Logistiikka- ja huolinta-alan digitalisointi
PaperOffice DMS logistiikkaan ja huolintaan mahdollistaa sujuvan tiedonkulun osastojen välillä liiketoimintaprosessien digitalisoinnin ja automatisoinnin ansiosta.
Logistiikka- ja huolinta-alan digitalisointi
Yhä kasvavat globaalit toimitusketjut tuovat logistiikan ja huolinnan uusiin haasteisiin. Kaikkien tärkeiden tietojen ja asiakirjojen sijainti ja ajasta riippumaton saatavuus on ratkaisevan tärkeää kuljetus- ja logistiikka-alalla, mikä vaikuttaa paitsi aikaan myös taloudellisesti.
Laskut, sopimukset, tilaukset, toimitustiedot ja paljon muuta - kaikkien asiakirjojen on oltava välittömästi saatavilla pyynnöstä sijainnista riippumatta. Siksi näiden toimialojen yritykset hyötyvät merkittävästi sopivien asiakirjojen hallintaohjelmistojen käytöstä.
Logistiikka-alalla luodaan päivittäin suuri määrä asiakirjoja. Suuri osa asiakirjoista, kuten toimitusilmoituksista ja lähetysasiakirjoista, luodaan edelleen paperimuodossa - mutta näiden asiakirjojen manuaalinen käsittely on hyvin aikaa vievää, mikä puolestaan aiheuttaa tarpeettomia kustannuksia ja joskus toimii väärin.
Jotta sen sisältämät tiedot olisivat nopeasti saatavilla ja jotta ne voidaan valmistella myöhempiä automatisoituja prosesseja varten, nämä paperiasiakirjat on digitoitava ja sisältö luettava ja asetettava saataville.
Logistiikka-alalle on erityisen tärkeää, että määräaikoja noudatetaan ja että asiakirjojen säilyttämiseksi ryhdytään oikeudellisiin toimenpiteisiin. Monien logistiikka- ja huolinta-alan olemassa olevien hallinnollisten ongelmien ratkaisemiseksi olisi toteutettava PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmä.
Dokumenttienhallintaratkaisun avulla tallennat ja arkistoit kaikki tiedot keskusalustalle tarkastuksenkestävällä tavalla.
Kuinka paperiton huolinta- ja logistiikka-alalla?
PaperOffice poistaa kaikki aikaa vievät pullonkaulat ja luo selkeän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista, kuten sopimuksista, laskuista, tilauksista, toimitustiedoista, hallitsemalla niitä digitaalisesti PaperOfficessa tulevaisuudessa.
Asiakirjojen kaappaamisesta, käsittelystä, jakamisesta, etsimisestä ja seurannasta tulee erittäin helppoa PaperOfficen avulla.
Hallitun käytön, yksityiskohtaisten tehtäväluetteloiden sekä työnkulkuja ja luotettavia sähköposti-ilmoituksia käyttävien hyväksyntöjen ansiosta työntekijät voivat suorittaa määritetyt tehtävät tehokkaasti ja valtuutetut henkilöt voivat helposti hyväksyä tai evätä hyväksynnän.
Asiakirjojen hallintajärjestelmän tulisi kattaa seuraavat tärkeät toiminnot huolinta- ja logistiikka-alalla:
Tärkeiden suhteiden ymmärrettävyys digitaalisten kansioiden ja asiakirjakansioiden ansiosta
Kun muokkaat asiakirjoja manuaalisesti, tärkeät suhteet, kuten muistiinpanot ja merkinnät, voivat kadota nopeasti. Joten on lähes mahdotonta ymmärtää yhteyttä jälkeenpäin. Kun suhteet voidaan jäljittää, päällekkäiset prosessit käynnistyvät, mikä on aikaa vievää ja kallista.
Logistiikkayrityksesi PaperOffice-toteutuksen ansiosta asiakirjat, tiedot niistä ja prosesseista on loogisesti tiivistetty. Digitaaliset kansiot sisältävät kuvaavia ominaisuuksia, niillä on ennalta määrätty sisäinen rakenne tai ääriviivat ja ne tarjoavat mahdollisuuden määrittää tietosuojan käyttöoikeuksia. Virtuaaliset muistiinpanot, merkinnät ja tehtävät varmistavat, että tärkeitä tietoja prosesseista ei enää menetetä.
Automaattinen arkistointi
Asiakirjojen manuaalinen skannaus on erityisen aikaa vievä ja virhealtis prosessi. Kun huolintayritykset ovat toimittaneet pinon asiakirjoja, todellinen työ alkaa: mikä on helpoin tapa tallentaa ja määrittää paperimuodossa olevia asiakirjoja?
Integroidun skanneritoiminnon ja QR-koodintunnistuksen ansiosta huolinta- ja logistiikkayritykset voivat sijoittaa kokonaisen pinon toimitusmuistiinpanoja ja muita asiakirjoja skanneriin - PaperOffice tunnistaa kohdehakemuksen joko tunnustetun yhteyshenkilön, opetetun asiakirjamallin perusteella tai tallentamalla QR-kooditiedot luetaan.
Tällä tavalla kokonaiset asiakirjaerät voidaan automatisoida yhdellä kertaa ja käsitellä vähitellen integroidulla oppimistilalla tai muulla tavalla, kuten halutaan, lähes ilman henkilöresursseja.
Prosessikeskeinen dokumenttienhallinta
Prosessikeskeinen dokumenttienhallinta varmistaa, että nämä asiakirjat pysyvät ajan tasalla pienellä vaivalla. PaperOffice tukee sinua täällä laajalla tehtävä- ja työnkulkumoduulilla.
Tällä tavoin voidaan luoda tiettyjä prosessiketjuja ja olemassa olevat toimintaprosessit voidaan määritellä sähköisiin asiakirjoihin ja suorittaa osittain automaattisesti.
Tämä edustaa virheetöntä prosessien optimointia, koska tehtävä voidaan määrittää työntekijöille, joilla on tietyt käyttöoikeudet ja valmistumisajat, ja se edellyttää digitaalista hyväksyntää, mutta se voi myös käynnistää automaattisesti lisätoimintoja, kuten sähköposti-ilmoituksia tai asiakirjan tilan muutoksia.
Tällä tavalla kaikki asiakirjaprosessit voidaan kartoittaa.
Asiakirjojen hallintaohjelmisto, kuten PaperOffice DMS, sopii parhaiten näihin tehtäviin. Koska se on asiakirjojen hallintaohjelmisto, joka voi tehdä paljon muutakin kuin vain hallita asiakirjoja.
PaperOffice ei tee eroa asiakirjatyyppien välillä riippumatta siitä, tarvitsetko apua sopimusten, kirjelmien ja sähköpostin kirjeenvaihdon hallinnassa: PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmän ansiosta yrityksen aiemmat prosessit on digitalisoitu , mikä tekee niistä tehokkaampia, avoimempia ja huomattavasti joustavampia.
Koska riippumatta siitä, missä muodossa asiakirjat saapuvat yritykseen, olivatpa ne sitten paperidokumentteina, PDF-tiedostoina, sähköposteina tai valokuvina, ne arkistoidaan automaattisesti ja tallennetaan suojattuun tietokantaan.
Tärkeät sopimukset voidaan siten tunnistaa ja irtisanoa hyvissä ajoin tai neuvotella uudelleen. Asiakirjojen julkaiseminen digitaalisella allekirjoituksella ja sähköposti-ilmoituksella hitaan paperipostin sijaan epävarma sähköposti edistää asiakasuskollisuutta.
Digitaalinen käsittely on olennainen perusta kuntien palveluiden korkean palvelulaadun varmistamiselle tulevaisuudessa
PaperOffice täyttää korkeimmat tietoturvastandardit , kuten valtuutuksen hallinnan tai käyttöoikeuksien myöntämisen. Käyttäjä määrittelee yksittäiset työvaiheet täsmälleen sellaisina kuin ne suoritettaisiin, esimerkiksi laskujen "tallennus", "tarkistus", "vapautus" ja "varaus".
Vastuuta ei voida antaa vain yksittäisille ihmisille, vaan myös käyttäjäryhmille, kuten "Kirjanpito" tai "Tuotanto", jotta kollega voi astua sisään välittömästi, jos työntekijä on poissa.
OCR-tekniikka ei ainoastaan tunnista asiakirjan sisältöä, vaan myös kaikki verotukseen liittyvät tietokentät, kuten asiakirjan numero, päivämäärä, netto, vero ja bruttosumma. Tuodut tiedot ovat käytettävissä arviointien, maksutapahtumien ja taloushallinnon hallintaan. Tämä säästää väsyttäviä syöttötöitä ja vähentää kirjausvirheitä.
PaperOffice arkistoi kaikki logistiikassa ja edelleenlähetyksessä luodut asiakirjat ja kaikki asiaankuuluvat tiedot lain mukaisesti ja tarkastusvarmistetulla tavalla
PaperOffice DMS mahdollistaa NAS: n (Network Attached Storage) yhteydessä erittäin turvallisen intranetin rakentamisen sisäistä viestintää ja tiedonsiirtoa varten. Tämä luo kaksinkertaisen turvallisuuden ulkopuolelta tulevia hyökkäyksiä vastaan. Ensin käyttöjärjestelmän palomuuri ja toiseksi PaperOffice DMS: n salaus. Samaan aikaan NAS: n kautta muodostetaan erillinen pilvi, joka on riippumaton kolmannen osapuolen palveluntarjoajista.
PaperOffice DMS: n laaja työnkulkutoiminto tekee sisäisestä viestinnästä paljon helpompaa. Termi sisäinen sisältää myös sivuliikkeet tai ulkomaiset paikat. Esimerkiksi projektiin liittyvissä töissä nykyinen tila näytetään aina ja samalla historia.
Tietenkin mukana on myös tiimiin liittyvä ja yksityinen kalenteri, johon syötetään määräaikoja ja aikaan liittyviä tapahtumia.
Tekoälyllä varustettu asiakirjantunnistus järjestää automaattisesti kaikki asiakirjat tallennettavaksi oikeaan kansioon ja luo sekä avainsanahakemiston että muutoshistorian. PaperOffice DMS: n sisäinen hakukone löytää jokaisen asiakirjan sekunnin murto-osina.
Ratkaisu: todistettu osaaminen
Eikö ole järkevää käyttää hallintaohjelmistoa käytännössä heti? joka ei vain täytä kaikkia vaatimuksia, vaan on myös helppo oppia ja edullinen?
PaperOffice DMS on kokeiltu ja testattu täydellinen ratkaisu digitaaliseen työhön ja yli 20 vuoden markkinakokemuksella yksi ensimmäisistä DMS-edelläkävijöistä.
Tärkeitä argumentteja PaperOffice DMS: n sisällyttämiseksi budjettisuunnitteluun. Lopuksi PaperOffice DMS vakuuttaa myös siitä, että kestävyys ja ympäristönsuojelu otetaan huomioon. Ennemmin tai myöhemmin tapahtuu täydellinen muuntaminen analogisista asiakirjoista digitaaliseen muotoon, ja sitten julkinen laitos, joka sitten jo käyttää PaperOffice DMS: ää, on hyvin valmistautunut.
Vain yhdellä hiiren napsautuksella tiedot, mukaan lukien arkistointipaikka, voidaan viedä asiakkaallesi, verokonsultillesi tai päinvastoin.
Tietenkin PaperOffice DMS mahdollistaa olemassa olevien digitaalisten tietojen siirtämisen ja integroinnin olemassa olevista ohjelmistoratkaisuista. Samalla PaperOffice DMS on analogisen ja digitaalisen rajapinta. Skannaustoimintonsa avulla ohjelmisto voi lukea analogisia asiakirjoja, suunnitelmia ja valokuvia järjestelmään ja digitoida ne skannerien avulla, mutta myös matkapuhelimien tallenteita, jolloin tekstit muunnetaan kirjoitukseksi OCR: n avulla ja niitä voidaan muuttaa Office-ohjelmissa. Aikaleimat ja versiointi varmistavat, että digitaalinen asiakirja vastaa analogista alkuperäiskappaletta.
Logistiikka- ja huolintayritysten on käsiteltävä kaikkien liiketoimien asiakirjat. Liiketoimintamallien jatkuva jatkokehitys luo jatkuvasti uusia haasteita. He tarvitsevat hyvän asiakirjojen hallintajärjestelmän.
PaperOffice DMS on oikea ohjelmisto, koska sen mukana tulee kaikki mitä tarvitset, esimerkiksi:
- Asiakirjojen tallentaminen kaikissa digitaalisissa muodoissa GDPR/li-periaatteiden mukaisesti>
- Toimia edellyttävien myöhäisten asiakirjojen lähettämiseen ja uudelleen lähettämiseen liittyvät toiminnot
- Itseoppiva tietojen tallennustoiminto, jossa on tunnisteet ja sisäinen hakukone
- Uusien asiakirjojen automaattinen määritys oikeaan kansioon
- Yksinkertainen tietokannan luominen ja tietokantayhteys, mukaan lukien yksilöllisesti muokattava maski
- Automaattinen mallien luominen toistuville prosesseille ja toiminnoille
Versioiden mukainen ja turvallinen arkistointi: PaperOffice DMS täyttää teknisesti GoBD: n, GDPdU: n ja DSGVO: n lakisääteiset vaatimukset
PaperOffice DMS mahdollistaa muiden ohjelmistojen, kuten ERP: n, liittämisen ja tietysti asiakirjojen siirtämisen Microsoft Officesta asianmukaisten rajapintojen kautta. PaperOffice DMS nopeuttaa viestintää kaupassa ja tuotannossa toimittajien ja asiakkaiden kanssa.
Määräaikoja ja tapaamisia seurataan ja toiminnot käynnistyvät automaattisesti halutun asetuksen mukaan. Tilausprosessit voidaan automatisoida ja jopa tulevaisuutta varten suunnitellut muutokset voidaan syöttää siten, että ne tulevat voimaan haluttuun aikaan.
Laajojen toimintojensa ansiosta PaperOffice DMS voidaan ehdottomasti luokitella yrityksen sisällönhallinnan (ECM) korkeampaan segmenttiin.
ECM sisältää kaiken sisällön yleisen hallinnan organisaatiossa, jolla on vastaava käyttöoikeushierarkia. PaperOffice DMS pystyy tallentamaan minkä tahansa sisällön digitaalisessa muodossa, muuttamaan sen sisältöä ja muotoa ja asettamaan sen saataville.
PaperOffice DMS: llä on kaikki ECM: n toiminnot, ja tämä erinomaisella hinta-laatusuhteella sekä intuitiivisesti opittavalla toimintamuodolla, joka tekee kalliista ulkoisesta tai sisäisestä koulutuksesta tarpeetonta. Pikemminkin ilmaisia video-oppaita on saatavilla tottuaksesi eri valikoihin. PaperOffice DMS: stä voi siis tulla organisaation johtolanka jokaisessa kaupan ja tuotannon yrityksessä, ja tämä on melkein valon nopeudella.
Logistiikka- ja huolintayritykset hyötyvät digitaalisesta dokumenttienhallinnasta
PaperOffice DMS: n avulla logistiikkayrityksillä sekä yrityksillä, joilla on sidoksissa oleva logistiikka tai varastointi, on kuitenkin paljon enemmän mahdollisuuksia. Esimerkiksi varastonhallinta, mukaan lukien pysyvä tai keskeinen päivämäärävarasto. PaperOffice DMS: n perustana ovat verkon linkitetyt käyttäjätilit. Näiden käyttäjätilien tietojen tallennus on yhdistetty keskustietokantaan. Asiakirjoja voidaan ohjata tekoälyn kautta erilaisilla algoritmeilla, joita voidaan käyttää automaattisten prosessien käynnistämiseen.
Optimoi työaikasi jopa 7,5 % paperipohjaiseen työhön verrattuna PaperOffice DMS:n käytön ansiosta.
Säästä aikaa dokumenttien etsimiseen, reitittämiseen ja jakamiseen.
Digitaalisten leimojen avulla asiakirjoja voidaan täydentää lisätiedoilla ja jopa hallita yksityiskohtaisia työnkulkuja. Tehtävä- ja työnkulkutoiminto puolestaan varmistaa, että määräaikoja noudatetaan ja ne on suoritettu loppuun.
Koe, miten voit yhdistää tiedonkulun tuotannon ja hallinnon välillä digitalisoimalla ja automatisoimalla asiakirja- ja liiketoimintaprosesseja.
PaperOffice DMS: stä voi tulla lähde erilaisille tiedoille, joilla on erityinen rooli rahdin alalla. Esimerkiksi lentorahtia tai merikuljetuksia koskevat eritelmät. Viime kädessä vastaavasti integroidut rajapinnat mahdollistavat yhteyden muihin logistisiin ohjelmistoratkaisuihin, ehdollisesti myös "ATLAS": iin, automaattiseen tariffi- ja paikalliseen tulliselvitysjärjestelmään.
