Implementa correttamente l'elaborazione delle fatture digitali in 10 passaggi

La necessità di digitalizzazione è ormai un aspetto importante per tutti.

Nella nostra guida troverai ora diversi report su come la digitalizzazione dovrebbe avvenire intorno alle aziende e quanti vantaggi questo porta per te.

Ma quasi ogni 3 domande che arrivano dai nostri clienti si riferiscono all'implementazione digitale dell'elaborazione delle fatture. Quindi abbiamo deciso di dare un'occhiata più da vicino a questo argomento.

Nell'articolo attuale, esaminiamo un po 'più a fondo le informazioni sull'elaborazione delle fatture digitali. I vantaggi della digitalizzazione delle fatture. Ti mostreremo come puoi implementare tutto e descriveremo l'impatto di un'implementazione di successo.

Prima di passare all'implementazione effettiva, rispondiamo alla domanda:

Perché è necessario digitalizzare fatture e documenti nelle aziende?

Questa è una domanda che sempre più aziende si pongono: "Devo davvero digitalizzare la mia contabilità"? La risposta è sì, devi. Tra le altre cose, perché il legislatore richiede che sia così. Sempre più aziende si trovano di fronte a dover rispettare la documentazione di processo.

Cosa richiedono le normative legali?

Le normative legali richiedono il rispetto dei requisiti relativi alla ricezione, all'elaborazione e all'archiviazione di tutti i documenti in entrata rilevanti per il test.

Nel nostro articolo attuale mostriamo un paio di esempi pratici. Come risolvere facilmente la digitalizzazione grazie a PaperOffice DMS. Ma prima arriviamo ai vantaggi generali dell'elaborazione digitale delle fatture.

Quali sono i vantaggi della digitalizzazione?

Nel mondo odierno dell'home office e dei media digitali, è ancora comune vedere banconote di carta ammucchiate su scaffali e tavoli.

Le ragioni principali per l'utilizzo della carta sono che i dipendenti hanno difficoltà ad accettare la digitalizzazione o a iniziare con essa. Sta nelle sfide di affrontare il cambiamento e la digitalizzazione.

Copia fisica del documento nonostante la digitalizzazione

A molte persone piace conservare una copia fisica dei documenti con cui lavorano. Ma anche il processo di gestione della carta che è stato provato per anni gioca un ruolo qui.

A proposito della conversione paperless abbiamo già scritto un articolo dettagliato. Qui affrontiamo esplicitamente il tema della contabilità digitale.

Inserire manualmente la fattura non significa solo molto tempo, ma anche costi elevati nascosti. Farlo bene può far risparmiare un sacco di tempo e denaro.

I vantaggi principali includono:

• Puoi trovare qualsiasi fattura in pochi secondi / risparmiare tempo

  Perché grazie alla digitalizzazione dei tuoi documenti, puoi trovare tutte le fatture memorizzate in PaperOffice in pochi secondi. Non è più necessario sfogliare faticosamente cartelle spesse. Digitalizzando tutte le fatture nella tua azienda, hai solo bisogno di pochi clic per trovarle nel sistema.

  Questo ci porta anche al secondo punto:

• Beneficiate di un risparmio ottimizzato di lavoro / carta

  Non è più necessario spazio per le cartelle fisiche. D'ora in poi puoi archiviare le tue fatture in PaperOffice. Ridurre il consumo di carta porta a uffici puliti e ordinati.

• Semplificare i processi contabili / Ad esempio con i flussi di lavoro

  Gestendo le fatture in modo digitale, risparmi tempo e fatica. Così come i costi per la creazione, la consegna e l'elaborazione. Non creare copie per attività avanzate, flussi di lavoro e inoltro. Tutto funziona in digitale ed è trasparente e comprensibile.

  Grazie alla digitalizzazione delle tue fatture, non mancherai più preziose scadenze di sconto.

• Impostare l'autorizzazione per l'accesso tramite pulsante

  I diritti di accesso individuali a singoli documenti e cartelle garantiscono una sicurezza chiara. È possibile concedere l'accesso a singoli utenti o interi reparti. Come la contabilità.

• Rileva automaticamente i contatti

  PaperOffice riconosce in modo intelligente i dati degli indirizzi nel contenuto del documento. Quindi collega logicamente il documento ai contatti esistenti. Ciò consente, tra le altre cose, la visualizzazione di tutti i documenti per un contatto specifico con pochi clic.

• Parole chiave automatizzate

  PaperOffice ti supporta con il riconoscimento intelligente dell'intelligenza artificiale e le parole chiave. In questo modo, la fattura viene cercata per i dati del documento più importanti.

  KI PIA legge in modo intelligente i dati dal documento. Quindi archivia il documento con parole chiave complete. Se necessario con il test o automaticamente in background.

• Funzione di incorporamento / esportazione per consulenti fiscali

  Puoi facilmente consegnare le tue fatture. Con assegnazione dell'account e parole chiave. Grazie alla ricerca avanzata, hai tutto il necessario per l'esportazione. Come tutte le bollette del mese scorso, per esempio.

  Incl. la struttura delle cartelle, il file PDF, il file Excel con tutte le informazioni. Di conseguenza, il tuo commercialista o contabile può facilmente importare la documentazione.

• Opzioni di modifica rapida

  La contabilità può essere implementata rapidamente in futuro. Non solo puoi trovare tutti i documenti immediatamente, ma puoi anche modificarli / classificarli direttamente, ad esempio. Tutti i requisiti legali sono soddisfatti grazie all'archiviazione a prova di audit. Controllare e approvare è quindi un gioco da ragazzi.

  La digitalizzazione delle fatture è inevitabile per diversi motivi. Molte aziende sono anche già convinte che la digitalizzazione delle fatture sia il futuro. Questo deve essere accettato anche oggi e ora.

  Tuttavia, molti temono ancora che questo passo sarà associato a un lungo progetto. Il che sarà difficile, costoso, rischioso e destabilizzante. La buona notizia è che alla fine, grazie a PaperOffice, questo non è più il caso!

Cosa deve essere considerato prima di digitalizzare le fatture?

Prima di tutto, è importante non confondere o ridurre la digitalizzazione alla scansione delle fatture in entrata. In modo che possano quindi entrare nel processo del flusso di lavoro per la convalida, il pagamento e l'archiviazione in modo più semplice e rapido. La digitalizzazione è molto di più.

Vantaggi del riconoscimento del testo OCR: grazie al riconoscimento del testo OCR, molte cose possono essere automatizzate. Ad esempio con l'intelligenza artificiale (AI). In questo modo, le funzioni di apprendimento stanno diventando sempre più potenti e affidabili algoritmi di rilevamento.

Gli elementi che appaiono sulla fattura possono essere immediatamente identificati ed estratti dal documento. Il documento è archiviato e può essere messo a disposizione del sistema contabile o ERP.

Ad esempio, con la digitalizzazione, il fornitore di servizi finanziari beneficia di informazioni affidabili in tempo reale al momento della ricezione della fattura.

Stiamo arrivando alla vera domanda di questo articolo:

Come si implementa l'elaborazione delle fatture?

Se gestisci le tue fatture con PaperOffice, l'elaborazione delle fatture in entrata è completamente elettronica. Riceverai già la fattura in arrivo digitalmente, cioè via e-mail o scansionandola. Questo non fa alcuna differenza.

Digitalizza le fatture in arrivo con DropMail, come?

Se ricevi già le tue fatture in arrivo in formato digitale, ti consigliamo il modulo DropMail integrato in PaperOffice. Ciò consente di creare un indirizzo e-mail DropMail personale in PaperOffice. Invii loro solo fatture.

Tutte le fatture inviate al tuo indirizzo DropMail come allegato e-mail vengono automaticamente archiviate in PaperOffice. Con regole di archiviazione definibili e senza lavoro.

PaperOffice riconosce la fattura e legge i dati rilevanti. Il software archivia quindi la fattura nella cartella appropriata. Grazie all'intelligenza artificiale intelligente, ulteriori processi di approvazione, attività e flussi di lavoro vengono avviati facoltativamente.

Tutti i dipendenti che devono essere coinvolti nel processo sono informati. Il flusso di lavoro delle fatture viene eseguito automaticamente.

Elaborazione dettagliata delle fatture digitali:

Ricevuta fattura

Basta creare l'indirizzo desiderato nel formato "meine_rechnungen@paperoffice.com", specificare una maschera di archiviazione o attivare PIA e il gioco è fatto!

Elaborazione digitale delle fatture

PaperOffice acquisisce automaticamente la fattura e avvia l'elaborazione

Vengono eseguite regole di archiviazione definite. L'archiviazione a prova di audit avviene automaticamente in background secondo il piano.

È possibile controllare la fattura, approvarla ed eseguire flussi di lavoro.

Inoltrare

Esporta le fatture al consulente fiscale o a sistemi di terze parti con informazioni pertinenti.

Come sarà il futuro della digitalizzazione delle fatture? Dove sta andando il viaggio?

Prima di tutto, la digitalizzazione delle fatture porta aumenti significativi e immediati della produttività. La digitalizzazione non solo libera i dipendenti da un'attività operativa densa e dispendiosa in termini di tempo. Inoltre, i problemi di ritardo e controversia dovuti a errori manuali saranno risolti.

I costi intrinseci per l'archiviazione, la ricerca e la perdita di documenti cartacei importanti sono drasticamente ridotti. Inoltre, la razionalizzazione e l'automazione dei processi di validazione e controllo nell'intero processo di contabilità fornitori.

Dalla richiesta di acquisto al pagamento, moltiplica ulteriormente questi vantaggi.

Cosa ottiene un'azienda grazie alla digitalizzazione?

Attraverso la digitalizzazione, l'azienda riesce a liberare importanti risorse umane e finanziarie. Sia per assorbire la crescita dell'attività con risorse costanti. O per mobilitare i tuoi team in progetti di trasformazione. Per i dipendenti, la digitalizzazione delle fatture non è un nemico. Al contrario, l'alleato. Questi rendono il loro lavoro più interessante e creano valore aggiunto per la gestione finanziaria dell'azienda.

La carta può essere distrutta dopo la digitalizzazione?

Prima di tutto, è molto importante notare che i fattori per l'archiviazione digitale dei documenti devono essere osservati. Secondo il GoBD, i documenti cartacei possono essere distrutti. A meno che non debbano essere conservati nell'originale in conformità con le normative fiscali o fiscali straniere.

Ciò include, ad esempio, l'apertura di bilanci e documenti di diritto edilizio. Il GoBD afferma inoltre che i documenti cartacei dovrebbero essere ritirati da ulteriori elaborazioni. Inoltre, il file potrebbe non essere modificato dopo il processo di scansione.

A prova di revisione secondo il controllo delle versioni conforme a GoBD

Che viene dato in qualsiasi momento grazie al versioning in PaperOffice. Il documento deve essere accessibile e valutabile per la durata del periodo di conservazione.

PaperOffice soddisfa quindi tutti gli standard richiesti attraverso la certificazione e il test di tutti i requisiti software secondo GOBD.

Periodo di conservazione

La questione del periodo di conservazione si ripresenta più e più volte con i nostri clienti. Perché non ci sono istruzioni chiare su come e se la fattura originale debba essere conservata. Prima di tutto, dovresti contattare la tua autorità fiscale responsabile, cioè il revisore responsabile.

Quali documenti sono accettati?

I documenti con rilevanza legale, come i contratti, devono ancora essere conservati nell'originale.

Per arrivare al punto:

L'ufficio delle imposte accetta ricevute elettroniche. Il tribunale in caso di controversia solo originali.

Ciò ha a che fare con il fatto che una firma può essere controllata solo per l'autenticità sui documenti originali. Ti consigliamo di non buttare mai via Original.

Si scopre che è necessario considerare diversi aspetti per elaborare con successo le fatture in arrivo.

Riassumiamo:

Per bandire completamente la carta dal processo, è necessario implementare una digitalizzazione continua di tutte le fatture in entrata. I miglioramenti derivano dall'automazione del processo il più possibile.

Tale documento digitale ha un pacchetto di vantaggi per l'azienda. Il software su misura garantisce una produttività significativamente maggiore in azienda.

Pertanto, la digitalizzazione delle fatture è un passo importante per trasformare la tua azienda in un ufficio senza carta. Risparmia tempo e manodopera. Aumenta la qualità dei risultati del lavoro.

Sfrutta tutti i vantaggi di un ufficio senza carta.

Assicurati di evitare questo errore

Mentre le grandi aziende hanno da tempo nominato funzionari di digitalizzazione che si occupano del tema della conversione di documenti analogici a tempo pieno, le piccole e medie imprese di solito mancano di risorse umane, soprattutto perché sono richieste qualifiche professionali adeguate.
Tuttavia, questo è un errore comune e porta a cattivi investimenti, perché molti produttori approfittano di questa ignoranza.