Yhteisö
Kiinteistönhoito
El Guijo
Alejandro Campos, it-asiantuntija ja projektipäällikkö kiinteistöhallinnossa El Guijo
Lähtöasento
Kiinteistönhallinnan yhteisönä El Guijolla on paljon tärkeitä asiakirjoja hallittavana: vuokrasopimukset, sähkölaskut, rakennustiedostot, turnausrekisteröinnit, liiketoiminta-asiakirjat, ilmoitukset ja paljon muuta.
Valitettavasti kiinteistönhoito ei ole toistaiseksi hyötynyt merkittävästi sopivien dokumenttienhallintaohjelmistojen käytöstä, koska sopivaa ratkaisua ei ole toistaiseksi löydetty, vaikka isännöitsijät hyötyvät merkittävästi sopivien dokumenttienhallintaohjelmistojen käytöstä.
Monien olemassa olevien hallinnollisten ongelmien ratkaisemiseksi kiinteistönhoidossa päätettiin ottaa käyttöön asiakirjojen hallintajärjestelmä.
El Guijon tavoitteena oli digitalisoida olemassa olevat paperiasiakirjat, tuoda prosessin optimointi ja työnkulun hallinta kaikkiin saapuviin ja lähteviin asiakirjoihin, automatisoida suuri osa taustalla olevista prosesseista ja siten optimoida kiinteistönhallintaprosessi.
Olemassa oleva ongelma
Isännöitsijän oli kerättävä tärkeitä asiakirjoja päivittäin. Nämä kaikki oli osoitettava oikealle asuinkiinteistölle, omistajalle, vuokralaiselle, vuokranantajalle. Mutta päivittäiselle työlle yhteisössä oli ominaista myös tehottomuus:
"Meillä oli vältettävissä olevat säilytyskustannukset arkistoimalla asiakirjoja kansioihin. Lisäksi asiakirjojen etsiminen oli aikaa vievää ja sisälsi usein vierailun arkistoon."
muistelee Alejandro Camposia, El Guijo -yhteisön IT-asiantuntijaa.
Näin ollen naapureiden kokonaiskeskiarvo ylittää joskus yli 2500 asukasta, ja kesä- ja loma-aikoina on useammin huippuja. Tämän seurauksena kuusi työntekijää konsultteina ja toimiston pysyvänä johtajana sekä ulkoistettu puutarhanhoito- ja hallintohenkilöstö eivät pystyneet selviytymään tiedon ylikuormituksesta.
Ennen dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönottoa koko järjestelmä oli paperipohjainen. Omistajien toimittamat asiakirjat, lokit ja todisteet huoltotöistä, valitukset luovutettiin hallinnolle ja tallennettiin sitten massiivisesti kansioihin.
Digitalisoinnin aikana El Guijon kaltaiset kiinteistönhoitajat näkevät toisensa joka päivä lukemattomilla vuokratiedusteluilla, valituksilla ja muilla huolenaiheilla, jotka kohtaavat nyt myös sähköpostitse. Tätä sähköpostien tulvaa tuskin voidaan kuitenkin käsitellä manuaalisesti.
Seurauksena oli pitkäveteiset käsittelyajat ja tehottomuus tarvittavien asiakirjojen käsittelyssä, hakemisessa ja toimittamisessa . Näin ollen yhteisö lähti etsimään digitaalista asiakirjojen hallintaa.
"Siirsimme juuri työtä eteenpäin ja nyt meillä on etumatkaa."
Alejandro Campos, IT-asiantuntija, El Guijo -yhteisön itsenäinen ammatinharjoittaja, etsi ratkaisua tähän ja kaikkiin kiinteistönhallintaongelmiin. Sen oli myös tarkoitus digitalisoida kaikki kunnan hallinnolliset tehtävät, jotka olivat aiemmin suurelta osin samanlaisia.
Miksi El Guijon kunta valitsi PaperOffice DMS: n
Tärkeimmät valintakriteerit olivat luotettavuus, saatavuus ja turvallisuus, koska hallinnoidut asiakirjat koskivat luottamuksellista sisältöä, kuten henkilökohtaisia asiakirjoja, sekä laskuja, jotka oli suojattava luvattomalta käytöltä käyttöluvilla ja julkaisutasoilla .
Erilaisia pilvipalveluntarjoajia tai avoimen lähdekoodin ratkaisuja ei otettu huomioon kunnan tietosuojasäännösten vuoksi, koska henkilötietojen turvallisuutta GDPR ja pitkän aikavälin sijoitusturvallisuutta ei voitu taata.
Koska PaperOffice DMS ei ole pilvisovellus ja tallentaa kaikki tiedot keskustietokantaan, joka on nyt erillisellä palvelimella, päätettiin lopulta testata vaadittu skenaario testillä.
"Jo ensimmäisessä tapaamisessa PaperOfficen kanssa huomaat 20 vuoden PaperOffice-kokemuksen asiakirjojen hallinnan alalla."
PaperOffice ylittää kaikki asiakirjastandardit ja oikeudelliset ohjeet, erityisesti erittäin salatun asiakirjatallennuksen vuoksi suoraan erillisellä palvelimella eikä pilvessä.
Tarve käyttää asiakirjojen hallintajärjestelmää, jossa on yhteensopiva versionhallinta ja tarkastussuojattu versiointi, on selkeämpi kuin koskaan.
Valtava syy päätökseen oli tuen saatavuus ja osaaminen, koska muiden palveluntarjoajien kanssa on aiemmin tehty erittäin huonoja kokemuksia.
Erityisesti luotettavuuden varmistamiseksi ja todellisten ongelmien simuloimiseksi PaperOffice-tukeen otettiin yhteyttä useita kertoja arvioidakseen, noudatettiinko määräaikoja ja mikä oli tuen laatu. Tässä PaperOffice on kaikkien muiden valmistajien edellä.
Siirry automaatioon PaperOfficen kautta. Tavoitteet ja ajoitus
PaperOfficen innovatiivisen dokumenttienhallintaratkaisun avulla El Guijon kunta on päättänyt automatisoida suurimman osan päivittäisistä tehtävistä ja dokumentoinnista.
Joten päätettiin skannata asiakirjat, jotka olivat jo olemassa paperimuodossa, ja arkistoida ne digitaalisesti PaperOfficeen. Kun nämä ovat saatavilla digitaalisessa muodossa, myös muut hallinnolliset prosessit yhteisöverkostossa voidaan ratkaista digitaalisesti.
Prosessin optimointi aloitettiin. Tästä lähtien asiakirjat suunnitellaan digitaalisesti välttämällä paperia mahdollisimman paljon. Kokoukset, pöytäkirjat, saapuva posti, lähtevät laskut ja muistiinpanot, jotka on luotu suoraan PaperOfficessa. Tehtävät ja työnkulut toteutetaan digitaalisesti.
Asiakirjojen hallintajärjestelmän avulla kaikki tärkeät todisteet voidaan helposti toimittaa - ja tietysti GDPR-yhteensopivia. Pitkä odotus ja tie postitoimistoon poistettiin.
Muunnos sujui erittäin hyvin PaperOfficen ohjelmiston ensimmäisestä esittelystä jatkuvaan toimintaan:
"Tuotedemon jälkeenkin olimme aivan innoissamme PaperOfficesta. Näimme heti lisäarvon ja lähes kolme viikkoa myöhemmin omistajien kokouksessa päätöslauselmasta PaperOfficen käytöstä yhteisössä äänestettiin 100% .
PaperOfficen digitalisoinnin edut
Samaan aikaan kaikki digitalisoidut vuokrasopimukset, kirjeenvaihto, lokit, suunnitelmat, vakuutusasiakirjat jne. Tämä on suuri lisäarvo omistajillemme ja vuokralaisillemme, sanoo Herra Campos El Guijon hallinnosta. Tämä on yksi syy siihen, miksi herra Campos on varma:
"Kiinteistönhoitoalan tulevaisuus on yksinkertaisesti digitalisaatiossa."
PaperOffice DMS: n digitalisoinnin käyttöönoton ansiosta El Guijo -yhteisö on jo pystynyt:
- Säästä aikaa ja resursseja
- Yksinkertaista asiakirjojen käyttöä
- Varmista asiakirjojen saatavuus jokaiselle valtuutetulle työntekijälle
Tietojen ja asiakirjojen nyt helpompi ja nopeampi saatavuus muuttaa yhteisön prosesseja perusteellisesti ja kestävästi. Hallinnollinen tieto on nyt järjestetty avoimesti ja saatavilla oikeaan aikaan.
"Tietoturva, automatisoidut työnkulut, asiakirjojen digitalisointi ja PaperiOffice DMS: n integroimisen helppous hallinnolliseen ympäristöön tarjosivat sen, mitä tämä yhteisö tarvitsi paperiprosessien nopeuttamiseksi ja tilan saamiseksi riippuvuuksissaan."
Jokaisella on tekniset tiedot ja erityispiirteet, joihin yleensä kuuluvat hallinnollisten toimintojen valvonta ja todentaminen, paperin poistaminen, kaikentyyppisten sisäisiin tilauksiin liittyvien asiakirjojen indeksointi, automaatio ja menetelmät, turvallisuus (GoBD, GDPR ja tietosuoja), prosessien optimointi ja seuranta, mikä helpottaa tiedostojen lähettämistä käyttäjille (tässä tapauksessa omistajille) ja tietenkin säästää tilaa hallinnollisissa toimistoissa.
Tämä yhteistyösopimus tehtiin yhteisön hallussa olevien tietueiden ja tallenteiden suuren määrän vuoksi ja sen varmistamiseksi, että menetelmä kaikkien asiakirjojen järjestämiseksi on luotu kaikille yhteisön asukkaille ja ylläpitäjille.
Lopputulos
PaperOffice on luonut ratkaisun nykyisiin yhteisön ongelmiin poistamalla tietojen määrän, virtaviivaistamalla hallinnollisia esteitä ja varmistamalla, että vain valtuutetuilla työntekijöillä on pääsy PaperOfficeen estääkseen asiakirjojen muokkaamisen tai jopa varojen mahdollisen kavalluksen välttääkseen.
PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmän integroinnin ansiosta yhteisö voi nyt löytää asiakirjat ja niiden laajat tiedot muutamassa sekunnissa ja suorittaa muita tehtäviä ja työnkulkuja.
Lisäksi hallinto voi reagoida nopeammin ja kohdennetummin asukkaiden kyselyihin, kirjeisiin ja palautteeseen: Tämä helpottaa päivittäistä työtä huomattavasti.
Tietoa El Guijo -yhteisöstä
El Guijo on kaupungistuminen/yhteisö, joka sijaitsee Galapagarin kunnan luoteisosassa M-510-tien vieressä, vain 40 minuutin ajomatkan päässä Madridin keskustasta A-6:n kautta.
Etuoikeutettu paikka Sierra de Guadarramassa, joka sijaitsee väestöyhteydessä lähellä Collado Villalbaa, San Lorenzo del Escorialia ja itse Galapagaria, sekä lähellä Valmayorin säiliötä ja Kastilia y Leónin autonomisen yhteisön rajaa.
Kaupungistumisen rakentaminen alkoi 1970-luvulla ja perustettiin vuonna 1977 lailla naapurustoyhteisöksi. Sen pinta-ala on lähes 140 000 neliömetriä, ja siinä on yhteensä 1 104 tonttia mökkien, huoneistojen, yhteisörakennusten (useita urheilukenttiä, kolme uima-allasta, sosiaaliklubin ja hallinnollisten toimistojen) ja kolmen lastenpuiston välillä: noin puolet maasta on maisemoituja alueita, joilla on suuri luonnollinen monimuotoisuus.
Kokonaiskeskiarvo ylittää 2 500 yksikköä, ja kesä- ja lomakausina on useammin huippuja. Lisäksi kaupungistumisessa on kuusi talonmiestä, yksi hallinto- ja kolme huoltotyöntekijää (vakituisesti palkattu) sekä ulkoistettu puutarha- ja hallintohenkilöstö.
