Digitaaliset asiantuntijaratkaisut asianajajille ja asianajotoimistoille
Liiketoimintaprosessien automatisointi ja prosessien optimointi ovat tehokkuuden ja onnistumisen edellytyksiä. Sen tarve ei ole enää valinnainen ylellisyys, vaan välttämättömyys kilpailukyvyn säilyttämiseksi pitkällä aikavälillä.
Vinkki
Tärkeät asiakirjat olemassa olevassa paperimuodossa, kuten kirjelmät, asiakasasiakirjat, luonnokset, ulkoiset tuomioistuinkirjeet, tutkimus, asiantuntijalausunnot, korvataan sähköisillä asiakirjoilla digitalisoinnin ansiosta ja optimoidaan siten kaikki työprosessit maksimaalisesti.PaperOffice ei vain mahdollista asiakirjojen hallintaa, vaan mahdollistaa myös välittömän pääsyn ajan tasalla oleviin ja tarkkoihin asiakastiedostoihin.
Digitalisointi asianajotoimistoille, lakimiehille ja liikkeenjohdon konsulteille
Nykypäivän digitaalisten ja paperitietojen tulvan vuoksi on tärkeää varmistaa, että tärkeitä asiakirjoja ei menetetä ja että ne ovat saatavilla oikeaan aikaan.
Lakimiehet, lakiasiainosastot, asianajotoimistot ja liikkeenjohdon konsultit sekä notaarit hyötyvät merkittävästi sopivan tiedonhallinnan käytöstä.
Tärkeitä asiakirjoja kertyy asianajotoimistoihin päivittäin: kirjelmät, asiakasasiakirjat, luonnokset, ulkoiset tuomioistuimen kirjeet, tutkimus, asiantuntijalausunnot ja paljon muuta. Nämä eivät saavu vain postitse, vaan monet asiakaskirjeet saapuvat myös sähköpostitse.
Kaikki nämä asiakirjat on digitoitava, jos ne saapuvat paperimuodossa, vaativat jäsenneltyä arkistointia, tehtävien ja työnkulun määritystä ja niiden on oltava välittömästi saatavilla pyynnöstä.
Koska autoteollisuuden erittäin tekniset prosessit edellyttävät täydellistä tiedonkulkua ja jäsenneltyä toteutusta. Tarvittavat edut voidaan saavuttaa vain digitalisoinnin ansiosta.
On erittäin tärkeää, että tärkeitä määräaikoja noudatetaan ja että asiakirjojen säilyttämiseksi ryhdytään oikeudellisiin toimenpiteisiin.
PaperOffice DMS antaa sinulle selkeän rakenteen asiakirjoissasi ja auttaa sinua selviytymään tietotulvasta.
PaperOffice poistaa kaikki aikaa vievät pullonkaulat ja luo selkeän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista, kuten sopimuksista tai kirjeistä, hallitsemalla niitä digitaalisesti PaperOfficessa tulevaisuudessa.
Työskentele tehokkaasti digitalisoinnin ansiosta
Oikeassa oleminen ja oikeaksi tuleminen eivät aina ole yhtä ja samaa. Tilanne on samanlainen kuin yrittäjämäiset päätökset siitä, mitä polkua kulkea menestyksekkäälle tulevaisuudelle. Toimialat, jotka auttavat asiakkaitaan saamaan oikeutensa tai löytämään oikean tavan yritykselle, ovat lakimiehiä ja johdon konsulttiyrityksiä.
Julkisoikeuden jäseninä toimivilla asianajajilla on erityisasema, mutta myös erityinen vastuu. Esimerkiksi liikkeenjohdon konsulttiyrityksissä on usein insinöörien ja taloustieteilijöiden lisäksi myös lakimiehiä. Saksan kaltaisessa hyvin monimutkaisessa sosiaalisessa ja taloudellisessa rakenteessa käytännöllisesti katsoen jokaiseen vaiheeseen liittyy mahdollisia oikeudellisia seurauksia. Luultavasti tärkein perusta näille rakenteille on ihannetapauksessa kaikkien prosessien täydellinen dokumentointi.
Juuri sitä PaperOffice DMS on, asiakirjojen hallintaohjelmisto, joka voi tehdä paljon muutakin kuin vain hallita asiakirjoja.
PaperOffice ei tee eroa asiakirjatyyppien välillä riippumatta siitä, tarvitsetko apua asiakassopimusten, alushousujen, maksuilmoitusten, tuomioiden ja sähköpostikirjeenvaihdon hallinnassa: kiitos PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmän avulla aiemmat prosessisi asianajotoimistossasi tai yrityksessäsi digitalisoidaan, mikä tekee niistä tehokkaampia, avoimempia ja huomattavasti joustavampia. PaperOffice täyttää korkeimmat turvallisuusstandardit , kuten valtuutuksen hallinnan tai käyttöoikeuksien myöntämisen.
Lakimiesten ja liikkeenjohdon konsulttien automaatiota ei voi kiertää
Lakimiehille ja liikkeenjohdon konsulttiyrityksille tämä tarkoittaa erittäin laajan asiakas- tai asiakastiedoston ylläpitämistä, jolla on myös oltava muutamia erityispiirteitä. Esimerkiksi GDPR: n periaatteita on noudatettava, ja tietenkin asianajajia sitoo ehdoton salassapitovelvollisuus, joka ei koske vain suullisia lausuntoja, vaan myös luvattomilta henkilöiltä suojattujen asiakirjojen turvallista säilyttämistä. On myös velvollisuus noudattaa lakisääteisiä ja sopimuksessa sovittuja määräaikoja.
Joissakin tapauksissa näiden määräaikojen noudattamatta jättämisellä voi olla rikosoikeudellisia seurauksia, mutta useimmiten vain siviilioikeudellisia seurauksia. Liikkeenjohdon konsulttiyrityksille heidän asiakkaidensa liikesalaisuuksien suojaaminen on myös ensiarvoisen tärkeää.
PaperOffice täyttää korkeimmat tietoturvastandardit , kuten valtuutuksen hallinnan, erilaiset käyttöoikeustasot ja käyttöoikeuksien käyttöoikeuksien määrittämisen. Käyttäjä määrittelee yksittäiset työvaiheet täsmälleen samalla tavalla kuin ne suoritetaan yrityksessä, esimerkiksi laskujen "tallennus", "tarkistus", "vapauttaminen" ja "varaus".
Vastuu voidaan antaa paitsi yksilöille myös käyttäjäryhmille, kuten "Kirjanpito" tai "Vuokralakimiehet", jotta kollega voi puuttua asiaan välittömästi, jos työntekijä on poissa.
OCR-tekniikka ei ainoastaan tunnista asiakirjan sisältöä, vaan myös kaikki verotukseen liittyvät tietokentät, kuten asiakirjan numero, päivämäärä, netto, vero ja bruttosumma. Tuodut tiedot ovat käytettävissä arviointien, maksutapahtumien ja taloushallinnon hallintaan. Tämä säästää väsyttäviä syöttötöitä ja vähentää kirjausvirheitä.
Yhdellä hiiren napsautuksella tiedot, mukaan lukien arkistointipaikka, voidaan viedä asiakkaallesi tai päinvastoin. Nämä voidaan toimittaa myös salasanoilla.
Ratkaisu: todistettu osaaminen
Eikö ole järkevää käyttää hallintaohjelmistoa käytännössä heti? joka ei vain täytä kaikkia vaatimuksia, vaan on myös helppo oppia ja edullinen?
PaperOffice DMS on kokeiltu ja testattu täydellinen ratkaisu digitaaliseen työhön ja yli 20 vuoden markkinakokemuksella yksi ensimmäisistä DMS-edelläkävijöistä.
Täydelliset työnkulut lakimiehille ja liikkeenjohdon konsulteille
Saksassa on tällä hetkellä noin 150 000 yksittäistä asetusta liittovaltion ja osavaltion laeista ja määräyksistä. Jokainen sosiaalisen ja taloudellisen elämän alue on säännelty. Kappaleiden viidakon hallitsemiseksi asianajajat ovat erikoistuneet tietyille alueille aivan kuten liikkeenjohdon konsulttiyritykset, mutta silti ei ole asianajajaa tai liikkeenjohdon konsulttia, joka tuntisi kaikki hänen erityisalueensa oikeudelliset vaatimukset. Varsinkin kun uudet lait tai tuomiot muuttavat jatkuvasti nykyistä tilannetta milloin tahansa. Se tarvitsee oikean ohjelmiston, joka pystyy oppimaan, nopeasti ja turvallisesti.
PaperOffice DMS on oikea ohjelmisto, koska sen mukana tulee kaikki, mitä lakimiehet ja johdon konsulttiyritykset tarvitsevat, esimerkiksi:
- Asiakirjojen tallentaminen kaikissa digitaalisissa muodoissa GDPR: n periaatteiden mukaisesti
- Toimia edellyttävien myöhäisten asiakirjojen lähettämiseen ja uudelleen lähettämiseen liittyvät toiminnot
- Itseoppiva tietojen tallennustoiminto, jossa on tunnisteet ja sisäinen hakukone
- Uusien asiakirjojen automaattinen määritys oikeaan kansioon
- Yksinkertainen tietokannan luominen ja tietokantayhteys, mukaan lukien yksilöllisesti muokattava maski
- Automaattinen mallien luominen toistuville prosesseille ja toiminnoille
Digitaalinen muutos PaperOffice DMS:n avulla mullistaa lakisektorin
PaperOffice-työnkulkutoiminto yksinkertaistaa sihteeristön ja lakimiesten välistä viestintää. Prosessikeskeinen dokumenttienhallinta varmistaa, että nämä asiakirjat pysyvät ajan tasalla pienellä vaivalla.
PaperOffice tukee tätä laajalla tehtävä- ja työnkulkumoduulilla.
Tällä tavoin voidaan luoda tiettyjä prosessiketjuja ja olemassa olevat toimintaprosessit voidaan määritellä sähköisiin asiakirjoihin ja suorittaa osittain automaattisesti.
Tämä edustaa virheetöntä prosessien optimointia, koska tehtävää ei voida määrittää vain työntekijöille, joilla on tietyt käyttöoikeudet ja valmistumisajat, vaan se edellyttää digitaalista julkaisua, vaan se myös käynnistää automaattisesti lisätoimintoja, kuten sähköposti-ilmoituksia tai asiakirjan tilan muutoksia. Mikä on ehdoton MUST oikeudellisella alalla.
Digitalisointi PaperOfficen avulla tuo valtavia etuja
Optimoi työaikasi jopa 7,5 % paperipohjaiseen työhön verrattuna PaperOffice DMS:n käytön ansiosta.
Säästä aikaa dokumenttien etsimiseen, reitittämiseen ja jakamiseen.
Tietenkin PaperOffice DMS mahdollistaa olemassa olevien digitaalisten tietojen siirtämisen ja integroinnin olemassa olevista ohjelmistoratkaisuista.
Samalla PaperOffice DMS on analogisen ja digitaalisen rajapinta. Skannaustoimintonsa avulla ohjelmisto voi lukea analogisia asiakirjoja, suunnitelmia ja valokuvia järjestelmään ja digitoida ne skannerien avulla, mutta myös matkapuhelimien tallenteita, jolloin tekstit muunnetaan kirjoitukseksi OCR: n avulla ja niitä voidaan muuttaa Office-ohjelmissa.
Aikaleimat ja versiointi varmistavat, että digitaalinen asiakirja vastaa analogista alkuperäiskappaletta.
PaperOffice DMS ei ole vain laaja toiminnoissaan, vaan myös helppo oppia video-opetusohjelmien ohjaamana, mutta myös haluttaessa yksilöllinen neuvonta ja koulutus. Kaikki tämä todella hyvällä hinta-laatusuhteella.
FAQs
Lopuksi, vastaamme muutamaan usein kysyttyyn kysymykseen aiheesta "Digitalisointi asianajotoimistoille, lakimiehille ja liikkeenjohdon konsulteille":
Miten työntekijät voivat käyttää PaperOfficea?
Hajautetun ja modernin ohjelma-arkkitehtuurin ansiosta PaperOfficea voidaan käyttää melkein millä tahansa laitteella - klassisista tietokoneista älypuhelimiin / tabletteihin ja televisioihin.
Mitä tiedoille tapahtuu, jos PaperOfficea ei ole olemassa?
Ei tapahdu, mutta vakuuttaaksesi sinut: Voit viedä tietosi MILLOIN TAHANSA, koska PaperOffice perustuu avoimeen tietokantarakenteeseen, voit käyttää tietojasi milloin tahansa.
Aiheen tietosuoja: Mihin kaikki asiakirjat tallennetaan?
PaperOffice tallentaa kaikki asiakirjat talon sisällä korkean tason salauksella, mikä tekee siitä immuunin esimerkiksi tietovarkauksille ja ylittää kaikki GDPR- ja GOBD-vaatimukset.
Vältä virheitä: ÄLÄ KOSKAAN tallenna tietoja kolmannen osapuolen pilveen!
Voidaanko PaperOfficea mukauttaa tarkalleen eritelmien mukaan?
Kyllä, PaperOffice voidaan mukauttaa 100% aiottuun käyttöön saumattoman integroinnin varmistamiseksi olemassa oleviin prosesseihin ja järjestelmiin. Jopa ohjelman käyttöliittymä voidaan suunnitella täysin ja mukauttaa vapaasti.
Johtopäätös
PaperOffice DMS tukee lakimiehiä ja liikkeenjohdon konsultteja ja tarjoaa asianmukaiset rajapinnat muihin ohjelmistoihin, API-yhteyksiin ja sitä voidaan laajentaa milloin tahansa toiveidesi mukaan. Ohjelmisto on helppo oppia ja se voidaan helposti integroida jokapäiväiseen käytäntöön aiheuttamatta poissaoloja koulutustarkoituksiin.
PaperOffice DMS suosittelee NAS: n (verkkotuettu tietojen tallennus) käyttöä varmuuskopiointitoiminnolla, jotta tärkeitä tietoja ei menetetä eikä vakoilla kolmannen osapuolen pilvissä.
Viime kädessä PaperOffice DMS tekee vaikutuksen erittäin hyvällä hinta-laatusuhteella ja valtavalla tietotaidolla yli 20 vuoden käytännön kokemuksen kautta.