Digitalisaatio rakennusalalla ja rakentamisessa
PaperOffice DMS rakennusyrityksille mahdollistaa sujuvan tiedonkulun osastojen välillä liiketoimintaprosessien digitalisoinnin ja automatisoinnin ansiosta.
Digitalisaatio rakennusalalla
Rakennusyhtiöt, yritykset, kiinteistökehittäjät, projektipäälliköt, insinöörit ja projektikehittäjät hyötyvät merkittävästi sopivan tiedonhallinnan käytöstä.
Rakennusyritykset tuottavat tärkeitä asiakirjoja päivittäin: rakennuslokit, valokuvadokumentaatiot, kuitit, laskut, piirustukset, toimitustiedot, alushousut ja paljon muuta.
Kaikki nämä asiakirjat on digitoitava, jos ne saapuvat paperimuodossa, vaativat jäsenneltyä arkistointia, tehtävien ja työnkulun määritystä ja niiden on oltava välittömästi saatavilla pyynnöstä.
Paras ratkaisu on käyttää hyvin harkittuja asiakirjojen hallintaohjelmistoja, kuten PaperOffice DMS.
Rakennusalalla on usein projektipohjaisia prosesseja. Jokaisessa näistä projekteista on paljon erilaisia tietoja, mukaan lukien tiedostot ja asiakirjat, joita voidaan hallita keskitetysti sopivalla DMS: llä, kuten PaperOffice.
PaperOffice DMS ratkaisuna rakennusalalle mahdollistaa reaaliaikaisen avainsanahaun projektien, asiakastietojen ja asiakirjojen kautta. PaperOffice DMS: n integroinnin ansiosta rakennusyritykseen voit saada pisteitä kilpailusta prosessien automatisoinnilla digitaalisten työnkulkujen tai kaikkien projektiin liittyvien asiakirjojen automaattisen arkistoinnin, sääntöjen hallinnan, tehtävien lisäämisen avulla.
Miten menen paperittomaksi rakennusalalla?
PaperOffice poistaa kaikki aikaa vievät pullonkaulat ja luo selkeän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista, kuten sopimuksista, laskuista, tilauksista, toimitustiedoista, hallitsemalla niitä digitaalisesti PaperOfficessa tulevaisuudessa.
Asiakirjojen kaappaamisesta, käsittelystä, jakamisesta, etsimisestä ja seurannasta tulee erittäin helppoa PaperOfficen avulla.
Hallitun käytön, yksityiskohtaisten tehtäväluetteloiden sekä työnkulkujen ja luotettavien sähköposti-ilmoitusten avulla annettujen hyväksyntöjen ansiosta työntekijät voivat suorittaa määritetyt tehtävät tehokkaasti ja valtuutetut henkilöt voivat helposti hyväksyä ne tai estää vapautuksen.
PaperOffice DMS -ohjelmistoratkaisun avulla asiakirjoja ei enää menetetä. Ja riippumatta siitä, missä olet, voit käyttää tärkeitä asiakirjoja sekunneissa.
Tietenkin työskentelet aina järjestelmiemme kanssa lain mukaisesti ja täysin tarkastusvarmasti.
Prosessikeskeinen dokumenttienhallinta
Prosessikeskeinen dokumenttienhallinta varmistaa, että nämä asiakirjat pysyvät ajan tasalla pienellä vaivalla. PaperOffice tukee sinua täällä laajalla tehtävä- ja työnkulkumoduulilla.
Tällä tavoin voidaan luoda tiettyjä prosessiketjuja ja olemassa olevat toimintaprosessit voidaan määritellä sähköisiin asiakirjoihin ja suorittaa osittain automaattisesti.
Tämä edustaa virheetöntä prosessin optimointia, koska tehtävää ei voida määrittää vain työntekijöille, joilla on tietyt käyttöoikeudet ja valmistumisajat, jotka edellyttävät digitaalista julkaisua, vaan myös käynnistää automaattisesti lisätoimintoja, kuten sähköposti-ilmoituksia tai asiakirjan tilan muutoksia .
Tällä tavalla kaikki asiakirjaprosessit voidaan kartoittaa.
Monien muiden etujen lisäksi PaperOffice DMS on ihanteellinen työkalu eri rakennusvaiheiden ohjaamiseen.
Jokainen asiakirja, laskusta ruuvipakkaukseen rautakaupasta erilaisiin rakennussuunnitelmiin, voidaan tallentaa oikeaan aikajärjestykseen ja kutsua tarpeen mukaan.
Versiointi on tässä tärkeä. Esimerkiksi alkuperäinen rakennesuunnitelma, myöhemmin muutettu rakennussuunnitelma jne. PaperOffice DMS mahdollistaa myös käsinkirjoitettujen merkintöjen ja valokuvien tallentamisen rakentamisen tilasta. PaperOffice DMS:n avulla on mahdollista dokumentoida täydellisesti kaikki rakentamisen aikaiset prosessit ja tapahtumat. Uraauurtavasta seremoniasta avainten luovuttamiseen. Ja kaikki tämä pienellä vaivalla.
Asiakirjojen hallintaohjelmisto, kuten PaperOffice DMS, sopii parhaiten näihin tehtäviin. Koska se on asiakirjojen hallintaohjelmisto, joka voi tehdä paljon muutakin kuin vain hallita asiakirjoja.
PaperOffice ei tee eroa asiakirjatyyppien välillä riippumatta siitä, tarvitsetko apua sopimusten, kirjelmien ja sähköpostikirjeenvaihdon hallinnassa: PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmän ansiosta yrityksen aiemmat prosessit digitalisoidaan, mikä tekee niistä tehokkaampia ja avoimempia ja tehdään paljon joustavammiksi.
Koska riippumatta siitä, missä muodossa asiakirjat saapuvat yritykseen, olivatpa ne sitten paperidokumentteina, PDF-tiedostoina, sähköposteina tai valokuvina, ne arkistoidaan automaattisesti ja tallennetaan suojattuun tietokantaan.
Tärkeät sopimukset voidaan siten tunnistaa ja irtisanoa hyvissä ajoin tai neuvotella uudelleen. Asiakirjojen julkaiseminen digitaalisella allekirjoituksella ja sähköposti-ilmoituksella hitaan paperipostin sijaan epävarma sähköposti edistää asiakasuskollisuutta.
Ratkaisu: todistettu osaaminen
Eikö ole järkevää käyttää hallintaohjelmistoa käytännössä heti? joka ei vain täytä kaikkia vaatimuksia, vaan on myös helppo oppia ja edullinen?
PaperOffice DMS on kokeiltu ja testattu täydellinen ratkaisu digitaaliseen työhön ja yli 20 vuoden markkinakokemuksella yksi ensimmäisistä DMS-edelläkävijöistä.
Digitaalinen käsittely on olennainen perusta kaikkien palveluiden korkean palvelunlaadun varmistamiselle tulevaisuudessa
"Sauvalaki" oli yksi rakennusalan ensimmäisistä laeista, ja lukemattomia muita oli noudatettava tähän päivään asti. Sauvalaki oli itse asiassa 5 m pitkä sauva, jota keskiajalla käytettiin takaamaan kujille ja kaduille vähintään noin 5 metrin leveys sallimalla miehen kävellä kaduilla tämän sauvan ollessa poikki. Aina kun se meni liian kapeaksi, liian pitkälle kadulle työntynyt rakennus oli purettava. Sillä oli vähemmän tekemistä silloisen liikenteen kanssa ja enemmän tulipalon vaaran kanssa. Tämän tarkoituksena oli estää kadun toisella puolella olevien talojen leviäminen toiselle puolelle.
Nykyään pelkästään liittovaltion ja osavaltion rakennuslaki sisältää noin 1,600 kappaletta. Lisäksi on olemassa ammatillisten yhdistysten standardit ja eritelmät materiaalin ominaisuuksista, käyttötyypistä, materiaalien asentamisesta ja jopa kauppamääräysten kanssa, kuka saa rakentaa ja asentaa mitä. Maan päällä on luultavasti vain muutamia maita, joilla on yhtä monimutkainen rakennusjärjestelmä.
Sekä siviili- että rakenneurakoitsijoille tämä tarkoittaa kunkin työn asiaankuuluvien eritelmien kuulemista ja enemmän tai vähemmän laajan paperityön tekemistä joka kerta. Ei ole harvinaista, että rakentajat menevät askeleen pidemmälle ja pyytävät muutoksia, joita ei ennakoitu alkuperäisessä rakennussuunnitelmassa. Suunnitelmassa on joskus käsinkirjoitettu muistiinpano siitä, mitä on muutettava ja miten. Tämä voi johtaa ketjureaktioon, joka vaikuttaa kaikkiin kauppoihin ja jopa häiritsee materiaalisuunnittelua.
Kuinka seuraan paperikaaosta?
Tietenkin PaperOffice DMS: n käytön ansiosta.
Koska PaperOffice arkistoi kaikki rakennusalalla luodut asiakirjat ja kaikki asiaankuuluvat tiedot lain mukaisesti ja tarkastusvarmistetulla tavalla.
PaperOffice DMS mahdollistaa NAS: n (Network Attached Storage) yhteydessä erittäin turvallisen intranetin rakentamisen sisäistä viestintää ja tiedonsiirtoa varten. Tämä luo kaksinkertaisen turvallisuuden ulkopuolelta tulevia hyökkäyksiä vastaan. Ensin käyttöjärjestelmän palomuuri ja toiseksi PaperOffice DMS: n salaus. Samaan aikaan NAS: n kautta muodostetaan erillinen pilvi, joka on riippumaton kolmannen osapuolen palveluntarjoajista.
PaperOffice DMS: n laaja työnkulkutoiminto tekee sisäisestä viestinnästä paljon helpompaa. Termi sisäinen sisältää myös sivuliikkeet tai ulkomaiset paikat. Esimerkiksi projektiin liittyvissä töissä nykyinen tila näytetään aina ja samalla historia.
Tietenkin mukana on myös tiimiin liittyvä ja yksityinen kalenteri, johon syötetään määräaikoja ja aikaan liittyviä tapahtumia.
Tekoälyllä varustettu asiakirjantunnistus järjestää automaattisesti kaikki asiakirjat tallennettavaksi oikeaan kansioon ja luo sekä avainsanahakemiston että muutoshistorian. PaperOffice DMS: n sisäinen hakukone löytää jokaisen asiakirjan sekunnin murto-osina.
PaperOffice täyttää korkeimmat tietoturvastandardit , kuten valtuutuksen hallinnan tai käyttöoikeuksien myöntämisen. Käyttäjä määrittelee yksittäiset työvaiheet täsmälleen sellaisina kuin ne suoritettaisiin, esimerkiksi laskujen "tallennus", "tarkistus", "vapautus" ja "varaus".
Vastuuta ei voida antaa vain yksittäisille ihmisille, vaan myös käyttäjäryhmille, kuten "Kirjanpito" tai "Tuotanto", jotta kollega voi astua sisään välittömästi, jos työntekijä on poissa.
OCR-tekniikka ei ainoastaan tunnista asiakirjan sisältöä, vaan myös kaikki verotukseen liittyvät tietokentät, kuten asiakirjan numero, päivämäärä, netto, vero ja bruttosumma. Tuodut tiedot ovat käytettävissä arviointien, maksutapahtumien ja taloushallinnon hallintaan. Tämä säästää väsyttäviä syöttötöitä ja vähentää kirjausvirheitä.
Tärkeitä argumentteja PaperOffice DMS: n sisällyttämiseksi budjettisuunnitteluun. Lopuksi PaperOffice DMS vakuuttaa myös siitä, että kestävyys ja ympäristönsuojelu otetaan huomioon. Ennemmin tai myöhemmin tapahtuu täydellinen muuntaminen analogisista asiakirjoista digitaaliseen muotoon, ja sitten julkinen laitos, joka sitten jo käyttää PaperOffice DMS: ää, on hyvin valmistautunut.
Vain yhdellä hiiren napsautuksella tiedot, mukaan lukien arkistointipaikka, voidaan viedä asiakkaallesi, verokonsultillesi tai päinvastoin.
Tietenkin PaperOffice DMS mahdollistaa olemassa olevien digitaalisten tietojen siirtämisen ja integroinnin olemassa olevista ohjelmistoratkaisuista. Samalla PaperOffice DMS on analogisen ja digitaalisen rajapinta. Skannaustoimintonsa avulla ohjelmisto voi lukea analogisia asiakirjoja, suunnitelmia ja valokuvia järjestelmään ja digitoida ne skannerien avulla, mutta myös matkapuhelimien tallenteita, jolloin tekstit muunnetaan kirjoitukseksi OCR: n avulla ja niitä voidaan muuttaa Office-ohjelmissa. Aikaleimat ja versiointi varmistavat, että digitaalinen asiakirja vastaa analogista alkuperäiskappaletta.
Rakennusalan yritysten on käsiteltävä kaikkien liiketoimien asiakirjat. Liiketoimintamallien jatkuva jatkokehitys luo jatkuvasti uusia haasteita. He tarvitsevat hyvän asiakirjojen hallintajärjestelmän.
PaperOffice DMS on oikea ohjelmisto, koska sen mukana tulee kaikki mitä tarvitset, esimerkiksi:
- Asiakirjojen tallentaminen kaikissa digitaalisissa muodoissa GDPR/li-periaatteiden mukaisesti>
- Toimia edellyttävien myöhäisten asiakirjojen lähettämiseen ja uudelleen lähettämiseen liittyvät toiminnot
- Itseoppiva tietojen tallennustoiminto, jossa on tunnisteet ja sisäinen hakukone
- Uusien asiakirjojen automaattinen määritys oikeaan kansioon
- Yksinkertainen tietokannan luominen ja tietokantayhteys, mukaan lukien yksilöllisesti muokattava maski
- Automaattinen mallien luominen toistuville prosesseille ja toiminnoille
Versioiden mukainen ja turvallinen arkistointi: PaperOffice DMS täyttää teknisesti GoBD: n, GDPdU: n ja DSGVO: n lakisääteiset vaatimukset
PaperOffice DMS mahdollistaa muiden ohjelmistojen, kuten ERP: n, liittämisen ja tietysti asiakirjojen siirtämisen Microsoft Officesta asianmukaisten rajapintojen kautta. PaperOffice DMS nopeuttaa viestintää kaupassa ja tuotannossa toimittajien ja asiakkaiden kanssa.
Määräaikoja ja tapaamisia seurataan ja toiminnot käynnistyvät automaattisesti halutun asetuksen mukaan. Tilausprosessit voidaan automatisoida ja jopa tulevaisuutta varten suunnitellut muutokset voidaan syöttää siten, että ne tulevat voimaan haluttuun aikaan.
Laajojen toimintojensa ansiosta PaperOffice DMS voidaan ehdottomasti luokitella yrityksen sisällönhallinnan (ECM) korkeampaan segmenttiin.
ECM sisältää kaiken sisällön yleisen hallinnan organisaatiossa, jolla on vastaava käyttöoikeushierarkia. PaperOffice DMS pystyy tallentamaan minkä tahansa sisällön digitaalisessa muodossa, muuttamaan sen sisältöä ja muotoa ja asettamaan sen saataville.
PaperOffice DMS: llä on kaikki ECM: n toiminnot, ja tämä erinomaisella hinta-laatusuhteella sekä intuitiivisesti opittavalla toimintamuodolla, joka tekee kalliista ulkoisesta tai sisäisestä koulutuksesta tarpeetonta. Pikemminkin ilmaisia video-oppaita on saatavilla tottuaksesi eri valikoihin. PaperOffice DMS: stä voi siis tulla organisaation johtolanka jokaisessa kaupan ja tuotannon yrityksessä, ja tämä on melkein valon nopeudella.
Rakennusalan yritykset hyötyvät digitaalisesta dokumenttienhallinnasta
PaperOffice DMS:n avulla rakennusyrityksillä on kuitenkin paljon enemmän mahdollisuuksia. Esimerkiksi varastonhallinta, mukaan lukien pysyvä tai keskeinen päivämäärävarasto. PaperOffice DMS: n perustana ovat verkon linkitetyt käyttäjätilit. Näiden käyttäjätilien tietojen tallennus on yhdistetty keskustietokantaan. Asiakirjoja voidaan ohjata tekoälyn kautta erilaisilla algoritmeilla, joita voidaan käyttää automaattisten prosessien käynnistämiseen.
Optimoi työaikasi jopa 7,5 % paperipohjaiseen työhön verrattuna PaperOffice DMS:n käytön ansiosta.
Säästä aikaa dokumenttien etsimiseen, reitittämiseen ja jakamiseen.
Digitaalisten leimojen avulla asiakirjoja voidaan täydentää lisätiedoilla ja jopa hallita yksityiskohtaisia työnkulkuja. Tehtävä- ja työnkulkutoiminto puolestaan varmistaa, että määräaikoja noudatetaan ja ne on suoritettu loppuun.
PaperOffice DMS: ssä on älykäs valikkonavigointi, joka on loogisesti jäsennelty ja mahdollistaa intuitiivisen käytön monilla alueilla. Internetissä ilmaiseksi saatavilla olevat video-oppaat tarjoavat lisätukea, ja tietysti kursseja voidaan haluttaessa pitää myös suoraan asiakkaan pääkonttorissa.
Rakennusvaiheiden dokumentoinnin lisäksi PaperOffice DMS soveltuu yhtä hyvin materiaalihankintojen logististen tehtävien tukemiseen. PaperOffice DMS:n tietokantojen perustamismahdollisuuksien ansiosta materiaalin hankintaa ja materiaalinkulutusta voidaan seurata ja sille voidaan määrittää varoitustasot. Sisäistä tekoälyä voidaan käyttää luomaan malleja, jotka reagoivat automaattisesti, jos pullonkauloja tai pulaa on, esimerkiksi jos tehdään toistuvia tilauksia, vaikka olemassa olevan määrän pitäisi itse asiassa olla riittävä. Työnkulkutoimintoa voidaan käyttää tähän tarkoitukseen, johon yrityksen vastuulliset työntekijät voivat verrata tehtäviensä suorittamista.
PaperOffice DMS voi nopeuttaa rakennusprojektia, estää vääriä päätöksiä ja vähentää kustannuksia. Ehkä yrityksistä, jotka rakensivat BER: n ja rakentavat edelleen Stuttgart21: tä, puuttui yksinkertaisesti oikea ohjelmisto, PaperOffice DMS.
