Liiketoimintaprosessien automatisointi julkishallinnossa ja viranomaisissa
PaperOffice DMS julkisille laitoksille ja viranomaisille mahdollistaa minkä tahansa tyyppisten asiakirjojen tehokkaan käsittelyn sekä tutkimusten nopean käsittelyn ja on edellytys tehokkuudelle ja menestykselle hallinnossa.
Vinkki
Kirjalliset asiakirjat, sopimukset, luonnokset, tutkimukset, asiantuntijalausunnot ja paljon muuta korvataan sähköisillä asiakirjoilla digitalisoinnin ansiosta ja optimoidaan siten kaikki työprosessit maksimaalisesti.Dokumenttienhallintaratkaisun avulla tallennat ja arkistoit kaikki tiedot keskusalustalle tarkastuksenkestävällä tavalla.
Digitalisaatio julkishallinnossa ja viranomaisissa
Verovirastosta KITA: han, paikallishallintoon, viranomaisiin tai julkiseen liikenteeseen tienhoito -osastoon.
Viralliset ja julkiset laitokset yhdistävät ja myös vakauttavat kuntien, kaupunkien, piirien ja myös liittovaltioiden rakenteita Saksan liittotasavaltaan asti poliittisena yhteisönä.
Asiakirjoja ja tietoja luodaan monissa viranomaisen eri osastoissa. Näin tärkeät asiakirjat luodaan joka päivä:
Kirjoitukset, sopimukset, luonnokset, tutkimukset, asiantuntijalausunnot ja paljon muuta. Nämä eivät saavu vain postitse, vaan monet asiakirjat saapuvat myös sähköpostitse.
Kaikki nämä asiakirjat on digitoitava, jos ne saapuvat paperimuodossa, vaativat jäsenneltyä arkistointia, tehtävien ja työnkulun määritystä ja niiden on oltava välittömästi saatavilla pyynnöstä.
Lisäksi jokainen asiakirja luokitellaan sen tyypin mukaan ja se voidaan määrittää ihmisille ja esineille, joita voit sitten jopa käyttää tien päällä laitteesta riippumatta. Joten sinulla on kaikki tiedot ja asiakirjat kaikista tiedoista selvästi yhdessä paikassa, nimittäin tietokannassasi.
Dokumenttienhallintaratkaisun avulla tallennat ja arkistoit kaikki tiedot keskusalustalle tarkastuksenkestävällä tavalla.
Monien olemassa olevien hallinnollisten ongelmien ratkaisemiseksi kiinteistönhallinnassa olisi otettava käyttöön PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmä.
Tällä tavoin päivittäistä työtä voidaan yksinkertaistaa, optimoida ja parantaa digitalisaation avulla. PaperOffice DMS antaa sinulle selkeän rakenteen asiakirjoissasi ja auttaa sinua selviytymään tietotulvasta.
PaperOffice poistaa kaikki aikaa vievät pullonkaulat ja luo selkeän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista, kuten sopimuksista tai kirjeistä, hallitsemalla niitä digitaalisesti PaperOfficessa tulevaisuudessa.
Voit myös hyötyä digitaalisista hallinnollisista tehtävistä ja pitää silmällä virallista kirjeenvaihtoa, joka lähetetään uudelleen tai annetaan työntekijöille tehtävän toimeksiannolla.
Kaikki tiedot saatavilla välittömästi
Hyvä asiakirjojen hallintaohjelmisto ei voi tehdä poliittisia päätöksiä, mutta siitä voi olla suurta apua monilla julkishallinnon aloilla eri prosesseissa, koska suurimmalla osalla niin sanotuista hallinnollisista tiedostoista ei ole suvereenia prioriteettia.
Tämän lisäksi digitaalisten asiakirjojen ei tarvitse korvata alkuperäisiä, mutta ne helpottavat työtä.
PaperOffice DMS: n avulla asiakirjat voidaan digitoida monissa viranomaisissa ja julkisissa laitoksissa ja arkistoida keskitetysti siten, että pääsy voidaan tehdä mistä tahansa tietokoneesta ilman, että sinun tarvitsee mennä arkistoon tai ensin tutkia, mikä / Kollegasi käsittelee tiedostoa parhaillaan.
PaperOffice DMS ei vain digitoi analogisia asiakirjoja, vaan asiakirjojen hallintaohjelmisto tallentaa kaikki asiakirjan muutokset aikajärjestyksessä. Alkuperäinen ei vaikuta. Työnkulkutoimintoa voidaan käyttää esimerkiksi tiettyjen aktiviteettien määrittämiseen projektityön aikana, ja jokainen työntekijä pitää yleiskuvan nykyisestä tilasta.
Samalla ideoita tai ehdotuksia voidaan esittää ilman, että kokouksia tarvitsee kutsua koolle joka kerta. Arkistoituja asiakirjoja voidaan etsiä avainsanojen tai päivämäärän tai viitenumeroiden perusteella, ja tekoäly voi luoda automaattisia malleja PaperOffice DMS:ssä.
PaperOffice DMS:n mahdolliset käyttötarkoitukset johtavat virallisen ja julkishallinnon eri tasoihin, esimerkiksi:
- Koulut
- Päiväkodit
- Kirjastot
- Yliopistojen
- Sairaalat
- Kunnalliset hallinnot
- verotoimistot
- Hoitokodit
Tietenkin hienostuneen tietojen tallennuksen ansiosta, jossa on 1024-bittinen salaus sekä erityinen sisäinen muotoilu ja palomuuri, GDPR: n mukainen turvallisuus säilyy. PaperOffice DMS tekee vaikutuksen myös oppimisen helppoudella, kyvyllä asentaa jopa 800 linkitettyä päätelaitetta ja erittäin hyvällä hinta-laatusuhteella.
Se on PaperOffice DMS, asiakirjojen hallintaohjelmisto, joka voi tehdä paljon muutakin kuin vain hallita asiakirjoja.
PaperOffice ei tee eroa asiakirjatyyppien välillä riippumatta siitä, tarvitsetko apua sopimusten, kirjelmien ja sähköpostin kirjeenvaihdon hallinnassa: PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmän ansiosta aiemmat prosessisi julkisissa laitoksissa ja viranomaisissa digitalisoituvat, mikä tekee niistä tehokkaampia, avoimempia ja huomattavasti joustavampia.
Koska riippumatta siitä, missä muodossa asiakirjat saapuvat yritykseen, olivatpa ne sitten paperidokumentteina, PDF-tiedostoina, sähköposteina tai valokuvina, ne arkistoidaan automaattisesti ja tallennetaan suojattuun tietokantaan.
Tärkeät sopimukset voidaan siten tunnistaa ja irtisanoa hyvissä ajoin tai neuvotella uudelleen. Asiakirjojen julkaiseminen digitaalisella allekirjoituksella ja sähköposti-ilmoituksella hitaan paperipostin sijaan epävarma sähköposti edistää asiakasuskollisuutta.
Liiketoimintaprosessien optimointi PaperOffice DMS:n ansiosta
Integroidun tekoälyn ansiosta automaattiset säännöt käynnistyvät. Tämä tekoäly lajittelee asiakirjat automaattisesti kansioihin, kuten "Lasku" ja "Sopimus", tallentaa vastaavat avainsanat ja käynnistää kyseiselle asiakirjatyypille tallennetun digitaalisen työnkulun.
PaperOffice täyttää korkeimmat tietoturvastandardit , kuten valtuutuksen hallinnan tai käyttöoikeuksien myöntämisen. Käyttäjä määrittelee yksittäiset työvaiheet täsmälleen sellaisina kuin ne suoritettaisiin, esimerkiksi laskujen "tallennus", "tarkistus", "vapautus" ja "varaus".
Vastuuta ei voida antaa vain yksittäisille ihmisille, vaan myös käyttäjäryhmille, kuten "Kirjanpito" tai "Tuotanto", jotta kollega voi astua sisään välittömästi, jos työntekijä on poissa.
OCR-tekniikka ei vain tunnista asiakirjan sisältöä, vaan myös kaikki veroihin liittyvät tietokentät, kuten asiakirjan numero, päivämäärä, netto, vero ja bruttosumma. Tuodut tiedot ovat käytettävissä arviointien, maksutapahtumien ja taloushallinnon hallintaan. Tämä säästää väsyttäviä syöttötöitä ja vähentää kirjausvirheitä.
Tärkeitä argumentteja PaperOffice DMS: n sisällyttämiseksi budjettisuunnitteluun. Lopuksi PaperOffice DMS vakuuttaa myös siitä, että kestävyys ja ympäristönsuojelu otetaan huomioon. Ennemmin tai myöhemmin tapahtuu täydellinen muuntaminen analogisista asiakirjoista digitaaliseen muotoon, ja sitten julkinen laitos, joka sitten jo käyttää PaperOffice DMS: ää, on hyvin valmistautunut.
Vain yhdellä hiiren napsautuksella tiedot, mukaan lukien arkistointipaikka, voidaan viedä asiakkaallesi, verokonsultillesi tai päinvastoin.
Tietenkin PaperOffice DMS mahdollistaa olemassa olevien digitaalisten tietojen siirtämisen ja integroinnin olemassa olevista ohjelmistoratkaisuista. Samalla PaperOffice DMS on analogisen ja digitaalisen rajapinta. Skannaustoimintonsa avulla ohjelmisto voi lukea analogisia asiakirjoja, suunnitelmia ja valokuvia järjestelmään ja digitoida ne skannerien avulla, mutta myös matkapuhelimien tallenteita, jolloin tekstit muunnetaan kirjoitukseksi OCR: n avulla ja niitä voidaan muuttaa Office-ohjelmissa. Aikaleimat ja versiointi varmistavat, että digitaalinen asiakirja vastaa analogista alkuperäiskappaletta.
Ratkaisu: todistettu osaaminen
Eikö ole järkevää käyttää hallintaohjelmistoa käytännössä heti? joka ei vain täytä kaikkia vaatimuksia, vaan on myös helppo oppia ja edullinen?
PaperOffice DMS on kokeiltu ja testattu täydellinen ratkaisu digitaaliseen työhön ja yli 20 vuoden markkinakokemuksella yksi ensimmäisistä DMS-edelläkävijöistä.
Digitaalinen käsittely on olennainen perusta kuntien palveluiden korkean palvelulaadun varmistamiselle tulevaisuudessa
Julkisten laitosten ja viranomaisten on käsiteltävä asiakirjoja kaikista liiketoimista. Liiketoimintamallien jatkuva jatkokehitys luo jatkuvasti uusia haasteita. He tarvitsevat hyvän asiakirjojen hallintajärjestelmän.
PaperOffice DMS on oikea ohjelmisto, koska sen mukana tulee kaikki, mitä viranomaiset ja julkiset laitokset tarvitsevat, kuten:
- Asiakirjojen tallentaminen kaikissa digitaalisissa muodoissa GDPR/li-periaatteiden mukaisesti>
- Toimia edellyttävien myöhäisten asiakirjojen lähettämiseen ja uudelleen lähettämiseen liittyvät toiminnot
- Itseoppiva tietojen tallennustoiminto, jossa on tunnisteet ja sisäinen hakukone
- Uusien asiakirjojen automaattinen määritys oikeaan kansioon
- Yksinkertainen tietokannan luominen ja tietokantayhteys, mukaan lukien yksilöllisesti muokattava maski
- Automaattinen mallien luominen toistuville prosesseille ja toiminnoille
Versioiden mukainen ja turvallinen arkistointi: PaperOffice DMS täyttää teknisesti GoBD: n, GDPdU: n ja DSGVO: n lakisääteiset vaatimukset
PaperOfficen laajat työnkulkutoiminnot ovat erittäin mielenkiintoisia viranomaisille ja julkishallinnoille. Projektikokousten sisällöt tallennetaan ja osallistujat voivat täydentää niitä milloin tahansa, kaikki näytöllä ja eri paikoista. Tarkastuksen kestävä arkistointi on aina taattu, samoin kuin organisaatioprosessien optimointi.
PaperOffice tukee tätä laajalla tehtävä- ja työnkulkumoduulilla.
Julkiset laitokset ja viranomaiset hyötyvät digitaalisten asiakirjojen hallinnasta
Dokumenttienhallintajärjestelmä mahdollistaa tietokantojen erillisen luomisen kullekin yksittäiselle alueelle ja voi luoda linkkejä samanaikaisesti. Analogiset asiakirjat, kuten lähetetyt käsityöläislaskut, skannataan PaperOffice DMS: llä ja tallennetaan sekä valokuvana että muunnetuna tekstinä OCR-ohjelmistolla. Kaikki olemassa olevat tiedot, esimerkiksi vuokralaisesta, voidaan näyttää selkeästi ja yksiselitteisesti, minkä vuoksi omia aikoja varten ei tarvitse kantaa tiedostoja. Tekoälyn ohjaama tietokannan hallinta luo malleja perustiedoista tai tilastollisesti käyttökelpoisista luetteloista tarpeen mukaan.
Samalla tarvittavaa tietosuojaa ylläpidetään hierarkkisella salasanojen hallinnalla ja 1024-bittisellä salauksella.
Optimoi työaikasi jopa 7,5 % paperipohjaiseen työhön verrattuna PaperOffice DMS:n käytön ansiosta.
Säästä aikaa dokumenttien etsimiseen, reitittämiseen ja jakamiseen.
Digitaalisten leimojen avulla asiakirjoja voidaan täydentää lisätiedoilla ja jopa hallita yksityiskohtaisia työnkulkuja. Tehtävä- ja työnkulkutoiminto puolestaan varmistaa, että määräaikoja noudatetaan ja ne on suoritettu loppuun.
PaperOffice DMS ei ole vain laaja toiminnoissaan, vaan myös helppo oppia video-opetusohjelmien ohjaamana, mutta myös haluttaessa yksilöllinen neuvonta ja koulutus. Kaikki tämä todella hyvällä hinta-laatusuhteella.
FAQs
Lopuksi, vastaamme muutamaan usein kysyttyyn kysymykseen aiheesta "Digitalisaatio julkishallinnossa ja viranomaisissa":
Miten työntekijät voivat käyttää PaperOfficea?
Hajautetun ja modernin ohjelma-arkkitehtuurin ansiosta PaperOfficea voidaan käyttää melkein millä tahansa laitteella - klassisista tietokoneista älypuhelimiin / tabletteihin ja televisioihin.
Mitä tiedoille tapahtuu, jos PaperOfficea ei ole olemassa?
Ei tapahdu, mutta vakuuttaaksesi sinut: Voit viedä tietosi MILLOIN TAHANSA, koska PaperOffice perustuu avoimeen tietokantarakenteeseen, voit käyttää tietojasi milloin tahansa.
Aiheen tietosuoja: Mihin kaikki asiakirjat tallennetaan?
PaperOffice tallentaa kaikki asiakirjat talon sisällä korkean tason salauksella, mikä tekee siitä immuunin esimerkiksi tietovarkauksille ja ylittää kaikki GDPR- ja GOBD-vaatimukset.
Vältä virheitä: ÄLÄ KOSKAAN tallenna tietoja kolmannen osapuolen pilveen!
Voidaanko PaperOfficea mukauttaa tarkalleen eritelmien mukaan?
Kyllä, PaperOffice voidaan mukauttaa 100% aiottuun käyttöön saumattoman integroinnin varmistamiseksi olemassa oleviin prosesseihin ja järjestelmiin. Jopa ohjelman käyttöliittymä voidaan suunnitella täysin ja mukauttaa vapaasti.
Johtopäätös
PaperOffice DMS tukee viranomaisia ja julkishallintoja ja tarjoaa asianmukaiset rajapinnat muihin ohjelmistoihin, API-yhteyksiin, ja sitä voidaan laajentaa milloin tahansa toiveidesi mukaan. Ohjelmisto on helppo oppia ja se voidaan helposti integroida jokapäiväiseen käytäntöön aiheuttamatta poissaoloja koulutustarkoituksiin.
PaperOffice DMS suosittelee NAS: n (verkkotuettu tietojen tallennus) käyttöä varmuuskopiointitoiminnolla, jotta tärkeitä tietoja ei menetetä eikä vakoilla kolmannen osapuolen pilvissä.
Viime kädessä PaperOffice DMS tekee vaikutuksen erittäin hyvällä hinta-laatusuhteella ja valtavalla tietotaidolla yli 20 vuoden käytännön kokemuksen kautta.