Teollisuuden ja kaupan liiketoimintaprosessien automatisointi
PaperOffice DMS valmistukseen ja kauppaan mahdollistaa sujuvan tiedonkulun tuotannon ja hallinnon välillä liiketoimintaprosessien digitalisoinnin ja automatisoinnin ansiosta.
Vinkki
Kirjalliset asiakirjat, sopimukset, luonnokset, tutkimukset, toimitusilmoitukset ja paljon muuta korvataan sähköisillä asiakirjoilla digitalisoinnin ansiosta ja optimoidaan siten kaikki työprosessit maksimaalisesti.Dokumenttienhallintaratkaisun avulla tallennat ja arkistoit kaikki tiedot keskusalustalle tarkastuksenkestävällä tavalla.
Digitalisaatio teollisuudessa ja kaupassa
Valmistus- tai tuotantoyrityksenä sekä kaupankäynnissä sinulla on paljon tärkeitä asiakirjoja hallittavana:
Laskut, sopimukset, tilaukset, toimitustiedot ja paljon muuta. Siksi tämän alan yritykset hyötyvät merkittävästi sopivien asiakirjojen hallintaohjelmistojen käytöstä.
Näin tärkeitä asiakirjoja luodaan joka päivä teollisuudessa ja kaupassa. Nämä kaikki on määritettävä oikealle osastolle, asiakkaalle, objektille, toimitukselle.
Kaikki nämä asiakirjat on digitoitava, jos ne saapuvat paperimuodossa, vaativat jäsenneltyä arkistointia, tehtävien ja työnkulun määritystä, ja niiden on oltava välittömästi saatavilla pyynnöstä.
Lisäksi jokainen asiakirja luokitellaan sen tyypin mukaan ja se voidaan määrittää ihmisille ja esineille, joita voit sitten jopa käyttää tien päällä laitteesta riippumatta.
Joten sinulla on kaikki tiedot ja asiakirjat kaikista tuotannoista, esineistä, asiakkaista jne., Selvästi yhdessä paikassa, nimittäin tietokannassasi.
On erittäin tärkeää, että tärkeitä määräaikoja noudatetaan ja että asiakirjojen säilyttämiseksi ryhdytään oikeudellisiin toimenpiteisiin. Monien olemassa olevien hallinnollisten ongelmien ratkaisemiseksi tuotannossa ja kaupassa olisi otettava käyttöön PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmä.
Dokumenttienhallintaratkaisun avulla tallennat ja arkistoit kaikki tiedot keskusalustalle tarkastuksenkestävällä tavalla.
PaperOffice poistaa kaikki aikaa vievät pullonkaulat ja luo selkeän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista, kuten sopimuksista, laskuista, tilauksista, toimitustiedoista, hallitsemalla niitä digitaalisesti PaperOfficessa tulevaisuudessa.
Asiakirjojen kaappaamisesta, käsittelystä, jakamisesta, etsimisestä ja seurannasta tulee erittäin helppoa PaperOfficen avulla.
Hallitun käytön, yksityiskohtaisten tehtäväluetteloiden sekä työnkulkuja ja luotettavia sähköposti-ilmoituksia käyttävien hyväksyntöjen ansiosta työntekijät voivat suorittaa määritetyt tehtävät tehokkaasti ja valtuutetut henkilöt voivat helposti hyväksyä tai evätä hyväksynnän.
Digitalisointi on teollisuudessa kaikki kaikessa
PaperOffice DMS: n avulla asiakirjat voidaan digitoida teollisuudessa ja kaupassa ja arkistoida keskitetysti siten, että pääsy voidaan tehdä mistä tahansa tietokoneesta ilman, että sinun tarvitsee mennä arkistoon tai tutkia ensin, mikä / r kollega, joka parhaillaan käsittelee asiakirjoja tai kansioita.
PaperOffice DMS ei vain digitoi analogisia asiakirjoja, vaan asiakirjojen hallintaohjelmisto tallentaa kaikki asiakirjan muutokset aikajärjestyksessä. Alkuperäinen ei vaikuta. Työnkulkutoimintoa voidaan käyttää esimerkiksi tiettyjen aktiviteettien määrittämiseen projektityön aikana, ja jokainen työntekijä pitää yleiskuvan nykyisestä tilasta.
Samalla ideoita tai ehdotuksia voidaan esittää ilman, että kokouksia tarvitsee kutsua koolle joka kerta. Arkistoituja asiakirjoja voidaan etsiä avainsanojen tai päivämäärän tai viitenumeroiden perusteella, ja tekoäly voi luoda automaattisia malleja PaperOffice DMS:ssä.
PaperOffice DMS: n laaja työnkulkutoiminto tekee sisäisestä viestinnästä paljon helpompaa. Termi sisäinen sisältää myös sivuliikkeet tai ulkomaiset paikat. Esimerkiksi projektiin liittyvissä töissä nykyinen tila näytetään aina ja samalla historia. Tietenkin mukana on myös tiimiin liittyvä ja yksityinen kalenteri, johon syötetään määräaikoja ja aikaan liittyviä tapahtumia.
Itse asiassa useimmat toiminnot, prosessit ja viestintätoimet teollisuudessa ja kaupassa voisivat tapahtua valon nopeudella, joka vastaa 21. vuosisadan digitaalista aikakautta.
Jos ei aina olisi väliasemia, joissa painettu paperi hidastaa toimintaa kävelyvauhtiin. Tällä on kustannuksia, puhumattakaan ympäristö- ja kestävyysvaikutuksista. Käyttämällä asianmukaisia asiakirjojen hallintaohjelmistoja, kuten PaperOffice DMS: ää, lukuisia teollisuus- ja kaupallisten yritysten prosesseja voidaan paitsi nopeuttaa myös tehdä turvallisemmiksi esimerkiksi teollisuusvakoilun tai kiristysohjelmien kiristysohjelmien avulla tehtyjen kiristysyritysten yhteydessä.
Asiakirjojen hallintaohjelmisto, kuten PaperOffice DMS, sopii parhaiten näihin tehtäviin. Koska se on asiakirjojen hallintaohjelmisto, joka voi tehdä paljon muutakin kuin vain hallita asiakirjoja.
PaperOffice ei tee eroa asiakirjatyyppien välillä riippumatta siitä, tarvitsetko apua sopimusten, kirjelmien ja sähköpostin kirjeenvaihdon hallinnassa: PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmän ansiosta yrityksen aiemmat prosessit on digitalisoitu , mikä tekee niistä tehokkaampia, avoimempia ja huomattavasti joustavampia.
Koska riippumatta siitä, missä muodossa asiakirjat saapuvat yritykseen, olivatpa ne sitten paperidokumentteina, PDF-tiedostoina, sähköposteina tai valokuvina, ne arkistoidaan automaattisesti ja tallennetaan suojattuun tietokantaan.
Tärkeät sopimukset voidaan siten tunnistaa ja irtisanoa hyvissä ajoin tai neuvotella uudelleen. Asiakirjojen julkaiseminen digitaalisella allekirjoituksella ja sähköposti-ilmoituksella hitaan paperipostin sijaan epävarma sähköposti edistää asiakasuskollisuutta.
PaperOffice arkistoi kaikki teollisuudessa ja kaupassa tuotetut asiakirjat ja kaikki asiaankuuluvat tiedot lain mukaisesti ja tarkastusvarmistetulla tavalla
PaperOffice DMS mahdollistaa NAS: n (Network Attached Storage) yhteydessä erittäin turvallisen intranetin rakentamisen sisäistä viestintää ja tiedonsiirtoa varten. Tämä luo kaksinkertaisen turvallisuuden ulkopuolelta tulevia hyökkäyksiä vastaan. Ensin käyttöjärjestelmän palomuuri ja toiseksi PaperOffice DMS: n salaus. Samaan aikaan NAS: n kautta muodostetaan erillinen pilvi, joka on riippumaton kolmannen osapuolen palveluntarjoajista.
PaperOffice DMS: n laaja työnkulkutoiminto tekee sisäisestä viestinnästä paljon helpompaa. Termi sisäinen sisältää myös sivuliikkeet tai ulkomaiset paikat. Esimerkiksi projektiin liittyvissä töissä nykyinen tila näytetään aina ja samalla historia.
Tietenkin mukana on myös tiimiin liittyvä ja yksityinen kalenteri, johon syötetään määräaikoja ja aikaan liittyviä tapahtumia.
Tekoälyllä varustettu asiakirjantunnistus järjestää automaattisesti kaikki asiakirjat tallennettavaksi oikeaan kansioon ja luo sekä avainsanahakemiston että muutoshistorian. PaperOffice DMS: n sisäinen hakukone löytää jokaisen asiakirjan sekunnin murto-osina.
Ratkaisu: todistettu osaaminen
Eikö ole järkevää käyttää hallintaohjelmistoa käytännössä heti? joka ei vain täytä kaikkia vaatimuksia, vaan on myös helppo oppia ja edullinen?
PaperOffice DMS on kokeiltu ja testattu täydellinen ratkaisu digitaaliseen työhön ja yli 20 vuoden markkinakokemuksella yksi ensimmäisistä DMS-edelläkävijöistä.
Digitaalinen käsittely on olennainen perusta kuntien palveluiden korkean palvelulaadun varmistamiselle tulevaisuudessa
PaperOffice täyttää korkeimmat tietoturvastandardit , kuten valtuutuksen hallinnan tai käyttöoikeuksien myöntämisen. Käyttäjä määrittelee yksittäiset työvaiheet täsmälleen sellaisina kuin ne suoritettaisiin, esimerkiksi laskujen "tallennus", "tarkistus", "vapautus" ja "varaus".
Vastuuta ei voida antaa vain yksittäisille ihmisille, vaan myös käyttäjäryhmille, kuten "Kirjanpito" tai "Tuotanto", jotta kollega voi astua sisään välittömästi, jos työntekijä on poissa.
OCR-tekniikka ei ainoastaan tunnista asiakirjan sisältöä, vaan myös kaikki verotukseen liittyvät tietokentät, kuten asiakirjan numero, päivämäärä, netto, vero ja bruttosumma. Tuodut tiedot ovat käytettävissä arviointien, maksutapahtumien ja taloushallinnon hallintaan. Tämä säästää väsyttäviä syöttötöitä ja vähentää kirjausvirheitä.
Tärkeitä argumentteja PaperOffice DMS: n sisällyttämiseksi budjettisuunnitteluun. Lopuksi PaperOffice DMS vakuuttaa myös siitä, että kestävyys ja ympäristönsuojelu otetaan huomioon. Ennemmin tai myöhemmin tapahtuu täydellinen muuntaminen analogisista asiakirjoista digitaaliseen muotoon, ja sitten julkinen laitos, joka sitten jo käyttää PaperOffice DMS: ää, on hyvin valmistautunut.
Vain yhdellä hiiren napsautuksella tiedot, mukaan lukien arkistointipaikka, voidaan viedä asiakkaallesi, verokonsultillesi tai päinvastoin.
Tietenkin PaperOffice DMS mahdollistaa olemassa olevien digitaalisten tietojen siirtämisen ja integroinnin olemassa olevista ohjelmistoratkaisuista. Samalla PaperOffice DMS on analogisen ja digitaalisen rajapinta. Skannaustoimintonsa avulla ohjelmisto voi lukea analogisia asiakirjoja, suunnitelmia ja valokuvia järjestelmään ja digitoida ne skannerien avulla, mutta myös matkapuhelimien tallenteita, jolloin tekstit muunnetaan kirjoitukseksi OCR: n avulla ja niitä voidaan muuttaa Office-ohjelmissa. Aikaleimat ja versiointi varmistavat, että digitaalinen asiakirja vastaa analogista alkuperäiskappaletta.
Teollisuuden ja kaupan yritysten on käsiteltävä asiakirjoja kaikista liiketoimista. Liiketoimintamallien jatkuva jatkokehitys luo jatkuvasti uusia haasteita. He tarvitsevat hyvän asiakirjojen hallintajärjestelmän.
PaperOffice DMS on oikea ohjelmisto, koska sen mukana tulee esimerkiksi kaikki, mitä valmistusteollisuus tarvitsee:
- Asiakirjojen tallentaminen kaikissa digitaalisissa muodoissa GDPR/li-periaatteiden mukaisesti>
- Toimia edellyttävien myöhäisten asiakirjojen lähettämiseen ja uudelleen lähettämiseen liittyvät toiminnot
- Itseoppiva tietojen tallennustoiminto, jossa on tunnisteet ja sisäinen hakukone
- Uusien asiakirjojen automaattinen määritys oikeaan kansioon
- Yksinkertainen tietokannan luominen ja tietokantayhteys, mukaan lukien yksilöllisesti muokattava maski
- Automaattinen mallien luominen toistuville prosesseille ja toiminnoille
Versioiden mukainen ja turvallinen arkistointi: PaperOffice DMS täyttää teknisesti GoBD: n, GDPdU: n ja DSGVO: n lakisääteiset vaatimukset
PaperOffice DMS mahdollistaa muiden ohjelmistojen, kuten ERP: n, liittämisen ja tietysti asiakirjojen siirtämisen Microsoft Officesta asianmukaisten rajapintojen kautta. PaperOffice DMS nopeuttaa viestintää kaupassa ja tuotannossa toimittajien ja asiakkaiden kanssa.
Määräaikoja ja tapaamisia seurataan ja toiminnot käynnistyvät automaattisesti halutun asetuksen mukaan. Tilausprosessit voidaan automatisoida ja jopa tulevaisuutta varten suunnitellut muutokset voidaan syöttää siten, että ne tulevat voimaan haluttuun aikaan.
Laajojen toimintojensa ansiosta PaperOffice DMS voidaan ehdottomasti luokitella yrityksen sisällönhallinnan (ECM) korkeampaan segmenttiin.
ECM sisältää kaiken sisällön yleisen hallinnan organisaatiossa, jolla on vastaava käyttöoikeushierarkia. PaperOffice DMS pystyy tallentamaan minkä tahansa sisällön digitaalisessa muodossa, muuttamaan sen sisältöä ja muotoa ja asettamaan sen saataville.
PaperOffice DMS: llä on kaikki ECM: n toiminnot, ja tämä erinomaisella hinta-laatusuhteella sekä intuitiivisesti opittavalla toimintamuodolla, joka tekee kalliista ulkoisesta tai sisäisestä koulutuksesta tarpeetonta. Pikemminkin ilmaisia video-oppaita on saatavilla tottuaksesi eri valikoihin. PaperOffice DMS: stä voi siis tulla organisaation johtolanka jokaisessa kaupan ja tuotannon yrityksessä, ja tämä on melkein valon nopeudella.
Valmistavan teollisuuden ja kaupan yritykset hyötyvät digitaalisten asiakirjojen hallinnasta
Dokumenttienhallintajärjestelmä mahdollistaa tietokantojen erillisen luomisen kullekin yksittäiselle alueelle ja voi luoda linkkejä samanaikaisesti. Analogiset asiakirjat, kuten lähetetyt laskut, skannataan PaperOffice DMS:llä ja tallennetaan sekä valokuvana että muunnetuna tekstinä OCR-ohjelmistolla. Kaikki olemassa olevat tiedot voidaan näyttää selkeästi ja yksiselitteisesti, minkä vuoksi tiedostoja ei tarvitse suorittaa talon ulkopuolisia tapaamisia varten. Tekoälyn ohjaama tietokannan hallinta luo malleja perustiedoista tai tilastollisesti käyttökelpoisista luetteloista tarpeen mukaan.
Samalla tarvittavaa tietosuojaa ylläpidetään hierarkkisella salasanojen hallinnalla ja 1024-bittisellä salauksella.
Optimoi työaikasi jopa 7,5 % paperipohjaiseen työhön verrattuna PaperOffice DMS:n käytön ansiosta.
Säästä aikaa dokumenttien etsimiseen, reitittämiseen ja jakamiseen.
Digitaalisten leimojen avulla asiakirjoja voidaan täydentää lisätiedoilla ja jopa hallita yksityiskohtaisia työnkulkuja. Tehtävä- ja työnkulkutoiminto puolestaan varmistaa, että määräaikoja noudatetaan ja ne on suoritettu loppuun.
Koe, miten voit yhdistää tiedonkulun tuotannon ja hallinnon välillä digitalisoimalla ja automatisoimalla asiakirja- ja liiketoimintaprosesseja.
PaperOfficen avulla nopeutat tuotantoprosessejasi sekä kaikkia osastojen välisiä työnkulkuja. Yhä tiukempien tuotevastuulakien aikana voit myös lisätä yrityksesi oikeusvarmuutta ratkaisulla asiakirjojen hallintaan ja työnkulun automatisointiin.
FAQs
Lopuksi, vastaamme muutamaan usein kysyttyyn kysymykseen aiheesta "Digitalisaatio teollisuudessa ja kaupassa":
Miten työntekijät voivat käyttää PaperOfficea?
Hajautetun ja modernin ohjelma-arkkitehtuurin ansiosta PaperOfficea voidaan käyttää melkein millä tahansa laitteella - klassisista tietokoneista älypuhelimiin / tabletteihin ja televisioihin.
Mitä tiedoille tapahtuu, jos PaperOfficea ei ole olemassa?
Ei tapahdu, mutta vakuuttaaksesi sinut: Voit viedä tietosi MILLOIN TAHANSA, koska PaperOffice perustuu avoimeen tietokantarakenteeseen, voit käyttää tietojasi milloin tahansa.
Aiheen tietosuoja: Mihin kaikki asiakirjat tallennetaan?
PaperOffice tallentaa kaikki asiakirjat talon sisällä korkean tason salauksella, mikä tekee siitä immuunin esimerkiksi tietovarkauksille ja ylittää kaikki GDPR- ja GOBD-vaatimukset.
Vältä virheitä: ÄLÄ KOSKAAN tallenna tietoja kolmannen osapuolen pilveen!
Voidaanko PaperOfficea mukauttaa tarkalleen eritelmien mukaan?
Kyllä, PaperOffice voidaan mukauttaa 100% aiottuun käyttöön saumattoman integroinnin varmistamiseksi olemassa oleviin prosesseihin ja järjestelmiin. Jopa ohjelman käyttöliittymä voidaan suunnitella täysin ja mukauttaa vapaasti.
Johtopäätös
PaperOffice DMS tukee teollisuutta ja kauppaa ja tarjoaa sopivat rajapinnat muihin ohjelmistoihin, API-yhteyksiin, ja sitä voidaan laajentaa milloin tahansa toiveidesi mukaan. Ohjelmisto on helppo oppia ja se voidaan helposti integroida jokapäiväiseen käytäntöön aiheuttamatta poissaoloja koulutustarkoituksiin.
PaperOffice DMS suosittelee NAS: n (verkkotuettu tietojen tallennus) käyttöä varmuuskopiointitoiminnolla, jotta tärkeitä tietoja ei menetetä eikä vakoilla kolmannen osapuolen pilvissä.
Viime kädessä PaperOffice DMS tekee vaikutuksen erittäin hyvällä hinta-laatusuhteella ja valtavalla tietotaidolla yli 20 vuoden käytännön kokemuksen kautta.