Automatisering av affärsprocesser inom fastighetsförvaltning och fastighetsförvaltning
PaperOffice DMS för fastighetsförvaltning och fastighetsförvaltare möjliggör effektiv hantering av elektronisk arkivering av hyresgäst- och fastighetsunderlag och snabb behandling av förfrågningar och är förutsättningen för ditt företags effektivitet och framgång.
Proffstips
Viktiga dokument i befintlig pappersform, såsom hyreskontrakt, räkningar, byggfiler, händelser, kommersiella dokument, meddelanden ersätts av elektroniska dokument tack vare digitalisering och optimerar därmed alla arbetsprocesser maximalt.Information om alla byggnader, affärspartners, hyresgäster etc. är tillgänglig omedelbart tillgänglig på begäran tack vare PaperOffice DMS.
Digitalisering inom fastighetsförvaltning och fastighetsförvaltning
Inom fastighetsförvaltning och fastighetsförvaltning finns ett stort antal olika dokument som behöver hanteras:
Hyreskontrakt, kompletterande kostnadsredovisningar, byggfiler, evenemang, affärsdokument, anmälningar och mycket mer. Därför är fastighetsförvaltare och fastighetsbolag de som drar stor nytta av användningen av lämplig dokumenthanteringsprogramvara.
Viktiga dokument genereras varje dag av fastighetsförvaltare. Dessa måste alla tilldelas rätt bostadsfastighet, hyresgäst, hyresvärd, egendom.
Alla dessa dokument måste digitaliseras om de kommer i pappersform, kräver strukturerad arkivering, uppgifts- och arbetsflödestilldelning och måste vara omedelbart tillgängliga på begäran.
Dessutom klassificeras varje dokument efter sin typ och kan tilldelas personer och objekt, som du sedan till och med kan komma åt när du är på språng, oavsett enhet. Du har all information och dokument om alla byggnader, affärspartners, hyresgäster etc. tydligt på ett ställe, nämligen din databas.
Det är mycket viktigt att viktiga tidsfrister uppfylls och rättsliga åtgärder vidtas för att lagra dokument.
För att lösa många befintliga administrativa problem inom fastighetsförvaltning bör Dokumenthanteringssystemet PaperOffice implementeras.
PaperOffice DMS ger dig en tydlig struktur i dina dokument och hjälper dig att hantera informationsfloden.
PaperOffice eliminerar alla tidskrävande flaskhalsar och skapar en tydlig överblick över viktiga dokument som kontrakt eller brev genom att hantera dem digitalt i PaperOffice i framtiden.
Du kan också dra nytta av digitala administrativa uppgifter och hålla ett öga på alla hyres- och servicekontrakt, officiell korrespondens, som läggs på nytt eller tilldelas anställda genom uppgiftstilldelning.
Automatisera dina affärsprocesser
Inget annat land i EU har fler invånare än Tyskland och med 234 personer per kvadratkilometer har det den tredje högsta befolkningstätheten i Europa efter Nederländerna och Belgien, med undantag för Monaco. Cirka 37 miljoner byggnader är spridda över ett område på 357 588 kvadratkilometer. Lite mer än hälften av fastigheterna används som bostadsyta, alla andra fastigheter används kommersiellt eller offentligt. Uppskattningsvis 8 miljoner fastigheter förvaltas av fastighetsförvaltare eller fastighetsförvaltare.
Bakom det imponerande antalet 8 miljoner förvaltade objekt finns en betydande mängd underhållsarbeten, som inte bara är resultatet av de aktiviteter som krävs för att hålla byggnaden i drift, utan också av de bestämmelser, förordningar och lagar som är nya nästan varje år. Fastigheter i Tyskland är delvis föremål för statlig lag och delvis federal lag. Men listan över saker som ingår i den dagliga verksamheten inom fastighetsförvaltning är förvånansvärt omfattande, till exempel:
- Hyra
- Hyreskontrakt
- Utdrag av serviceavgift
- Inkasso
- Insättningshantering
- Hantering av hyresintäkter
- Sälj / köp
- Renovering
- Renovering
- Reparationer
- Underhåll av anläggningar
- Fastighetsunderhåll
- Vinterservice
- Uppvärmning / El / Vatten / Avfall
- Skattelag
- Försäkring
- Fastighetsregister
Bakom varje enskild term i denna lista finns ofta ett stort antal mycket olika processer. Naturligtvis finns det fastighetsförvaltningsföretag som endast är begränsade till ett område, till exempel exklusiv förvaltning av hyresfastigheter eller rent köp och försäljning eller förvaltning av egendom som ägs av en ägargemenskap. Men oavsett vilket segment är uppgifterna så olika att varje fastighetsförvaltare behöver effektiv dokumenthantering.
Det är PaperOffice DMS, en dokumenthanteringsprogramvara som kan göra mycket mer än bara hantera dokument.
Men vad betyder effektivt för fastighetsförvaltare?
Den största sektorn av de 8 miljoner fastigheter som nämns ovan är hyreslägenheter, följt av kontorslokaler. Detta innebär att det, beroende på typ, finns fasta kostnader som måste betalas kvartalsvis, halvårsvis eller årligen. Inkomst, å andra sidan, är vanligtvis månadsvis. Beroende på vilket lager som hanteras innebär detta att man upprätthåller hundratals till tusentals konton, som alla har specifika tidsfrister och kräver ytterligare administration när extraordinära förändringar inträffar. Dessutom finns det en korrekt redovisning av intäkter och utgifter.
Extraordinära händelser inkluderar till exempel hyres efterskott. Poängen här är att beräkna räntan tills betalningen görs, men också att följa preskriptionstider och vidta lämpliga åtgärder.
- Förvaltningen kan också innehålla planer som visar tomtområden i skala och vid behov ställs till byggföretags förfogande för renoveringar eller renoveringar.
- Bevis på korrekt investering av insättningsmedel kräver också korrekt redovisning och presentation hela tiden.
- Skriv in ändringar i hyresrätten eller jordförvärv i god tid och var därmed beredd på den tidpunkt då de träder i kraft.
Det här är bara fyra exempel på vad ett bra dokumenthanteringssystem kan göra, till exempel PaperOffice DMS.
PaperOffice skiljer inte mellan olika typer av dokument, oavsett om du behöver hjälp med att hantera avtal, inlagor och e-postkorrespondens: tack vare PaperOffice dokumenthanteringssystem digitaliserades dina tidigare processer i ditt företag, vilket gjorde dem mer effektiva, transparenta och betydligt mer flexibla.
För oavsett i vilken form dokumenten kommer till företaget, oavsett om det är som pappersdokument, PDF-filer, e-postmeddelanden eller foton, arkiveras de automatiskt och lagras i en säker databas.
Viktiga avtal kan alltså erkännas och sägas upp i god tid eller omförhandlas. Dokumentsläpp med digital signatur och e-postavisering istället för långsam papperspost bidrar osäker e-post till kundlojalitet.
Det grundläggande ramverket för digital transformation inom fastighetsförvaltning och fastigheter
Tack vare den integrerade AI:n utlöses automatiska regler. Denna AI sorterar automatiskt dokumenten i mappar som "Faktura" och "Leveransanteckningar", lagrar lämpliga nyckelord och utlöser det digitala arbetsflödet som lagras för respektive dokumenttyp.
PaperOffice uppfyller de högsta säkerhetsstandarderna , t.ex. auktoriseringshantering eller beviljande av åtkomstauktoriseringar. Användaren definierar de enskilda arbetsstegen exakt som de skulle köras, till exempel "inspelning", "kontroll", "release" och "bokning" av fakturor.
Ansvaret kan inte bara tilldelas enskilda personer utan även användargrupper som "Redovisning" eller "Produktion", så att en kollega kan kliva in omedelbart om en anställd är frånvarande.
OCR-tekniken känner inte bara igen dokumentinnehållet utan också alla skatterelevanta datafält som dokumentnummer, datum, netto, skatt och bruttobelopp. De importerade uppgifterna är tillgängliga för kontroll av utvärderingar, betalningstransaktioner och finansiell redovisning. Detta sparar tröttsamt inmatningsarbete och minskar bokföringsfel.
Med bara ett musklick kan data inklusive arkiveringsplatsen exporteras till din kund, skattekonsult eller vice versa.
Lösningen: beprövad know-how
Är det inte vettigt att använda hanteringsprogramvara i praktiken direkt? som inte bara uppfyller alla krav, utan också är lätt att lära sig och billigt?
PaperOffice DMS är den beprövade helhetslösningen för digitalt arbete och, med över 20 års marknadserfarenhet, en av de första DMS-pionjärerna.
Arbetsflödeslösningar och AI-integritet – ALL-IN-ONE-lösningen med PaperOffice DMS
Företag inom fastighetsförvaltning och fastighetsförvaltare måste behandla dokument i alla affärstransaktioner. Den ständiga vidareutvecklingen av affärsmodeller skapar ständigt nya utmaningar. Vad de behöver är ett bra dokumenthanteringssystem.
PaperOffice DMS är rätt programvara eftersom den har allt som möbel- och tillverkningsindustrin behöver, till exempel:
- Lagring av handlingar i alla digitala format enligt principerna i GDPR/li>
- Funktioner för att skicka in och skicka in sena dokument igen som kräver åtgärd
- En självlärande datalagringsfunktion med taggning och intern sökmotor
- Automatisk tilldelning av nyligen tillagda dokument till rätt mapp
- Enkel databasskapande och databasanslutning inklusive individuellt anpassningsbar mask
- Automatiskt skapa mallar för repetitiva processer och åtgärder
Revisionskompatibel och säker arkivering: PaperOffice DMS uppfyller tekniskt de juridiska kraven i GoBD, GDPdU och DSGVO
Arbetsflödesfunktionen PaperOffice förenklar kommunikationen. Den processorienterade dokumenthanteringen säkerställer att dessa dokument förblir uppdaterade med liten ansträngning. Med PaperOffice DMS kan du enkelt ta hänsyn till tillämpliga lagrings- och raderingsperioder . Digitala arbetsflöden integreras i affärsprocesserna, vilket säkerställer överensstämmelse med de väsentliga processte stegen och därmed efterlevnad.
PaperOffice stöder detta med en omfattande uppgifts- och arbetsflödesmodul.
På detta sätt kan vissa processkedjor skapas och befintliga operativa processer kan definieras på elektroniska dokument och delvis utföras automatiskt.
Detta representerar felfri processoptimering, eftersom uppgiften inte bara kan tilldelas anställda med specifika användarrättigheter och slutförandeperioder, kräver digital publicering utan också automatiskt utlösa ytterligare åtgärder, till exempel e-postaviseringar eller dokumentstatusändringar.
På detta sätt kan relevanta metadata också lagras efter arkiveringsprocessen för dokument. Förutom dokumenttypen kan arkiveringsperioden och tillhörande kundinformation anges.
Möbelindustrin och produktionsbranschen drar nytta av digital dokumenthantering
Dokumenthanteringssystemet möjliggör separat skapande av databaser för varje enskilt område och kan skapa länkar samtidigt. Analoga dokument, till exempel inlämnade hantverkarfakturor, skannas med PaperOffice DMS och sparas både som foto och som konverterad text med OCR-programvara. Alla befintliga uppgifter, till exempel om en hyresgäst, kan visas tydligt och entydigt, varför inga filer behöver tas med för möten utanför huset. Den AI-styrda databashanteringen skapar mallar från grunddata eller statistiskt användbara listor efter behov.
Samtidigt upprätthålls det nödvändiga dataskyddet genom hierarkisk lösenordshantering och 1024-bitars kryptering.
Optimera din arbetstid med upp till 7,5 % jämfört med pappersbaserat arbete tack vare användningen av PaperOffice DMS.
Spara tid på att hitta, dirigera och dela dokument.
Med digitala stämplar kan dokument kompletteras med ytterligare information och till och med styra detaljerade arbetsflöden. I sin tur säkerställer uppgifts- och arbetsflödesfunktionen att tidsfristerna uppfylls och slutförs.
Det utmärkta förhållandet mellan pris och prestanda för PaperOffice DMS samt den enkla implementeringen i befintliga Microsoft-operativsystem och den intuitiva lärbarheten gör programvaran till en oumbärlig hjälpare i varje hus eller fastighetsförvaltning på kort tid, oavsett hur stor inventeringen som ska hanteras är.
FAQs
Slutligen besvarar vi några fler vanliga frågor om ämnet. "Digitalisering inom fastighetsförvaltning och fastighetsförvaltning":
Hur kan anställda komma åt PaperOffice?
På grund av den decentraliserade och moderna programarkitekturen kan PaperOffice användas på nästan vilken enhet som helst - från klassiska datorer till smartphones / surfplattor till tv-apparater.
Vad händer med data om PaperOffice inte finns?
Kommer inte att hända, men för att lugna dig: Du kan exportera dina data NÄR SOM HELST, eftersom PaperOffice är baserat på en öppen databasstruktur kan du komma åt dina data när som helst.
Ämnesdataskydd: Var lagras alla dokument?
PaperOffice kommer att lagra alla dokument internt med kryptering på hög nivå, vilket gör det immunt mot datastöld, till exempel, och överträffar alla GDPR- och GOBD-krav.
Undvik misstag: Spara ALDRIG data i ett moln från tredje part!
Kan PaperOffice anpassas exakt efter specifikationerna?
Ja, PaperOffice kan anpassas till 100 % till den avsedda användningen för att säkerställa sömlös integration i befintliga processer och system. Även programgränssnittet kan utformas fullt ut och anpassas fritt.
Slutsats
PaperOffice DMS stöder fastighetsförvaltning och fastighetsförvaltning och erbjuder lämpliga gränssnitt till annan programvara, API-anslutningar och kan utökas när som helst enligt dina önskemål. Programvaran är lätt att lära sig och kan enkelt integreras i vardagen utan att orsaka frånvaro i utbildningssyfte.
PaperOffice DMS rekommenderar att du använder en NAS (nätverksstödd datalagring) med en säkerhetskopieringsfunktion så att viktiga data varken går förlorade eller spioneras på i moln från tredje part.
I slutändan imponerar PaperOffice DMS med ett mycket bra förhållande mellan pris och prestanda och enorm kunskap genom över 20 års praktisk erfarenhet.