PaperOffice Insider-nyhetsbrevet
PaperOffice Insider-nyhetsbrevet
Vi vill vara vänner.

Högsta möjliga rabatt erbjudanden

Exklusiv insider nyheter

Gratis bonusuppgraderingar

Högsta möjliga rabatt erbjudanden

Exklusiv insider nyheter

Gratis bonusuppgraderingar

Vänskap Förtroende Hedersord
Vi kommer aldrig att ge ut din e-postadress till någon annan och varje e-post inkluderar en avregistreringslänk med ett klick.

Certifierad och GOBD-kompatibel dokumentlagring

Med certifiering och godkännande för världens två högsta digitaliseringsstandarder, GOBD (tidigare GDPDU) och DSGVO (EU-GDPR), är du garanterad att vara på den säkra sidan med PaperOffice.

Upplysningar

100% GOBD genom revisionssäkerhet.

På grund av revisionsäkerheten i processdokumentationen är den spårbar och verifierbar när som helst, skyddad mot manipulation och förlust, för att uppfylla kraven av tester och revisioner och behålla sin giltighet på lång sikt.

100% GDPR eftersom ingen molnlagring.

Att lagra datan lokalt utan molnlagring förenklar dokumentationsprocessen, ger mer kontroll över tillgång till information och möjliggör enklare åtkomst till äldre versioner, samt säker delning av dokumentation och information vid samarbete med andra teammedlemmar.

100% åtkontroll

Tack vare PaperOffice DMS-åtkomstkontrollen säkerställs att endast de som har behörighet att använda dokumenthanteringssystemet kan få tillgång till data som deras åtkomstbehörighet är begränsad till. Dessutom säkerställs det att personuppgifter inte kan läsas, kopieras, ändras eller tas bort utan behörighet under bearbetning, användning och lagring.

Dokumentarkivering förklaras juridiskt.

Vi guidar dig genom den juridiska djungeln, avslöjar marknadsföringshalvkunskaper och förklarar varför PaperOffice är din perfekta dokumentbas för alla juridiska krav.

Procedural dokumentation

Det du behöver: Procedural dokumentation enligt GoBD

Exemplarisk procedurdokumentation för ersättningsskanning, publicerad av den tyska federala kammaren för skatterådgivare (BStBK) i samarbete med den tyska skatteföreningen (DStV).

Skyldighet att lämna bevis

Vad säger processdokumentationen?

Att allt går enligt planen

Genom att använda procedural dokumentation kan företag bevisa att deras IT-stödda redovisning och lagring av data och dokument uppfyller principerna för regelbundenhet som definieras i GoBD.

Att du kan tillhandahålla vilket dokument som helst på begäran

Målet är att göra bokföring och arkivering av dokument i företaget begriplig och verifierbar inom en rimlig tid för en expert, till exempel i samband med en revision.

För detta ändamål beskrivs det i detalj hur kvitton och dokument registreras, tas emot, digitaliseras, behandlas, utfärdas och lagras. Den skattepliktiga användaren av den använda IT-lösningen eller företagaren själv ansvarar för att skapa processdokumentation.

Behandling av dokumentation

Vad bör procedurdokumentation ta hänsyn till?

Tydligt strukturerad processdokumentation bör finnas tillgänglig för varje IT-system. Innehållet, strukturen och resultaten av IT-processen bör vara helt och övertygande uppenbara.
För att verifiera spårbarhet krävs omfattande och uppdaterad procedurdokumentation som dokumenterar alla system- och teknologiförändringar när det gäller innehåll och tid utan luckor.

Procedurdokumentationen bör också visa hur elektroniska dokument fångas upp, bearbetas, utfärdas och lagras.
En beskrivning av databacksuppproceduren, som är integrerad i PaperOffice vid användning av lokala databaser, är också en viktig del av dokumentation för procedurer.

En procedurdokumentation beskriver den tänkta organisatoriska och tekniska processen. Från informationens ursprung till indexering, bearbetning och lagring samt entydig återhämtning.

på den säkra sidan

Lösningen: PaperOffice i enlighet med GOBD för dokumentlagring

PaperOffice uppfyller GOBD genom certifiering samt testning av alla programvarukrav genom att uppfylla alla lagstadgade standarder.

Krav1/6

PRINCIPEN FÖR SÖKBARHET OCH VERIFIERBARHET (GOBD KAPITEL 3.1)

Enligt GoBD är skattebetalaren skyldig att se till att IT-systemet är säkrat mot förlust (t ex otillgänglighet) och skyddat mot obehöriga inmatningar och ändringar.

Krav2/6

PRINCIPER FÖR SANNING, TYDLIGHET OCH KONTINUERLIGA REGISTRERINGAR MED INDIVIDUELLA ÄMNEN (GOBD KAPITEL 3.2)

DMS-serverkomponenterna omfattas generellt sett av samma säkerhetskrav som andra IT-komponenter. Relevanta ämnen är övervakning och datasäkerhet.

Krav3/6

FULLSTÄNDIGHET (KAPITEL 3.2.1 AV GOBD)

Som en princip ska varje dokument som måste behållas registreras individuellt och med alla sina komponenter (fullständighet och fullständighet av luckor).

Krav4/6

KORREKTHET (KAPITEL 3.2.2 I GOBD)

Genom att följa principen om korrekthet måste DMS se till att dokumenten och datan som ska arkiveras har nödvändig grad av överensstämmelse med originaldokumentet (både när det gäller bild eller innehåll).

Krav5/6

BESTÄLLNING (GOBD KAPITEL 3.2.4)

De principer för ordnad bokföring som tillämpas vid användning av ett DMS betraktas som kontinuerligt uppfyllda om efterlevnad av ordningskriterierna kan säkerställas under hela lagringsperioden.

Krav6/6

OBRARLIGHET (GOBD KAPITEL 3.2.5)

GoBD kräver att den använda datahanteringsmetoden måste utformas på ett sådant sätt att all information som har gått in i hanteringsmetoden inte längre kan undertryckas eller skrivas över, raderas, ändras eller förfalskas utan att identifieras (GoBD kapitel 3.1; 58-60 ).

Vanliga frågor
Vem hjälper till med processdokumentation?

Om du har absolut förtroende för dina egna processer kan du förmodligen klara dig utan en skatterådgivare. Men vi rekommenderar att söka hjälp från en skatterådgivare i förväg eller åtminstone en gång under skapandet av processdokumentationen. Utifrån vår egen erfarenhet är det alltid klokt och hjälpsamt att öppet diskutera med revisionsorganet, eftersom det trots alla specifikationer och standarder slutligen är revisorn som fattar beslutet.

Vem godkänner processdokumentationen?

Var försiktig med halva mänsklig kunskap inom marknadsföring: Certifikat av något slag och från någon utfärdare accepteras inte av skattemyndigheterna! Vid behov är det enda som räknas presentationen av procedurdokumentationen enligt GoBD och om allt verkligen passar avgörs av revisionsorganet, t.ex. din revisor eller skattekontor.

Varför är inte bara PaperOffice tillräckligt?

Förklarat kortfattat och koncist: Om du till exempel har arkiverat en faktura i PaperOffice på ett lagligt och revisionsklart sätt kan fakturan ändå ha manipulerats eller ändrats INNAN den skannades. Du kan spara på ett revisionsklart sätt, men själva processen är inte revisionsbar och uppfyller därför inte GoBD.

Kan jag slänga originaldokument?

Dokument med juridisk betydelse, till exempel avtal, måste fortfarande bevaras i original. Sammanfattningsvis: Skatteverket accepterar elektroniska dokument, men domstolen accepterar endast original vid tvister. Detta beror på att en signatur endast kan kontrolleras i originaldokument. Vi rekommenderar att aldrig slänga originalen.

Varför kan jag ta bort PaperOffice-dokument?

Igen, det finns processdokumentationen. Eftersom det tekniskt sett är omöjligt att helt undanta borttagning så länge som datan är lagrad hos er. I slutändan kan du själv radera posten direkt från databasen. Eller ta bort hårddisken. Eller göra dig av med servern. Eller spränga byggnaden.

Hur hittar jag tekniska DMS-rekommendationer?

Bitkom har utvecklat en GOBD-checklista för dokumenthanteringssystem enligt den senaste GOBD-versionen av 28/11/2019, som du kan hitta här.

change me
Premiär

Automatisera processdokumentationen och arbeta mer effektivt med PaperOffice.

PaperOffice Academy

Bli en professionell på 15 minuter.

Snabb introduktion till PaperOffice 2022

change me
Ny

Fastighetsförvaltningar drar fördel av dokumenthanteringssystem: Programvarulösningar för effektiv förvaltning år 2023

PaperOffice löser varje problem: Garanterat.

Fallstudie

Digitalisering inom dentalteknikindustrin - framgångsrik dokumenthantering för dentalindustrin

"Att få kronologiska resultat supersnabbt för årsbokslut och lager för att bestämma det billigaste inköpspriset för varje enskild artikel. Det som tidigare tog dagar kan nu göras på några timmar!

Lars R. Ludewig
ägare och verkställande direktör för ViaCreative Zahntechnik GmbH