Paperi- ja pakkausteollisuuden liiketoimintaprosessien automatisointi
PaperOffice DMS paperi- ja pakkausteollisuudelle mahdollistaa sujuvan tiedonkulun liiketoimintaprosessien digitalisoinnin ja automatisoinnin ansiosta.
Vinkki
Kirjalliset asiakirjat, sopimukset, luonnokset, laskut, toimitusilmoitukset ja paljon muuta korvataan sähköisillä asiakirjoilla digitalisoinnin ansiosta, mikä optimoi kaikki työprosessit maksimaalisesti.Integroitu tekoäly mahdollistaa liiketoimintaprosessien suurelta osin automatisoinnin, mikä nopeuttaa prosessejasi ja lisää menestystä ja tyytyväisyyttä.
Digitalisointi paperi- ja pakkausteollisuudessa
Paperi- ja pakkausteollisuuden yritykset hyötyvät merkittävästi sopivan tiedonhallinnan käytöstä, koska ne saavat paperiasiakirjoja joka päivä.
Näin paperi- ja pakkausteollisuuden yritykset tuottavat tärkeitä asiakirjoja päivittäin:
Kirjoitukset, luonnokset, luonnokset, ulkoiset kirjeet, tutkimukset, asiantuntijalausunnot ja paljon muuta. Nämä eivät saavu vain postitse, vaan monet kirjeet saapuvat myös sähköpostitse.
Kaikki nämä asiakirjat on digitoitava, jos ne saapuvat paperimuodossa, vaativat jäsenneltyä arkistointia, tehtävien ja työnkulun määritystä ja niiden on oltava välittömästi saatavilla pyynnöstä.
On hyvin tärkeää, että tärkeitä määräaikoja noudatetaan ja että asiakirjojen säilyttämiseksi ryhdytään oikeudellisiin toimenpiteisiin. PaperOffice DMS antaa sinulle selkeän rakenteen asiakirjoissasi ja auttaa sinua selviytymään tietotulvasta.
PaperOffice DMS antaa sinulle selkeän rakenteen asiakirjoissasi ja auttaa sinua selviytymään tietotulvasta.
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS
PaperOffice poistaa kaikki aikaa vievät pullonkaulat ja luo selkeän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista, kuten sopimuksista tai kirjeistä, hallitsemalla niitä digitaalisesti PaperOfficessa tulevaisuudessa.
Viime vuosina vastuullisuus on vakiinnuttanut asemansa yhtenä paperi- ja pakkausteollisuuden vahvimmista trendeistä. Ympäristöyhteensopivuus ja monikäyttöisyys ovat ratkaisevia tulevissa hankinnoissa. Vihreän reitin kulkeminen ei kuitenkaan enää tarkoita, että asiakkaat ovat valmiita maksamaan korkeamman hinnan tai tekemään kompromisseja laadusta, vaan nämä kaksi laadun ja kestävyyden näkökohtaa kulkevat käsi kädessä joustavien pakkausten suhteen.
Miksi asiakirjojen hallintaohjelmisto on täydellinen ratkaisu?
PaperOffice-dokumenttienhallintajärjestelmä tuo organisaation ja tietosuojan yhden konepellin alle. Innovatiivinen järjestelmä tarjoaa virtaviivaisia haku- ja hakutyökaluja, jotka lyhentävät vasteaikaa ja varmistavat, että asiakirjoja ei koskaan menetetä, mikä on aina tyytyväisyys yrityksille.
PaperOffice ei tee eroa asiakirjatyyppien välillä riippumatta siitä, tarvitsetko apua sopimusten, kirjelmien, tilien, tuomioiden ja sähköpostikirjeenvaihdon hallinnassa: PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmän ansiosta yrityksesi aiemmat prosessit on digitalisoitu, mikä tekee niistä tehokkaampia, avoimempia ja huomattavasti joustavampia.
Koska riippumatta siitä, missä muodossa asiakirjat saapuvat yritykseen, olivatpa ne sitten paperidokumentteina, PDF-tiedostoina, sähköposteina tai valokuvina, ne arkistoidaan automaattisesti ja tallennetaan suojattuun tietokantaan.
Integroidun tekoälyn ansiosta automaattiset säännöt käynnistyvät. Tämä tekoäly lajittelee asiakirjat automaattisesti kansioihin, kuten "Lasku" ja "Toimitusmuistiinpanot", tallentaa asianmukaiset avainsanat ja käynnistää kyseiselle asiakirjatyypille tallennetun digitaalisen työnkulun.
Kuinka mennä paperittomuuteen?
PaperOffice poistaa kaikki aikaa vievät pullonkaulat, johtaa kustannussäästöihin, kuten paperiasiakirjojen poistamiseen, ja luo selkeän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista, kuten kuiteista, sopimuksista, toimitusilmoituksista tai muista kirjeistä, hallitsemalla niitä digitaalisesti PaperOfficessa tulevaisuudessa .
Asiakirjojen kaappaamisesta, käsittelystä, jakamisesta, etsimisestä ja seurannasta tulee erittäin helppoa PaperOfficen avulla.
Hallitun käytön, yksityiskohtaisten tehtäväluetteloiden sekä työnkulkuja ja luotettavia sähköposti-ilmoituksia käyttävien hyväksyntöjen ansiosta työntekijät voivat suorittaa määritetyt tehtävät tehokkaasti ja valtuutetut henkilöt voivat helposti hyväksyä tai evätä hyväksynnän.
PaperOffice täyttää korkeimmat turvallisuusstandardit, kuten valtuutuksen hallinnan tai käyttöoikeuksien myöntämisen.
Käyttäjä määrittelee yksittäiset työvaiheet täsmälleen samalla tavalla kuin ne suoritetaan yrityksessä, esimerkiksi laskujen "tallennus", "tarkistus", "vapautus" ja "kirjaaminen". Vastuuta ei voida antaa vain yksittäisille ihmisille, vaan myös käyttäjäryhmille, kuten "Kirjanpito" tai "Rakentamisen hallinta", jotta kollega voi puuttua asiaan välittömästi, jos työntekijä on poissa.
Prosessikeskeinen dokumenttienhallinta
Prosessikeskeinen dokumenttienhallinta varmistaa, että nämä asiakirjat pysyvät ajan tasalla pienellä vaivalla. PaperOffice tukee sinua täällä laajalla tehtävä- ja työnkulkumoduulilla.
Tällä tavoin voidaan luoda tiettyjä prosessiketjuja ja olemassa olevat toimintaprosessit voidaan määritellä sähköisiin asiakirjoihin ja suorittaa osittain automaattisesti.
Tämä edustaa virheetöntä prosessien optimointia, koska tehtävää ei voida määrittää vain työntekijöille, joilla on tietyt käyttöoikeudet ja valmistumisajat, vaan se edellyttää digitaalista julkaisua, vaan se myös käynnistää automaattisesti lisätoimintoja, kuten sähköposti-ilmoituksia tai asiakirjan tilan muutoksia.
Tällä tavalla kaikki asiakirjaprosessit voidaan kartoittaa.
Koska riippumatta siitä, missä muodossa asiakirjat saapuvat yritykseen, olivatpa ne sitten paperidokumentteina, PDF-tiedostoina, sähköposteina tai valokuvina, ne arkistoidaan automaattisesti ja tallennetaan suojattuun tietokantaan.
Tärkeät sopimukset voidaan siten tunnistaa ja irtisanoa hyvissä ajoin tai neuvotella uudelleen. Asiakirjojen julkaiseminen digitaalisella allekirjoituksella ja sähköposti-ilmoituksella hitaan paperipostin sijaan epävarma sähköposti edistää asiakasuskollisuutta.
Ratkaisu: todistettu osaaminen
Eikö ole järkevää käyttää hallintaohjelmistoa käytännössä heti? joka ei vain täytä kaikkia vaatimuksia, vaan on myös helppo oppia ja edullinen?
PaperOffice DMS on kokeiltu ja testattu täydellinen ratkaisu digitaaliseen työhön ja yli 20 vuoden markkinakokemuksella yksi ensimmäisistä DMS-edelläkävijöistä.
Miksi PaperOffice DMS on oikea ohjelmisto
Ajanlisäys tärkeisiin asioihin, kustannussäästöt poistamalla paperiarkistosi, palvelusi parantaminen kyvyllä tarjota tietoja nopeasti ja asiakirjamäärän tarkastusvarmistetulla ja digitaalisella arkistoinnilla - tämän takaa PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS on oikea ohjelmisto, koska sen mukana tulee kaikki, mitä paperi- ja pakkausteollisuuden yritykset tarvitsevat, kuten:
OCR-tekniikka ei ainoastaan tunnista asiakirjan sisältöä, vaan myös kaikki verotukseen liittyvät tietokentät, kuten asiakirjan numero, päivämäärä, netto, vero ja bruttosumma. Tuodut tiedot ovat käytettävissä arviointien, maksutapahtumien ja taloushallinnon hallintaan. Tämä säästää väsyttäviä syöttötöitä ja vähentää kirjausvirheitä.
Tiedot, mukaan lukien arkistointipaikka, voidaan viedä veroneuvojallesi yhdellä napsautuksella.
- Asiakirjojen tallentaminen kaikissa digitaalisissa muodoissa GDPR: n periaatteiden mukaisesti
- Toimia edellyttävien myöhäisten asiakirjojen lähettämiseen ja uudelleen lähettämiseen liittyvät toiminnot
- Itseoppiva tietojen tallennustoiminto, jossa on tunnisteet ja sisäinen hakukone
- Uusien asiakirjojen automaattinen määritys oikeaan kansioon
- Yksinkertainen tietokannan luominen ja tietokantayhteys, mukaan lukien yksilöllisesti muokattava maski
- Automaattinen mallien luominen toistuville prosesseille ja toiminnoille
Tietenkin PaperOffice DMS mahdollistaa olemassa olevien digitaalisten tietojen siirtämisen ja integroinnin olemassa olevista ohjelmistoratkaisuista. Samalla PaperOffice DMS on analogisen ja digitaalisen rajapinta.
Skannaustoimintonsa avulla ohjelmisto voi käyttää skanneria tai matkapuhelinta analogisten asiakirjojen, suunnitelmien ja valokuvien lukemiseen järjestelmään ja digitointiin, jolloin tekstit muunnetaan fonteiksi OCR: n avulla ja niitä voidaan muuttaa Office-ohjelmissa. Aikaleimat ja versiointi varmistavat, että digitaalinen asiakirja vastaa analogista alkuperäiskappaletta.
Tietoturva on erittäin tärkeä asia erityisesti paperi- ja pakkausteollisuudessa. Siksi PaperOffice DMS toimii 1024-bittisellä salauskoodilla, mutta ei vain sillä.
Kaikki tiedot muunnetaan omaan muotoonsa, joka on riippumaton käyttöjärjestelmästä. Tämän seurauksena hakkereiden ja kiristäjien on ensin murrettava käyttöjärjestelmän palomuuri, sitten salaus ja lopulta vieras muoto, jota ei ole toistaiseksi tapahtunut. PaperOffice DMS: llä on erittäin tehokas salasanojen hallintajärjestelmä, joten viime kädessä ihminen, jota on pidettävä jokaisen tietokoneen suurimpana heikkona kohtana, ei voi aiheuttaa vahinkoa.
Kaikki digitaaliset tiedot salataan PaperOffice DMS: ssä 1024 bitillä ja muoto muunnetaan. Tämä johtaa niin suuriin esteisiin hakkereille ja vakoojille, että he ovat kaikki epäonnistuneet PaperOffice DMS: n kanssa tähän mennessä. Samaan aikaan hierarkkinen salasanojen hallintajärjestelmä estää kaikkia pääsemästä kaikkeen.
Tärkeitä argumentteja PaperOffice DMS: n sisällyttämiseksi budjettisuunnitteluun. Lopuksi PaperOffice DMS vakuuttaa myös siitä, että kestävyys ja ympäristönsuojelu otetaan huomioon. Ennemmin tai myöhemmin tapahtuu täydellinen muuntaminen analogisista asiakirjoista digitaaliseen muotoon, ja sitten julkinen laitos, joka sitten jo käyttää PaperOffice DMS: ää, on hyvin valmistautunut.
Digitaalinen laskujen käsittely on edullista myös monille paperi- ja pakkausalan yrityksille. Saapuvat laskut voidaan automatisoida PaperOffice DMS: n ansiosta ja ne välitetään vastuulliselle työntekijälle. Ohjaus- ja vapautusprosessi digitaalisen julkaisun kautta voidaan myös hoitaa nopeasti ja tehokkaasti järjestelmän kautta.
Vain yhdellä hiiren napsautuksella tiedot, mukaan lukien arkistointipaikka, voidaan viedä veroneuvojallesi tai päinvastoin.
Versioiden mukainen ja turvallinen arkistointi: PaperOffice DMS täyttää teknisesti GoBD: n, GDPdU: n ja DSGVO: n lakisääteiset vaatimukset
PaperOffice DMS mahdollistaa muiden ohjelmistojen, kuten ERP: n, liittämisen ja tietysti asiakirjojen siirtämisen Microsoft Officesta asianmukaisten rajapintojen kautta. PaperOffice DMS nopeuttaa viestintää.
Määräaikoja ja tapaamisia seurataan ja toiminnot käynnistyvät automaattisesti halutun asetuksen mukaan. Tilausprosessit voidaan automatisoida ja jopa tulevaisuutta varten suunnitellut muutokset voidaan syöttää siten, että ne tulevat voimaan haluttuun aikaan.
Laajojen toimintojensa ansiosta PaperOffice DMS voidaan ehdottomasti luokitella yrityksen sisällönhallinnan (ECM) korkeampaan segmenttiin.
ECM sisältää kaiken sisällön yleisen hallinnan organisaatiossa, jolla on vastaava käyttöoikeushierarkia. PaperOffice DMS pystyy tallentamaan minkä tahansa sisällön digitaalisessa muodossa, muuttamaan sen sisältöä ja muotoa ja asettamaan sen saataville.
PaperOffice DMS: llä on kaikki ECM: n toiminnot, ja tämä erinomaisella hinta-laatusuhteella sekä intuitiivisesti opittavalla toimintamuodolla, joka tekee kalliista ulkoisesta tai sisäisestä koulutuksesta tarpeetonta. Pikemminkin ilmaisia video-oppaita on saatavilla tottuaksesi eri valikoihin. PaperOffice DMS: stä voi tulla organisaation keskus jokaisessa yrityksessä ja tämä melkein valon nopeudella.
Paperi- ja pakkausteollisuuden yritykset hyötyvät digitaalisten asiakirjojen hallinnasta
38%: lla kaikista tutkituista yrityksistä ei yksinkertaisesti ole aikaa digitalisoida prosessejaan. Suosittelemme menettelyä, joka alkaa perusprosessista, analogisten asiakirjojen skannauksesta samanaikaisesti niiden käsittelyn kanssa. Tällä tavoin ryhmää ihmisiä, jotka työskentelevät kopioijan kanssa joka päivä, voitaisiin myös mahdollisuuksien mukaan neuvoa skannaamaan arkistoa vähitellen.
Yhdenmukaisten ominaisuuksien omaavien asiakirjojen automaattisen tunnistamisen ansiosta PaperOffice DMS voi aina määrittää kaikki skannatut asiakirjat oikeaan tallennuspaikkaan digitaalisessa muistissa. On järkevää aloittaa arkiston skannaaminen uusimmilla merkinnöillä, jotta analogisen arkiston kokoa voidaan pienentää entisestään säilytysaikojen päättyessä. Lisäksi meillä on monia oppaita paperittoman toimiston saavuttamiseksi skannerin ansiosta.
PaperOffice DMS on analogisen ja digitaalisen rajapinta. Skannaustoimintonsa avulla ohjelmisto voi lukea analogisia asiakirjoja, suunnitelmia ja valokuvia järjestelmään skannerin kautta ja digitoida ne, jolloin tekstit muunnetaan fonteiksi OCR: n avulla, jota voidaan muuttaa Office-ohjelmissa. Aikaleimat ja versiointi varmistavat, että digitaalinen asiakirja vastaa analogista alkuperäiskappaletta.
Optimoi työaikasi jopa 7,5 % paperipohjaiseen työhön verrattuna PaperOffice DMS:n käytön ansiosta.
Säästä aikaa dokumenttien etsimiseen, reitittämiseen ja jakamiseen.
Digitaalisten leimojen avulla asiakirjoja voidaan täydentää lisätiedoilla ja jopa hallita yksityiskohtaisia työnkulkuja. Tehtävä- ja työnkulkutoiminto puolestaan varmistaa, että määräaikoja noudatetaan ja ne on suoritettu loppuun.
Käytettävissä olevat arviointimekanismit, joita ohjaa PaperOffice DMS: ään integroitu tekoäly, mahdollistavat yrityksessä tapahtuvien materiaalivirtojen arvioinnin ja tilastolliset tutkimukset.
PaperOffice DMS, jossa on lukuisia hallintatyökaluja, on ihanteellinen ohjelmisto paperi- ja pakkausteollisuudelle, joka mahdollistaa sekä turvallisen että salamannopean pääsyn kaikkiin tietoihin, joita tarvitaan parhaaseen mahdolliseen asiakasneuvontaan. Samalla PaperOffice DMS:ää voidaan käyttää kaikkien liiketoiminnassa muuten esiin nousevien asioiden hallintaan.
Jotta asiakirjojen hallinnassa ja tietosuojassa ei olisi vain vaihtelua, PaperOffice DMS suosittelee sisäisen verkkotallennustilan (NAS) käyttöä varmuuskopiointitoiminnolla, joka vähentää täydellisen menetyksen todennäköisyyden minimiin ja edustaa samalla sisäistä pilveä, joka, toisin kuin ulkoisten palveluntarjoajien pilvet, todella suojaa hallituksen tai valtiosta riippumattomien elinten ei-toivotulta käytöltä.
FAQs
Lopuksi, vastaamme muutamaan usein kysyttyyn kysymykseen aiheesta "Paperi- ja pakkausteollisuuden digitalisointi":
Miten työntekijät voivat käyttää PaperOfficea?
Hajautetun ja modernin ohjelma-arkkitehtuurin ansiosta PaperOfficea voidaan käyttää melkein millä tahansa laitteella - klassisista tietokoneista älypuhelimiin / tabletteihin ja televisioihin.
Mitä tiedoille tapahtuu, jos PaperOfficea ei ole olemassa?
Ei tapahdu, mutta vakuuttaaksesi sinut: Voit viedä tietosi MILLOIN TAHANSA, koska PaperOffice perustuu avoimeen tietokantarakenteeseen, voit käyttää tietojasi milloin tahansa.
Aiheen tietosuoja: Mihin kaikki asiakirjat tallennetaan?
PaperOffice tallentaa kaikki asiakirjat talon sisällä korkean tason salauksella, on immuuni esimerkiksi tietovarkauksille ja ylittää kaikki GDPR- ja GOBD-vaatimukset.
Vältä virheitä: ÄLÄ KOSKAAN tallenna tietoja kolmannen osapuolen pilveen!
Voidaanko PaperOfficea mukauttaa tarkalleen eritelmien mukaan?
Kyllä, PaperOffice voidaan mukauttaa 100% aiottuun käyttöön saumattoman integroinnin varmistamiseksi olemassa oleviin prosesseihin ja järjestelmiin. Jopa ohjelman käyttöliittymä voidaan suunnitella täysin ja mukauttaa vapaasti.
Johtopäätös
PaperOffice DMS tukee paperi- ja pakkausteollisuuden yrityksiä ja tarjoaa vastaavat rajapinnat muihin ohjelmistoihin, API-yhteyksiin ja sitä voidaan laajentaa milloin tahansa toiveidesi mukaan. Ohjelmisto on helppo oppia ja se voidaan helposti integroida jokapäiväiseen käytäntöön aiheuttamatta poissaoloja koulutustarkoituksiin.
PaperOffice DMS suosittelee NAS: n (verkkotuettu tietojen tallennus) käyttöä varmuuskopiointitoiminnolla, jotta tärkeitä tietoja ei menetetä eikä vakoilla kolmannen osapuolen pilvissä.
Viime kädessä PaperOffice DMS tekee vaikutuksen erittäin hyvällä hinta-laatusuhteella ja valtavalla tietotaidolla yli 20 vuoden käytännön kokemuksen kautta.