Digitala specialistlösningar för fordonsindustrin
Automatisering av affärsprocesser och processoptimering är förutsättningarna för effektivitet och framgång. Behovet av det är inte längre en valfri lyx, utan ett måste för att förbli konkurrenskraftig på lång sikt.
Proffstips
Fordonsdokument i befintlig pappersform, såsom fordonspapper, fordonspapper, inköpsavtal, leasingavtal, rapporter, kundfiler och andra dokument ersätts av elektroniska dokument tack vare digitalisering och optimerar därmed alla arbetsprocesser maximalt.PaperOffice möjliggör inte bara dokumenthantering utan ger den också omedelbar åtkomst till aktuella och korrekta fordons- och kundfiler.
Digitalisering inom fordonsindustrin och bilhandeln
I den ständigt föränderliga miljön inom bilindustrin är en framgångsrik, effektiv och snabb produktions- och serviceprocess nyckeln till framgång. Viktiga dokument ackumuleras dagligen: fordonspapper, inköpskontrakt, leasingavtal, rapporter, kundfiler och mycket mer. Dessa kommer inte bara per post, många dokument kommer också via e-post.
Därför är företag från bilindustrin och bilhandeln de som drar stor nytta av användningen av lämplig dokumenthanteringsprogramvara.
Alla dessa dokument och relaterad information måste digitaliseras om de kommer på papper, kräver strukturerad arkivering, uppgift och arbetsflödestilldelning och vara omedelbart tillgängliga på begäran.
Eftersom de mycket tekniska processerna inom bilindustrin kräver ett perfekt informationsflöde och strukturerat utförande. De nödvändiga fördelarna kan bara uppnås tack vare digitaliseringen.
Det är mycket viktigt att viktiga tidsfrister uppfylls och rättsliga åtgärder vidtas för att lagra dokument.
På detta sätt kan digitaliseringen av fordon, leverantörer, kunder och medarbetardokument ge enorma fördelar för alla företag inom bilindustrin.
PaperOffice eliminerar alla tidskrävande flaskhalsar och skapar en tydlig överblick över viktiga dokument som kontrakt, uttalanden eller brev genom att hantera dem digitalt i PaperOffice i framtiden.
PaperOffice DMS ger dig en tydlig struktur i dina dokument och hjälper dig att hantera informationsfloden.
Perfekt arbetsflödeslösning inom bilindustrin
Bakom alla imponerande siffror från de stora fordonstillverkarna ligger en mycket stor administrativ insats och genomtänkt logistik som måste arbeta hand i hand för att kunna uppfylla alla krav som rör fordonet. Det kan avbildas som en kedja där varje länk är viktig, oavsett om det är en stämplingsanläggning för kroppsdelar eller ett bilbärgningsföretag som säljer begagnade delar. Vid varje punkt i kedjan kan flaskhalsar få mer eller mindre allvarliga effekter på hela bilindustrin och handeln. För att förhindra att detta händer krävs programvara för hanteringskontroll på högre nivå.
En programvara som uppfyller alla krav. En programvara som är generalist i sin stora funktionalitet, som bildar nödvändiga specialister när de behövs.
Det är PaperOffice DMS, en dokumenthanteringsprogramvara som kan göra mycket mer än att hantera dokument.
För oavsett vilken form dokumenten kommer till företaget, oavsett om det är som pappersdokument, PDF-filer, e-postmeddelanden eller foton, arkiveras de automatiskt och lagras säkert i din databas.
Det finns ingen väg runt automatisering inom bilindustrin
Tack vare den integrerade AI:n utlöses automatiska regler. Denna AI sorterar automatiskt dokumenten i mappar som "Faktura" och "Leveransanteckningar", lagrar lämpliga nyckelord och utlöser det digitala arbetsflödet som lagras för respektive dokumenttyp.
PaperOffice uppfyller de högsta säkerhetsstandarderna , t.ex. auktoriseringshantering eller beviljande av åtkomstauktoriseringar. Användaren definierar de enskilda arbetsstegen på exakt samma sätt som de utförs i företaget, till exempel "inspelning", "kontroll", "release" och "bokning" av fakturor.
Ansvaret kan inte bara tilldelas enskilda personer utan även användargrupper som "Redovisning" eller "Byggledning", så att en kollega kan kliva in omedelbart om en anställd är frånvarande.
OCR-tekniken känner inte bara igen dokumentinnehållet utan också alla skatterelaterade datafält som dokumentnummer, datum, netto, skatt och bruttobelopp. De importerade uppgifterna är tillgängliga för kontroll av utvärderingar, betalningstransaktioner och finansiell redovisning. Detta sparar tröttsamt inmatningsarbete och minskar bokföringsfel.
Data, inklusive arkiveringsplatsen, kan exporteras till din skatterådgivare med bara ett klick.
Lösningen: beprövad know-how
Är det inte vettigt att använda hanteringsprogramvara i praktiken direkt? som inte bara uppfyller alla krav, utan också är lätt att lära sig och billigt?
PaperOffice DMS är den beprövade helhetslösningen för digitalt arbete och, med över 20 års marknadserfarenhet, en av de första DMS-pionjärerna.
Perfekta arbetsflöden för bilindustrin
PaperOffice DMS är fördelaktigt för bilindustrin och bilhandeln inom olika segment, såsom:
- Upphandling och administration av reservdelar
- Inköp av nya fordon
- Handel med begagnade fordon
- Fakturering av workshoptimme
- Hantera underhållsmöten
- Avtalshantering för kunders leasingavtal
- Hantering av klagomål och anspråk
Med PaperOffice DMS kan till exempel data från leverantörer och reservdelstillverkare och återförsäljare övervakas mycket noggrant. Varje affärspartner listas i PaperOffice med sina fördelar och svagheter, såsom leveranskvalitet, leveranssäkerhet och prisutveckling. Länkade prislistor möjliggör en omedelbar översikt över vem som för närvarande erbjuder de bästa förutsättningarna.
PaperOffice DMS är rätt programvara eftersom den har allt som företag inom bilindustrin och bilhandeln behöver, till exempel:
- Lagring av dokument i alla digitala format enligt principerna i GDPR
- Funktioner för att skicka in och skicka in sena dokument igen som kräver åtgärd
- En självlärande datalagringsfunktion med taggning och intern sökmotor
- Automatisk tilldelning av nyligen tillagda dokument till rätt mapp
- Enkel databasskapande och databasanslutning inklusive individuellt anpassningsbar mask
- Automatiskt skapa mallar för repetitiva processer och åtgärder
Digital transformation med PaperOffice DMS revolutionerar bilindustrin
Arbetsflödesfunktionen PaperOffice förenklar kommunikationen mellan administration och workshop.
Reparations- eller serviceorder skickas till verkstadsdatorn och omvänt överför verkstaden den arbetstid som krävs för verksamheten eller gör förfrågningar om reservdelar, som i sin tur automatiskt skickas till reservdelshanteringen i PaperOffice, vilket antingen signalerar att reservdelen i fråga finns i lager eller att ett köp ska göras.
Digitalisering med PaperOffice ger enorma fördelar
Så här kan PaperOffice inte bara revolutionera reservdelsvärlden. För inom kund och leverantör, orderbehandling, informationsöverföring och frisläppande, klagomål och anspråk, är arbetsflödeslösningen och digital release ett måste.
Naturligtvis tillåter PaperOffice DMS migrering och integration av befintliga digitala data från befintliga mjukvarulösningar.
Samtidigt är PaperOffice DMS gränssnittet mellan analogt och digitalt. Med hjälp av sin skanningsfunktion kan programvaran läsa analoga dokument, planer och foton i systemet och digitalisera dem med hjälp av skannrar, men också inspelningar från mobiltelefoner, varigenom texter konverteras till skrivning med OCR och kan ändras i Office-program.
Tidsstämplar och versionshantering säkerställer att det digitala dokumentet motsvarar det analoga originalet.
PaperOffice DMS är inte bara omfattande i sina funktioner, utan också lätt att lära sig, styrd av videohandledning, men också av individuell rådgivning och utbildning om så önskas. Allt detta till ett riktigt bra förhållande mellan pris och prestanda.
FAQs
Slutligen besvarar vi några fler vanliga frågor om ämnet. "Digitalisering inom fordonsindustrin och bilhandeln":
Hur kan anställda komma åt PaperOffice?
På grund av den decentraliserade och moderna programarkitekturen kan PaperOffice användas på nästan vilken enhet som helst - från klassiska datorer till smartphones / surfplattor till tv-apparater.
Vad händer med data om PaperOffice inte finns?
Kommer inte att hända, men för att lugna dig: Du kan exportera dina data NÄR SOM HELST, eftersom PaperOffice är baserat på en öppen databasstruktur kan du komma åt dina data när som helst.
Ämnesdataskydd: Var lagras alla dokument?
PaperOffice kommer att lagra alla dokument internt med kryptering på hög nivå, vilket gör det immunt mot datastöld, till exempel, och överträffar alla GDPR- och GOBD-krav.
Undvik misstag: Spara ALDRIG data i ett moln från tredje part!
Kan PaperOffice anpassas exakt efter specifikationerna?
Ja, PaperOffice kan anpassas till 100 % till den avsedda användningen för att säkerställa sömlös integration i befintliga processer och system. Även programgränssnittet kan utformas fullt ut och anpassas fritt.
Slutsats
PaperOffice DMS stöder bilföretag och bilhandlare och erbjuder lämpliga gränssnitt till annan programvara, API-anslutningar och kan utökas när som helst enligt dina önskemål. Programvaran är lätt att lära sig och kan enkelt integreras i vardagen utan att orsaka frånvaro i utbildningssyfte.
PaperOffice DMS rekommenderar att du använder en NAS (nätverksstödd datalagring) med en säkerhetskopieringsfunktion så att viktiga data varken går förlorade eller spioneras på i moln från tredje part.
I slutändan imponerar PaperOffice DMS med ett mycket bra förhållande mellan pris och prestanda och enorm kunskap genom över 20 års praktisk erfarenhet.