Produktutveckling, processer och support Butterfly Engineers S.L.

Varför Butterfly Engineers valde PaperOffice DMS

Butterfly Engineers-företaget är dedikerat till produktutveckling, processteknik och supportteknik, det hanterar en stor mängd dokumentation som behöver digitaliseras, men de viktigaste punkterna för att implementera en DMS som PaperOffice är säkerheten och hastigheten på indexeringen och sökprocessen.

Förutom att de har fullt förtroende för att ett papperslöst digitalt kontor är möjligt.

– Vi jobbar med mycket teknisk information varje dag. Att lagra all information i pappersformat är besvärligt och dyrt för oss. Den framtida sökningen efter det är också mycket tråkigt.
PaperOffice gör det möjligt för oss att enkelt komma åt det var som helst, för att enkelt hitta specifika filer eller dokument och framför allt för att säkerställa deras säkerhet."

Butterfly Engineers är också medvetna om att PaperOffice krypteringsmetod gör det möjligt att skydda de mest känsliga dokumenten från eventuella läckor, spionage eller olyckor. Speciellt när ett företag med dessa egenskaper går igenom standarder och patent och skyddar element som är väsentliga för ett företag.

Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Dessutom blir programvarans operativa detaljer ännu mer attraktiva när du har ett supportteam av högsta kvalitet, som uppfyller alla de strängaste lagliga europeiska direktiven (GDPR, RGPD och GoBD) och krypteringen av filerna är absolut osårbar. Det är också anmärkningsvärt att uppgifterna kan exporteras när som helst av behöriga personer och databasen är tillgänglig för företagets IT-personal och administratörer när som helst.

Byt till automatisering via PaperOffice: mål och schema

För Butterfly Engineers stod det klart att de förr eller senare skulle behöva ställa om till digitalisering för att skapa en konkurrensfördel.

Som ett företag som är mer kopplat till teknisk utveckling än andra branscher, litade Butterfly Engineers på en positiv effekt av en DMS-introduktion och framgångsrik implementering på ett papperslöst kontor.

"Ett dokumenthanteringssystem gör det möjligt för oss att effektivt hantera företagsinformation snabbt och enkelt. I den meningen är PaperOffice ett mycket omfattande och ganska förståeligt system. Det är lätt att använda och tillgängligt för små och medelstora företag som vårt."

Framgångsrik implementering: fördelar med digitalisering med PaperOffice DMS

Tack vare introduktionen av digitaliseringen av PaperOffice kunde företaget:

• Minimera pappersanvändningen
• Spara kostnader och lagringsutrymme
• Automatisera administrativa uppgifter
• Utför processoptimering tack vare mappövervakning
• Säkerställ säker leverans av dokument

Men tack vare digitaliseringen av PaperOffice kunde Butterfly Engineers också:

• Spara tid och resurser
• Säkerställa kontroll och verifiering av administrativa processer
• Aktivera enkel åtkomst till dokument och filer
• Tillgänglighet av dokument för varje auktoriserad anställd
• Möjliggöra säker och långsiktig arkivering av dokument, känsliga uppgifter, patent, branschmanualer eller utveckling

"Datasäkerhet, dokumentdigitalisering och den enkla integrationen av PaperOffice i en industriell miljö gav företaget vad det behövde för att indexera filerna och sökandet efter dokument."

Den enklare och snabbare tillgängligheten av data och dokument förändrar företagets processer i grunden och permanent. Administrativ kunskap är nu organiserad transparent och tillgänglig vid rätt tidpunkt.

Slutresultat

PaperOffice har hittat ett sätt att sätta stopp för ett av de stora problemen som företag för närvarande står inför:

Administration av dokument (dokumenthantering) och processdigitalisering.

Besväret med datavolymen har begränsats för att undanröja administrativa hinder, för att säkerställa att endast behöriga anställda kan komma åt PaperOffice och för att undvika modifiering av dokument eller till och med läckage av teknisk information.

Företaget planerar också att ytterligare utöka detta framgångsrika samarbete, eftersom PaperOffice perfekt uppfyller de alternativ som finns tillgängliga för det.

Tack vare integriteten hos PaperOffice DMS hittas snabbt tekniska blad, planer, data, fakturor och skisser - detta gör det möjligt för företaget Butterfly Engineers att hitta projektdata inom några sekunder och hjälpa sina kunder med stor noggrannhet.