Gemenskap
Fastighetsförvaltning
El Guijo
Alejandro Campos, IT-specialist och projektledare på fastighetsförvaltningen El Guijo
Startposition
Som en gemenskap inom fastighetsförvaltning har El Guijo många viktiga dokument att hantera: hyreskontrakt, räkningar, byggfiler, turneringsregistreringar, affärsdokument, meddelanden och mycket mer.
Tyvärr har fastighetsförvaltningen hittills inte gynnats nämnvärt av användningen av lämplig programvara för dokumenthantering, eftersom ingen lämplig lösning hittills har hittats, även om fastighetsförvaltare är de som har stor nytta av användningen av lämplig programvara för dokumenthantering.
För att lösa många befintliga administrativa problem inom fastighetsförvaltning beslutades att implementera ett dokumenthanteringssystem.
Målet med El Guijo var att digitalisera befintliga pappersdokument, införa processoptimering och arbetsflödeskontroll över alla inkommande och utgående dokument, automatisera en stor del av processerna i bakgrunden och därmed optimera fastighetsförvaltningsprocessen.
Befintligt problem
Fastighetsförvaltaren var tvungen att samla in viktiga dokument dagligen. Dessa måste alla tilldelas rätt bostadsfastighet, ägare, hyresgäst, hyresvärd. Men det dagliga arbetet i samhället präglades också av ineffektivitet:
"Vi hade undvikbara lagringskostnader genom att arkivera dokument i mappar. Dessutom var sökandet efter handlingar tidskrävande och innebar ofta ett besök i arkivet",
Påminner om Alejandro Campos, IT-specialisten i El Guijo-samhället.
Således överstiger det totala genomsnittet av grannarna ibland 2500 invånare, med mer frekventa toppar under sommar- och semesterperioderna. Som ett resultat kunde sex anställda som konsulter och en fast chef på kontoret samt outsourcad trädgårdsskötsel och administrativ personal inte klara av informationsöverbelastningen.
Innan ett dokumenthanteringssystem implementerades var hela systemet pappersbaserat. Dokument som lämnats in av ägare, loggar och bevis på underhållsarbete, klagomål överlämnades till administrationen och lagrades sedan i massor i mappar.
Under digitaliseringen ser fastighetsförvaltare som El Guijo varandra varje dag med otaliga hyresförfrågningar, klagomål och andra bekymmer som nu också via e-post konfronteras. Denna flod av e-postmeddelanden kan dock knappast hanteras manuellt.
Konsekvenserna var långdragna handläggningstider och ineffektivitet i bearbetningen, hämtningen och vidarebefordran av nödvändig dokumentation. Följaktligen gick samhället på jakt efter digital dokumenthantering.
"Vi har precis flyttat arbetet framåt och nu har vi ett försprång."
Alejandro Campos, IT-specialist, egenföretagare för El Guijo-samhället letade efter en lösning på detta och alla fastighetsförvaltningsproblem. Det var också tänkt att digitalisera alla kommunens administrativa uppgifter, som tidigare i stort sett var analoga.
Varför el Guijo kommun valde PaperOffice DMS
De viktigaste urvalskriterierna var tillförlitlighet, tillgänglighet och säkerhet, eftersom de hanterade dokumenten involverade konfidentiellt innehåll, såsom personliga dokument, samt fakturor, som måste skyddas mot obehörig åtkomst genom åtkomstbehörigheter och släppnivåer .
Olika molnleverantörer eller open source-lösningar övervägdes inte på grund av dataskyddsbestämmelserna i kommunen, eftersom säkerheten för personuppgifter GDPR och långsiktig investeringssäkerhet inte kunde garanteras.
Eftersom PaperOffice DMS inte är en molnapplikation och lagrar all data i en central databas, som nu finns på en dedikerad server, beslutades det slutligen att testa det nödvändiga scenariot med ett test.
"Redan vid det första mötet med PaperOffice märker du 20 års PaperOffice-erfarenhet inom dokumenthantering."
PaperOffice överträffar alla dokumentstandarder och juridiska riktlinjer, särskilt på grund av den mycket krypterade dokumentlagringen direkt på den dedikerade servern och inte i ett moln.
Behovet av att använda ett dokumenthanteringssystem som har kompatibel versionskontroll och revisionssäker versionshantering är tydligare än någonsin.
En enorm anledning till beslutet var stödets tillgänglighet och kompetens, eftersom mycket dåliga erfarenheter med andra leverantörer har gjorts tidigare.
I synnerhet för att säkerställa tillförlitlighet och för att simulera verkliga problem kontaktades PaperOffice-supporten flera gånger för att bedöma om tidsfristerna uppfylldes och hur kvaliteten på supporten var. Här ligger PaperOffice före alla andra tillverkare.
Byt till automatisering via PaperOffice. Mål och timing
Med den innovativa dokumenthanteringslösningen från PaperOffice har El Guijo kommun beslutat att automatisera de flesta av de dagliga uppgifterna och dokumentationen.
Så det beslutades att skanna de dokument som redan fanns i pappersform och att arkivera dem digitalt i PaperOffice. Efter att dessa finns tillgängliga i digital form kan även ytterligare administrativa processer inom samhällsnätverket lösas digitalt.
Processoptimeringen startades. Från och med nu kommer dokument att utformas digitalt genom att undvika papper så mycket som möjligt. Möten, protokoll, inkommande post, utgående fakturor och anteckningar skapade direkt i PaperOffice. Uppgifter och arbetsflöden implementeras digitalt.
Med dokumenthanteringssystemet kan alla viktiga bevis enkelt skickas in - och naturligtvis GDPR-kompatibla. En lång väntan och vägen till postkontoret eliminerades.
Konverteringen gick mycket bra från den första presentationen av programvaran av PaperOffice till pågående drift:
"Även efter produktdemon var vi mycket glada över PaperOffice. Vi såg omedelbart mervärdet och nästan tre veckor senare på ett ägarmöte röstades resolutionen om användningen av PaperOffice i samhället till 100% om.
Fördelar genom digitalisering med PaperOffice
Under tiden lagras alla digitaliserade hyreskontrakt, korrespondens, loggar, planer, försäkringsdokument etc. i PaperOffice. Detta är ett stort mervärde för våra ägare och hyresgäster, säger Campos från El Guijo-administrationen. Detta är en av anledningarna till att Campos är säker:
"Fastighetsförvaltningsbranschens framtid ligger helt enkelt i digitaliseringen."
Tack vare introduktionen av digitaliseringen av PaperOffice DMS har El Guijo-gemenskapen redan kunnat:
- Spara tid och resurser
- Förenkla dokumentåtkomsten
- Säkerställ tillgängligheten av dokument för varje auktoriserad anställd
Den nu enklare och snabbare tillgängligheten av data och dokument förändrar samhällets processer i grunden och på ett hållbart sätt. Administrativ kunskap är nu organiserad transparent och tillgänglig vid rätt tidpunkt.
"Datasäkerhet, automatiserade arbetsflöden, dokumentdigitalisering och det enkla att integrera PaperOffice DMS i en administrativ miljö levererade vad denna gemenskap behövde för att påskynda pappersprocesser och få utrymme i sina beroenden."
Var och en med sina specifikationer och särdrag, som i allmänhet inkluderar kontroll och verifiering av administrativ verksamhet, eliminering av papper, indexering av alla typer av dokument relaterade till interna order, automatisering och metodik, säkerhet (GoBD, GDPR och dataskydd), optimering och övervakning av processer, vilket gör det lättare att skicka filer till användare (ägare i det här fallet) och, naturligtvis sparar utrymme i administrativa kontor.
Detta samarbetsavtal gjordes på grund av den stora mängden register och inspelningar som innehas av samhället och för att säkerställa att en metod för att organisera all dokumentation upprättas för alla invånare och administratörer i samhället.
Slutresultat
PaperOffice har skapat en lösning på aktuella samhällsproblem genom att eliminera datamängden, effektivisera administrativa hinder och se till att endast behöriga anställda har tillgång till PaperOffice för att förhindra dokumentändring eller till och med potentiell förskingring av medel undvika.
Tack vare integrationen av PaperOffice dokumenthanteringssystem kan communityn nu hitta dokumenten och deras omfattande information på bara några sekunder och slutföra andra uppgifter och arbetsflöden.
Dessutom kan förvaltningen reagera snabbare och mer målinriktat på förfrågningar, brev och feedback från invånarna: Detta underlättar det dagliga arbetet mycket.
Om El Guijo-gemenskapen
El Guijo är en urbanisering / samhälle som ligger i nordvästra delen av kommunen Galapagar bredvid väg M-510, bara 40 minuters bilresa från centrala Madrid via A-6.
En privilegierad plats i Sierra de Guadarrama, belägen i en befolkningsförbindelse nära Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial och Galapagar själv, samt nära Valmayor-reservoaren och gränsen till den autonoma regionen Castilla y León.
Byggandet av urbaniseringen började på 1970-talet och grundades 1977 genom stadga som ett grannskapssamhälle. Den har en yta på nästan 140 000 kvadratmeter med totalt 1 104 tomter mellan stugor, lägenheter, samhällsbyggnader (flera idrottsplatser, tre pooler, sociala klubbar och administrativa kontor) och tre barnparker: ungefär hälften av landet är anlagda områden med en stor naturlig mångfald.
Det totala genomsnittet överstiger 2 500 enheter, med mer frekventa toppar under sommar- och semesterperioder. Dessutom har urbaniseringen sex vaktmästare, en administrativ och tre underhållsanställda (fast anställda) samt outsourcad trädgårdsskötsel och administrativ personal.
