QNAP Dokumenthantering DMS för NAS

System för dokumenthantering, dokumenthantering, även kallat DMS, stöder din organisation när det gäller elektronisk och strukturerad organisation av affärsdokument. Ett DMS är således ett viktigt steg mot ett pappersfritt kontor.

I kombination med din QNAP NAS är de det perfekta paret för att digitalisera analoga förvaringar och öka effektiviteten i sök- och arkiveringsprocesser.

Dokumenthanteringssystemet PaperOffice är det endast DMS-systemet officiellt godkänt av QNAP för dina QNAP-enheter.

Vad är en NAS?

Under beteckningen "QNAP NAS" distribuerar det taiwanesiska företaget QNAP olika nätverksanslutna lagringsenheter (NAS-enheter). Dessa enheter gör att både företag och slutanvändare kan skydda, organisera och använda sina data effektivt.

Så en NAS är en filserver med sitt eget operativsystem som tillhandahåller sin lagringsutrymme via nätverket.

QNAP NAS erbjuder de idealiska förutsättningarna för alla företag, men särskilt små och medelstora företag, för snabb och enkel lagring av företagsdata.

I den följande artikeln visar vi dig hur du får det bästa av din QNAP NAS för ditt företag och hur dokumenthantering enkelt kan fungera utan Docker.

Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung

Varför använda en NAS istället för molnet?

Det finns flera skäl till varför du bör använda en NAS (Network Attached Storage) -lösning istället för en molnbaserad lösning. Här listar vi några exempel:

• 1. Kontroll och säkerhet: En NAS är fysiskt kontrollerad av företaget, vilket innebär att du som företag har full kontroll över dina egna data och kan säkerställa att dessa data är säkra och skyddade.
  I en molnmiljö överförs dock dina data till en extern leverantör och omfattas inte av samma säkerhetsstandarder som företaget självt.


• 2. Dataskydd: Vid lagring av personuppgifter måste företag följa reglerna i EU: s dataskyddsförordning (GDPR). Företag måste därför säkerställa att de valda lagringsteknologierna och -tjänsterna uppfyller dataskyddsföreskrifterna.
  En NAS (Network Attached Storage) är det mer lämpliga valet än en molnlösning när det gäller att följa GDPR-reglerna.
  Eftersom den förblir i företagets ägo kan data behandlas och skyddas direkt av företaget. En NAS erbjuder också en hög grad av flexibilitet eftersom data inte behöver lagras i ett externt datacenter. Dessutom kan företag kryptera data på NAS för att skydda dem mot obehörig åtkomst.
Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür
• 3. Internetanslutning: En NAS kan användas oberoende av en internetanslutning, vilket gör den idealisk för företag som arbetar i landsbygdsområden eller områden med instabila internetanslutningar.


• 4. Kostnad: Kostnaden är en viktig fördel som en NAS erbjuder jämfört med molnlagring. En NAS är billigare vid inköp än en molntjänst, eftersom du bara behöver betala för den en gång och den tillhör dig helt och hållet.
  Dessutom är de månatliga kostnaderna för en NAS betydligt lägre än för en molntjänst. Med en NAS behöver du inte betala några månatliga prenumerationsavgifter. Dessutom tillkommer inga extra bandbreddsavgifter för en NAS, vilket kan förekomma med en molntjänst.


• 5. Flexibilitet: En NAS ger företag mer flexibilitet när det gäller att välja maskinvara och lagringskapacitet. Dessutom kan den utöka lagringsutrymmet för att möta företagets växande behov.

En QNAP NAS i kombination med PaperOffice DMS ger ditt företag en enkel och pålitlig lösning för att hantera dina dokument.

PaperOffice DMS är en användarvänlig programvara som gör att företag kan organisera, lagra, kategorisera och hantera sina dokument så att de kan nås problemfritt när som helst och var som helst.

Genom att kombinera NAS och effektiv hantering av PaperOffice DMS kan du öka effektiviteten i ditt företag genom att säkerställa att dokument kan hämtas snabbt och pålitligt. Det ger också ett extra skydd för data, eftersom de lagras på NAS och inte på lokala datorer eller externa moln.

Hur komplicerad är databasinstallationen och konfigurationen?

Installationen och konfigurationen av databasen på din QNAP NAS är enkel och kräver ingen IT-expertis.

I synnerhet har PaperOffice beslutat att erbjuda en beprövad och tillförlitlig lösning för datalagring genom direkt, nativ användning av MariaDB, eftersom användningen av Docker-containrar traditionellt sett har varit en instabil och opålitlig integrationslösning.

Till skillnad från Docker-installationen kan installationen göras av en icke-expert på några minuter med hjälp av PaperOffice YouTube-videor.

Vilka fördelar ger avståendet från Docker-containrar?

Att avstå från Docker-containrar när du kör ett dokumenthanteringssystem (DMS) på en nätverksanslutet lagring (NAS) har några fördelar:

• 1. Enklare underhåll och uppdatering: Utan Docker-containrar behöver du inte tänka på kompatibiliteten mellan DMS och containrar, vilket kan förenkla underhåll och uppdatering.


• 2. Högre prestanda: Eftersom DMS körs direkt på NAS kan den använda NAS: s resurser fullt ut och uppnå högre prestanda jämfört med en containermiljö.


• 3. Ingen extra resursbelastning: Utan Docker-containrar uppstår ingen extra resursbelastning på NAS, vilket kan ha en posit

Hur kommer dina data till QNAP NAS?

Det finns flera sätt att överföra data till PaperOffice Document Management System (DMS), som körs på en QNAP NAS (Network Attached Storage). Här är några exempel:

Skanna dokument

Processen är enkel: om data inte finns i digital form måste de först scannas eller fotograferas.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Med din skanner eller annan digitaliseringsenhet omvandlas dokumentet inte bara till en bild, utan dess innehåll kan också läsas elektroniskt. Den integrerade skannerfunktionen i PaperOffice DMS ansluter till din skanner och överför det digitala mediet till dokumenthanteringsprogramvaran.

Vi har redan skrivit en annan artikel om hur du bäst integrerar din skanner för att digitalisera dokumenten.

Digital dokumenthantering

Data i digital form, som e-post eller digitala filer, kan enkelt dras och släppas in i PaperOffice-gränssnittet. Om du vill arkivera flera dokument utan manuell ansträngning kan du använda den integrerade mappövervakningen i PaperOffice. Detta gör att du kan arkivera smidigt i bakgrunden.

Befintliga data

PaperOffice Document Management System gör det också enkelt för användare att flytta befintliga data som redan finns i digital form på bärbara datorers eller stationära dators hårddiskar till en delad dataförvaring, QNAP NAS.

Alla befintliga data kan importeras till documentsystemet med bara ett musklick.

Mervärde och nytta med QNAP NAS tillsammans med PaperOffice DMS

Användning av en QNAP NAS (Network Attached Storage) i kombination med dokumenthanteringssystemet (DMS) PaperOffice erbjuder ett antal fördelar, några av dem är:

• 1. Centraliserad datalagring: DMS gör det möjligt att lagra och organisera alla dokument och filer på en central plats, vilket underlättar samarbete och åtkomst till data eftersom varje medarbetare kan få åtkomst till nödvändiga filer utan att behöva kopiera dem till en USB-enhet.
  Detta sparar tid och förhindrar fel som kan uppstå vid manuell överföring.


• 2. Ökad säkerhet: NAS:en erbjuder extra säkerhetsfunktioner som kryptering och redundans för att skydda data mot förlust eller obehörig åtkomst. Det erbjuder även hög dataskydd genom olika backup-alternativ.
  Automatiska backup kan skapas för att kunna återställa viktiga filer i händelse av fel eller oavsiktlig radering. Det finns också möjlighet att kryptera data för att säkerställa att känslig information skyddas mot obehörig åtkomst.


• 3. Snabbare åtkomsthastighet: NAS:en gör det möjligt att snabbare få åtkomst till och redigera data, vilket ökar produktiviteten.


• 4. Enkel underhåll och uppdatering: DMS:en och NAS:en är oberoende av varandra och kan underhållas och uppdateras separat, vilket underlättar underhåll.


• 5. Ökad flexibilitet: Kombinationen av QNAP NAS och PaperOffice DMS erbjuder olika konfigurations- och anpassningsmöjligheter för att möta företagets krav.


• 6. Dessutom är en enkel utökning av lagringsutrymmet också en fördel. Eftersom företag ofta växer och behöver mer lagringsutrymme kan en QNAP NAS enkelt utökas för att tillgodose de växande kraven. Detta är kostnadseffektivare och enklare att implementera jämfört med andra lösningar som externa hårddiskar eller molnlösningar.


• 7. Stöd för mobil åtkomst och fjärrarbete: Genom att använda QNAP NAS och PaperOffice DMS kan man få åtkomst till och redigera data var som helst, vilket utvidgar möjligheterna för fjärrarbete och mobilt samarbete.


• 8. Ökad effektivitet: Användning av PaperOffice DMS och QNAP NAS gör det möjligt att snabbare hitta, organisera och automatisera processer, vilket ökar effektiviteten.


• 9. En annan fördel med QNAP NAS tillsammans med dokumenthanteringssystemet är det omfattande användarhanteringen, inklusive möjligheten att skapa och hantera flera användarkonton.
  Detta innebär att företag kan ställa in olika åtkomsträttigheter för olika medarbetare eller avdelningar. Till exempel kan en medarbetare inom ekonomi ha åtkomst till ekonomidokument medan en medarbetare inom marknadsföring bara har åtkomst till marknadsföringsdokument.

En DMS gör det möjligt för företag att centralt lagra och hantera sina dokument och filer. Det underlättar sökning och samarbete eftersom medarbetare kan få åtkomst till nödvändiga filer från var som helst. Det erbjuder också möjligheten att automatisera dokumentflöden för att spara tid och resurser.

Ett dokumenthanteringssystem (DMS) i kombination med en QNAP NAS (Network Attached Storage) erbjuder företag en kraftfull och pålitlig lösning för dokumenthantering och lagring samt åtkomst till deras dokument och filer.