Digitalisering för hörapparatsföretag

Digitalisering för hörselvårdsföretag

Som företag inom audionombranschen har du många viktiga dokument att hantera:

Fakturor, dokumentation, korrespondens, erbjudanden, reparationsblad, hälsokort och mycket mer. Därför är det audionomer som har stor nytta av användningen av lämplig programvara för dokumenthantering.

Så här samlar audionomer dagligen viktiga dokument. Allt detta måste matchas med rätt kund, byrå eller enhetstillverkare.

Alla dessa dokument måste digitaliseras om de kommer i pappersform, kräver strukturerad arkivering, uppgifts- och arbetsflödestilldelning och måste vara omedelbart tillgängliga på begäran.

Dessutom klassificeras varje dokument enligt sin typ och kan tilldelas personer och enhetstillverkare, som du sedan till och med kan komma åt när du är på språng, oavsett enhet. Så du har all information och dokument om alla hörapparater tydligt på ett ställe, nämligen din databas.

Hearing aid companies benefit from digital document management

Det är mycket viktigt att viktiga tidsfrister uppfylls och rättsliga åtgärder vidtas för att lagra dokument. PaperOffice DMS ger dig en tydlig struktur i dina dokument och hjälper dig att hantera informationsfloden.

Med hjälp av dokumenthanteringslösningen sparar och arkiverar du all information på en central plattform på ett revisionssäkert sätt.

PaperOffice eliminerar alla tidskrävande flaskhalsar och skapar en tydlig överblick över viktiga dokument som fakturor, kontrakt, försäljningsrapporter, undersökningar, bedömningar, leasingavtal eller andra brev genom att hantera dem digitalt i PaperOffice i framtiden.

Du kan också dra nytta av digitala administrativa uppgifter, digitala stämplar och klisterlappar och hålla ett öga på alla serviceavtal, officiell korrespondens som läggs på nytt eller tilldelas anställda genom uppgiftstilldelning.

Revisionssäkerhet garanteras hela tiden.

All information tillgänglig omedelbart

Med PaperOffice DMS kan dokument digitaliseras i många hörapparatakustikföretag och arkiveras centralt på ett sådant sätt att de kan nås från vilken dator som helst utan att behöva gå till arkivet eller först undersöka vilken kollega som för närvarande bearbetar dokument eller mappar.

PaperOffice DMS digitaliserar inte bara analoga dokument, dokumenthanteringsprogramvaran sparar varje ändring i dokumentet i kronologisk ordning. Originalet förblir opåverkat. Arbetsflödesfunktionen kan till exempel användas för att tilldela vissa aktiviteter under projektarbetet och varje anställd håller en översikt över den aktuella statusen.

Samtidigt kan idéer eller förslag lämnas in utan att behöva sammankalla möten varje gång. De arkiverade dokumenten kan sökas efter med nyckelord eller datum- eller referensnummer och automatiserade mallar kan skapas av AI i PaperOffice DMS.

Det är ett imponerande antal. Bara i Tyskland lider omkring 16 miljoner människor av hörselnedsättning. Intressant nog är hörselnedsättningen ganska jämnt fördelad över nästan alla åldersgrupper från 30 till över 70 år, och hörselnedsättning är ett växande problem. Under de senaste 20 åren har antalet personer med hörselnedsättning ökat med cirka 4%. Men bara ungefär hälften av de drabbade använder hörapparat.

Den som använder en har oftast kommit i kontakt med ett yrke som inte är välkänt, audionomen, som fortfarande var audionom före 2017. Ett hantverk med tre års utbildning och möjlighet till vidareutbildning för att bli en mästare hantverkare och slutförandet av en examen i hörselteknik och audiologi. Hearing acousticians hanterar produktion av hörapparater och hörselskydd i form av så kallade otoplaster, individuellt tillverkade för att mäta enheter. Arbetsprofilen för en hörapparatakustiker är jämförbar med en tandteknikers.

För audionomer innebär det att hålla sina patient- eller klientdata uppdaterade. Samtidigt är det mycket känsliga uppgifter, eftersom många personer med hörselnedsättning ser detta som en brist som deras personliga miljö inte bör uppleva. Det är därför dataskydd är viktigt vid lagring av data. I de flesta fall förmedlas förstagångskunder av audionomer från ENT-läkare som har diagnostiserat hörselnedsättning, varför dataunderhåll också är av stor betydelse här och ett väl genomtänkt arkiv påskyndar i slutändan arbetsprocessen.

Dokumenthanteringsprogram som PaperOffice DMS passar bäst för dessa uppgifter. Eftersom det är en dokumenthanteringsprogramvara som kan göra mycket mer än bara hantera dokument.

För oavsett i vilken form dokumenten kommer till företaget, oavsett om det är som pappersdokument, PDF-filer, e-postmeddelanden eller foton, arkiveras de automatiskt och lagras i en säker databas.

Viktiga avtal kan alltså erkännas och sägas upp i god tid eller omförhandlas. Dokumentsläpp med digital signatur och e-postavisering istället för långsam papperspost bidrar osäker e-post till kundlojalitet.

PaperOffice DMS is the right software because it has everything the hearing care industry needs

PaperOffice arkiverar alla dokument som genereras i ditt hörselvårdsföretag och all relevant information i enlighet med lagen och på ett revisionssäkert sätt

Först och främst kan Paperoffice DMS användas för att konvertera ett analogt arkiv, kanske det traditionella hängande filsystemet, till ett digitalt arkiv. Detta är ett viktigt steg som inte bara påskyndar administrationen i företaget utan också förbättrar dataöverföringen från ENT-läkaren och vice versa. Till exempel kan data som skickas via e-post läsas ut direkt och automatiskt överföras till den elektroniska kundfilen.

I PaperOffice DMS krypteras och lösenordsskyddas känsliga patientdata, varvid det kan ställas in vem som får se hur mycket data i företaget.

Att ringa upp rätt mapp görs också mycket snabbt i PaperOffice DMS, med den interna sökmotorn som registrerar olika parametrar som ingår i sökningen. Om kundnumret eller till och med namnet inte längre är känt eller finns mer än en gång kan vissa nyckelord begränsa sökningen till lämpligt resultat.

Tack vare den integrerade AI:n utlöses automatiska regler. Denna AI sorterar automatiskt dokumenten i mappar som "Faktura" och "Kontrakt", lagrar motsvarande nyckelord och utlöser det digitala arbetsflödet som lagras för respektive dokumenttyp.

PaperOffice uppfyller de högsta säkerhetsstandarderna , t.ex. auktoriseringshantering eller beviljande av åtkomstauktoriseringar. Användaren definierar de enskilda arbetsstegen exakt som de skulle köras, till exempel "inspelning", "kontroll", "release" och "bokning" av fakturor.

Ansvaret kan inte bara tilldelas enskilda personer utan även användargrupper som "Redovisning" eller "Produktion", så att en kollega kan kliva in omedelbart om en anställd är frånvarande.

OCR-tekniken känner inte bara igen dokumentinnehållet utan också alla skatterelevanta datafält som dokumentnummer, datum, netto, skatt och bruttobelopp. De importerade uppgifterna är tillgängliga för kontroll av utvärderingar, betalningstransaktioner och finansiell redovisning. Detta sparar tröttsamt inmatningsarbete och minskar bokföringsfel.

Viktiga argument för att inkludera PaperOffice DMS i budgetplaneringen. Slutligen övertygar PaperOffice DMS också om att hållbarhet och miljöskydd beaktas. Förr eller senare kommer den fullständiga omvandlingen från analoga dokument till digital form att ske och då kommer den offentliga institutionen, som då redan kommer att använda PaperOffice DMS, att vara väl förberedd.

Naturligtvis tillåter PaperOffice DMS migrering och integration av befintliga digitala data från befintliga mjukvarulösningar. Samtidigt är PaperOffice DMS gränssnittet mellan analogt och digitalt. Med hjälp av sin skanningsfunktion kan programvaran läsa analoga dokument, planer och foton i systemet och digitalisera dem med hjälp av skannrar, men också inspelningar från mobiltelefoner, varigenom texter konverteras till skrivning med OCR och kan ändras i Office-program. Tidsstämplar och versionshantering säkerställer att det digitala dokumentet motsvarar det analoga originalet.

Med bara ett musklick kan data inklusive arkiveringsplatsen exporteras till din kund, skattekonsult eller vice versa.

PaperOffice archives all documents generated in your hearing aid company and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner