PaperOffice Insider-nyhetsbrevet
PaperOffice Insider-nyhetsbrevet
Vi vill bli vänner

Högsta möjliga rabatt erbjudanden

Exklusiv insider nyheter

Gratis bonusuppgraderingar

Högsta möjliga rabatt erbjudanden

Exklusiv insider nyheter

Gratis bonusuppgraderingar

Vänskap Förtroende Hedersord
Vi kommer aldrig att ge ut din e-postadress till någon annan och varje e-post inkluderar en avregistreringslänk med ett klick.

Certifiering och lagringsdokument enligt GOBD

Genom certifiering och godkännande enligt de två högsta digitaliseringsstandarderna i världen, GOBD (tidigare GDPDU) och DSGVO (EU-GDPR), kan du vara säker på att med PaperOffice är du på den säkra sidan.

Höjdpunkter

100% GOBD genom revisionssäkerhet.

På grund av revisionsäkerheten i processdokumentationen är den spårbar och verifierbar när som helst, skyddad mot manipulation och förlust, för att uppfylla kraven av tester och revisioner och behålla sin giltighet på lång sikt.

100% GDPR eftersom ingen molnlagring.

Att lagra datan lokalt utan molnlagring förenklar dokumentationsprocessen, ger mer kontroll över tillgång till information och möjliggör enklare åtkomst till äldre versioner, samt säker delning av dokumentation och information vid samarbete med andra teammedlemmar.

100% Åtkomstkontroll

Tack vare PaperOffice DMS-åtkomstkontrollen säkerställs att endast de som har behörighet att använda dokumenthanteringssystemet kan få tillgång till data som deras åtkomstbehörighet är begränsad till. Dessutom säkerställs det att personuppgifter inte kan läsas, kopieras, ändras eller tas bort utan behörighet under bearbetning, användning och lagring.

Dokumenthantering förklarat ur rättslig synvinkel

Vi leder dig genom den juridiska djungeln, avslöjar marknadsföringshalvsanningar och förklarar varför PaperOffice är din perfekta dokumentbas för alla juridiska krav.

Procedural dokumentation

Det här behöver du: Processdokumentation enligt GoBD

Mönsterprocessdokumentation för substitutskanning, utgiven av den federala skatteberedarkammaren (BStBK) i samarbete med den tyska skatteberedarföreningen e.V. (DStV)

Skyldighet att lämna bevis

Vad säger processdokumentationen?

Att allt går enligt planen

Genom att använda procedural dokumentation kan företag bevisa att deras IT-stödda redovisning och lagring av data och dokument uppfyller principerna för regelbundenhet som definieras i GoBD.

Att du kan tillhandahålla varje dokument på begäran

Målet är att göra bokföring och arkivering av dokument i företaget begriplig och verifierbar inom en rimlig tid för en expert, till exempel i samband med en revision.

För detta ändamål beskrivs det i detalj hur kvitton och dokument registreras, tas emot, digitaliseras, behandlas, utfärdas och lagras. Den skattepliktiga användaren av den använda IT-lösningen eller företagaren själv ansvarar för att skapa processdokumentation.

Processdokumentation

Vad bör procedurdokumentation ta hänsyn till?

För varje IT-system bör en tydligt strukturerad förfarandedokumentation finnas tillgänglig. Innehållet, strukturen och resultaten av IT-processen bör vara fullständiga och övertygande uppenbara.
För att verifiera spårbarhet krävs omfattande och uppdaterad procedurdokumentation som dokumenterar alla system- och teknologiförändringar när det gäller innehåll och tid utan luckor.

Procedurdokumentationen bör också visa hur elektroniska dokument fångas upp, bearbetas, utfärdas och lagras.
En beskrivning av säkerhetskopieringsförfarandet som är integrerat i PaperOffice för lokal databasapplikation är också en viktig del av en procedurdokumentation.

En processdokumentation beskriver den önskade organisatoriska och tekniska processen. Från skapandet av informationen genom indexering, bearbetning och lagring samt den tydliga återfinningen.

på den säkra sidan

Lösningen: PaperOffice för dokumentlagring enligt GOBD

PaperOffice uppfyller GOBD genom certifiering samt testning av alla programvarukrav genom att uppfylla alla lagstadgade standarder.

Krav1/6

PRINCIPEN FÖR SÖKBARHET OCH VERIFIERBARHET (GOBD KAPITEL 3.1)

Enligt GoBD är den skattskyldige skyldig att säkerställa att IT-systemet är skyddat mot förlust (t.ex. otillgänglighet) och att det skyddas mot obehörig åtkomst och ändringar.

Krav2/6

PRINCIPER FÖR SANNING, TYDLIGHET OCH KONTINUERLIGA REGISTRERINGAR MED INDIVIDUELLA ÄMNEN (GOBD KAPITEL 3.2)

Die DMS-Server-Komponenten unterliegen i. d. R. den gleichen Sicherheitsanforderungen wie andere IT-Komponenten. Relevante Themen sind Überwachung und die Datensicherheit.

Krav3/6

FULLSTÄNDIGHET (GOBD- KAPITEL 3.2.1)

Som en princip ska varje dokument som måste behållas registreras individuellt och med alla sina komponenter (fullständighet och fullständighet av luckor).

Krav4/6

KORREKTHET (GOBD-KAPITEL 3.2.2)

Genom att följa principen om korrekthet måste DMS se till att dokumenten och datan som ska arkiveras har nödvändig grad av överensstämmelse med originaldokumentet (både när det gäller bild eller innehåll).

Krav5/6

BESTÄLLNING (GOBD KAPITEL 3.2.4)

De principer för ordnad bokföring som tillämpas vid användning av ett DMS betraktas som kontinuerligt uppfyllda om efterlevnad av ordningskriterierna kan säkerställas under hela lagringsperioden.

Krav6/6

OFÖRÄNDERLIGHET (GOBD KAPITEL 3.2.5)

GoBD kräver att den använda datahanteringsmetoden måste utformas på ett sådant sätt att all information som har gått in i hanteringsmetoden inte längre kan undertryckas eller skrivas över, raderas, ändras eller förfalskas utan att identifieras (GoBD kapitel 3.1; 58-60 ).

Vanliga frågor
Vem hjälper till med processdokumentation?

Om du har absolut förtroende för dina egna processer kan du förmodligen klara dig utan en skatterådgivare. Men vi rekommenderar att söka hjälp från en skatterådgivare i förväg eller åtminstone en gång under skapandet av processdokumentationen. Utifrån vår egen erfarenhet är det alltid klokt och hjälpsamt att öppet diskutera med revisionsorganet, eftersom det trots alla specifikationer och standarder slutligen är revisorn som fattar beslutet.

Vem godkänner processdokumentationen?

Var försiktig med halva mänsklig kunskap inom marknadsföring: Certifikat av något slag och från någon utfärdare accepteras inte av skattemyndigheterna! Vid behov är det enda som räknas presentationen av procedurdokumentationen enligt GoBD och om allt verkligen passar avgörs av revisionsorganet, t.ex. din revisor eller skattekontor.

Varför är inte bara PaperOffice tillräckligt?

Kort och koncist förklarat: Om du t.ex. har arkiverat en faktura i PaperOffice på ett juridiskt säkert och revisionsäkert sätt kan faktiskt fakturan ha manipulerats eller ändrats INNAN den skannades. Du lagrar visserligen revisionsäkert, men hela processen i sig är inte revisionsäker och uppfyller därför inte GoBD.

Kan jag kasta originaldokument?

Dokument med juridisk betydelse, till exempel avtal, måste fortfarande bevaras i original. Sammanfattningsvis: Skatteverket accepterar elektroniska dokument, men domstolen accepterar endast original vid tvister. Detta beror på att en signatur endast kan kontrolleras i originaldokument. Vi rekommenderar att aldrig slänga originalen.

Varför kan jag ta bort PaperOffice-dokument?

Igen, det finns processdokumentationen. Eftersom det tekniskt sett är omöjligt att helt undanta borttagning så länge som datan är lagrad hos er. I slutändan kan du själv radera posten direkt från databasen. Eller ta bort hårddisken. Eller göra dig av med servern. Eller spränga byggnaden.

Hur hittar jag tekniska DMS-rekommendationer?

Bitkom har utvecklat en GOBD-checklista för dokumenthanteringssystem enligt den senaste GOBD-versionen av 28/11/2019, som du kan hitta här.

change me
Premiär

Enkelt, effektivt, framgångsrikt:

5 steg till professionell dokumenthantering

PaperOffice Academy

Bli en professionell på 15 minuter.

Snabb introduktion till PaperOffice 2022

change me
Nyhet

Implementera digital fakturahantering
Korrekt implementering i 10 steg

Vägen till det digitala stadshuset - digitalisering av förvaltningen

"Enkel integration och drift av PaperOffice DMS gav den övergripande lösningen som denna bransch behövde: minimera pappersförbrukningen, påskynda sökprocesser, automatisera tilldelning till kontorister och möjliggöra lagring av processrelaterade data."

Case Study Image