Kaivosyritys
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), johtava kaivosyritys, jonka pääkonttori sijaitsee Papua-Uudessa-Guineassa, on eturintamassa raaka-aineiden hankinnassa.

Laaja-alaisen läsnäolon ja vahvan sitoutumisen ansiosta huippuosaamiseen KMHL on vahvistanut asemansa merkittävänä toimijana kaivosalalla. Selkeän vision, strategisten innovaatioiden ja kestävän toiminnan ansiosta KMHL on edelläkävijä luodessaan arvoa sidosryhmilleen ja alueelle.

Alkutilanne ja haasteet

Kuten monet muut kaivosalan yritykset, KMHL kohtasi haasteita tärkeiden asiakirjojen ja dokumenttien hallinnassa ja organisoinnissa päivittäisessä liiketoiminnassa.

Dokumentaation korkea monimutkaisuus ja määrä, alkaen lupaprosesseista aina toimintapöytäkirjoihin ja ympäristövaatimuksiin, teki tehokkaasta asiakirjojen hallinnasta välttämätöntä.

Tässä taustalla KMHL etsi dokumenttienhallintajärjestelmää, joka ei vain keskitä asiakirjoja, vaan myös helpottaa eri osastojen ja toimipaikkojen välistä yhteistyötä, samalla kun se varmistaa turvallisuuden ja tietosuojan sekä tukee lainsäädännön noudattamista.

Miksi KMHL päätti valita PaperOffice DMS:n

Tutkittuaan perusteellisesti erilaisia asiankäsittelyjärjestelmiä, KMHL valitsi PaperOffice DMS:n. Järjestelmä valittiin, koska sen avulla yrityksen työprosessit voitiin muuttaa mahdollisimman vähäisessä määrin samalla, kun se kuitenkin vastasi yrityksen vaatimuksia.

„Päädyimme valitsemaan PaperOffice DMS:n, koska investointi oli linjassa yrityksemme tavoitteiden kanssa, nimittäin tehokkuuden parantamisen, asiakirjaturvallisuuden parantamisen ja digitaalisen muutoksen hyödyntämisen kanssa. Lisäksi kustannukset ovat erittäin houkuttelevia verrattuna muihin tarjoajiin,"

muistaa Loi Joseph, Kumul Minerals Holdings Limitedin IT-päällikkö.

IT-tiimin suorittama taloudellinen analyysi osoitti, että PaperOffice DMS on kustannustehokas ja vastaa KMHL:n tarpeita.

Tarkasteltiin kolmea potentiaalista asiankäsittelyjärjestelmää, joille kustakin yrityksestä pyydettiin tarjoukset: PaperOffice, Docuware ja M-Files.

Toteutus

Toteutuksen alkaessa 80 työasemaa varustettiin ensin asiankäsittelyjärjestelmällä, ja tietokantana valittiin Synology NAS.

Tämä alkuvaihe muodosti lähtökohdan järjestelmän käyttöönotolle, kun useampia työasemia integroitui vähitellen.

Kahden kuukauden kuluttua tilauksen tekemisestä olemassa olevien tietojen siirto saatiin päätökseen, ja kuukautta myöhemmin tuotantotoiminta käynnistettiin onnistuneesti, kun Kumulin arkistoratkaisua hyväksyttiin.

Toteutus sujui mutkattomasti, ja työntekijät saivat onnistuneesti koulutusta.

Räätälöidyt koulutukset, vuorovaikutteiset työpajat ja käytännönläheiset esimerkit mahdollistivat kaikkien työntekijöiden oppia järjestelmän kaikki toiminnot ja käyttää niitä optimaalisesti. Lisäksi tarjottiin koulutusmateriaaleja, jotta työntekijät voisivat käyttää niitä viiteaineistona myös koulutuksen jälkeen.

Tämä mahdollisti saumattoman siirtymisen uuden järjestelmän käyttöön ja nopean integroinnin päivittäisiin työprosesseihin.

Lopputulos

PaperOffice DMSn käyttöönotto mahdollisti KMHL:n dokumenttienhallinnan parantamisen.

Yritys oli vaikuttunut käyttöliittymän mukautuvuudesta, parannetusta dokumenttien hausta ja dokumenttiversioiden hallinnasta.

Uuden järjestelmän käyttöönotto sujui ongelmitta, ja KMHL suositteli PaperOffice DMS:a kaikille, jotka etsivät ratkaisua dokumenttienhallintaan.

Kaiken kaikkiaan KMHL:n kokemus PaperOffice DMS:n kanssa oli erittäin tyydyttävä ja ylitti heidän odotuksensa.