Digitalisering inom offentlig förvaltning och myndigheter

Digitalisering inom offentlig förvaltning och myndigheter

Från skattekontoret till KITA, kommuner, myndigheter eller kollektivtrafik till vägunderhållsavdelningen.

Officiella och offentliga institutioner förbinder och stabiliserar också strukturer i kommuner, städer, distrikt och även federala stater, upp till Förbundsrepubliken Tyskland som en politisk gemenskap.

Dokument och data skapas i många olika avdelningar inom myndigheten. Så här genereras viktiga dokument varje dag:

Skrifter, kontrakt, utkast, forskning, expertutlåtanden och mycket mer. Dessa kommer inte bara per post, många dokument kommer också via e-post.

Paperless work through digital processes

Alla dessa dokument måste digitaliseras om de kommer i pappersform, kräver strukturerad arkivering, uppgifts- och arbetsflödestilldelning och måste vara omedelbart tillgängliga på begäran.

Dessutom klassificeras varje dokument efter sin typ och kan tilldelas personer och objekt, som du sedan till och med kan komma åt när du är på språng, oavsett enhet. Så du har all information och dokument om all information tydligt på ett ställe, nämligen din databas.

Med hjälp av dokumenthanteringslösningen sparar och arkiverar du all information på en central plattform på ett revisionssäkert sätt.

För att lösa många befintliga administrativa problem inom fastighetsförvaltning bör Dokumenthanteringssystemet PaperOffice implementeras.

På så sätt kan det dagliga arbetet förenklas, optimeras och förbättras med hjälp av digitaliseringen. PaperOffice DMS ger dig en tydlig struktur i dina dokument och hjälper dig att hantera informationsfloden.

PaperOffice eliminerar alla tidskrävande flaskhalsar och skapar en tydlig överblick över viktiga dokument som kontrakt eller brev genom att hantera dem digitalt i PaperOffice i framtiden.

Du kan också dra nytta av digitala administrativa uppgifter och hålla ett öga på officiell korrespondens som läggs på nytt eller tilldelas anställda genom uppgiftstilldelning.

All information tillgänglig omedelbart

Bra dokumenthanteringsprogram kan inte fatta politiska beslut, men det kan vara till stor hjälp inom många områden av den offentliga förvaltningen i olika processer, eftersom de allra flesta så kallade administrativa filer inte har suverän prioritet.

Bortsett från det behöver digitala dokument inte ersätta originalen, men de gör arbetet enklare.

Med PaperOffice DMS kan dokument digitaliseras i många myndigheter och offentliga institutioner och arkiveras centralt på ett sådant sätt att åtkomst kan göras från vilken dator som helst utan att behöva gå till arkivet eller först undersöka vilken/ din kollega som för närvarande behandlar filen.

PaperOffice DMS digitaliserar inte bara analoga dokument, dokumenthanteringsprogramvaran sparar varje ändring i dokumentet i kronologisk ordning. Originalet förblir opåverkat. Arbetsflödesfunktionen kan till exempel användas för att tilldela vissa aktiviteter under projektarbetet och varje anställd håller en översikt över den aktuella statusen.

Samtidigt kan idéer eller förslag lämnas in utan att behöva sammankalla möten varje gång. De arkiverade dokumenten kan sökas efter med nyckelord eller datum- eller referensnummer och automatiserade mallar kan skapas av AI i PaperOffice DMS.

De möjliga användningarna för PaperOffice DMS resulterar i olika nivåer av officiell och offentlig förvaltning, till exempel i:

• Skolor
• Förskolor
• Bibliotek
• Universitet
• Sjukhus
• Kommunala förvaltningar
• skattekontor
• Vårdhem

Naturligtvis, tack vare den sofistikerade datalagringen med 1024-bitars kryptering samt speciell intern formatering och brandväggen, upprätthålls säkerheten i enlighet med GDPR. PaperOffice DMS imponerar också med sin enkla inlärning, möjligheten att ställa in upp till 800 länkade terminaler och ett mycket bra förhållande mellan pris och prestanda.

Det är PaperOffice DMS, en dokumenthanteringsprogramvara som kan göra mycket mer än bara hantera dokument.

För oavsett i vilken form dokumenten kommer till företaget, oavsett om det är som pappersdokument, PDF-filer, e-postmeddelanden eller foton, arkiveras de automatiskt och lagras i en säker databas.

Viktiga avtal kan alltså erkännas och sägas upp i god tid eller omförhandlas. Dokumentsläpp med digital signatur och e-postavisering istället för långsam papperspost bidrar osäker e-post till kundlojalitet.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Optimering av affärsprocesser tack vare PaperOffice DMS

Tack vare den integrerade AI:n utlöses automatiska regler. Denna AI sorterar automatiskt dokumenten i mappar som "Faktura" och "Kontrakt", lagrar motsvarande nyckelord och utlöser det digitala arbetsflödet som lagras för respektive dokumenttyp.

PaperOffice uppfyller de högsta säkerhetsstandarderna , t.ex. auktoriseringshantering eller beviljande av åtkomstauktoriseringar. Användaren definierar de enskilda arbetsstegen exakt som de skulle köras, till exempel "inspelning", "kontroll", "release" och "bokning" av fakturor.

Ansvaret kan inte bara tilldelas enskilda personer utan även användargrupper som "Redovisning" eller "Produktion", så att en kollega kan kliva in omedelbart om en anställd är frånvarande.

OCR-tekniken känner inte bara igen dokumentinnehållet utan också alla skatterelaterade datafält som dokumentnummer, datum, netto, skatt och bruttobelopp. De importerade uppgifterna är tillgängliga för kontroll av utvärderingar, betalningstransaktioner och finansiell redovisning. Detta sparar tröttsamt inmatningsarbete och minskar bokföringsfel.

Viktiga argument för att inkludera PaperOffice DMS i budgetplaneringen. Slutligen övertygar PaperOffice DMS också om att hållbarhet och miljöskydd beaktas. Förr eller senare kommer den fullständiga omvandlingen från analoga dokument till digital form att ske och då kommer den offentliga institutionen, som då redan kommer att använda PaperOffice DMS, att vara väl förberedd.

Med bara ett musklick kan data inklusive arkiveringsplatsen exporteras till din kund, skattekonsult eller vice versa.

Naturligtvis tillåter PaperOffice DMS migrering och integration av befintliga digitala data från befintliga mjukvarulösningar. Samtidigt är PaperOffice DMS gränssnittet mellan analogt och digitalt. Med hjälp av sin skanningsfunktion kan programvaran läsa analoga dokument, planer och foton i systemet och digitalisera dem med hjälp av skannrar, men också inspelningar från mobiltelefoner, varigenom texter konverteras till skrivning med OCR och kan ändras i Office-program. Tidsstämplar och versionshantering säkerställer att det digitala dokumentet motsvarar det analoga originalet.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

Digital behandling är en viktig grund för att säkerställa en hög servicekvalitet i de kommunala tjänsterna i framtiden

Offentliga institutioner och myndigheter måste behandla handlingar för alla affärstransaktioner. Den ständiga vidareutvecklingen av affärsmodeller skapar ständigt nya utmaningar. Vad de behöver är ett bra dokumenthanteringssystem.

PaperOffice DMS är rätt programvara eftersom den levereras med allt som myndigheter och offentliga institutioner behöver, till exempel:

• Lagring av handlingar i alla digitala format enligt principerna i GDPR/li>
• Funktioner för att skicka in och skicka in sena dokument igen som kräver åtgärd
• En självlärande datalagringsfunktion med taggning och intern sökmotor
• Automatisk tilldelning av nyligen tillagda dokument till rätt mapp
• Enkel databasskapande och databasanslutning inklusive individuellt anpassningsbar mask
• Automatiskt skapa mallar för repetitiva processer och åtgärder

Revisionskompatibel och säker arkivering: PaperOffice DMS uppfyller tekniskt de juridiska kraven i GoBD, GDPdU och DSGVO

Optimization of business processes thanks to PaperOffice DMS

PaperOffice omfattande arbetsflödesfunktioner är mycket intressanta för myndigheter och offentliga förvaltningar. Innehållet i projektmötena spelas in och kan kompletteras av deltagarna när som helst, allt på skärmen och från olika platser. Revisionssäker arkivering garanteras hela tiden, liksom optimering av organisatoriska processer.

PaperOffice stöder detta med en omfattande uppgifts- och arbetsflödesmodul.

Offentliga institutioner och myndigheter drar nytta av digital dokumenthantering

Dokumenthanteringssystemet möjliggör separat skapande av databaser för varje enskilt område och kan skapa länkar samtidigt. Analoga dokument, till exempel inlämnade hantverkarfakturor, skannas med PaperOffice DMS och sparas både som foto och som konverterad text med OCR-programvara. Alla befintliga uppgifter, till exempel om en hyresgäst, kan visas tydligt och entydigt, varför inga filer behöver tas med för möten utanför huset. Den AI-styrda databashanteringen skapar mallar från grunddata eller statistiskt användbara listor efter behov.

Samtidigt upprätthålls det nödvändiga dataskyddet genom hierarkisk lösenordshantering och 1024-bitars kryptering.

Optimera din arbetstid med upp till 7,5 % jämfört med pappersbaserat arbete tack vare användningen av PaperOffice DMS.

Spara tid på att hitta, dirigera och dela dokument.

Med digitala stämplar kan dokument kompletteras med ytterligare information och till och med styra detaljerade arbetsflöden. I sin tur säkerställer uppgifts- och arbetsflödesfunktionen att tidsfristerna uppfylls och slutförs.

PaperOffice DMS är inte bara omfattande i sina funktioner, utan också lätt att lära sig, styrd av videohandledning, men också av individuell rådgivning och utbildning om så önskas. Allt detta till ett riktigt bra förhållande mellan pris och prestanda.