Rahoituksen ja pankkitoiminnan digitalisointi

Rahoituksen ja pankkitoiminnan digitalisointi

Nykypäivän digitaalisten ja paperitietojen tulvan vuoksi on varmistettava, että tärkeitä asiakirjoja ei menetetä ja että ne ovat saatavilla oikeaan aikaan, koska rahoituslaitokset ja pankit hyötyvät merkittävästi sopivan tiedonhallinnan käytöstä - ne saavat tärkeitä asiakirjoja, joilla on korkea luokitustaso ja välittömät valmistumisvaatimukset.

Rahoituslaitokset ja pankit hyötyvät merkittävästi kaikkien vaatimusten täyttävän asianmukaisen tiedonhallinnan käytöstä.

Tärkeät asiakirjat, kuten kirjelmät, sopimukset, tilit ja ulkoiset kirjeet, eivät tule vain postitse. Monet asiakaskirjeet saapuvat myös sähköpostitse. Tällöin on ylläpidettävä täydellistä yleiskuvaa vastuualueista, määräajoista, kustannuksista ja tehtävistä ja taattava turvallisuusstandardit.

Simple overview and quick search thanks to digitization in the financial sector

Kaikki nämä asiakirjat on digitoitava, jos ne saapuvat paperimuodossa, vaativat jäsenneltyä arkistointia, tehtävien ja työnkulun määritystä ja niiden on oltava välittömästi saatavilla pyynnöstä.

Koska kaikki rahoitusalan prosessit edellyttävät täydellistä tiedonkulkua ja jäsenneltyä toteutusta. Tarvittavat edut voidaan saavuttaa vain digitalisoinnin ansiosta.

Koska digitaalinen asiakirja-arkisto mahdollistaa välittömän pääsyn kaikkiin tarvittaviin asiakirjoihin ja osallistumisen hyväksyntäprosesseihin. Sillä ei ole väliä, oletko toimistossa, työskenteletkö kotoa vai työmatkalla.

On erittäin tärkeää, että tärkeitä määräaikoja noudatetaan ja että asiakirjojen säilyttämiseksi ryhdytään oikeudellisiin toimenpiteisiin.

PaperOffice DMS antaa sinulle selkeän rakenteen asiakirjoissasi ja auttaa sinua selviytymään tietotulvasta.

PaperOffice poistaa kaikki aikaa vievät pullonkaulat ja luo selkeän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista, kuten sopimuksista tai kirjeistä, hallitsemalla niitä digitaalisesti PaperOfficessa tulevaisuudessa.

Muunna asiakirjat ratkaisuiksi

Rahoitusalalla ja pankeissa käytetään päivittäin paljon paperia ja tuotetaan valtava määrä asiakirjoja. Toisaalta, koska prosessit ovat melko monimutkaisia, tämä johtaa suuriin paperivuoriin, valtaviin tietomääriin, mutta myös pitkään hakuprosessiin. Lisäksi asiakirjat on tallennettava, indeksoitava, luokiteltava ja tarvittaessa jaettava kollegoiden kanssa.

PaperOffice-dokumenttienhallintajärjestelmä tuo organisaation ja tietosuojan yhden konepellin alle. Innovatiivinen järjestelmä tarjoaa virtaviivaisia haku- ja hakutyökaluja, jotka lyhentävät vasteaikaa ja varmistavat, että asiakirjoja ei koskaan menetetä, mihin rahoituslaitokset ovat aina tyytyväisiä.

Se on PaperOffice DMS, asiakirjojen hallintaohjelmisto, joka voi tehdä paljon muutakin kuin vain hallita asiakirjoja.

Koska riippumatta siitä, missä muodossa asiakirjat saapuvat yritykseen, olivatpa ne sitten paperidokumentteina, PDF-tiedostoina, sähköposteina tai valokuvina, ne arkistoidaan automaattisesti ja tallennetaan suojattuun tietokantaan.

Tärkeät sopimukset voidaan siten tunnistaa ja irtisanoa hyvissä ajoin tai neuvotella uudelleen. Asiakirjojen julkaiseminen digitaalisella allekirjoituksella ja sähköposti-ilmoituksella hitaan paperipostin sijaan epävarma sähköposti edistää asiakasuskollisuutta.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Kulunvalvonta ja enemmän avoimuutta

Integroidun tekoälyn ansiosta automaattiset säännöt käynnistyvät. Tämä tekoäly lajittelee asiakirjat automaattisesti kansioihin, kuten "Lasku" ja "Tiliotteet", tallentaa vastaavat avainsanat ja käynnistää kyseiselle asiakirjatyypille tallennetun digitaalisen työnkulun.

Rahoituslaitoksille ja pankeille tämä tarkoittaa erittäin laajan asiakas- tai asiakastiedoston ylläpitämistä, jolla on myös oltava muutamia erityispiirteitä. Esimerkiksi GDPR: n periaatteita on noudatettava, ja rahoituslaitoksilla on tietenkin ehdoton salassapitovelvollisuus, joka ei koske vain suullisia lausuntoja, vaan myös luvattomilta henkilöiltä suojattujen asiakirjojen turvallista säilyttämistä. On myös velvollisuus noudattaa lakisääteisiä ja sopimuksessa sovittuja määräaikoja.

Joissakin tapauksissa näiden määräaikojen noudattamatta jättämisellä voi olla rikosoikeudellisia seurauksia, mutta useimmiten vain siviilioikeudellisia seurauksia. Asiakkaidensa liikesalaisuuksien suojaaminen on myös ensiarvoisen tärkeää rahoituslaitoksille.

PaperOffice täyttää korkeimmat tietoturvastandardit , kuten valtuutuksen hallinnan tai käyttöoikeuksien myöntämisen. Käyttäjä määrittelee yksittäiset työvaiheet täsmälleen sellaisina kuin ne suoritettaisiin, esimerkiksi laskujen "tallennus", "tarkistus", "vapautus" ja "varaus".

Vastuuta ei voida antaa vain yksittäisille ihmisille, vaan myös käyttäjäryhmille, kuten "Kirjanpito" tai "IT-osasto", jotta kollega voi puuttua asiaan välittömästi, jos työntekijä on poissa.

OCR-tekniikka ei ainoastaan tunnista asiakirjan sisältöä, vaan myös kaikki verotukseen liittyvät tietokentät, kuten asiakirjan numero, päivämäärä, netto, vero ja bruttosumma. Tuodut tiedot ovat käytettävissä arviointien, maksutapahtumien ja taloushallinnon hallintaan. Tämä säästää väsyttäviä syöttötöitä ja vähentää kirjausvirheitä.

Vain yhdellä hiiren napsautuksella tiedot, mukaan lukien arkistointipaikka, voidaan viedä asiakkaallesi tai päinvastoin.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Täydelliset taloudelliset työnkulut

Rahoituslaitosten sekä palveluntarjoajien ja pankkien on käsiteltävä asiakirjoja kaikista liiketoimista. Liiketoimintamallien jatkuva jatkokehitys luo jatkuvasti uusia haasteita. He tarvitsevat hyvän asiakirjojen hallintajärjestelmän.

PaperOffice DMS on oikea ohjelmisto, koska sen mukana tulee kaikki, mitä rahoituslaitokset ja pankit tarvitsevat, kuten:

• Asiakirjojen tallentaminen kaikissa digitaalisissa muodoissa GDPR/li-periaatteiden mukaisesti>
• Toimia edellyttävien myöhäisten asiakirjojen lähettämiseen ja uudelleen lähettämiseen liittyvät toiminnot
• Itseoppiva tietojen tallennustoiminto, jossa on tunnisteet ja sisäinen hakukone
• Uusien asiakirjojen automaattinen määritys oikeaan kansioon
• Yksinkertainen tietokannan luominen ja tietokantayhteys, mukaan lukien yksilöllisesti muokattava maski
• Automaattinen mallien luominen toistuville prosesseille ja toiminnoille

Integroi digitaaliset työnkulut liiketoimintaprosesseihin

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

PaperOffice-työnkulkutoiminto yksinkertaistaa viestintää. Prosessikeskeinen dokumenttienhallinta varmistaa, että nämä asiakirjat pysyvät ajan tasalla pienellä vaivalla. PaperOffice DMS: n avulla voit helposti ottaa sovellettavat säilytys- ja poistoajat huomioon. Digitaaliset työnkulut on integroitu liiketoimintaprosesseihin, mikä varmistaa olennaisten prosessivaiheiden noudattamisen ja siten vaatimustenmukaisuuden.

PaperOffice tukee tätä laajalla tehtävä- ja työnkulkumoduulilla.

Tällä tavoin voidaan luoda tiettyjä prosessiketjuja ja olemassa olevat toimintaprosessit voidaan määritellä sähköisiin asiakirjoihin ja suorittaa osittain automaattisesti.

Tämä edustaa virheetöntä prosessien optimointia, koska tehtävää ei voida määrittää vain työntekijöille, joilla on tietyt käyttöoikeudet ja valmistumisajat, vaan se edellyttää digitaalista julkaisua, vaan se myös käynnistää automaattisesti lisätoimintoja, kuten sähköposti-ilmoituksia tai asiakirjan tilan muutoksia. Mikä on ehdoton MUST rahoitusalalla.

Tällä tavoin asiaankuuluvat metatiedot voidaan tallentaa myös asiakirjojen arkistointiprosessin jälkeen. Asiakirjatyypin lisäksi voidaan määrittää arkistointijakso ja siihen liittyvät asiakastiedot.

Rahoituspalvelujen tarjoajat hyötyvät digitaalisten asiakirjojen hallinnasta

Optimoi työaikasi jopa 7,5 % paperipohjaiseen työhön verrattuna PaperOffice DMS:n käytön ansiosta.

Säästä aikaa dokumenttien etsimiseen, reitittämiseen ja jakamiseen.

Tietenkin PaperOffice DMS mahdollistaa olemassa olevien digitaalisten tietojen siirtämisen ja integroinnin olemassa olevista ohjelmistoratkaisuista.

Samalla PaperOffice DMS on analogisen ja digitaalisen rajapinta. Skannaustoimintonsa avulla ohjelmisto voi lukea analogisia asiakirjoja, suunnitelmia ja valokuvia järjestelmään ja digitoida ne skannerien avulla, mutta myös matkapuhelimien tallenteita, jolloin tekstit muunnetaan kirjoitukseksi OCR: n avulla ja niitä voidaan muuttaa Office-ohjelmissa.

Aikaleimat ja versiointi varmistavat, että digitaalinen asiakirja vastaa analogista alkuperäiskappaletta.

PaperOffice DMS ei ole vain laaja toiminnoissaan, vaan myös helppo oppia video-opetusohjelmien ohjaamana, mutta myös haluttaessa yksilöllinen neuvonta ja koulutus. Kaikki tämä todella hyvällä hinta-laatusuhteella.