The PaperOffice sisäpiiri-uutiskirje
The PaperOffice sisäpiiri-uutiskirje
Haluamme tulla ystäviksi

Korkein mahdollinen alennustarjous

Yksinomainen sisäpiiritieto

Ilmaisia bonuksen päivityksiä

Korkein mahdollinen alennustarjous

Yksinomainen sisäpiiritieto

Ilmaisia bonuksen päivityksiä

Ystävyys luottamus Kunnia sana
Emme koskaan anna sähköpostiosoitettasi kenellekään muulle, ja jokaisessa sähköpostissa on yhden klikkauksen peruuta-tilauslinkki.

Sertifiointi ja GOBD-yhteensopiva asiakirjojen tallennus

Sertifioinnin ja hyväksynnän myötä PaperOffice on taattu turvallinen ratkaisu, joka täyttää maailman kahdet huippudigitaaliset standardit: GOBD (aiemmin GDPDU) ja GDPR (EU:n tietosuoja-asetus).

Kohokohdat

100% GOBD:n läpikäynti tarkistamalla turvallisuus

Prosessiasiakirjojen tarkistusturvallisuuden ansiosta se on jäljitettävissä ja todennettavissa milloin tahansa, suojattu manipuloinnilta ja häviämältä, jotta se täyttäisi testien ja tarkistusten vaatimukset ja säilyttäisi pitkän aikavälin pätevyytensä.

100% GDPR-kompatibiliteetti ilman pilvitallennusta

Tietojen tallentaminen paikallisesti ilman pilvitallennusta yksinkertaistaa prosessiasiakirjojen laatimista, antaa enemmän hallintaa tiedonsaantiin ja helpottaa vanhempien versioiden käyttöä sekä turvallista asiakirjojen ja tietojen jakamista yhteistyössä muiden tiimin jäsenten kanssa.

100 % Pääsyoikeuksien hallinta

PaperOffice DMS:n käyttöoikeuden valvontajärjestelmän ansiosta varmistetaan, että vain ne henkilöt voivat käyttää järjestelmää, joiden käyttöoikeus on rajattu kyseisiin tietoihin. Lisäksi varmistetaan, että henkilötietoja ei voida lukea, kopioida, muuttaa tai poistaa luvatta käsittelyn, käytön ja varastoinnin aikana.

Dokumenttien arkistointi juridisesti selitetty

Ohjaamme sinut läpi juridisen viidakon, paljastamme markkinoinnin puolitietämystä ja selitämme, miksi PaperOffice on täydellinen dokumenttipohjasi kaikille oikeudellisille vaatimuksille.

Proseduraalinen dokumentaatio

Tarvitset tämän: käsittelydokumentaatio GoBD-standardin mukaisesti

Mallimenettelyn asiakirjat skannaamalla korvaamiseksi, julkaistu Saksan liittovaltion vero-neuvonantajien kamarissa (BStBK) yhteistyössä Saksan vero-neuvonantajien liiton kanssa (DStV)

Velvollisuus toimittaa todisteita

Mitä menettelydokumentaatio sanoo?

Että kaikki sujuu suunnitelman mukaan

Proseduraalisen dokumentaation avulla yritykset voivat osoittaa, että niiden IT-tuetut kirjanpito ja tietojen ja asiakirjojen säilytys noudattavat GoBD: ssä määriteltyjä säännöllisyyden periaatteita.

Voit toimittaa kysynnän mukaan minkä tahansa asiakirjan

Tavoitteena on tehdä kirjanpidosta ja asiakirjojen arkistoinnista yrityksessä ymmärrettävää ja tarkistettavaa kohtuullisessa ajassa asiantuntijan, esimerkiksi tilintarkastuksen, kannalta.

Tätä tarkoitusta varten kuvataan yksityiskohtaisesti, miten kuitit ja asiakirjat kirjataan, vastaanotetaan, digitaalisoidaan, käsitellään, annetaan ja tallennetaan. Käytetyn IT-ratkaisun verovelvollinen käyttäjä tai yrittäjä itse vastaa menettelydokumentaation luomisesta.

Prosessidokumentaatio

Mitä menetelmädokumentaation tulisi ottaa huomioon?

Jokaisen IT-järjestelmän tulisi olla selkeästi strukturoitu prosessidokumentaatio. IT-prosessin sisällön, rakenteen ja tulosten tulisi olla täysin ja vakuuttavasti ilmeisiä.
Tarkkailtavuuden varmistamiseksi vaaditaan kattavaa ja ajan tasalla olevaa menettelydokumentaatiota, joka dokumentoi kaikki järjestelmän ja teknologian muutokset sisällön ja ajan suhteen ilman aukkoja.

Menettelydokumentaation tulisi myös näyttää, miten sähköiset asiakirjat tallennetaan, käsitellään, julkaistaan ja säilytetään.
Yksi tärkeä osa menettelyohjeita on kuvaus varmuuskopiointiprosessista, joka on integroitu PaperOffice-tuotteeseen paikallisessa tietokantakäytössä.

Esiteprosessikuvaus kuvaa halutun organisatorisen ja teknisen prosessin. Tietojen syntymisestä indeksointiin, käsittelyyn ja tallentamiseen sekä yksiselitteiseen paikantamiseen.

varmasti

Ratkaisu: GOBD-yhteensopiva PaperOffice dokumenttien säilyttämiseen

PaperOffice täyttää GOBD-vaatimukset sertifioinnin ja kaikkien ohjelmistovaatimusten testauksen avulla täyttämällä kaikki tarvittavat standardit.

Vaatimus1/6

SITOVUUS- JA TARKISTAMISPERIAATE (GOBD LUKU 3.1)

GoBD:n mukaan verovelvollisen on varmistettava, että tietojärjestelmä suojataan tappioilta (esim. löytämättömyys) ja luvattomilta syötteiltä ja muutoksilta.

Vaatimus2/6

TOTUUDEN, SELVYYDEN JA JATKUVIEN TALLENNETTUISTEN KANSALAISKIRJOJEN PERIAATTEET YKSILÖLLISTEN AIHEIDEN KANSSA (GOBD LUKU 3.2)

DMS-palvelimen komponentit noudattavat yleensä samoja turvavaatimuksia kuin muut IT-komponentit. Tärkeitä aiheita ovat valvonta ja tietoturva.

Vaatimus3/6

TÄYDELLISYYS (GOBD- LUKU 3.2.1)

Periaatteessa jokainen säilytettävä asiakirja on tallennettava erikseen ja kaikkine komponentteineen (puuttumisten täydellisyys ja täydellisyys).

Vaatimus4/6

TARKKUUS (GOBD-LUKU 3.2.2)

Noudattaen oikeellisuuden periaatetta DMS:n tulee varmistaa, että arkistoitavat asiakirjat ja tiedot vastaavat riittävästi alkuperäistä (niin kuvan kuin sisällön osalta).

Vaatimus5/6

TILAUS (GOBD LUKU 3.2.4)

DMS:n käytön yhteydessä on johdonmukaisesti täytettävä tilapäisyyskriteerit koko säilytysajan, jotta kirjanpidon järjestyksen periaatteiden katsotaan olevan täytettyjä.

Vaatimus6/6

MUUTTAMATTOMUUS (GOBD-LUKU 3.2.5)

GoBD edellyttää, että käytetty tiedonkäsittelymenetelmä on suunniteltava siten, että kaikki käsittelymenetelmään syötetty tieto ei voida enää tukahduttaa tai ylikirjoittaa, poistaa, muuttaa tai väärentää tunnistamatta (GoBD luku 3.1; 58-60).

Usein kysytyt kysymykset
Kuka auttaa prosessidokumentoinnissa?

Jos sinulla on täysi luottamus omiin prosesseihisi, saatat pärjätä ilman veroneuvojaa. Suosittelemme kuitenkin saamaan apua veroneuvojalta etukäteen tai ainakin kerran prosessidokumentaation luomisen aikana. Omien kokemustemme perusteella on aina suositeltavaa ja hyödyllistä puhua avoimesti tarkastuselimen kanssa, koska kaikkien määräysten ja standardien huolimatta lopulta tarkastaja päättää.

Kuka hyväksyy prosessidokumentaation?

Varo puolitietoista markkinointia: Veroviranomaiset eivät hyväksy minkäänlaisia todistuksia tai sertifikaatteja mistään toimittajalta! Tarpeen tullen ainoa asia, joka merkitsee, on menettelydokumentaation esittäminen GoBD:n mukaisesti ja se, kuinka hyvin kaikki vastaa todellisuutta, päätetään tarkasteluelimen, kuten verotarkastajiesi tai verotoimistosi toimesta.

Miksi pelkkä PaperOffice ei riitä?

Lyhyt ja ytimekäs selitys: Jos esimerkiksi olet tallentanut laskun PaperOfficeen oikeudellisesti ja tarkastuksenkestävästi, se voi silti olla manipuloitu tai muutettu ENNEN skannaamista. Vaikka tallennatkin tarkastuksenkestävästi, koko prosessi ei ole tarkastuksenkestävä ja siten ei vastaa GoBD: tä.

Voinko heittää alkuperäiset asiakirjat pois?

Oikeudellista merkitystä omaavat asiakirjat, kuten sopimukset, on säilytettävä alkuperäisessä muodossaan. Yksinkertaisesti sanottuna: verotoimisto hyväksyy sähköiset asiakirjat, mutta tuomioistuin hyväksyy riidan tapauksessa vain alkuperäiset asiakirjat. Tämä johtuu siitä, että allekirjoitusta voidaan tarkistaa aitouden varmistamiseksi vain alkuperäisistä asiakirjoista. Suosittelemme olemaan koskaan hävittämättä alkuperäisiä asiakirjoja.

Miksi voin poistaa PaperOffice-asiakirjoja?

Uudelleen on prosessin dokumentointi. Koska on teknisesti mahdotonta sulkea poistoa pois täysin, niin kauan kuin tieto on tallennettu sinulle. Lopulta voit itse poistaa tietueen suoraan tietokannasta. Tai poistaa kiintolevyn. Tai hävittää palvelimen. Tai räjäyttää rakennuksen.

Kuinka löydän teknisiä DMS-suosituksia?

Bitkomin kehittämä GOBD-tarkistuslista koskien asiakirjahallintajärjestelmiä uusimman GOBD-version perusteella 28.11.2019, jonka löydät täältä.

change me
Ensi-ilta

Talojen hallinnointi hyötyy asiakirjahallintajärjestelmistä: Tehokkaan hallinnan ohjelmistoratkaisut vuonna 2023.

PaperOffice Academy

Tule ammattilaiseksi 15 minuutissa

Nopea esittely PaperOffice 2022:lle

change me
Uutuus

Dokumenttien hallinta ja tiedon tallentaminen NAS-laitteisiin: Tehokkaat ratkaisut yrityksille ja organisaatioille

Patriarkaatin digitaalinen polku PaperOffice DMS: n avulla

"Olemme iloisia puolentoista vuoden työn jälkeen, mutta silti emme ole vielä täysin hyödyntäneet tätä upeaa mestariteosta."

Case Study Image