Digitalisering inom möbelindustrin och produktionsbolag

Digitalisering inom möbel- och tillverkningsindustrin

Med dagens flod av digitala data och pappersdata är det viktigt att se till att viktiga dokument inte går vilse och är tillgängliga när tiden är rätt.

Företag från möbelindustrin och tillverkningsindustrin drar stor nytta av användningen av lämplig datahantering, eftersom de får pappersdokument varje dag.

I tillverkningsindustrin genereras viktiga dokument varje dag: pläderingar, skisser, utkast, externa brev, forskning, expertutlåtanden och mycket mer. Dessa kommer inte bara per post, många brev kommer också via e-post.

Digitization in the furniture industry and manufacturing increased efficiency

Alla dessa dokument måste digitaliseras om de kommer i pappersform, kräver strukturerad arkivering, uppgifts- och arbetsflödestilldelning och måste vara omedelbart tillgängliga på begäran.

Eftersom alla processer inom möbelindustrin och produktionshandeln kräver ett perfekt informationsflöde och strukturerat utförande. De nödvändiga fördelarna kan bara uppnås tack vare digitaliseringen.

Eftersom ett digitalt dokumentarkiv möjliggör omedelbar tillgång till alla nödvändiga dokument och deltagande i godkännandeprocesser. Det spelar ingen roll om du är på kontoret, arbetar hemifrån eller på affärsresa.

Digital dokumenthantering kan hjälpa dig med detta: om maskinfiler, bruksanvisningar, reservdelskataloger och underhållsloggar - allt kan arkiveras i ett DMS och hittas igen på några sekunder.

Det är mycket viktigt att viktiga tidsfrister uppfylls och rättsliga åtgärder vidtas för att lagra dokument.

PaperOffice DMS ger dig en tydlig struktur i dina dokument och hjälper dig att hantera informationsfloden.

PaperOffice eliminerar alla tidskrävande flaskhalsar och skapar en tydlig överblick över viktiga dokument som kontrakt eller brev genom att hantera dem digitalt i PaperOffice i framtiden.

Digitaliserade processer skapar en klar fördel

I möbelindustrin och tillverkningsindustrin används mycket papper varje dag. Å ena sidan, eftersom processerna är ganska komplexa, leder detta till stora berg av papper, enorma mängder data, men också till en lång sökprocess.

Dokumenthanteringssystemet PaperOffice ger organisation och dataskydd under en huva. Det innovativa systemet tillhandahåller strömlinjeformade sök- och hämtningsverktyg som minskar svarstiden och säkerställer att dokument aldrig går förlorade, vilket alltid är en tillfredsställelse för företag.

Det är PaperOffice DMS, en dokumenthanteringsprogramvara som kan göra mycket mer än bara hantera dokument.

För oavsett i vilken form dokumenten kommer till företaget, oavsett om det är som pappersdokument, PDF-filer, e-postmeddelanden eller foton, arkiveras de automatiskt och lagras i en säker databas.

Viktiga avtal kan alltså erkännas och sägas upp i god tid eller omförhandlas. Dokumentsläpp med digital signatur och e-postavisering istället för långsam papperspost bidrar osäker e-post till kundlojalitet.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Automatisering tack vare AI och arbetsflödeslösningar

Tack vare den integrerade AI:n utlöses automatiska regler. Denna AI sorterar automatiskt dokumenten i mappar som "Faktura" och "Leveransanteckningar", lagrar lämpliga nyckelord och utlöser det digitala arbetsflödet som lagras för respektive dokumenttyp.

PaperOffice uppfyller de högsta säkerhetsstandarderna , t.ex. auktoriseringshantering eller beviljande av åtkomstauktoriseringar. Användaren definierar de enskilda arbetsstegen exakt som de skulle köras, till exempel "inspelning", "kontroll", "release" och "bokning" av fakturor.

Ansvaret kan inte bara tilldelas enskilda personer utan även användargrupper som "Redovisning" eller "Produktion", så att en kollega kan kliva in omedelbart om en anställd är frånvarande.

OCR-tekniken känner inte bara igen dokumentinnehållet utan också alla skatterelaterade datafält som dokumentnummer, datum, netto, skatt och bruttobelopp. De importerade uppgifterna är tillgängliga för kontroll av utvärderingar, betalningstransaktioner och finansiell redovisning. Detta sparar tröttsamt inmatningsarbete och minskar bokföringsfel.

Med bara ett musklick kan data inklusive arkiveringsplatsen exporteras till din kund, skatterådgivare eller vice versa.

PaperOffice DMS revolutionizes your administration by merging all documents and all associated information in one place, namely in the document management system

Allt-i-ett tack vare användningen av PaperOffice DMS

Företag från möbelindustrin samt produktionsbranschen måste bearbeta dokument för alla affärstransaktioner. Den ständiga vidareutvecklingen av affärsmodeller skapar ständigt nya utmaningar. Vad de behöver är ett bra dokumenthanteringssystem.

PaperOffice DMS är rätt programvara eftersom den har allt som möbel- och tillverkningsindustrin behöver, till exempel:

• Lagring av handlingar i alla digitala format enligt principerna i GDPR/li>
• Funktioner för att skicka in och skicka in sena dokument igen som kräver åtgärd
• En självlärande datalagringsfunktion med taggning och intern sökmotor
• Automatisk tilldelning av nyligen tillagda dokument till rätt mapp
• Enkel databasskapande och databasanslutning inklusive individuellt anpassningsbar mask
• Automatiskt skapa mallar för repetitiva processer och åtgärder

Integrera digitala arbetsflöden i affärsprocesser

Everyone involved can find and edit the information quickly and easily at any time and add new documents

Arbetsflödesfunktionen PaperOffice förenklar kommunikationen. Den processorienterade dokumenthanteringen säkerställer att dessa dokument förblir uppdaterade med liten ansträngning. Med PaperOffice DMS kan du enkelt ta hänsyn till tillämpliga lagrings- och raderingsperioder. Digitala arbetsflöden integreras i affärsprocesserna, vilket säkerställer överensstämmelse med de väsentliga processte stegen och därmed efterlevnad.

PaperOffice stöder detta med en omfattande uppgifts- och arbetsflödesmodul.

På detta sätt kan vissa processkedjor skapas och befintliga operativa processer kan definieras på elektroniska dokument och delvis utföras automatiskt.

Detta representerar felfri processoptimering, eftersom uppgiften inte bara kan tilldelas anställda med specifika användarrättigheter och slutförandeperioder, kräver digital publicering utan också automatiskt utlösa ytterligare åtgärder, till exempel e-postaviseringar eller dokumentstatusändringar.

På detta sätt kan relevanta metadata också lagras efter arkiveringsprocessen för dokument. Förutom dokumenttypen kan arkiveringsperioden och tillhörande kundinformation anges.

Möbelindustrin och produktionsbranschen drar nytta av digital dokumenthantering

Optimera din arbetstid med upp till 7,5 % jämfört med pappersbaserat arbete tack vare användningen av PaperOffice DMS.

Spara tid på att hitta, dirigera och dela dokument.

Naturligtvis tillåter PaperOffice DMS migrering och integration av befintliga digitala data från befintliga mjukvarulösningar.

Samtidigt är PaperOffice DMS gränssnittet mellan analogt och digitalt. Med hjälp av sin skanningsfunktion kan programvaran läsa analoga dokument, planer och foton i systemet och digitalisera dem med hjälp av skannrar, men också inspelningar från mobiltelefoner, varigenom texter konverteras till skrivning med OCR och kan ändras i Office-program.

Tidsstämplar och versionshantering säkerställer att det digitala dokumentet motsvarar det analoga originalet.

PaperOffice DMS är inte bara omfattande i sina funktioner, utan också lätt att lära sig, styrd av videohandledning, men också av individuell rådgivning och utbildning om så önskas. Allt detta till ett riktigt bra förhållande mellan pris och prestanda.