Terapkan pemrosesan faktur digital dengan benar dalam 10 langkah

Kebutuhan akan digitalisasi sekarang menjadi aspek penting bagi semua orang.

Dalam panduan kami, Anda sekarang akan menemukan beberapa laporan tentang bagaimana digitalisasi harus terjadi di sekitar perusahaan dan berapa banyak keuntungan yang dibawanya untuk Anda.

Tetapi hampir setiap 3 pertanyaan yang datang dari pelanggan kami berkaitan dengan implementasi digital pemrosesan faktur. Jadi kami memutuskan untuk melihat lebih dekat pada topik ini.

Dalam artikel saat ini, kita melihat sedikit lebih dalam ke informasi tentang pemrosesan faktur digital. Keuntungan mendigitalkan faktur. Kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda dapat menerapkan semuanya dan menggambarkan dampak dari implementasi yang sukses.

Sebelum kita beralih ke implementasi yang sebenarnya, mari kita jawab pertanyaannya:

Mengapa perlu mendigitalkan faktur dan dokumen di perusahaan?

Ini adalah pertanyaan yang semakin banyak perusahaan tanyakan: "Apakah saya benar-benar harus mendigitalkan akuntansi saya"? Jawabannya adalah ya, Anda harus. Antara lain, karena legislatif mensyaratkan demikian. Semakin banyak perusahaan yang dihadapkan dengan keharusan untuk mematuhi dokumentasi proses.

Apa yang dituntut oleh peraturan hukum?

Peraturan hukum mensyaratkan kepatuhan terhadap persyaratan mengenai penerimaan, pemrosesan, dan pengarsipan semua dokumen masuk yang relevan dengan tes.

Dalam artikel kami saat ini, kami menunjukkan beberapa contoh praktis. Bagaimana Anda dapat dengan mudah menyelesaikan digitalisasi berkat PaperOffice DMS. Tetapi pertama-tama kita sampai pada keuntungan umum dari pemrosesan faktur digital.

Apa keuntungan dari digitalisasi?

Di dunia kantor pusat dan media digital saat ini, masih umum untuk melihat tagihan kertas menumpuk di rak dan meja.

Alasan utama menggunakan kertas adalah karena karyawan merasa sulit untuk menerima digitalisasi atau memulainya. Itu terletak pada tantangan menghadapi perubahan dan digitalisasi.

Salinan dokumen fisik meskipun ada digitalisasi

Banyak orang suka menyimpan salinan fisik dari dokumen yang mereka kerjakan. Tetapi proses penanganan kertas yang telah dilatih selama bertahun-tahun juga berperan di sini.

Mengenai masalah konversi tanpa kertas , kami telah menulis artikel terperinci. Di sini kami secara eksplisit membahas topik akuntansi digital.

Memasukkan faktur secara manual tidak hanya berarti banyak waktu, tetapi juga menyembunyikan biaya tinggi. Melakukannya dengan benar dapat menghemat banyak waktu dan uang.

Manfaat utama meliputi:

• Anda dapat menemukan faktur apa pun dalam hitungan detik / menghemat waktu

  Karena berkat digitalisasi dokumen Anda, Anda dapat menemukan semua faktur yang disimpan di PaperOffice dalam hitungan detik. Anda tidak perlu lagi dengan susah payah melewati folder tebal. Dengan mendigitalkan semua faktur di perusahaan Anda, Anda hanya perlu beberapa klik untuk menemukannya di sistem.

  Ini juga membawa kita ke poin kedua:

• Anda mendapat manfaat dari penghematan kerja / kertas yang dioptimalkan

  Anda tidak lagi memerlukan ruang untuk folder fisik. Mulai sekarang Anda dapat mengarsipkan faktur Anda di PaperOffice. Mengurangi konsumsi kertas menyebabkan kantor bersih dan rapi.

• Sederhanakan proses akuntansi / Misalnya dengan alur kerja

  Dengan mengelola faktur Anda secara digital, Anda menghemat waktu dan tenaga. Serta biaya untuk pembuatan, pengiriman, dan pemrosesan. Jangan membuat salinan untuk tugas tingkat lanjut, alur kerja, dan penerusan. Semuanya berjalan secara digital dan transparan serta dapat dipahami.

  Berkat digitalisasi faktur Anda, Anda tidak akan lagi melewatkan tenggat waktu diskon yang berharga.

• Mengatur izin untuk akses tombol tekan

  Hak akses individu ke dokumen dan folder individual memastikan keamanan yang jelas. Anda dapat memberikan akses ke individu atau seluruh departemen. Seperti akuntansi.

• Mendeteksi kontak secara otomatis

  PaperOffice secara cerdas mengenali data alamat dalam konten dokumen. Kemudian secara logis menautkan dokumen ke kontak Anda yang sudah ada. Ini memungkinkan, antara lain, tampilan semua dokumen untuk kontak tertentu hanya dengan beberapa klik.

• Kata kunci otomatis

  PaperOffice mendukung Anda dengan pengenalan AI dan kata kunci yang cerdas. Dengan cara ini, faktur dicari untuk data dokumen yang paling penting.

  KI PIA dengan cerdas membaca data dari dokumen. Kemudian ajukan dokumen dengan kata kunci lengkap. Jika perlu dengan pengujian Anda atau secara otomatis di latar belakang.

• Fungsi embedding/ export untuk konsultan pajak

  Anda dapat dengan mudah menyerahkan faktur Anda. Dengan penetapan akun dan kata kunci. Berkat pencarian lanjutan, Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk ekspor. Seperti semua tagihan dari bulan lalu, misalnya.

  Termasuk struktur folder, file PDF, file Excel dengan semua informasi. Akibatnya, akuntan atau akuntan Anda dapat dengan mudah mengimpor dokumentasi.

• Opsi pengeditan cepat

  Akuntansi dapat diimplementasikan dengan cepat di masa depan. Anda tidak hanya dapat menemukan semua dokumen dengan segera, Anda juga dapat mengedit / mengklasifikasikannya secara langsung, misalnya. Semua persyaratan hukum dipenuhi berkat pengarsipan yang tahan audit. Memeriksa dan menyetujui dengan demikian adalah permainan anak-anak.

  Digitalisasi faktur tidak dapat dihindari karena beberapa alasan. Banyak perusahaan juga sudah yakin bahwa digitalisasi faktur adalah masa depan. Ini juga harus diterima hari ini dan sekarang.

  Namun demikian, banyak yang masih takut bahwa langkah ini akan dikaitkan dengan proyek yang panjang. Yang akan sulit, mahal, berisiko dan tidak stabil. Kabar baiknya adalah pada akhirnya, berkat PaperOffice, ini tidak lagi terjadi!

Apa yang perlu dipertimbangkan sebelum mendigitalkan faktur?

Pertama-tama, penting untuk tidak membingungkan atau mengurangi digitalisasi pada pemindaian faktur yang masuk. Sehingga mereka kemudian dapat masuk ke proses alur kerja untuk validasi, pembayaran dan pengarsipan dengan lebih mudah dan cepat. Digitalisasi jauh lebih banyak.

Keuntungan dari pengenalan teks OCR: Berkat pengenalan teks OCR, banyak hal dapat diotomatisasi. Misalnya dengan artificial intelligence (AI). Dengan cara ini, fungsi pembelajaran menjadi algoritma deteksi yang semakin kuat dan andal.

Item yang muncul pada faktur dapat segera diidentifikasi dan diekstraksi dari dokumen. Dokumen diajukan dan dapat disediakan untuk sistem akuntansi atau ERP.

Misalnya, dengan digitalisasi, penyedia layanan keuangan mendapat manfaat dari informasi yang dapat dipercaya secara real time ketika faktur diterima.

Kita sampai pada pertanyaan sebenarnya dari artikel ini:

Bagaimana cara menerapkan pemrosesan faktur?

Jika Anda mengelola faktur dengan PaperOffice, pemrosesan faktur masuk sepenuhnya elektronik. Anda sudah akan menerima faktur masuk secara digital, yaitu melalui email atau dengan memindainya. Ini tidak ada bedanya.

Digitalisasi faktur masuk dengan DropMail, bagaimana caranya?

Jika Anda sudah menerima faktur masuk dalam format digital, kami merekomendasikan modul DropMail yang terintegrasi di PaperOffice. Ini memungkinkan Anda untuk membuat alamat email DropMail pribadi di PaperOffice. Anda hanya mengirim faktur kepada mereka.

Semua faktur yang dikirim ke alamat DropMail Anda sebagai lampiran email secara otomatis diarsipkan di PaperOffice. Dengan aturan pengarsipan yang pasti dan tidak ada pekerjaan.

PaperOffice mengenali faktur dan membacakan data yang relevan. Perangkat lunak kemudian mengajukan faktur di folder yang sesuai. Berkat AI yang cerdas, proses persetujuan lebih lanjut, tugas, dan alur kerja dimulai secara opsional.

Semua karyawan yang akan terlibat dalam proses ini diberi tahu. Alur kerja faktur berjalan secara otomatis.

Pemrosesan faktur digital langkah demi langkah:

Tanda terima faktur

Cukup buat alamat yang Anda inginkan dalam format "meine_rechnungen@paperoffice.com", tentukan topeng penyimpanan atau aktifkan PIA dan hanya itu!

Pemrosesan faktur digital

PaperOffice secara otomatis menangkap faktur dan mulai memproses

Aturan pengarsipan yang ditentukan dijalankan. Pengarsipan bukti audit berlangsung secara otomatis di latar belakang sesuai rencana.

Anda dapat memeriksa faktur, menyetujuinya, dan menjalankan alur kerja.

Maju

Ekspor faktur ke penasihat pajak atau sistem pihak ketiga dengan informasi yang relevan.

Seperti apa masa depan digitalisasi faktur. Ke mana arah perjalanannya?

Pertama-tama, digitalisasi faktur membawa peningkatan produktivitas yang signifikan dan langsung. Digitalisasi tidak hanya membebaskan karyawan dari tugas operasional yang memakan waktu dan padat. Selain itu, masalah keterlambatan dan perselisihan karena kesalahan manual akan diselesaikan.

Biaya yang melekat untuk menyimpan, mencari, dan kehilangan dokumen kertas penting berkurang secara drastis. Selain itu, rasionalisasi dan otomatisasi proses validasi dan kontrol di seluruh proses hutang dagang.

Dari permintaan pembelian hingga pembayaran, kalikan manfaat ini lebih jauh.

Apa yang dicapai perusahaan berkat digitalisasi?

Melalui digitalisasi, perusahaan berhasil membebaskan sumber daya manusia dan keuangan yang penting. Baik itu untuk menyerap pertumbuhan aktivitas dengan sumber daya yang konstan. Atau untuk memobilisasi tim Anda dalam proyek transformasi. Bagi karyawan, digitalisasi faktur bukanlah musuh. Sebaliknya – sekutu. Ini membuat pekerjaan mereka lebih menarik dan menciptakan nilai tambah bagi manajemen keuangan perusahaan.

Bisakah kertas dihancurkan setelah digitalisasi?

Pertama-tama, sangat penting untuk dicatat bahwa faktor-faktor untuk pengarsipan dokumen digital harus diperhatikan. Menurut GoBD, dokumen kertas dapat dihancurkan. Kecuali jika harus disimpan dalam aslinya sesuai dengan peraturan pajak atau pajak luar negeri.

Ini termasuk, misalnya, membuka neraca dan membangun dokumen hukum. GoBD juga mengatakan bahwa dokumen kertas harus ditarik dari pemrosesan lebih lanjut. Selain itu, file mungkin tidak dapat diubah setelah proses pemindaian.

Bukti revisi sesuai dengan penerapan versi yang sesuai dengan GoBD

Yang diberikan kapan saja berkat pembuatan versi di PaperOffice. Dokumen harus dapat diakses dan dievaluasi selama periode penyimpanan.

PaperOffice dengan demikian memenuhi semua standar yang diperlukan melalui sertifikasi dan pengujian semua persyaratan perangkat lunak sesuai dengan GOBD.

Periode penyimpanan

Pertanyaan tentang periode retensi muncul lagi dan lagi dengan pelanggan kami. Karena tidak ada instruksi yang jelas tentang bagaimana dan apakah faktur asli harus disimpan. Pertama-tama, Anda harus menghubungi otoritas pajak Anda yang bertanggung jawab, yaitu auditor yang bertanggung jawab.

Dokumen apa yang diterima?

Dokumen dengan relevansi hukum, seperti kontrak, masih harus disimpan dalam aslinya.

Untuk langsung ke intinya:

Kantor pajak menerima tanda terima elektronik. Pengadilan dalam kasus sengketa hanya asli.

Ini ada hubungannya dengan fakta bahwa tanda tangan hanya dapat diperiksa keasliannya pada dokumen asli. Sebaiknya jangan pernah membuang Yang Asli.

Ternyata Anda perlu mempertimbangkan beberapa aspek untuk berhasil memproses faktur yang masuk.

Mari kita rangkum:

Untuk sepenuhnya membuang kertas dari proses, Anda harus menerapkan digitalisasi berkelanjutan dari semua faktur yang masuk. Perbaikan datang dari mengotomatisasi proses sebanyak mungkin.

Dokumen digital semacam itu memiliki seikat keuntungan bagi perusahaan. Perangkat lunak yang dibuat khusus memastikan produktivitas yang jauh lebih besar di perusahaan.

Jadi, mendigitalkan faktur adalah langkah penting dalam mengubah bisnis Anda menjadi kantor tanpa kertas. Ini menghemat waktu dan tenaga. Meningkatkan kualitas hasil kerja Anda.

Gunakan semua keuntungan dari kantor tanpa kertas.

Pastikan untuk menghindari kesalahan ini

Sementara perusahaan besar telah lama menunjuk petugas digitalisasi yang berurusan dengan topik konversi dokumen analog penuh waktu, perusahaan kecil dan menengah biasanya kekurangan sumber daya manusia, terutama karena kualifikasi profesional yang sesuai diperlukan.
Namun, ini adalah kesalahan umum dan menyebabkan investasi yang buruk, karena banyak produsen mengambil keuntungan dari ketidaktahuan ini.