Hammaslääketieteellinen tekniikka / hammaslaboratorio ViaCreative
Zahntechnik GmbH

Miksi ViaCreative valitsi PaperOffice DMS: n

Herra Lars-R. Nykyisten haasteiden vuoksi Ludewig etsi asiakirjojen hallintajärjestelmää, joka mahdollistaisi turvallisen ja mukautuvan tietojen tallennuksen sekä kaikkien talon työpaikkojen helpon integroinnin mutkattomiin ohjelmistoihin.

Samalla ohjelmistolle tulisi olla ominaista hyvä kustannus-hyötysuhde. PaperOffice DMS:n lisäksi Ludewig testasi neljää muuta ohjelmistotuotetta muista järjestelmätaloista ja tutki aluksi erilaisia ohjelmistotarjouksia asiakirjojen hallintaan liittyen.

Se, että PaperOfficea käytettiin lopulta Via Creativen dokumenttienhallintana, päätettiin seuraavista syistä:

1. Tietojen tallennus ja saatavuus. Keskitetty ja helppo pääsy kaikkiin asiaankuuluviin asiakirjoihin ja mahdollisuus, että useat osapuolet tekevät yhteistyötä saman asiakirjan parissa.

Sisäinen, keskitetty tallennustila, jota kaikki työntekijät voivat käyttää. Tietoja ei saa tallentaa kolmannen osapuolen pilveen tai yhden käyttäjän tietokoneeseen.

Keskitetty tallennustila, jota kaikki työntekijät, joilla on asianmukaiset käyttöoikeudet, voivat käyttää sitä.

Herra Lars-R. Ludewig tajusi jo varhain, että hänen käytännössään ei ollut mahdollista kiertää digitalisointia.

"Kansioiden, laskujen, toimitusmuistiinpanojen, sopimustilojen ja muiden tärkeiden asiakirjojen manuaalinen etsiminen ja löytäminen, mikä on erittäin aikaa vievää, on erittäin tarkka Hakutoiminto PaperOfficessa on vihdoin menneisyyttä ..."

2.Vastinetta rahalle. Ohjelmistolla tulisi olla hyvä hinta-laatusuhde.

Tällä tavoin ViaCreative pystyi välttämään liiallisen pääomasitoumuksen ja sillä on edelleen vastaavasti suuri budjetti tarvittaviin materiaali- ja teknologiahankintoihin, jotka ovat erittäin kalliita erityisesti hammaslääketieteellisessä tekniikassa.

PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Helppo käsitellä. Ohjelmiston tulisi vaatia mahdollisimman vähän koulutusta ja samalla valmistautua tulevaisuuteen.

Näin voidaan välttää ulkopuolisia konsultteja. Tietenkin PaperOffice DMS tarjoaa halutessaan myös yksilöllistä koulutusta moduuleille. ViaCreativen työntekijöiden kokemusten mukaan PaperOffice on kuitenkin suurelta osin itsestään selvä.

Ei ulkopuolisia ja kalliita "konsultteja" paikan päällä, eikä kenenkään tarvitse matkustaa minnekään koulutukseen. Jokainen voi määritellä aikataulun valikkonavigoinnin oppimiselle itse tarpeen mukaan ja tulevaisuuden kannalta PaperOffice DMS on hyvin sijoitettu modulaarisen rakenteensa ansiosta.

"PaperOffice ei vain tehnyt meihin vaikutusta grafiikallaan muun muassa siksi, että sillä on erittäin hyvät video-oppaat yksittäisille aiheille. Näin pystyimme treenaamaan itseämme itsenäisesti ja tarvittaessa."

4. Noudettavuus ja ajansäästö. Yksinkertaisempaa tapaa pyrittiin digitoimaan analogiset asiakirjat ja löytämään ne tarvittaessa helposti uudelleen.

Integroidun tekoälytoiminnon ansiosta jokainen asiakirja voidaan opettaa, kaikki haluttu sisältö voidaan poimia kohdennetusti ja tallentaa avainsanoilla täysin automatisoidusti.

Säännöllisten lausekkeiden (REGEX) ansiosta dokumentin sisältö voidaan lukea automaattisesti ja tallentaa asiakirjatietona.

"Saada kronologisia tuloksia erittäin nopeasti vuositilinpäätökselle ja vaihto-omaisuudelle, jotta voidaan määrittää halvin kauppahinta kullekin yksittäiselle tuotteelle. Se, mikä ennen kesti päiviä, voidaan nyt tehdä tunneissa!"

Paras luettelo Tärkeimmistä PaperOffice DMS: n ratkaisemista ongelmista

• Tiettyjen asiakirjojen jatkuva etsiminen ja selaaminen
• Ei enää nitojaa ja paperipinoja
• Ei enää fyysistä arkistoa
• Työvoima- ja varastointikustannusten alentaminen
• Ei enää siirtoja uusiin kansioihin ja arkistoihin joka tammikuu
• Redundantti kolminkertainen tietojen varmuuskopiointi

Herra Lars-R. Ludewig selittää:

"Jokainen, joka osallistuu koko DMS-aiheeseen, palkitaan runsaasti suurella ajansäästöllä. Innostus, taaksepäin nojaaminen ja kaiken tunteminen on turvallista ja helppoa kaikille.
Parhaat ohjelmoijat toteuttavat pyynnöt loistavasti ja joskus ennätysnopeudella ja toteuttavat ne päivitysten avulla. Suosittelet automaattisesti ja innostuneesti..."

Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Suosituin luettelo tärkeimmistä ominaisuuksista, jotka tekevät PaperOffice DMS: stä paremman kuin kaikki muut

• Nopea mukautuminen yksittäisten asiakkaiden vaatimuksiin päivitysten avulla
• Suora yhteys kehittäjiin
• Kevyt NAS-eheys tietojen tallentamiseen omalle palvelimellesi paikan päällä. Käyttäjän on päätettävä toteutuksen laajuudesta
• Etsi avainsanoja, tiettyjä osia, sanoja jne., Jotta saat nopeasti asiaankuuluvat tiedot esille

Herra Lars-R. Ludewig korostaa:

"Monissa kansioissa, ilman ERP-järjestelmää, monimutkaisessa kirjanpidossa tai varastoissa, joissa on tiettyjen artikkeleiden tai tilausnumeroiden hintamääritykset tietyn ajan kokonaissumman määrityksellä, et koskaan halua tehdä ilman PaperOfficea uudelleen."

Miten PaperOffice DMS integroitiin?

Ludewig oli myös innostunut PaperOffice DMS -tiimin sitoutumisesta ViaCreativen hallintovaatimusten mukautusten toteuttamiseen.

Hän ja hänen tiiminsä olivat yhtä tyytyväisiä PaperOffice DMS: n graafiseen käyttöliittymään. Tämä osoittaa, että PaperOfficen kehityksessä otetaan huomioon ihmisten normaali käsitys, joka asettaa etusijalle kuvat ja värit näyttämättä leikkisältä. Tämä koskee yhtä lailla PaperOfficen luomia opetusohjelmia ja videoita tietyille asiakirjanhallintaohjelmiston segmenteille.

"Kansioiden, laskujen, toimitusmuistiinpanojen, sopimustilojen ja muiden tärkeiden papereiden manuaalinen etsiminen ja löytäminen, mikä on erittäin aikaa vievää, on erittäin tarkka Hakutoiminto PaperOfficessa on vihdoin menneisyyttä ..."

Vaihdon aikana ViaCreativen analogista arkistoa skannattiin ja luetaan vähitellen ja luetaan suoraan PaperOffice DMS:ään integroidun OCR-ohjelmiston kautta. PaperOfficen työntekijöiden luomien säännöllisten lausekkeiden käytön ansiosta kaikki saapuvat analogiset asiakirjat voidaan lukea helposti ja asiakaskohtaisesti.

Herra Lars-R. Johdannon alussa Ludewig suosittelee:

"Hidas lähestymistapa, kokeile ensin, ei kovaa siirtymistä määräaikaan, selvitä, mikä kansiorakenne sopii meille. Perusrakenteen luominen, ensimmäinen arkistointi, luokkien laatiminen sen mukaan, mitä on arkistoitu ja merkitty, kaikki rauhassa saapuakseen yhteen joukkueeseen.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Yleinen kokemusyhteenveto

PaperOffice DMS on täyttänyt kaikki tarvittavat kriteerit ja kartoittaa nykyään koko digitaalisen asiakirjavirran käytännössä.

Toistaiseksi kaikki laskuasiakirjat tallennetaan tehokkailla skannereilla, Paper-Office tunnistaa yhteystiedot automaattisesti ja tallentaa asiakirjat vastaavasti sähköiseen arkistoon.

Työntekijät voivat sitten käyttää asiakirjoja yksinkertaisen käyttöliittymän kautta ja kirjoittamalla erilaisia hakutermejä - myös kokotekstihaku on käytettävissä.

DMS:n johdonmukaisen käytön ansiosta ViaCreative pystyi lyhentämään merkittävästi laskujen käsittelyaikaa, ja samalla maksamattomien tilien määrä on vähentynyt merkittävästi.

Denis K. "Kirjanpidosta ja kirjanpidosta" korostaa:

"Lajittelu, yksityiskohtaiset haut, tietopakettien kokoaminen verokonsultin kanssa tehtävää yhteistyötä varten eivät ole enää verrattavissa aiempiin, erittäin monimutkainen manuaalinen työ, jossa on tonnia paperia ja kansioita. Kaikki yhdistetään nopeasti yhteen paikkaan milloin tahansa."