Digitalisering inom logistik och speditör
PaperOffice DMS för logistik och spedition möjliggör ett smidigt informationsflöde mellan avdelningar tack vare digitalisering och automatisering av affärsprocesser.
Digitalisering inom logistik och speditör
Allt fler växande globala leveranskedjor ställer logistik och spedition inför nya utmaningar. Platsen och den tidsoberoende tillgängligheten av alla viktiga data och dokument är av avgörande betydelse inom transport- och logistikbranschen, vilket inte bara påverkar tiden utan också ekonomiskt.
Fakturor, kontrakt, beställningar, följesedlar och mycket mer - alla dokument måste vara omedelbart tillgängliga på begäran, oavsett plats. Därför är företag i dessa branscher de som drar stor nytta av användningen av lämplig programvara för dokumenthantering.
Ett stort antal dokument genereras varje dag inom logistikbranschen. En stor del av dokumenten som följesedlar och fraktdokument skapas fortfarande i pappersform - men den manuella bearbetningen av dessa dokument är mycket tidskrävande, vilket i sin tur orsakar onödiga kostnader och ibland går felaktigt.
För att göra informationen i den snabbt tillgänglig och förbereda den för efterföljande automatiserade processer måste dessa pappersdokument digitaliseras och innehållet läsas upp och göras tillgängligt.
Det är särskilt viktigt för logistikbranschen att tidsfristerna hålls och att rättsliga åtgärder vidtas för att lagra dokument. För att lösa många befintliga administrativa problem inom logistik- och speditbranschen bör dokumenthanteringssystemet PaperOffice implementeras.
Med hjälp av dokumenthanteringslösningen sparar och arkiverar du all information på en central plattform på ett revisionssäkert sätt.
Hur papperslös i speditörs- och logistikbranschen?
PaperOffice eliminerar alla tidskrävande flaskhalsar och skapar en tydlig överblick över viktiga dokument som kontrakt, fakturor, beställningar, följesedlar genom att hantera dem digitalt i PaperOffice i framtiden.
Att fånga, bearbeta, dela, söka och spåra dina dokument blir mycket enkelt med hjälp av PaperOffice.
Tack vare kontrollerad åtkomst, detaljerade uppgiftslistor samt godkännanden med hjälp av arbetsflöden och tillförlitliga e-postmeddelanden kan anställda slutföra de tilldelade uppgifterna effektivt och behöriga personer kan enkelt godkänna eller neka godkännande.
Dokumenthanteringssystemet bör täcka följande viktiga funktioner inom speditörer och logistikbranschen:
Begriplighet av viktiga relationer tack vare digitala mappar och dokumentmappar
När du redigerar dokument manuellt kan viktiga relationer som anteckningar och anteckningar snabbt gå förlorade. Så det är nästan omöjligt att förstå sambandet efteråt. När relationerna kan spåras utlöses dubbla processer, vilket är tidskrävande och kostsamt.
Tack vare PaperOffice-implementeringen i ditt logistikföretag sammanfattas dokument, information om dem och processer logiskt. Digitala mappar innehåller beskrivande egenskaper, har en förutbestämd intern struktur eller disposition och ger möjlighet att definiera behörigheter för dataskydd. Virtuella anteckningar, anteckningar och uppgifter säkerställer att viktig information om processer inte längre går förlorad.
Automatiserad arkivering
Manuell skanning av dokument är en särskilt tidskrävande och felbenägen process. Efter att speditionsföretag har levererat en bunt dokument börjar det verkliga arbetet: vad är det enklaste sättet att spela in och tilldela dokument som finns i pappersform?
Tack vare den integrerade skannerfunktionen och QR-kodigenkänning kan vidarebefordrings- och logistikföretag placera en hel bunt följesedlar och andra dokument i skannern - PaperOffice känner igen målarkiveringen antingen baserat på den erkända kontakten, den inlärda dokumentmallen eller genom att lagra QR-kodinformation läses upp.
På detta sätt kan hela partier av dokument automatiseras på en gång och gradvis bearbetas med ett integrerat inlärningsläge eller på annat sätt, efter önskemål, med nästan inga mänskliga resurser.
Processorienterad dokumenthantering
Den processorienterade dokumenthanteringen säkerställer att dessa dokument förblir uppdaterade med liten ansträngning. PaperOffice stöder dig här med en omfattande uppgifts- och arbetsflödesmodul.
På detta sätt kan vissa processkedjor skapas och befintliga operativa processer kan definieras på elektroniska dokument och delvis utföras automatiskt.
Detta representerar felfri processoptimering, eftersom uppgiften inte bara kan tilldelas anställda med specifika användarrättigheter och slutförandeperioder, kräver digitalt godkännande, utan också automatiskt utlösa ytterligare åtgärder, till exempel e-postaviseringar eller dokumentstatusändringar.
På så sätt kan alla dokumentprocesser kartläggas.
Dokumenthanteringsprogram som PaperOffice DMS passar bäst för dessa uppgifter. Eftersom det är en dokumenthanteringsprogramvara som kan göra mycket mer än bara hantera dokument.
PaperOffice skiljer inte mellan typerna av dokument, oavsett om du behöver hjälp med att hantera kontrakt, inlagor och e-postkorrespondens: tack vare PaperOffice dokumenthanteringssystem digitaliseras dina tidigare processer i företaget , vilket gör dem mer effektiva, transparenta och betydligt mer flexibla.
För oavsett i vilken form dokumenten kommer till företaget, oavsett om det är som pappersdokument, PDF-filer, e-postmeddelanden eller foton, arkiveras de automatiskt och lagras i en säker databas.
Viktiga avtal kan alltså erkännas och sägas upp i god tid eller omförhandlas. Dokumentsläpp med digital signatur och e-postavisering istället för långsam papperspost bidrar osäker e-post till kundlojalitet.
Digital behandling är en viktig grund för att säkerställa en hög servicekvalitet i de kommunala tjänsterna i framtiden
PaperOffice uppfyller de högsta säkerhetsstandarderna , t.ex. auktoriseringshantering eller beviljande av åtkomstauktoriseringar. Användaren definierar de enskilda arbetsstegen exakt som de skulle köras, till exempel "inspelning", "kontroll", "release" och "bokning" av fakturor.
Ansvaret kan inte bara tilldelas enskilda personer utan även användargrupper som "Redovisning" eller "Produktion", så att en kollega kan kliva in omedelbart om en anställd är frånvarande.
OCR-tekniken känner inte bara igen dokumentinnehållet utan också alla skatterelevanta datafält som dokumentnummer, datum, netto, skatt och bruttobelopp. De importerade uppgifterna är tillgängliga för kontroll av utvärderingar, betalningstransaktioner och finansiell redovisning. Detta sparar tröttsamt inmatningsarbete och minskar bokföringsfel.
PaperOffice arkiverar alla dokument som genereras inom logistik och vidarebefordran och all relevant information i enlighet med lagen och på ett revisionssäkert sätt
PaperOffice DMS, i samband med en NAS (Network Attached Storage), möjliggör konstruktion av ett mycket säkert intranät för intern kommunikation och dataöverföring. Detta skapar dubbel säkerhet mot attacker utifrån. Först operativsystemets brandvägg och för det andra krypteringen av PaperOffice DMS. Samtidigt upprättas ett separat moln via NAS, oberoende av tredjepartsleverantörer.
Den omfattande arbetsflödesfunktionen i PaperOffice DMS gör den interna kommunikationen mycket enklare. Termen intern inkluderar även filialer eller utländska platser. När det gäller projektrelaterat arbete visas till exempel alltid aktuell status och samtidigt historiken.
Naturligtvis ingår också en teamrelaterad och privat kalender, där tidsfrister och tidsrelaterade händelser anges.
Dokumentigenkänningen utrustad med en AI ordnar automatiskt alla dokument som ska sparas i rätt mapp och skapar både ett nyckelordsindex och en ändringshistorik. Den interna sökmotorn i PaperOffice DMS hittar varje dokument på bråkdelar av en sekund.
Lösningen: beprövad know-how
Är det inte vettigt att använda hanteringsprogramvara i praktiken direkt? som inte bara uppfyller alla krav, utan också är lätt att lära sig och billigt?
PaperOffice DMS är den beprövade helhetslösningen för digitalt arbete och, med över 20 års marknadserfarenhet, en av de första DMS-pionjärerna.
Viktiga argument för att inkludera PaperOffice DMS i budgetplaneringen. Slutligen övertygar PaperOffice DMS också om att hållbarhet och miljöskydd beaktas. Förr eller senare kommer den fullständiga omvandlingen från analoga dokument till digital form att ske och då kommer den offentliga institutionen, som då redan kommer att använda PaperOffice DMS, att vara väl förberedd.
Med bara ett musklick kan data inklusive arkiveringsplatsen exporteras till din kund, skattekonsult eller vice versa.
Naturligtvis tillåter PaperOffice DMS migrering och integration av befintliga digitala data från befintliga mjukvarulösningar. Samtidigt är PaperOffice DMS gränssnittet mellan analogt och digitalt. Med hjälp av sin skanningsfunktion kan programvaran läsa analoga dokument, planer och foton i systemet och digitalisera dem med hjälp av skannrar, men också inspelningar från mobiltelefoner, varigenom texter konverteras till skrivning med OCR och kan ändras i Office-program. Tidsstämplar och versionshantering säkerställer att det digitala dokumentet motsvarar det analoga originalet.
Logistik- och speditionsföretag måste bearbeta dokument för alla affärstransaktioner. Den ständiga vidareutvecklingen av affärsmodeller skapar ständigt nya utmaningar. Vad de behöver är ett bra dokumenthanteringssystem.
PaperOffice DMS är rätt programvara eftersom den levereras med allt du behöver, till exempel:
- Lagring av handlingar i alla digitala format enligt principerna i GDPR/li>
- Funktioner för att skicka in och skicka in sena dokument igen som kräver åtgärd
- En självlärande datalagringsfunktion med taggning och intern sökmotor
- Automatisk tilldelning av nyligen tillagda dokument till rätt mapp
- Enkel databasskapande och databasanslutning inklusive individuellt anpassningsbar mask
- Automatiskt skapa mallar för repetitiva processer och åtgärder
Revisionskompatibel och säker arkivering: PaperOffice DMS uppfyller tekniskt de juridiska kraven i GoBD, GDPdU och DSGVO
PaperOffice DMS möjliggör anslutning av annan programvara, till exempel en ERP, och naturligtvis överföring av dokument från Microsoft Office via lämpliga gränssnitt. PaperOffice DMS accelererar kommunikationen inom handel och produktion med leverantörer och kunder.
Deadlines och avtalade tider övervakas och åtgärder utlöses automatiskt beroende på önskad inställning. Orderprocesser kan automatiseras och till och med ändringar som planeras för framtiden kan skrivas in på ett sådant sätt att de träder i kraft vid önskad tidpunkt.
Tack vare sina omfattande funktioner kan PaperOffice DMS definitivt klassificeras i det högre segmentet av Enterprise Content Management (ECM).
En ECM omfattar den övergripande hanteringen av allt innehåll i en organisation med motsvarande åtkomsthierarki. PaperOffice DMS kan spara allt innehåll i digital form, ändra innehåll och format och göra det tillgängligt.
PaperOffice DMS har alla funktioner i en ECM och detta i ett utmärkt förhållande mellan pris och prestanda samt en intuitivt lärbar driftsform som gör dyr extern eller intern utbildning onödig. Snarare finns gratis videohandledning tillgängliga för att vänja sig vid de olika menyerna. PaperOffice DMS kan därmed bli den organisatoriska grundbulten i varje företag inom handel och produktion och detta nästan med ljusets hastighet.
Logistik- och speditörer drar nytta av digital dokumenthantering
Med PaperOffice DMS finns det dock betydligt fler möjligheter för logistikföretag, liksom för företag med ansluten logistik eller lagerhållning. Till exempel lagerhantering inklusive en permanent eller en nyckeldatuminventering. Grunden för PaperOffice DMS är länkade användarkonton i nätverket. Datalagringen för dessa användarkonton kombineras i den centrala databasen. Dokumenten kan styras via en AI med olika algoritmer, som kan användas för att utlösa automatiserade processer.
Optimera din arbetstid med upp till 7,5 % jämfört med pappersbaserat arbete tack vare användningen av PaperOffice DMS.
Spara tid på att hitta, dirigera och dela dokument.
Med digitala stämplar kan dokument kompletteras med ytterligare information och till och med styra detaljerade arbetsflöden. I sin tur säkerställer uppgifts- och arbetsflödesfunktionen att tidsfristerna uppfylls och slutförs.
Upplev hur du kan koppla samman informationsflödet mellan produktion och administration genom att digitalisera och automatisera dokument- och affärsprocesser.
PaperOffice DMS kan bli källan för olika data som spelar en särskild roll i frakt. Till exempel specifikationerna för flygfrakt eller sjöfart. I slutändan möjliggör motsvarande integrerade gränssnitt anslutning till andra logistiska mjukvarulösningar, villkorligt också till "ATLAS", det automatiserade tariff- och lokala tullklareringssystemet.
