Produktutveckling, processer och support Butterfly Engineers S.L.
Antonio Jesús Sánchez, VD och produkt- och processingenjör på Butterfly Engineers S.L.
Startposition
Ett företag som uteslutande ägnar sig åt produktutveckling, processteknik och är involverat i alla tillverkningsfaser - från den första idén till slutprodukten - översvämmas av filer och dokumentation, såsom tekniska datablad, kunddata, beräkningar och planer varje dag.< /p>
Projektinformation, som tar upp mer och mer lagringsutrymme genom åren och inte längre är lätt att hitta, särskilt på administrativa kontor, blir gradvis dödlig.
Företagets mål var att digitalisera befintliga pappersdokument, införa processoptimering och arbetsflödeskontroll över alla inkommande och utgående dokument, automatisera en stor del av processerna i bakgrunden och därmed optimera processen.
Befintliga problem och uppgifter
Tidigare lagrades information endast i pappersform, till exempel design och planering eller specifikationer för en produkt eller produktutveckling, men idag finns det en mängd olika informationskällor och dokument i många organisationer: e-post, formulär, skisser är lika mycket en del av det som elektroniska fakturor och papperskvitton, brevpost, följesedlar, avtal m.m.
Tack och lov, tack vare den pågående IT-utvecklingen, är denna typ av arbete nu digitalt driven. Många processteg blir nu en del av en 100% digital och automatiserad praxis, vilket Industri 4.0 bekräftar.
Papper är dock ofta oumbärligt när det gäller ritningar eller idéer på frihand, samt administration, fakturor eller kundinformation.
Förutom design och tillverkning måste Butterfly Engineers specialister också skapa dokumentation som monteringsmanualer, säkerhetsinstruktioner och teknisk dokumentation för att studera genomförbarheten av projekt.
Smidighet och snabbhet i hanteringen av sina filer är grundläggande i moderna företag, och ännu mer när uppföljningen av projekt, analysen av deras kostnader eller de olika studierna som gör dem lönsamma beror på denna dokumentation.
Därför var målet med Butterfly Engineers att anpassa sig till branschen och att kunna agera digitalt som ett industriföretag 4.0.
"Vi hade undvikbara lagringskostnader genom att lagra dokument i mappar. Dessutom var sökandet efter dokument tidskrävande",
Parlamentet påminner om Antonio Jesús Sánchez, verkställande direktör och processingenjör på Butterfly Engineers.
Varför Butterfly Engineers valde PaperOffice DMS
Butterfly Engineers-företaget är dedikerat till produktutveckling, processteknik och supportteknik, det hanterar en stor mängd dokumentation som behöver digitaliseras, men de viktigaste punkterna för att implementera en DMS som PaperOffice är säkerheten och hastigheten på indexeringen och sökprocessen.
Förutom att de har fullt förtroende för att ett papperslöst digitalt kontor är möjligt.
– Vi jobbar med mycket teknisk information varje dag. Att lagra all information i pappersformat är besvärligt och dyrt för oss. Den framtida sökningen efter det är också mycket tråkigt.
PaperOffice gör det möjligt för oss att enkelt komma åt det var som helst, för att enkelt hitta specifika filer eller dokument och framför allt för att säkerställa deras säkerhet."
Butterfly Engineers är också medvetna om att PaperOffice krypteringsmetod gör det möjligt att skydda de mest känsliga dokumenten från eventuella läckor, spionage eller olyckor. Speciellt när ett företag med dessa egenskaper går igenom standarder och patent och skyddar element som är väsentliga för ett företag.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
Dessutom blir programvarans operativa detaljer ännu mer attraktiva när du har ett supportteam av högsta kvalitet, som uppfyller alla de strängaste lagliga europeiska direktiven (GDPR, RGPD och GoBD) och krypteringen av filerna är absolut osårbar. Det är också anmärkningsvärt att uppgifterna kan exporteras när som helst av behöriga personer och databasen är tillgänglig för företagets IT-personal och administratörer när som helst.
Byt till automatisering via PaperOffice: mål och schema
För Butterfly Engineers stod det klart att de förr eller senare skulle behöva ställa om till digitalisering för att skapa en konkurrensfördel.
Som ett företag som är mer kopplat till teknisk utveckling än andra branscher, litade Butterfly Engineers på en positiv effekt av en DMS-introduktion och framgångsrik implementering på ett papperslöst kontor.
"Ett dokumenthanteringssystem gör det möjligt för oss att effektivt hantera företagsinformation snabbt och enkelt. I den meningen är PaperOffice ett mycket omfattande och ganska förståeligt system. Det är lätt att använda och tillgängligt för små och medelstora företag som vårt."
Framgångsrik implementering: fördelar med digitalisering med PaperOffice DMS
Tack vare introduktionen av digitaliseringen av PaperOffice kunde företaget:
- Minimera pappersanvändningen
- Spara kostnader och lagringsutrymme
- Automatisera administrativa uppgifter
- Utför processoptimering tack vare mappövervakning
- Säkerställ säker leverans av dokument
Men tack vare digitaliseringen av PaperOffice kunde Butterfly Engineers också:
- Spara tid och resurser
- Säkerställa kontroll och verifiering av administrativa processer
- Aktivera enkel åtkomst till dokument och filer
- Tillgänglighet av dokument för varje auktoriserad anställd
- Möjliggöra säker och långsiktig arkivering av dokument, känsliga uppgifter, patent, branschmanualer eller utveckling
"Datasäkerhet, dokumentdigitalisering och den enkla integrationen av PaperOffice i en industriell miljö gav företaget vad det behövde för att indexera filerna och sökandet efter dokument."
Den enklare och snabbare tillgängligheten av data och dokument förändrar företagets processer i grunden och permanent. Administrativ kunskap är nu organiserad transparent och tillgänglig vid rätt tidpunkt.
Slutresultat
PaperOffice har hittat ett sätt att sätta stopp för ett av de stora problemen som företag för närvarande står inför:
Administration av dokument (dokumenthantering) och processdigitalisering.
Besväret med datavolymen har begränsats för att undanröja administrativa hinder, för att säkerställa att endast behöriga anställda kan komma åt PaperOffice och för att undvika modifiering av dokument eller till och med läckage av teknisk information.
Företaget planerar också att ytterligare utöka detta framgångsrika samarbete, eftersom PaperOffice perfekt uppfyller de alternativ som finns tillgängliga för det.
Tack vare integriteten hos PaperOffice DMS hittas snabbt tekniska blad, planer, data, fakturor och skisser - detta gör det möjligt för företaget Butterfly Engineers att hitta projektdata inom några sekunder och hjälpa sina kunder med stor noggrannhet.
