The PaperOffice sisäpiiri-uutiskirje
The PaperOffice sisäpiiri-uutiskirje
Haluamme tulla ystäviksi

Korkein mahdollinen alennustarjous

Yksinomainen sisäpiiritieto

Ilmaisia bonuksen päivityksiä

Korkein mahdollinen alennustarjous

Yksinomainen sisäpiiritieto

Ilmaisia bonuksen päivityksiä

Ystävyys luottamus Kunnia sana
Emme koskaan anna sähköpostiosoitettasi kenellekään muulle, ja jokaisessa sähköpostissa on yhden klikkauksen peruuta-tilauslinkki.

Sertifioitu ja GOBD-yhteensopiva asiakirjasäilytys

Sertifioituna ja hyväksynnällä maailman kahdelle korkeimmalle digitalisointistandardille, GOBD (entinen GDPDU) ja DSGVO (EU-GDPR), olet varma olevasi turvallisella puolella PaperOfficen kanssa.

Kohokohdat

100% GOBD:n läpikäynti tarkistamalla turvallisuus

Prosessiasiakirjojen tarkistusturvallisuuden ansiosta se on jäljitettävissä ja todennettavissa milloin tahansa, suojattu manipuloinnilta ja häviämältä, jotta se täyttäisi testien ja tarkistusten vaatimukset ja säilyttäisi pitkän aikavälin pätevyytensä.

100% GDPR-kompatibiliteetti ilman pilvitallennusta

Tietojen tallentaminen paikallisesti ilman pilvitallennusta yksinkertaistaa prosessiasiakirjojen laatimista, antaa enemmän hallintaa tiedonsaantiin ja helpottaa vanhempien versioiden käyttöä sekä turvallista asiakirjojen ja tietojen jakamista yhteistyössä muiden tiimin jäsenten kanssa.

100% pääsynhallinta

PaperOffice DMS:n käyttöoikeuden valvontajärjestelmän ansiosta varmistetaan, että vain ne henkilöt voivat käyttää järjestelmää, joiden käyttöoikeus on rajattu kyseisiin tietoihin. Lisäksi varmistetaan, että henkilötietoja ei voida lukea, kopioida, muuttaa tai poistaa luvatta käsittelyn, käytön ja varastoinnin aikana.

Asiakirjojen arkistoiminen lainsäädännön näkökulmasta selitetty

Opastamme sinut läpi oikeudellisten viidakko, paljastavat markkinointi half-tietoisuus ja selitämme, miksi PaperOffice on täydellinen dokumentti perusta kaikkien oikeudellisten vaatimusten.

Proseduraalinen dokumentaatio

Mitä tarvitset: Menettelytapojen dokumentointi GoBD:n mukaisesti

Näytevaihtoskannausta koskeva menettelydokumentointi, jonka on julkaissut Saksan liittovaltion veroneuvonnan kamari (BStBK) yhteistyössä Saksan veroneuvojien yhdistyksen (DStV) kanssa.

Velvollisuus toimittaa todisteita

Mitä menettelydokumentaatio sanoo?

Että kaikki sujuu suunnitelman mukaan

Proseduraalisen dokumentaation avulla yritykset voivat osoittaa, että niiden IT-tuetut kirjanpito ja tietojen ja asiakirjojen säilytys noudattavat GoBD: ssä määriteltyjä säännöllisyyden periaatteita.

Että voit tarjota minkä tahansa asiakirjan pyynnöstä

Tavoitteena on tehdä kirjanpidosta ja asiakirjojen arkistoinnista yrityksessä ymmärrettävää ja tarkistettavaa kohtuullisessa ajassa asiantuntijan, esimerkiksi tilintarkastuksen, kannalta.

Tätä tarkoitusta varten kuvataan yksityiskohtaisesti, miten kuitit ja asiakirjat kirjataan, vastaanotetaan, digitaalisoidaan, käsitellään, annetaan ja tallennetaan. Käytetyn IT-ratkaisun verovelvollinen käyttäjä tai yrittäjä itse vastaa menettelydokumentaation luomisesta.

Dokumentaation käsittely

Mitä menetelmädokumentaation tulisi ottaa huomioon?

Jokaisen IT-järjestelmän tulisi olla saatavilla selkeästi jäsennetty prosessidokumentaatio. IT-prosessin sisällön, rakenteen ja tulosten tulisi olla täysin ja vakuuttavasti ilmeisiä.
Tarkkailtavuuden varmistamiseksi vaaditaan kattavaa ja ajan tasalla olevaa menettelydokumentaatiota, joka dokumentoi kaikki järjestelmän ja teknologian muutokset sisällön ja ajan suhteen ilman aukkoja.

Menettelydokumentaation tulisi myös näyttää, miten sähköiset asiakirjat tallennetaan, käsitellään, julkaistaan ja säilytetään.
PaperOffice DMS:n kanssa integroitu paikallisen tietokantahakemuksen varmuuskopiointimenetelmän kuvaus on myös tärkeä osa menettelyyn liittyvää dokumentaatiota.

Menettelydokumentointi kuvailee tarkoitetun organisatorisen ja teknisen prosessin. Tiedon alkuperästä indeksointiin, käsittelyyn ja tallennukseen sekä yksiselitteiseen palauttamiseen.

varmasti

Ratkaisu: GOBD-standardien mukainen PaperOffice asiakirjojen tallentamiseen

PaperOffice täyttää GOBD-vaatimukset sertifioinnin ja kaikkien ohjelmistovaatimusten testauksen avulla täyttämällä kaikki tarvittavat standardit.

Vaatimus1/6

SITOVUUS- JA TARKISTAMISPERIAATE (GOBD LUKU 3.1)

GoBD:n mukaan verovelvollisen on huolehdittava siitä, että IT-järjestelmä on turvattu menetykseltä (esimerkiksi jäljitämättömyydeltä) ja suojattu luvattomilta kirjauksilta ja muutoksilta.

Vaatimus2/6

TOTUUDEN, SELVYYDEN JA JATKUVIEN TALLENNETTUISTEN KANSALAISKIRJOJEN PERIAATTEET YKSILÖLLISTEN AIHEIDEN KANSSA (GOBD LUKU 3.2)

DMS-palvelimen komponentit noudattavat yleensä samoja tietoturvavaatimuksia kuin muut tietotekniset komponentit. Tärkeitä aiheita ovat seuranta ja tietoturva.

Vaatimus3/6

TÄYDENNÖISYYS (GOBD LUKU 3.2.1)

Periaatteessa jokainen säilytettävä asiakirja on tallennettava erikseen ja kaikkine komponentteineen (puuttumisten täydellisyys ja täydellisyys).

Vaatimus4/6

OIKEELLISUUS (GOBD LUKU 3.2.2)

Noudattaen oikeellisuuden periaatetta DMS:n tulee varmistaa, että arkistoitavat asiakirjat ja tiedot vastaavat riittävästi alkuperäistä (niin kuvan kuin sisällön osalta).

Vaatimus5/6

TILAUS (GOBD LUKU 3.2.4)

DMS:n käytön yhteydessä on johdonmukaisesti täytettävä tilapäisyyskriteerit koko säilytysajan, jotta kirjanpidon järjestyksen periaatteiden katsotaan olevan täytettyjä.

Vaatimus6/6

MUUTTUMATTOMUUS (GOBD LUVAUS 3.2.5)

GoBD edellyttää, että käytetty tiedonkäsittelymenetelmä on suunniteltava siten, että kaikki käsittelymenetelmään syötetty tieto ei voida enää tukahduttaa tai ylikirjoittaa, poistaa, muuttaa tai väärentää tunnistamatta (GoBD luku 3.1; 58-60).

Usein kysytyt kysymykset
Kuka auttaa prosessidokumentoinnissa?

Jos sinulla on täysi luottamus omiin prosesseihisi, saatat pärjätä ilman veroneuvojaa. Suosittelemme kuitenkin saamaan apua veroneuvojalta etukäteen tai ainakin kerran prosessidokumentaation luomisen aikana. Omien kokemustemme perusteella on aina suositeltavaa ja hyödyllistä puhua avoimesti tarkastuselimen kanssa, koska kaikkien määräysten ja standardien huolimatta lopulta tarkastaja päättää.

Kuka hyväksyy prosessidokumentaation?

Varo puolitietoista markkinointia: Veroviranomaiset eivät hyväksy minkäänlaisia todistuksia tai sertifikaatteja mistään toimittajalta! Tarpeen tullen ainoa asia, joka merkitsee, on menettelydokumentaation esittäminen GoBD:n mukaisesti ja se, kuinka hyvin kaikki vastaa todellisuutta, päätetään tarkasteluelimen, kuten verotarkastajiesi tai verotoimistosi toimesta.

Miksi pelkkä PaperOffice ei riitä?

Lyhyesti ja ytimekkäästi selitetty: Jos esimerkiksi olet tallentanut PaperOfficeen laskun laillisesti turvallisella ja tilintarkastusvalmiilla tavalla, laskua on kuitenkin voitu manipuloida tai muuttaa ennen skannausta. Voit tallentaa tilintarkastusvalmiilla tavalla, mutta itse prosessi ei ole tilintarkastusvalmis ja siten ei noudata GoBD: tä.

Voinko heittää alkuperäiset asiakirjat pois?

Oikeudellista merkitystä omaavat asiakirjat, kuten sopimukset, on säilytettävä alkuperäisessä muodossaan. Yksinkertaisesti sanottuna: verotoimisto hyväksyy sähköiset asiakirjat, mutta tuomioistuin hyväksyy riidan tapauksessa vain alkuperäiset asiakirjat. Tämä johtuu siitä, että allekirjoitusta voidaan tarkistaa aitouden varmistamiseksi vain alkuperäisistä asiakirjoista. Suosittelemme olemaan koskaan hävittämättä alkuperäisiä asiakirjoja.

Miksi voin poistaa PaperOffice-asiakirjoja?

Uudelleen on prosessin dokumentointi. Koska on teknisesti mahdotonta sulkea poistoa pois täysin, niin kauan kuin tieto on tallennettu sinulle. Lopulta voit itse poistaa tietueen suoraan tietokannasta. Tai poistaa kiintolevyn. Tai hävittää palvelimen. Tai räjäyttää rakennuksen.

Kuinka löydän teknisiä DMS-suosituksia?

Bitkomin kehittämä GOBD-tarkistuslista koskien asiakirjahallintajärjestelmiä uusimman GOBD-version perusteella 28.11.2019, jonka löydät täältä.

change me
Ensi-ilta

Helppoa, tehokasta, menestyksekästä:

5 vaihetta ammattimaiseen asiakirjahallintaan

PaperOffice Academy

Tule ammattilaiseksi 15 minuutissa

Nopea esittely PaperOffice 2022:lle

change me
Uusi

Skanneri ja asiakirjojen hallinta - TOP 15 syytä DMS: n käyttöön

PaperOffice ratkaisee jokaisen ongelman: Taattu.

Tapauskertomus

Kuinka IDC Construccion mullistaa dokumentinhallinnan rakennusalalla PaperOffice DMS: n avulla.