjat on digitoitava ja yhdistettävä muihin tietoihin, kuten niihin liittyviin sähköposteihin.
Tapaustutkimuksen, joka tehtiin yhdessä PaperOffice-asiakirjanhallintajärjestelmän kanssa, tavoitteena oli minimoida paperin kulutus kustannusten ja tallennustilan säästämiseksi.
Lisäksi oli erittäin tärkeää löytää ratkaisu kaikkien valmistusprosessin asiakirjojen arkistointiin yhdessä, jotta voidaan tehdä välitöntä tietoa projektiin liittyvistä asiakirjoista / tilauksista.
Aivan kuten asiakirjojen ja saapuvien sähköpostiviestien automaattinen arkistointi, jonka pitäisi arkistoida asiakirjat asianmukaisiin kansioihin tiettyjen määritettyjen kriteerien mukaisesti ja käynnistää lisätyönkulkuja, kuten määritys asianomaiselle virkailijalle.
Toinen tavoite oli pystyä nopeasti etsimään asiakirjoja verkoston kollegoilta.
muistuttaa Stephan Reichel, K60 Gitterrostsystemen toimitusjohtaja.
K60 Gitterrostsystemen toimitusjohtaja Reichel tutki ensin erilaisia ohjelmistotarjouksia asiakirjojen hallintaan liittyen ja päätti lopulta testata ensin PaperOffice DMS:ää.
PaperOffice DMS tarjoaa juuri ne ehdot, joita herra Reichel etsi. Näitä ovat:
1. Ratkaisu sisäiseen keskustietokantaan, johon asiakirjanhallintajärjestelmä perustuu. Tietoja ei saa tallentaa yhden käyttäjän tietokoneelle.Keskitetty arkisto, joka on kaikkien hallintohenkilöstön käytettävissä.
Stephan Reichelille oli jo varhain selvää, että hänen yrityksensä digitalisointia ei ollut mahdollista:
2. Hallinnollisten tehtävien käsittely ja automatisointi. Ohjelmiston on mahdollistettava tehtävien jakaminen verkon kautta ja niiden käsittely virkailijan toimesta.
Digitaalinen käyttäjän valtuutus ja salasanan vahvistus sisältyvät hintaan.
Samalla kaikille asianomaisille työntekijöille ilmoitetaan käsittelyn tilasta. Version tallennus mahdollistaa jäljittämisen, mitkä käsittelyvaiheet suoritettiin milloin ja kenen toimesta.
3. Noudettavuus ja ajansäästö. Yksinkertaisempaa tapaa pyrittiin digitoimaan analogisia asiakirjoja ja tekemään niistä helposti löydettävissä tarvittaessa.
4. Projektiin liittyvien asiakirjojen / tilausten yhdistäminen. Ohjelmiston pitäisi pystyä tallentamaan prosessiin liittyvät asiakirjat yhdessä tai mahdollistamaan linkit toisiinsa.
Kaikkia liiketapahtumaa koskevia asiakirjoja, kuten ostoprosessia tai asennusta, jossa on vastaava toimitusilmoitus, laskua, luonnoksia, suunnitelmia ja mahdollisia vikoja koskevia valituksia, tulisi hallita keskitetysti.
Tällä tavalla toimitusilmoitukset, laskut ja kaikki, mikä kuuluu liiketoimintaprosessiin, tallennetaan kansioon tai alikansioon. Käyttöoikeudet voidaan määrittää kullekin kansiolle joko työntekijäryhmille tai yksittäisille työntekijöille.
Lisäksi hyperlinkit kansioon voidaan luoda ja lähettää työntekijöille.
Tällä tavalla valtuutetut työntekijät ja yhteistyökumppanit voivat käyttää sitä mistä tahansa ja milloin tahansa. Versionhallinnan ansiosta kunkin yksittäisen asiakirjamuutoksen alullepanija ja aika voidaan jäljittää läpinäkyvästi: Kyselyt selvitetään nopeasti ja tarpeettomat virheet vältetään.
PaperOfficella on myös virtuaalinen esitys muissa kansioissa olevista asiakirjoista. Tällä tavalla asiakirja(t) voidaan näyttää käytännössä eri kansioissa ilman, että alkuperäistä asiakirjaa tarvitsee kopioida. Tämä toiminto on erittäin hyödyllinen, jos esimerkiksi asiakirjan pitäisi näkyä eri projekteissa, mutta et halua kopioida asiakirjaa.
Mahdollisuus saada tietoa eri näkökulmista varmistaa selkeyden kaikille projektin osallistujille ja parantaa työntekijöiden kykyä tarjota tietoa.
PaperOffice DMS täytti kaikki vaaditut kriteerit.
PaperOfficen digitalisoinnin ansiosta k60 Grating Systems pystyi jo:
Tietojen ja dokumenttien helpompi ja nopeampi saatavuus muuttaa yrityksen prosesseja perusteellisesti ja pysyvästi. Hallinnollinen tieto on nyt järjestetty avoimesti ja saatavilla oikeaan aikaan.
Tässä mielessä kaikkien asiakirjapohjaisten prosessien digitalisoinnin perusta luodaan PaperOffice DMS: llä.
Yleisen arkistointiprosessin lisäksi:
taattu.
PaperOffice DMS kartoittaa nykyään koko työnkulun digitaalisesti.
Toistaiseksi kaikki toimitus- ja laskuasiakirjat tallennetaan tehokkailla skannereilla, PaperOffice tunnistaa yhteystiedot automaattisesti ja tallentaa asiakirjat vastaavasti sähköiseen arkistoon.
Työntekijät voivat sitten käyttää asiakirjoja yksinkertaisen käyttöliittymän kautta ja kirjoittamalla erilaisia hakutermejä - myös kokotekstihaku on käytettävissä.
DMS: n johdonmukaisen käytön ansiosta ritilän valmistaja pystyi vähentämään merkittävästi laskun edellyttämää käsittelyaikaa, ja samalla maksamattomien saamisten määrä on vähentynyt merkittävästi.
Lopuksi, vastaamme muutamaan usein kysyttyyn kysymykseen aiheesta "Ritilän valmistaja
K60-Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG":
Mitä vinkkejä antaisit tuleville PaperOffice-käyttäjille?
Koskaan ei ole liian aikaista tai liian myöhäistä käsitellä digitalisointia.
Tärkeintä on saada käsitys ohjelmistosta, mutta myös itse yrityksestä. Oli tärkeää, että emme tunteneet pakkoa ostaa ohjelmistoa tai rekisteröityä mihinkään palvelu- ja tukipaketteihin.
Jo ennen kuin ostimme PaperOffice DMS: n, puhuimme yrityksen kaikkien osastojen kanssa emmekä koskaan tunteneet huonoa kohtelua. Päinvastoin: PaperOfficella on mukava, kohtelias ja pätevä tiimi.
Meille julkisena laitoksena prosessista on tulossa yhä monimutkaisempi ja siihen liittyy paljon byrokratiaa. Siksi luottamus järjestelmään ja ohjelmistoon oli erittäin tärkeää. Tietenkin oli myös erittäin tärkeää, että ohjelmisto oli helppo ymmärtää.
Kenelle suosittelisit PaperOfficea?
Suosittelemme PaperOfficea kaikille muille yrityksille, jotka haluavat digitalisoida ja automatisoida.
Mistä pidät erityisesti PaperOfficessa?
Olemme erittäin tyytyväisiä kaikkeen.
PaperOffice on kevyt mutta tehokas asiakirjojen hallintajärjestelmä.
Toiminnot, jotka näyttävät aluksi merkityksettömiltä, kuten asiakirjan sisällön automaattinen lukeminen, osoittautuvat tärkeimmiksi toiminnoiksi, joita et halua enää missata pidemmän ajan kuluessa.
"Asiakirjojen manuaalinen käsittely näin suuressa yhteisössä olisi maksanut meille paljon aikaa.
PaperOffice DMS: n automatisoidulla ratkaisulla manuaalista työtä voitaisiin vähentää huomattavasti, samalla kun investointeja tehtiin tulevaisuuteen suuntautuvaan tekniikkaan. Olemme digitaalisen kiinteistönhallinnan edelläkävijöitä."
Alejandro Campos
it-asiantuntija ja projektipäällikkö kiinteistöhallinnossa El Guijo
