Tandteknik / Dentallaboratorium ViaCreative
Zahntechnik GmbH

Varför ViaCreative valde PaperOffice DMS

Herr Lars-R. På grund av de befintliga utmaningarna letade Ludewig efter ett dokumenthanteringssystem som skulle möjliggöra säker och anpassningsbar datalagring samt enkel integration av alla arbetsplatser i huset med okomplicerad programvara.

Samtidigt bör programvaran kännetecknas av ett bra kostnads-nyttoförhållande. Förutom PaperOffice DMS testade Ludewig fyra andra mjukvaruprodukter från andra systemhus och undersökte inledningsvis olika programvaruerbjudanden i förhållande till dokumenthantering.

Att PaperOffice i slutändan användes som dokumenthantering på Via Creative bestämdes av följande skäl:

1. Datalagring och tillgänglighet. Central och enkel åtkomst till alla relevanta dokument och möjligheten för flera parter att samarbeta om samma dokument.

Ett internt, centralt förråd som alla anställda kan komma åt. Data bör inte lagras i ett tredjepartsmoln eller på en enanvändardator.

Ett centralt lager som kan nås av alla anställda med lämpliga användarrättigheter.

Herr Lars-R. Ludewig insåg tidigt att det inte fanns någon väg runt digitaliseringen i hans praktik.

"Att manuellt söka igenom och hitta mappar, fakturor, följesedlar, kontraktsstatus och andra viktiga papper, vilket är mycket tidskrävande, är mycket exakt Sökfunktion i PaperOffice äntligen ett minne blott ..."

2.Valuta för pengarna. Programvaran ska ha ett bra förhållande mellan pris och prestanda.

På detta sätt kunde ViaCreative undvika ett alltför stort kapitalåtagande och har fortfarande en motsvarande stor budget för nödvändiga material- och teknikinköp, som är mycket dyra, särskilt inom tandteknik.

PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Lätt att hantera. Programvaran ska kräva så lite träning som möjligt och samtidigt vara förberedd för framtiden.

På så sätt kan externa konsulter undvikas. Naturligtvis erbjuder PaperOffice DMS också individuell utbildning för modulerna, om så önskas. Enligt erfarenheterna från ViaCreative-medarbetarna är PaperOffice dock till stor del självförklarande.

Inga externa och dyra "konsulter" på plats och ingen behöver resa någonstans för utbildning. Alla kan själva definiera tidsramen för att lära sig menynavigering efter behov och när det gäller framtiden är PaperOffice DMS väl positionerat tack vare sin modulära struktur.

"PaperOffice imponerade inte bara på oss med sin grafik, bland annat för att den har mycket bra videohandledning för enskilda ämnen. På så sätt kunde vi träna oss självständigt och när det behövdes."

4. Hämtningsbarhet och tidsbesparingar. Ett enklare sätt söktes för att digitalisera analoga dokument och enkelt hitta dem igen när det behövdes.

Tack vare den integrerade AI-funktionen kan varje dokument läras ut, allt önskat innehåll kan extraheras på ett målinriktat sätt och lagras med nyckelord på ett helt automatiserat sätt.

Tack vare reguljära uttryck (REGEX) kan dokumentinnehåll automatiskt läsas och lagras som dokumentinformation.

"Att få kronologiska resultat supersnabbt för årsbokslut och lager för att bestämma det billigaste inköpspriset för varje enskild post. Det som tidigare tog dagar kan nu göras på några timmar!

Topplista över huvudproblem lösta av PaperOffice DMS

• Konstant sökning och bläddring efter specifika dokument
• Inga fler häftapparater och pappershögar
• Inget mer fysiskt arkiv
• Minskning av arbetskrafts- och lagringskostnader
• Inga fler flyttar till nya pärmar och arkiv varje januari
• Redundant trippel säkerhetskopiering av data

Herr Lars-R. Ludewig förklarar:

"Den som engagerar sig i hela ämnet DMS kommer att belönas rikligt med mycket tidsbesparingar. Entusiasm, att luta sig tillbaka och veta att allt är säkert och enkelt för alla.
De bästa programmerarna implementerar förfrågningar briljant och ibland i rekordhastighet och implementerar dem via uppdateringar. Du rekommenderar automatiskt och entusiastiskt ..."

Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Topplista över huvudfunktioner som gör PaperOffice DMS bättre än alla andra

• Snabb anpassning till individuella kundkrav genom uppdateringar
• Direktkontakt med utvecklarna
• Lätt NAS-integritet för datalagring på din egen server på plats. Det är upp till användaren att bestämma omfattningen av genomförandet
• Sök efter nyckelord, specifika delar, ord etc. för att snabbt få relevant data presenterad

Herr Lars-R. Ludewig betonar:

"I många mappar, utan ett ERP-system, för komplex redovisning eller för lager med prisbestämningar av vissa artiklar eller ordernummer under en viss tid med total beloppsbestämning, vill du aldrig göra utan PaperOffice igen."

Hur integrerades PaperOffice DMS?

Ludewig var också entusiastisk över PaperOffice DMS-teamets engagemang i genomförandet av justeringarna av kraven för administration av ViaCreative.

Han och hans team var lika nöjda med det grafiska gränssnittet för PaperOffice DMS. Detta visar att utvecklingen av PaperOffice tar hänsyn till den normala uppfattningen av människor, vilket prioriterar bilder och färger, utan att verka lekfulla. Detta gäller även de handledningar och videor som skapats av PaperOffice för vissa delar av dokumenthanteringsprogramvaran.

"Att manuellt söka igenom och hitta mappar, fakturor, följesedlar, kontraktsstatus och andra viktiga papper, vilket är mycket tidskrävande, är mycket exakt Sökfunktionen i PaperOffice är äntligen ett minne blott ..."

Under övergången skannades och läses ViaCreatives analoga arkiv gradvis direkt via OCR-programvaran integrerad i PaperOffice DMS. Tack vare användningen av reguljära uttryck, som genereras av PaperOffice-anställda, kan alla inkommande analoga dokument läsas upp enkelt och på ett kundspecifikt sätt.

Herr Lars-R. I början av introduktionen rekommenderar Ludewig:

"Långsamt tillvägagångssätt, experimentera först, ingen hård övergång till tidsfristen, ta reda på vilken mappstruktur som passar oss. Upprättande av grundstrukturen, första arkivering, utarbetande av kategorier enligt vad som arkiveras och markeras, allt i fred för att komma fram tillsammans i laget.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Sammanfattning av övergripande erfarenhet

PaperOffice DMS har uppfyllt alla nödvändiga kriterier och kartlägger idag hela det digitala dokumentflödet i praktiken.

För närvarande registreras alla fakturadokument med högpresterande skannrar, Paper-Office känner automatiskt igen kontaktdata och lagrar dokumenten i enlighet därefter i det elektroniska arkivet.

Anställda kan sedan komma åt dokumenten via ett enkelt användargränssnitt och ange olika söktermer - en fulltextsökning är också tillgänglig.

Tack vare den konsekventa användningen av DMS kunde ViaCreative avsevärt minska den behandlingstid som krävs för fakturorna, och antalet utestående konton har minskat avsevärt samtidigt.

Denis K. från "Bokföring och redovisning" betonar:

"Sortering, detaljerade sökningar, sammanställning av datapaket för samarbete med skattekonsulten är inte längre jämförbara med tidigare, mycket komplext manuellt arbete med massor av papper och mappar. Allt kombineras snabbt på ett ställe när som helst."