PaperOffice Insider -uutiskirje

Korkeimmat mahdolliset alennustarjoukset

Eksklusiiviset sisäpiiriuutiset

Ilmaiset bonuspäivitykset

Ystävyysluottamus Kunnian sana
Emme koskaan anna sähköpostiosoitettasi kenellekään muulle, ja jokaisessa sähköpostissa on yhden napsautuksen tilauksen peruutuslinkki.

Sertifiointi ja GOBD-yhteensopiva asiakirjojen tallennus

Sertifioinnilla ja hyväksynnällä maailman kahdelle korkeimmalle digitalisointistandardille, GOBD: lle (entinen GDPDU) ja DSGVO: lle (EU-GDPR), olet taatusti turvallisella puolella PaperOfficen kanssa.

Kohokohdat

100% GOBD versiosuojauksen avulla

PaperOffice-terial-asennukset perustuvat aina 50% alennettuun PaperOffice TEAM -palveluun, jossa on niin monta lisäkäyttäjää kuin tarvitset kokeiluun

100% GDPR ei pilvitallennustilana

PaperOffice-kokeiluasennuksissa on PaperOffice PLUS ja lisäksi 50% alennettu PaperOffice SLA rajoittamattomaan tukeen, valmennukseen ja koulutukseen.

100% varkaussuojaus sotilaallisella salauksella

Jos päätät käyttää PaperOfficea kokeilun jälkeen, kaikki aiheutuneet käyttöoikeuskustannukset veloitetaan 100% yli 6 000 euron tilausarvosta.

Asiakirjojen arkistointi selitetään laillisesti

Opastamme sinut oikeudellisen viidakon läpi, paljastamme markkinoinnin puolitiedot ja selitämme, miksi PaperOffice on täydellinen asiakirjapohjasi kaikille lakisääteisille vaatimuksille.

Menettelyä koskevat asiakirjat

Mitä tarvitset:Menettelyasiakirjat GoBD: n mukaan

Saksan liittovaltion verokonsulttien kamarin (BStBK) yhteistyössä Saksan verokonsulttiyhdistyksen (DStV) kanssa julkaisemat malliasiakirjat korvaavaa skannausta varten.

Velvollisuus esittää todisteita

Mitä menettelyasiakirjoissa sanotaan?

Että kaikki sujuu suunnitelmien mukaan

Menettelyasiakirjojen avulla yritykset voivat osoittaa, että niiden IT-tuettu kirjanpito sekä tietojen ja asiakirjojen tallentaminen ovat GoBD: ssä määriteltyjen säännöllisyyden periaatteiden mukaisia.

Että voit toimittaa minkä tahansa asiakirjan pyynnöstä

Tavoitteena on tehdä kirjanpito- ja arkistointiasiakirjoista yrityksessä ymmärrettäviä ja todennettavissa kohtuullisessa ajassa asiantuntijalle, esimerkiksi tarkastuksen aikana.

Tätä tarkoitusta varten siinä kuvataan yksityiskohtaisesti, miten tositteet ja asiakirjat tallennetaan, vastaanotetaan, digitoidaan, käsitellään, myönnetään ja tallennetaan. Käytetyn IT-ratkaisun verovelvollinen käyttäjä tai yrittäjä itse on vastuussa menettelyasiakirjojen luomisesta.

Prosessin dokumentointi

Mitä menettelyä koskevissa asiakirjoissa olisi otettava huomioon?

Selkeästi jäsennellyn menettelyasiakirjan olisi oltava saatavilla jokaisesta tietoteknisestä järjestelmästä. It-prosessin sisällön, rakenteen ja tulosten tulisi olla täysin ja vakuuttavasti ilmeisiä.
Jäljitettävyyden todentamiseksi tarvitaan kattavat ja ajantasaiset menettelyasiakirjat, jotka dokumentoivat kaikki järjestelmän ja teknologian muutokset sisällön ja ajan suhteen ilman aukkoja.

Menettelyasiakirjoista olisi myös käytävä ilmi, miten sähköisiä asiakirjoja kerätään, käsitellään, annetaan ja tallennetaan.
Kuvaus tietojen varmuuskopiointimenettelystä, joka on integroitu PaperOfficeen paikallisen tietokantasovelluksen tapauksessa, on myös tärkeä osa menettelyn dokumentaatiota.

Menettelydokumentaatio kuvaa aiotun organisatorisen ja teknisen prosessin. Tietojen alkuperästä indeksointiin, käsittelyyn ja tallentamiseen sekä yksiselitteiseen hakuun.

turvallisella puolella

Ratkaisu: GOBD-yhteensopiva PaperOffice asiakirjojen tallentamiseen

PaperOffice noudattaa GOBD: tä sertifioinnin ja kaikkien ohjelmistovaatimusten testauksen avulla täyttämällä kaikki vaaditut standardit.

Vaatimus1/6

JÄLJITETTÄVYYDEN JA TODENNETTAVUUDEN PERIAATE (GOBD:N LUKU 3.1)

GoBD:n mukaan veronmaksaja on velvollinen varmistamaan, että IT-järjestelmä on suojattu katoamiselta (esim. jäljittämättömältä) ja suojattu luvattomilta osallistumisilta ja muutoksilta.

Vaatimus2/6

TOTUUDEN, SELKEYDEN JA YKSITTÄISTEN AIHEIDEN KANSSA TEHTYJEN JATKUVIEN AIKAKIRJOJEN PERIAATTEET (GOBD LUKU 3.2)

DMS-palvelinkomponentteihin sovelletaan yleensä samoja suojausvaatimuksia kuin muihin IT-komponentteihin. Merkityksellisiä aiheita ovat seuranta ja tietoturva.

Vaatimus3/6

TÄYDELLISYYS (GOBD LUKU 3.2.1)

Periaatteessa jokainen säilytettävä asiakirja on kirjattava erikseen ja kaikkine komponenteineen (aukkojen täydellisyys ja täydellisyys).

Vaatimus4/6

OIKEELLISUUS (GOBD LUKU 3.2.2)

DMS:n on oikeellisuusperiaatteen mukaisesti varmistettava, että arkistoitavat asiakirjat ja tiedot ovat vaaditun sisällöltään alkuperäisiä (kuvan tai sisällön osalta) vaatimusten mukaisia.

Vaatimus5/6

JÄRJESTYS (GOBD LUKU 3.2.4)

Asianmukaisen kirjanpidon periaatteiden DMS-järjestelmää käytettäessä katsotaan täyttyvän johdonmukaisesti, jos järjestäytymiskriteerien noudattaminen voidaan varmistaa koko säilytysajan.

Vaatimus6/6

MUUTTUMATTOMUUS (GOBD LUKU 3.2.5)

GoBD-direktiivissä edellytetään, että käytetty tietojenkäsittelymenettely on suunniteltava siten, että kaikkia käsittelymenettelyyn osallistuneita tietoja ei voida enää tukahduttaa tai korvata, poistaa, muuttaa tai väärentää ilman, että niitä tunnistetaan (GoBD:n luku 3.1; 58–60).

Usein kysytyt kysymykset

Kuka auttaa prosessin dokumentoinnissa?

Jos luotat täysin omiin prosesseihisi, voit todennäköisesti tulla toimeen ilman veroneuvojaa. Suosittelemme kuitenkin hakemaan apua veroneuvojalta etukäteen tai ainakin kerran prosessidokumentaation luomisen aikana. Oman kokemuksemme mukaan on aina suositeltavaa ja hyödyllistä puhua avoimesti tarkastuselimen kanssa, koska kaikista eritelmistä ja standardeista huolimatta tilintarkastaja päättää viime kädessä tilintarkastaja.

Kuka hyväksyy prosessin dokumentaation?

Varo markkinoinnin puolitietoa: Veroviranomaiset eivät hyväksy minkäänlaisia ja liikkeeseenlaskijoilta todistuksia! Tarvittaessa ainoa asia, jolla on merkitystä, on menettelyasiakirjojen esittäminen GoBD:n mukaan ja se, sopiiko kaikki todella, päättää tarkastuselin, esimerkiksi verotarkastajat tai verotoimisto.

Miksi vain PaperOffice ei riitä?

Lyhyesti ja ytimekkäästi selitetty: Jos olet esimerkiksi arkistoinut laskun PaperOfficeen oikeudellisesti turvallisella ja tarkastusvarmistetulla tavalla, laskua on kuitenkin saatettu manipuloida tai muuttaa ENNEN sen skannaamista. Saatat säästää tarkastuksenkestävällä tavalla, mutta itse prosessi ei ole tarkastuksenkestävä eikä siksi ole GoBD: n mukainen.

Voinko heittää pois alkuperäiset asiakirjat?

Asiakirjat, joilla on oikeudellista merkitystä, esimerkiksi sopimukset, on säilytettävä edelleen alkuperäisessä muodossa. Pähkinänkuoressa sanottuna: Verovirasto hyväksyy sähköiset asiakirjat, mutta tuomioistuin hyväksyy alkuperäiset asiakirjat vain riidan sattuessa. Tämä johtuu siitä, että allekirjoituksen aitous voidaan tarkistaa vain alkuperäisistä asiakirjoista. Suosittelemme, että et koskaan heitä pois alkuperäisiä.

Miksi voin poistaa PaperOffice-asiakirjoja?

Jälleen on prosessidokumentaatio. Koska on teknisesti mahdotonta sulkea pois poisto kokonaan niin kauan kuin tiedot tallennetaan mukanasi. Lopulta voit poistaa tietueen itse suoraan tietokannasta. Tai poista kiintolevy. Tai hävitä palvelin. Tai räjäytä rakennus.

Miten löydän teknisiä DMS-suosituksia?

Bitkom on kehittänyt GOBD-tarkistuslistan asiakirjojen hallintajärjestelmistä viimeisimmän GOBD-version 28.11.2019 mukaisesti, jonka löydät täältä

PaperOffice Academy

Sinun on täytynyt nähdä tämä

Kirjoittanut Angelika Dreher

7 tärkeintä toimintoa, jotka asiakirjojen hallintajärjestelmän on täytettävä

Nopea esittelyPaperOffice 2022: een

Ryhdy ammattilaiseksi 15 minuutissa