Automatisering av affärsprocesser inom industri och handel
PaperOffice DMS för tillverkning och handel möjliggör ett smidigt informationsflöde mellan produktion och administration tack vare digitalisering och automatisering av affärsprocesser.
Proffstips
Skriftliga dokument, kontrakt, utkast, forskning, följesedlar och mycket mer ersätts av elektroniska dokument tack vare digitaliseringen och optimerar därmed alla arbetsprocesser maximalt.Med hjälp av dokumenthanteringslösningen sparar och arkiverar du all information på en central plattform på ett revisionssäkert sätt.
Digitalisering inom industri och handel
Som företag inom tillverkning eller produktion samt handel har du många viktiga dokument att hantera:
Fakturor, kontrakt, beställningar, följesedlar och mycket mer. Därför är företag i denna bransch de som drar stor nytta av användningen av lämplig programvara för dokumenthantering.
Så här genereras viktiga dokument varje dag inom industri och handel. Dessa måste alla tilldelas rätt avdelning, kund, objekt, leverans.
Alla dessa dokument måste digitaliseras om de kommer i pappersform, kräver strukturerad arkivering, uppgifts- och arbetsflödestilldelning och måste vara omedelbart tillgängliga på begäran.
Dessutom klassificeras varje dokument efter sin typ och kan tilldelas personer och objekt, som du sedan till och med kan komma åt när du är på språng, oavsett enhet.
Så du har all information och dokument om alla produktioner, objekt, kunder etc. tydligt på ett ställe, nämligen din databas.
Det är mycket viktigt att viktiga tidsfrister uppfylls och rättsliga åtgärder vidtas för att lagra dokument. För att lösa många befintliga administrativa problem inom produktion och handel bör PaperOffice dokumenthanteringssystem implementeras.
Med hjälp av dokumenthanteringslösningen sparar och arkiverar du all information på en central plattform på ett revisionssäkert sätt.
PaperOffice eliminerar alla tidskrävande flaskhalsar och skapar en tydlig överblick över viktiga dokument som kontrakt, fakturor, beställningar, följesedlar genom att hantera dem digitalt i PaperOffice i framtiden.
Att fånga, bearbeta, dela, söka och spåra dina dokument blir mycket enkelt med hjälp av PaperOffice.
Tack vare kontrollerad åtkomst, detaljerade uppgiftslistor samt godkännanden med hjälp av arbetsflöden och tillförlitliga e-postmeddelanden kan anställda slutföra de tilldelade uppgifterna effektivt och behöriga personer kan enkelt godkänna eller neka godkännande.
Digitalisering är det som är allt och allt inom industrin
Med PaperOffice DMS kan dokument digitaliseras inom industri och handel och arkiveras centralt på ett sådant sätt att åtkomst kan göras från vilken dator som helst utan att behöva gå till arkivet eller först undersöka vilken / r kollega som för närvarande bearbetar dokumenten eller mapparna.
PaperOffice DMS digitaliserar inte bara analoga dokument, dokumenthanteringsprogramvaran sparar varje ändring i dokumentet i kronologisk ordning. Originalet förblir opåverkat. Arbetsflödesfunktionen kan till exempel användas för att tilldela vissa aktiviteter under projektarbetet och varje anställd håller en översikt över den aktuella statusen.
Samtidigt kan idéer eller förslag lämnas in utan att behöva sammankalla möten varje gång. De arkiverade dokumenten kan sökas efter med nyckelord eller datum- eller referensnummer och automatiserade mallar kan skapas av AI i PaperOffice DMS.
Den omfattande arbetsflödesfunktionen i PaperOffice DMS gör den interna kommunikationen mycket enklare. Termen intern inkluderar även filialer eller utländska platser. När det gäller projektrelaterat arbete visas till exempel alltid aktuell status och samtidigt historiken. Naturligtvis ingår också en teamrelaterad och privat kalender, där tidsfrister och tidsrelaterade händelser anges.
Egentligen kan de flesta operationer, processer och kommunikativa åtgärder inom industri och handel ske med ljusets hastighet, vilket motsvarar den digitala tidsåldern i det 21: a århundradet.
Om det inte alltid fanns mellanliggande stationer där tryckt papper saktar ner handlingstakten till gångtakt. Detta har kostnader, för att inte tala om miljö- och hållbarhetseffekterna. Med hjälp av lämplig dokumenthanteringsprogramvara som PaperOffice DMS kan många processer i industriella och kommersiella företag inte bara påskyndas utan också göras säkrare, till exempel i samband med industrispionage eller försök till utpressning med hjälp av ransomware.
Dokumenthanteringsprogram som PaperOffice DMS passar bäst för dessa uppgifter. Eftersom det är en dokumenthanteringsprogramvara som kan göra mycket mer än bara hantera dokument.
PaperOffice skiljer inte mellan typerna av dokument, oavsett om du behöver hjälp med att hantera kontrakt, inlagor och e-postkorrespondens: tack vare PaperOffice dokumenthanteringssystem digitaliseras dina tidigare processer i företaget , vilket gör dem mer effektiva, transparenta och betydligt mer flexibla.
För oavsett i vilken form dokumenten kommer till företaget, oavsett om det är som pappersdokument, PDF-filer, e-postmeddelanden eller foton, arkiveras de automatiskt och lagras i en säker databas.
Viktiga avtal kan alltså erkännas och sägas upp i god tid eller omförhandlas. Dokumentsläpp med digital signatur och e-postavisering istället för långsam papperspost bidrar osäker e-post till kundlojalitet.
PaperOffice arkiverar alla dokument som genereras inom industri och handel och all relevant information i enlighet med lagen och på ett revisionssäkert sätt
PaperOffice DMS, i samband med en NAS (Network Attached Storage), möjliggör konstruktion av ett mycket säkert intranät för intern kommunikation och dataöverföring. Detta skapar dubbel säkerhet mot attacker utifrån. Först operativsystemets brandvägg och för det andra krypteringen av PaperOffice DMS. Samtidigt upprättas ett separat moln via NAS, oberoende av tredjepartsleverantörer.
Den omfattande arbetsflödesfunktionen i PaperOffice DMS gör den interna kommunikationen mycket enklare. Termen intern inkluderar även filialer eller utländska platser. När det gäller projektrelaterat arbete visas till exempel alltid aktuell status och samtidigt historiken.
Naturligtvis ingår också en teamrelaterad och privat kalender, där tidsfrister och tidsrelaterade händelser anges.
Dokumentigenkänningen utrustad med en AI ordnar automatiskt alla dokument som ska sparas i rätt mapp och skapar både ett nyckelordsindex och en ändringshistorik. Den interna sökmotorn i PaperOffice DMS hittar varje dokument på bråkdelar av en sekund.
Lösningen: beprövad know-how
Är det inte vettigt att använda hanteringsprogramvara i praktiken direkt? som inte bara uppfyller alla krav, utan också är lätt att lära sig och billigt?
PaperOffice DMS är den beprövade helhetslösningen för digitalt arbete och, med över 20 års marknadserfarenhet, en av de första DMS-pionjärerna.
Digital behandling är en viktig grund för att säkerställa en hög servicekvalitet i de kommunala tjänsterna i framtiden
PaperOffice uppfyller de högsta säkerhetsstandarderna , t.ex. auktoriseringshantering eller beviljande av åtkomstauktoriseringar. Användaren definierar de enskilda arbetsstegen exakt som de skulle köras, till exempel "inspelning", "kontroll", "release" och "bokning" av fakturor.
Ansvaret kan inte bara tilldelas enskilda personer utan även användargrupper som "Redovisning" eller "Produktion", så att en kollega kan kliva in omedelbart om en anställd är frånvarande.
OCR-tekniken känner inte bara igen dokumentinnehållet utan också alla skatterelevanta datafält som dokumentnummer, datum, netto, skatt och bruttobelopp. De importerade uppgifterna är tillgängliga för kontroll av utvärderingar, betalningstransaktioner och finansiell redovisning. Detta sparar tröttsamt inmatningsarbete och minskar bokföringsfel.
Viktiga argument för att inkludera PaperOffice DMS i budgetplaneringen. Slutligen övertygar PaperOffice DMS också om att hållbarhet och miljöskydd beaktas. Förr eller senare kommer den fullständiga omvandlingen från analoga dokument till digital form att ske och då kommer den offentliga institutionen, som då redan kommer att använda PaperOffice DMS, att vara väl förberedd.
Med bara ett musklick kan data inklusive arkiveringsplatsen exporteras till din kund, skattekonsult eller vice versa.
Naturligtvis tillåter PaperOffice DMS migrering och integration av befintliga digitala data från befintliga mjukvarulösningar. Samtidigt är PaperOffice DMS gränssnittet mellan analogt och digitalt. Med hjälp av sin skanningsfunktion kan programvaran läsa analoga dokument, planer och foton i systemet och digitalisera dem med hjälp av skannrar, men också inspelningar från mobiltelefoner, varigenom texter konverteras till skrivning med OCR och kan ändras i Office-program. Tidsstämplar och versionshantering säkerställer att det digitala dokumentet motsvarar det analoga originalet.
Företag från industri och handel måste bearbeta dokument för alla affärstransaktioner. Den ständiga vidareutvecklingen av affärsmodeller skapar ständigt nya utmaningar. Vad de behöver är ett bra dokumenthanteringssystem.
PaperOffice DMS är rätt programvara eftersom den levereras med allt som tillverkningsindustrin behöver, till exempel:
- Lagring av handlingar i alla digitala format enligt principerna i GDPR/li>
- Funktioner för att skicka in och skicka in sena dokument igen som kräver åtgärd
- En självlärande datalagringsfunktion med taggning och intern sökmotor
- Automatisk tilldelning av nyligen tillagda dokument till rätt mapp
- Enkel databasskapande och databasanslutning inklusive individuellt anpassningsbar mask
- Automatiskt skapa mallar för repetitiva processer och åtgärder
Revisionskompatibel och säker arkivering: PaperOffice DMS uppfyller tekniskt de juridiska kraven i GoBD, GDPdU och DSGVO
PaperOffice DMS möjliggör anslutning av annan programvara, till exempel en ERP, och naturligtvis överföring av dokument från Microsoft Office via lämpliga gränssnitt. PaperOffice DMS accelererar kommunikationen inom handel och produktion med leverantörer och kunder.
Deadlines och avtalade tider övervakas och åtgärder utlöses automatiskt beroende på önskad inställning. Orderprocesser kan automatiseras och till och med ändringar som planeras för framtiden kan skrivas in på ett sådant sätt att de träder i kraft vid önskad tidpunkt.
Tack vare sina omfattande funktioner kan PaperOffice DMS definitivt klassificeras i det högre segmentet av Enterprise Content Management (ECM).
En ECM omfattar den övergripande hanteringen av allt innehåll i en organisation med motsvarande åtkomsthierarki. PaperOffice DMS kan spara allt innehåll i digital form, ändra innehåll och format och göra det tillgängligt.
PaperOffice DMS har alla funktioner i en ECM och detta i ett utmärkt förhållande mellan pris och prestanda samt en intuitivt lärbar driftsform som gör dyr extern eller intern utbildning onödig. Snarare finns gratis videohandledning tillgängliga för att vänja sig vid de olika menyerna. PaperOffice DMS kan därmed bli den organisatoriska grundbulten i varje företag inom handel och produktion och detta nästan med ljusets hastighet.
Företag från tillverkningsindustrin och handeln drar nytta av digital dokumenthantering
Dokumenthanteringssystemet möjliggör separat skapande av databaser för varje enskilt område och kan skapa länkar samtidigt. Analoga dokument, till exempel inlämnade fakturor, skannas med PaperOffice DMS och sparas både som ett foto och som konverterad text med OCR-programvara. Alla befintliga data kan visas tydligt och entydigt, varför inga filer behöver bäras med för möten utanför huset. Den AI-styrda databashanteringen skapar mallar från grunddata eller statistiskt användbara listor efter behov.
Samtidigt upprätthålls det nödvändiga dataskyddet genom hierarkisk lösenordshantering och 1024-bitars kryptering.
Optimera din arbetstid med upp till 7,5 % jämfört med pappersbaserat arbete tack vare användningen av PaperOffice DMS.
Spara tid på att hitta, dirigera och dela dokument.
Med digitala stämplar kan dokument kompletteras med ytterligare information och till och med styra detaljerade arbetsflöden. I sin tur säkerställer uppgifts- och arbetsflödesfunktionen att tidsfristerna uppfylls och slutförs.
Upplev hur du kan koppla samman informationsflödet mellan produktion och administration genom att digitalisera och automatisera dokument- och affärsprocesser.
Med PaperOffice accelererar du dina produktionsprocesser såväl som alla avdelningsövergripande arbetsflöden. I tider av allt strängare produktansvarslagar kan du också öka rättssäkerheten i ditt företag med lösningen för dokumenthantering och automatisering av arbetsflöden.
FAQs
Slutligen besvarar vi några fler vanliga frågor om ämnet. "Digitalisering inom industri och handel":
Hur kan anställda komma åt PaperOffice?
På grund av den decentraliserade och moderna programarkitekturen kan PaperOffice användas på nästan vilken enhet som helst - från klassiska datorer till smartphones / surfplattor till tv-apparater.
Vad händer med data om PaperOffice inte finns?
Kommer inte att hända, men för att lugna dig: Du kan exportera dina data NÄR SOM HELST, eftersom PaperOffice är baserat på en öppen databasstruktur kan du komma åt dina data när som helst.
Ämnesdataskydd: Var lagras alla dokument?
PaperOffice kommer att lagra alla dokument internt med kryptering på hög nivå, vilket gör det immunt mot datastöld, till exempel, och överträffar alla GDPR- och GOBD-krav.
Undvik misstag: Spara ALDRIG data i ett moln från tredje part!
Kan PaperOffice anpassas exakt efter specifikationerna?
Ja, PaperOffice kan anpassas till 100 % till den avsedda användningen för att säkerställa sömlös integration i befintliga processer och system. Även programgränssnittet kan utformas fullt ut och anpassas fritt.
Slutsats
PaperOffice DMS stöder industri och handel och erbjuder lämpliga gränssnitt till annan programvara, API-anslutningar och kan utökas när som helst enligt dina önskemål. Programvaran är lätt att lära sig och kan enkelt integreras i vardagen utan att orsaka frånvaro i utbildningssyfte.
PaperOffice DMS rekommenderar att du använder en NAS (nätverksstödd datalagring) med en säkerhetskopieringsfunktion så att viktiga data varken går förlorade eller spioneras på i moln från tredje part.
I slutändan imponerar PaperOffice DMS med ett mycket bra förhållande mellan pris och prestanda och enorm kunskap genom över 20 års praktisk erfarenhet.