Automatisering av affärsprocesser för pappers- och förpackningsindustrin
PaperOffice DMS för pappers- och förpackningsindustrin möjliggör ett smidigt informationsflöde tack vare digitalisering och automatisering av affärsprocesser.
Proffstips
Skriftliga dokument, kontrakt, utkast, fakturor, följesedlar och mycket mer ersätts av elektroniska dokument tack vare digitaliseringen, vilket optimerar alla arbetsprocesser maximalt.Den integrerade AI:n gör det möjligt att till stor del automatisera affärsprocesser, vilket påskyndar dina processer och ökar framgången och tillfredsställelsen.
Digitalisering inom pappers- och förpackningsindustrin
Företag från pappers- och förpackningsindustrin drar stor nytta av användningen av lämplig datahantering, eftersom de får pappersdokument varje dag.
Så här genererar företag inom pappers- och förpackningsindustrin viktiga dokument dagligen:
Skrifter, skisser, utkast, externa brev, forskning, expertutlåtanden och mycket mer. Dessa kommer inte bara per post, många brev kommer också via e-post.
Alla dessa dokument måste digitaliseras om de kommer i pappersform, kräver strukturerad arkivering, uppgifts- och arbetsflödestilldelning och måste vara omedelbart tillgängliga på begäran.
Det är mycket viktigt att viktiga tidsfrister hålls och att rättsliga åtgärder vidtas för att lagra dokument. PaperOffice DMS ger dig en tydlig struktur i dina dokument och hjälper dig att hantera informationsfloden.
PaperOffice DMS ger dig en tydlig struktur i dina dokument och hjälper dig att hantera informationsfloden.
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS
PaperOffice eliminerar alla tidskrävande flaskhalsar och skapar en tydlig överblick över viktiga dokument som kontrakt eller brev genom att hantera dem digitalt i PaperOffice i framtiden.
Under de senaste åren har hållbarhet etablerat sig som en av de starkaste trenderna inom pappers- och förpackningsindustrin. Miljökompatibilitet och mångsidig lämplighet kommer att vara avgörande för framtida inköp. Att gå den gröna vägen innebär dock inte längre att kunderna är villiga att betala ett högre pris eller kompromissa med kvaliteten, utan dessa två aspekter av kvalitet och hållbarhet går hand i hand när det gäller flexibla förpackningar.
Varför dokumenthanteringsprogramvara är den perfekta lösningen?
Dokumenthanteringssystemet PaperOffice ger organisation och dataskydd under en huva. Det innovativa systemet tillhandahåller strömlinjeformade sök- och hämtningsverktyg som minskar svarstiden och säkerställer att dokument aldrig går förlorade, vilket alltid är en tillfredsställelse för företag.
PaperOffice skiljer inte mellan olika typer av dokument, oavsett om du behöver hjälp med att hantera avtal, inlagor, konton, domar och e-postkorrespondens: tack vare PaperOffice dokumenthanteringssystem digitaliseras dina tidigare processer i ditt företag, vilket gör dem mer effektiva, transparenta och betydligt mer flexibla.
För oavsett i vilken form dokumenten kommer till företaget, oavsett om det är som pappersdokument, PDF-filer, e-postmeddelanden eller foton, arkiveras de automatiskt och lagras i en säker databas.
Tack vare den integrerade AI:n utlöses automatiska regler. Denna AI sorterar automatiskt dokumenten i mappar som "Faktura" och "Leveransanteckningar", lagrar lämpliga nyckelord och utlöser det digitala arbetsflödet som lagras för respektive dokumenttyp.
Hur blir man papperslös?
PaperOffice eliminerar alla tidskrävande flaskhalsar, leder till kostnadsbesparingar, till exempel eliminering av pappersdokument, och skapar en tydlig översikt över viktiga dokument, såsom kvitton, kontrakt, följesedlar eller andra brev, genom att hantera dem digitalt i PaperOffice i framtiden.
Att fånga, bearbeta, dela, söka och spåra dina dokument blir mycket enkelt med hjälp av PaperOffice.
Tack vare kontrollerad åtkomst, detaljerade uppgiftslistor samt godkännanden med hjälp av arbetsflöden och tillförlitliga e-postmeddelanden kan anställda slutföra de tilldelade uppgifterna effektivt och behöriga personer kan enkelt godkänna eller neka godkännande.
PaperOffice uppfyller de högsta säkerhetsstandarderna som auktoriseringshantering eller beviljande av åtkomsträttigheter.
Användaren definierar de enskilda arbetsstegen på exakt samma sätt som de utförs i företaget, till exempel "inspelning", "kontroll", "release" och "bokföring" av fakturor. Ansvaret kan inte bara tilldelas enskilda personer utan även användargrupper som "Redovisning" eller "Byggledning", så att en kollega kan kliva in omedelbart om en anställd är frånvarande.
Processorienterad dokumenthantering
Den processorienterade dokumenthanteringen säkerställer att dessa dokument förblir uppdaterade med liten ansträngning. PaperOffice stöder dig här med en omfattande uppgifts- och arbetsflödesmodul.
På detta sätt kan vissa processkedjor skapas och befintliga operativa processer kan definieras på elektroniska dokument och delvis utföras automatiskt.
Detta representerar felfri processoptimering, eftersom uppgiften inte bara kan tilldelas anställda med specifika användarrättigheter och slutförandeperioder, kräver digital publicering utan också automatiskt utlösa ytterligare åtgärder, till exempel e-postaviseringar eller dokumentstatusändringar.
På så sätt kan alla dokumentprocesser kartläggas.
För oavsett i vilken form dokumenten kommer till företaget, oavsett om det är som pappersdokument, PDF-filer, e-postmeddelanden eller foton, arkiveras de automatiskt och lagras i en säker databas.
Viktiga avtal kan alltså erkännas och sägas upp i god tid eller omförhandlas. Dokumentsläpp med digital signatur och e-postavisering istället för långsam papperspost bidrar osäker e-post till kundlojalitet.
Lösningen: beprövad know-how
Är det inte vettigt att använda hanteringsprogramvara i praktiken direkt? som inte bara uppfyller alla krav, utan också är lätt att lära sig och billigt?
PaperOffice DMS är den beprövade helhetslösningen för digitalt arbete och, med över 20 års marknadserfarenhet, en av de första DMS-pionjärerna.
Varför PaperOffice DMS är rätt programvara
Tidsvinst för viktiga saker, kostnadsbesparingar genom att eliminera dina pappersarkiv, förbättra din service genom möjligheten att tillhandahålla information snabbt och revisionssäker och digital arkivering av din dokumentvolym - detta garanteras av PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS är rätt programvara eftersom den levereras med allt som företag från pappers- och förpackningsindustrin behöver, till exempel:
OCR-tekniken känner inte bara igen dokumentinnehållet utan också alla skatterelevanta datafält som dokumentnummer, datum, netto, skatt och bruttobelopp. De importerade uppgifterna är tillgängliga för kontroll av utvärderingar, betalningstransaktioner och finansiell redovisning. Detta sparar tröttsamt inmatningsarbete och minskar bokföringsfel.
Data, inklusive arkiveringsplatsen, kan exporteras till din skatterådgivare med bara ett klick.
- Lagring av dokument i alla digitala format enligt principerna i GDPR
- Funktioner för att skicka in och skicka in sena dokument igen som kräver åtgärd
- En självlärande datalagringsfunktion med taggning och intern sökmotor
- Automatisk tilldelning av nyligen tillagda dokument till rätt mapp
- Enkel databasskapande och databasanslutning inklusive individuellt anpassningsbar mask
- Automatiskt skapa mallar för repetitiva processer och åtgärder
Naturligtvis tillåter PaperOffice DMS migrering och integration av befintliga digitala data från befintliga mjukvarulösningar. Samtidigt är PaperOffice DMS gränssnittet mellan analogt och digitalt.
Med hjälp av sin skanningsfunktion kan programvaran använda en skanner eller mobiltelefon för att läsa analoga dokument, planer och foton i systemet och digitalisera dem, varigenom texter konverteras till teckensnitt med OCR och kan ändras i Office-program. Tidsstämplar och versionshantering säkerställer att det digitala dokumentet motsvarar det analoga originalet.
Datasäkerhet är en oerhört viktig fråga, särskilt inom pappers- och förpackningsindustrin. Det är därför PaperOffice DMS fungerar med en 1024-bitars krypteringskod, men inte bara det.
All data konverteras till ett eget format som är oberoende av operativsystemet. Som ett resultat måste hackare och utpressare först knäcka operativsystemets brandvägg, sedan krypteringen och slutligen det utländska formatet, vilket inte har hänt hittills. PaperOffice DMS har ett mycket effektivt lösenordshanteringssystem så att människan, som ska betraktas som den största svaga punkten på varje dator, i slutändan inte kan orsaka någon skada.
All digital data krypteras i PaperOffice DMS med 1024 bitar och formatet konverteras. Detta resulterar i så stora hinder för hackare och spioner att de alla har misslyckats med PaperOffice DMS hittills. Samtidigt hindrar ett hierarkiskt lösenordshanteringssystem alla från att ha tillgång till allt.
Viktiga argument för att inkludera PaperOffice DMS i budgetplaneringen. Slutligen övertygar PaperOffice DMS också om att hållbarhet och miljöskydd beaktas. Förr eller senare kommer den fullständiga omvandlingen från analoga dokument till digital form att ske och då kommer den offentliga institutionen, som då redan kommer att använda PaperOffice DMS, att vara väl förberedd.
Digital fakturahantering är också fördelaktigt för många företag inom pappers- och förpackningsindustrin. Inkommande fakturor kan automatiseras tack vare PaperOffice DMS och vidarebefordras till ansvarig medarbetare. Styr- och releaseprocessen via digital release kan också hanteras snabbt och effektivt via systemet.
Med bara ett musklick kan data inklusive arkiveringsplatsen exporteras till din skatterådgivare eller vice versa.
Revisionskompatibel och säker arkivering: PaperOffice DMS uppfyller tekniskt de juridiska kraven i GoBD, GDPdU och DSGVO
PaperOffice DMS möjliggör anslutning av annan programvara, till exempel en ERP, och naturligtvis överföring av dokument från Microsoft Office via lämpliga gränssnitt. PaperOffice DMS påskyndar kommunikationen.
Deadlines och avtalade tider övervakas och åtgärder utlöses automatiskt beroende på önskad inställning. Orderprocesser kan automatiseras och till och med ändringar som planeras för framtiden kan skrivas in på ett sådant sätt att de träder i kraft vid önskad tidpunkt.
Tack vare sina omfattande funktioner kan PaperOffice DMS definitivt klassificeras i det högre segmentet av Enterprise Content Management (ECM).
En ECM omfattar den övergripande hanteringen av allt innehåll i en organisation med motsvarande åtkomsthierarki. PaperOffice DMS kan spara allt innehåll i digital form, ändra innehåll och format och göra det tillgängligt.
PaperOffice DMS har alla funktioner i en ECM och detta i ett utmärkt förhållande mellan pris och prestanda samt en intuitivt lärbar driftsform som gör dyr extern eller intern utbildning onödig. Snarare finns gratis videohandledning tillgängliga för att vänja sig vid de olika menyerna. PaperOffice DMS kan bli det organisatoriska navet i alla företag och detta nästan med ljusets hastighet.
Företag från pappers- och förpackningsindustrin drar nytta av digital dokumenthantering
38% av alla undersökta företag har helt enkelt inte tid att digitalisera sina processer. Vi rekommenderar ett förfarande som börjar med grundprocessen, skanning av analoga dokument samtidigt som de bearbetas. På detta sätt kan den grupp människor som arbetar med kopiatorn varje dag också instrueras, så långt som möjligt, att skanna arkivet bit för bit.
Tack vare automatisk igenkänning av dokument med konsekventa egenskaper kan PaperOffice DMS alltid tilldela alla skannade dokument till rätt lagringsplats i det digitala minnet. Det är vettigt att börja skanna arkivet med de senaste posterna för att ytterligare minska storleken på det analoga arkivet när lagringsperioderna löper ut. Dessutom har vi många guider om hur man uppnår ett papperslöst kontor tack vare skannern.
PaperOffice DMS är gränssnittet mellan analogt och digitalt. Med hjälp av sin skanningsfunktion kan programvaran läsa analoga dokument, planer och foton i systemet via din skanner och digitalisera dem, varigenom texter konverteras till teckensnitt med OCR, som kan ändras i Office-program. Tidsstämplar och versionshantering säkerställer att det digitala dokumentet motsvarar det analoga originalet.
Optimera din arbetstid med upp till 7,5 % jämfört med pappersbaserat arbete tack vare användningen av PaperOffice DMS.
Spara tid på att hitta, dirigera och dela dokument.
Med digitala stämplar kan dokument kompletteras med ytterligare information och till och med styra detaljerade arbetsflöden. I sin tur säkerställer uppgifts- och arbetsflödesfunktionen att tidsfristerna uppfylls och slutförs.
De tillgängliga utvärderingsmekanismerna, som styrs av AI integrerad i PaperOffice DMS, möjliggör utvärderingar och statistiska undersökningar av de materialflöden som förekommer i företaget.
PaperOffice DMS, med sina många hanteringsverktyg, är den perfekta programvaran för pappers- och förpackningsindustrin, vilket möjliggör både säker och blixtsnabb åtkomst till all data som krävs för bästa möjliga kundrådgivning. Samtidigt kan PaperOffice DMS användas för att hantera alla ärenden som annars uppstår i affärsverksamheten.
För att det inte bara ska finnas variation i dokumenthantering och dataskydd rekommenderar PaperOffice DMS användning av en intern nätverkslagring (NAS) med säkerhetskopieringsfunktion, vilket minskar sannolikheten för en total förlust till ett minimum och samtidigt representerar ett internt moln som, i motsats till moln från externa leverantörer, verkligen skyddar mot oönskad åtkomst från statliga eller icke-statliga organ.
FAQs
Slutligen besvarar vi några fler vanliga frågor om ämnet. "Digitalisering för pappers- och förpackningsindustrin":
Hur kan anställda komma åt PaperOffice?
På grund av den decentraliserade och moderna programarkitekturen kan PaperOffice användas på nästan vilken enhet som helst - från klassiska datorer till smartphones / surfplattor till tv-apparater.
Vad händer med data om PaperOffice inte finns?
Kommer inte att hända, men för att lugna dig: Du kan exportera dina data NÄR SOM HELST, eftersom PaperOffice är baserat på en öppen databasstruktur kan du komma åt dina data när som helst.
Ämnesdataskydd: Var lagras alla dokument?
PaperOffice kommer att lagra alla dokument internt med kryptering på hög nivå, är immun mot datastöld, till exempel, och överträffar alla GDPR- och GOBD-krav.
Undvik misstag: Spara ALDRIG data i ett moln från tredje part!
Kan PaperOffice anpassas exakt efter specifikationerna?
Ja, PaperOffice kan anpassas till 100 % till den avsedda användningen för att säkerställa sömlös integration i befintliga processer och system. Även programgränssnittet kan utformas fullt ut och anpassas fritt.
Slutsats
PaperOffice DMS stödjer företag från pappers- och förpackningsindustrin och erbjuder motsvarande gränssnitt till annan programvara, API-anslutningar och kan utökas när som helst enligt dina önskemål. Programvaran är lätt att lära sig och kan enkelt integreras i vardagen utan att orsaka frånvaro i utbildningssyfte.
PaperOffice DMS rekommenderar att du använder en NAS (nätverksstödd datalagring) med en säkerhetskopieringsfunktion så att viktiga data varken går förlorade eller spioneras på i moln från tredje part.
I slutändan imponerar PaperOffice DMS med ett mycket bra förhållande mellan pris och prestanda och enorm kunskap genom över 20 års praktisk erfarenhet.