Korkein mahdollinen alennustarjous
Yksinomainen sisäpiiritieto
Ilmaisia bonuksen päivityksiä
Korkein mahdollinen alennustarjous
Yksinomainen sisäpiiritieto
Ilmaisia bonuksen päivityksiä
Ystävyys luottamus Kunnia sana
Emme koskaan anna sähköpostiosoitettasi kenellekään muulle, ja jokaisessa sähköpostissa on yhden klikkauksen peruuta-tilauslinkki.
Teollisuus
Hammaslääketiede / hammaslaboratorio / hammaslääketeollisuus
Alue
Leipzig, Saksa
Osastot
Toimisto, Kirjanpito
Teollisuus
Hammaslääketiede / hammaslaboratorio / hammaslääketeollisuus
Alue
Leipzig, Saksa
Osastot
Toimisto, Kirjanpito
Lars R. Ludewig, ViaCreative Zahntechnik GmbH:n omistaja ja toimitusjohtaja
Vinkki
Teollisuus
Hammaslääketiede / hammaslaboratorio / hammaslääketeollisuus
Alue
Leipzig, Saksa
Osastot
Toimisto, Kirjanpito
ViaCreative-hammaslaboratorio on Lars-R:n toinen sukupolvi. Ludewigin johtama yritys Leipzigissa. Laboratoriossa hampaiden korvaustuotteita valmistetaan pääasiassa hammaslääkäreiden puolesta.
Yhtiön palveluvalikoima on hyvin laaja, ja sille on ominaista nykyaikaisten prosessien ja tekniikoiden käyttö. Esimerkiksi CAD-CAM-tuotanto, allergikoiden hammasproteesien tai implanttien päällirakenteiden tuotanto.
PaperOffice DMS: ää käytetään ViaCreativessa Leipzigissa pääasiassa tietojen tallentamiseen, asiakirjahakuihin ja asiakirjojen valmisteluun lähetettäväksi verovirastoon.
Laboratoriossa useat hammasteknikot työskentelevät eri tavalla varustetuilla työasemilla, joilla on erilaisia tehtäviä. Yhteinen ydinsegmentti tässä on kaikkien tehtyjen töiden sekä käytettyjen prosessien ja materiaalien tarkka tallennus.
Koska työ on lähes yksinomaan hammaslääkäreiden tilaama potilaille, täydellinen dokumentointi on yhtä tärkeää kuin joskus arkaluonteisten tietojen turvallinen tallentaminen.
Ennen päätöstä käyttää PaperOffice DMS: ää päivittäisen työn aikana syntyvät tiedot tallennettiin enimmäkseen manuaalisesti analogiseen tiedostoon, jota säilytettiin roikkuvassa tiedostossa toimistossa käynnissä olevien prosessien aikana ja erillisessä arkistohuoneessa, kun työ oli valmis. Veroasiakirjojen luomiseksi ja lähettämiseksi työntekijä siirsi tiedot analogisista tiedostoista sähköiseen DATEV-lomakkeeseen.
Tähän hallinnollisen työn muotoon tarvittava aika on toisaalta erittäin korkea ja toisaalta hyvin virhealtista. Samaan aikaan lakisääteisesti vaadittua tietoturvaa tarjotaan vain rajoitetusti.
Yrityksen tavoitteena oli digitoida olemassa olevat paperiasiakirjat, tuoda prosessin optimointi ja työnkulun hallinta kaikille saapuville ja lähteville asiakirjoille, automatisoida suuri osa taustalla olevista prosesseista ja siten optimoida prosessi.
Herra Lars-R. Nykyisten haasteiden vuoksi Ludewig etsi asiakirjojen hallintajärjestelmää, joka mahdollistaisi turvallisen ja mukautuvan tietojen tallennuksen sekä kaikkien talon työpaikkojen helpon integroinnin mutkattomiin ohjelmistoihin.
Samalla ohjelmistolle tulisi olla ominaista hyvä kustannus-hyötysuhde. PaperOffice DMS:n lisäksi Ludewig testasi neljää muuta ohjelmistotuotetta muista järjestelmätaloista ja tutki aluksi erilaisia ohjelmistotarjouksia asiakirjojen hallintaan liittyen.
Se, että PaperOfficea käytettiin lopulta Via Creativen dokumenttienhallintana, päätettiin seuraavista syistä:
1. Tietojen tallennus ja saatavuus. Keskitetty ja helppo pääsy kaikkiin asiaankuuluviin asiakirjoihin ja mahdollisuus, että useat osapuolet tekevät yhteistyötä saman asiakirjan parissa.
Sisäinen, keskitetty tallennustila, jota kaikki työntekijät voivat käyttää. Tietoja ei saa tallentaa kolmannen osapuolen pilveen tai yhden käyttäjän tietokoneeseen.
Keskitetty tallennustila, jota kaikki työntekijät, joilla on asianmukaiset käyttöoikeudet, voivat käyttää sitä.
Herra Lars-R. Ludewig tajusi jo varhain, että hänen käytännössään ei ollut mahdollista kiertää digitalisointia.
2.Vastinetta rahalle. Ohjelmistolla tulisi olla hyvä hinta-laatusuhde.
Tällä tavoin ViaCreative pystyi välttämään liiallisen pääomasitoumuksen ja sillä on edelleen vastaavasti suuri budjetti tarvittaviin materiaali- ja teknologiahankintoihin, jotka ovat erittäin kalliita erityisesti hammaslääketieteellisessä tekniikassa.
3. Helppo käsitellä. Ohjelmiston tulisi vaatia mahdollisimman vähän koulutusta ja samalla valmistautua tulevaisuuteen.
Näin voidaan välttää ulkopuolisia konsultteja. Tietenkin PaperOffice DMS tarjoaa halutessaan myös yksilöllistä koulutusta moduuleille. ViaCreativen työntekijöiden kokemusten mukaan PaperOffice on kuitenkin suurelta osin itsestään selvä.
Ei ulkopuolisia ja kalliita "konsultteja" paikan päällä, eikä kenenkään tarvitse matkustaa minnekään koulutukseen. Jokainen voi määritellä aikataulun valikkonavigoinnin oppimiselle itse tarpeen mukaan ja tulevaisuuden kannalta PaperOffice DMS on hyvin sijoitettu modulaarisen rakenteensa ansiosta.
4. Noudettavuus ja ajansäästö. Yksinkertaisempaa tapaa pyrittiin digitoimaan analogiset asiakirjat ja löytämään ne tarvittaessa helposti uudelleen.
Integroidun tekoälytoiminnon ansiosta jokainen asiakirja voidaan opettaa, kaikki haluttu sisältö voidaan poimia kohdennetusti ja tallentaa avainsanoilla täysin automatisoidusti.
Säännöllisten lausekkeiden (REGEX) ansiosta dokumentin sisältö voidaan lukea automaattisesti ja tallentaa asiakirjatietona.
Herra Lars-R. Ludewig selittää:
Herra Lars-R. Ludewig korostaa:
Ludewig oli myös innostunut PaperOffice DMS -tiimin sitoutumisesta ViaCreativen hallintovaatimusten mukautusten toteuttamiseen.
Hän ja hänen tiiminsä olivat yhtä tyytyväisiä PaperOffice DMS: n graafiseen käyttöliittymään. Tämä osoittaa, että PaperOfficen kehityksessä otetaan huomioon ihmisten normaali käsitys, joka asettaa etusijalle kuvat ja värit näyttämättä leikkisältä. Tämä koskee yhtä lailla PaperOfficen luomia opetusohjelmia ja videoita tietyille asiakirjanhallintaohjelmiston segmenteille.
Vaihdon aikana ViaCreativen analogista arkistoa skannattiin ja luetaan vähitellen ja luetaan suoraan PaperOffice DMS:ään integroidun OCR-ohjelmiston kautta. PaperOfficen työntekijöiden luomien säännöllisten lausekkeiden käytön ansiosta kaikki saapuvat analogiset asiakirjat voidaan lukea helposti ja asiakaskohtaisesti.
Herra Lars-R. Johdannon alussa Ludewig suosittelee:
PaperOffice DMS on täyttänyt kaikki tarvittavat kriteerit ja kartoittaa nykyään koko digitaalisen asiakirjavirran käytännössä.
Toistaiseksi kaikki laskuasiakirjat tallennetaan tehokkailla skannereilla, Paper-Office tunnistaa yhteystiedot automaattisesti ja tallentaa asiakirjat vastaavasti sähköiseen arkistoon.
Työntekijät voivat sitten käyttää asiakirjoja yksinkertaisen käyttöliittymän kautta ja kirjoittamalla erilaisia hakutermejä - myös kokotekstihaku on käytettävissä.
DMS:n johdonmukaisen käytön ansiosta ViaCreative pystyi lyhentämään merkittävästi laskujen käsittelyaikaa, ja samalla maksamattomien tilien määrä on vähentynyt merkittävästi.
Denis K. "Kirjanpidosta ja kirjanpidosta" korostaa:
Lopuksi, vastaamme muutamaan usein kysyttyyn kysymykseen aiheesta "Hammaslääketieteellinen tekniikka / hammaslaboratorio ViaCreative
Zahntechnik GmbH":
Mitä vinkkejä antaisit tuleville PaperOffice-käyttäjille?
Koskaan ei ole liian aikaista tai liian myöhäistä käsitellä digitalisointia.
Tärkeintä on saada käsitys ohjelmistosta, mutta myös itse yrityksestä. Oli tärkeää, että emme tunteneet pakkoa ostaa ohjelmistoa tai rekisteröityä mihinkään palvelu- ja tukipaketteihin.
Jo ennen kuin ostimme PaperOffice DMS: n, puhuimme yrityksen kaikkien osastojen kanssa emmekä koskaan tunteneet huonoa kohtelua. Päinvastoin: PaperOfficella on mukava, kohtelias ja pätevä tiimi.
Meille teollisuusyrityksenä prosessit ovat yhä monimutkaisempia ja niihin liittyy paljon byrokratiaa. Siksi luottamus järjestelmään ja ohjelmistoon oli erittäin tärkeää. Tietenkin oli myös erittäin tärkeää, että ohjelmisto oli helppo ymmärtää.
Kenelle suosittelisit PaperOfficea?
Suosittelemme PaperOfficea kaikille muille yrityksille, jotka haluavat digitalisoida ja automatisoida. Jokainen, joka haluaa sen helposti, ei tarvitse täydellistä ratkaisua automaattisella kirjanpidolla, kassakoneella jne., Joka ei halua enää nitojaa ja jatkuvia hakuja.
Mistä pidät erityisesti PaperOfficessa?
Olemme erittäin tyytyväisiä kaikkeen.
PaperOffice on kevyt mutta tehokas asiakirjojen hallintajärjestelmä.
Toiminnot, jotka näyttävät aluksi merkityksettömiltä, kuten asiakirjan sisällön automaattinen lukeminen, osoittautuvat tärkeimmiksi toimiksi, joita et enää halua missata.
"Asiakirjojen manuaalinen käsittely näin suuressa yhteisössä olisi maksanut meille paljon aikaa.
PaperOffice DMS: n automatisoidulla ratkaisulla manuaalista työtä voitaisiin vähentää huomattavasti, samalla kun investointeja tehtiin tulevaisuuteen suuntautuvaan tekniikkaan. Olemme digitaalisen kiinteistönhallinnan edelläkävijöitä."
Alejandro Campos
it-asiantuntija ja projektipäällikkö kiinteistöhallinnossa El Guijo
