Automatisering av affärsprocesser inom byggbranschen
PaperOffice DMS för byggföretag möjliggör ett smidigt informationsflöde mellan avdelningar tack vare digitalisering och automatisering av affärsprocesser.
Proffstips
Skriftliga dokument, kontrakt, utkast, forskning, följesedlar och mycket mer ersätts av elektroniska dokument tack vare digitaliseringen och optimerar därmed alla arbetsprocesser maximalt.Den integrerade AI:n gör det möjligt att till stor del automatisera affärsprocesser, vilket påskyndar dina processer och ökar framgången och tillfredsställelsen.
Digitalisering i byggbranschen
Byggföretag, företag, fastighetsutvecklare, projektledare, ingenjörer och projektutvecklare drar stor nytta av användningen av lämplig datahantering.
Byggföretag genererar viktiga dokument dagligen: byggloggar, fotodokumentation, kvitton, fakturor, ritningar, följesedlar, briefs och mycket mer.
Alla dessa dokument måste digitaliseras om de kommer i pappersform, kräver strukturerad arkivering, uppgifts- och arbetsflödestilldelning och måste vara omedelbart tillgängliga på begäran.
Den bästa lösningen är att använda väl genomtänkt dokumenthanteringsprogramvara som PaperOffice DMS.
I byggbranschen finns det ofta projektbaserade processer. I vart och ett av dessa projekt finns en stor mängd olika uppgifter, inklusive filer och dokument, som kan hanteras centralt av ett lämpligt DMS som PaperOffice.
PaperOffice DMS som en lösning för byggbranschen gör att du kan göra en live sökordssökning genom dina projekt, kunddata och dokument. Tack vare integrationen av PaperOffice DMS i byggföretaget kan du få poäng över tävlingen med automatisering av dina processer genom digitala arbetsflöden eller automatisk arkivering av alla projektrelaterade dokument, regelhantering, tillägg av uppgifter.
Hur blir jag papperslös i byggbranschen?
PaperOffice eliminerar alla tidskrävande flaskhalsar och skapar en tydlig överblick över viktiga dokument som kontrakt, fakturor, beställningar, följesedlar genom att hantera dem digitalt i PaperOffice i framtiden.
Att fånga, bearbeta, dela, söka och spåra dina dokument blir mycket enkelt med hjälp av PaperOffice.
Tack vare kontrollerad åtkomst, detaljerade uppgiftslistor samt utfärdande av godkännanden med hjälp av arbetsflöden och tillförlitliga e-postmeddelanden kan anställda effektivt slutföra de tilldelade uppgifterna och behöriga personer kan enkelt godkänna dem eller neka frisläppande.
Med PaperOffice DMS-programvarulösningen går inga fler dokument förlorade. Och oavsett var du är kan du komma åt viktiga dokument på några sekunder.
Självklart arbetar du alltid med våra system i enlighet med lagen och helt revisionssäkert.
Processorienterad dokumenthantering
Den processorienterade dokumenthanteringen säkerställer att dessa dokument förblir uppdaterade med liten ansträngning. PaperOffice stöder dig här med en omfattande uppgifts- och arbetsflödesmodul.
På detta sätt kan vissa processkedjor skapas och befintliga operativa processer kan definieras på elektroniska dokument och delvis utföras automatiskt.
Detta representerar felfri processoptimering, eftersom uppgiften inte bara kan tilldelas anställda med specifika användarrättigheter och slutförandeperioder, kräver digital frisättning utan också automatiskt utlöser ytterligare åtgärder, till exempel e-postmeddelanden eller dokumentstatusändringar .
På så sätt kan alla dokumentprocesser kartläggas.
Förutom en hel rad andra fördelar är PaperOffice DMS det perfekta verktyget för att styra de olika konstruktionsfaserna.
Varje dokument, från fakturan till ett paket skruvar från järnaffären till de olika byggplanerna, kan sparas i rätt kronologisk ordning och hämtas efter behov.
Versioningen är viktig här. Till exempel den ursprungliga byggplanen, den senare modifierade byggplanen etc. PaperOffice DMS tillåter också lagring av handskrivna poster och fotografier av byggstatus. Med PaperOffice DMS är en komplett dokumentation av alla processer och incidenter under konstruktionen möjlig. Från första spadtaget till överlämnandet av nycklarna. Och allt detta med minimal ansträngning.
Dokumenthanteringsprogram som PaperOffice DMS passar bäst för dessa uppgifter. Eftersom det är en dokumenthanteringsprogramvara som kan göra mycket mer än bara hantera dokument.
PaperOffice skiljer inte mellan typerna av dokument, oavsett om du behöver hjälp med att hantera kontrakt, inlagor och e-postkorrespondens: tack vare PaperOffice dokumenthanteringssystem digitaliseras dina tidigare processer i företaget, vilket gör dem mer effektiva och transparenta och görs mycket mer flexibla.
För oavsett vilken form dokumenten kommer till företaget, oavsett om det är som pappersdokument, PDF-filer, e-postmeddelanden eller foton, arkiveras de automatiskt och lagras i en säker databas.
Viktiga avtal kan alltså erkännas och sägas upp i god tid eller omförhandlas. Dokumentsläpp med digital signatur och e-postavisering istället för långsam papperspost bidrar osäker e-post till kundlojalitet.
Lösningen: beprövad know-how
Är det inte vettigt att använda hanteringsprogramvara i praktiken direkt? som inte bara uppfyller alla krav, utan också är lätt att lära sig och billigt?
PaperOffice DMS är den beprövade helhetslösningen för digitalt arbete och, med över 20 års marknadserfarenhet, en av de första DMS-pionjärerna.
Digital behandling är en viktig grund för att säkerställa en hög servicekvalitet för alla tjänster i framtiden
"Stavlagen" var en av de första lagarna i byggbranschen, och otaliga fler skulle följa till denna dag. Stånglagen var faktiskt en 5 m lång stav, som under medeltiden användes för att garantera gränder och gator en minsta bredd på cirka 5 m genom att låta en man gå genom gatorna med denna stav hållen över. Varhelst det blev för smalt måste byggnaden som stack ut för långt ut på gatan rivas. Det hade mindre att göra med trafiken vid den tiden och mer att göra med risken för brand. Detta för att förhindra att brinnande hus på ena sidan av gatan sprider sig till den andra sidan.
Idag omfattar federal och statlig byggrätt ensam cirka 1 600 stycken. Dessutom finns det standarder och specifikationer från yrkesorganisationerna för materialegenskaperna, typen av användning, hur materialen ska installeras och till och med med handelsbestämmelserna, vem som får bygga och installera vad. Det finns förmodligen bara ett fåtal länder på jorden som har ett liknande komplext byggsystem.
För entreprenörer, både civila och strukturella, innebär detta att konsultera relevanta specifikationer för varje jobb och det innebär att man utför ett mer eller mindre omfattande pappersarbete varje gång. Det är inte ovanligt att byggare går ett steg längre och begär ändringar som inte förutsågs i den ursprungliga byggplanen. Det finns ibland en handskriven anteckning i planen om vad som behöver ändras och hur. Detta kan leda till en kedjereaktion som påverkar alla affärer och till och med stör materialplaneringen.
Hur håller jag reda på papperskaos?
Naturligtvis, tack vare användningen av PaperOffice DMS.
Eftersom PaperOffice arkiverar alla dokument som genereras i byggbranschen och all relevant information i enlighet med lagen och på ett revisionssäkert sätt.
PaperOffice DMS, i samband med en NAS (Network Attached Storage), möjliggör konstruktion av ett mycket säkert intranät för intern kommunikation och dataöverföring. Detta skapar dubbel säkerhet mot attacker utifrån. Först operativsystemets brandvägg och för det andra krypteringen av PaperOffice DMS. Samtidigt upprättas ett separat moln via NAS, oberoende av tredjepartsleverantörer.
Den omfattande arbetsflödesfunktionen från PaperOffice DMS gör den interna kommunikationen mycket enklare. Termen intern inkluderar även filialer eller utländska platser. När det gäller projektrelaterat arbete visas till exempel alltid aktuell status och samtidigt historiken.
Naturligtvis ingår också en teamrelaterad och privat kalender, där tidsfrister och tidsrelaterade händelser anges.
Dokumentigenkänningen utrustad med en AI ordnar automatiskt alla dokument som ska sparas i rätt mapp och skapar både ett nyckelordsindex och en ändringshistorik. Den interna sökmotorn i PaperOffice DMS hittar varje dokument på bråkdelar av en sekund.
PaperOffice uppfyller de högsta säkerhetsstandarderna , t.ex. auktoriseringshantering eller beviljande av åtkomstauktoriseringar. Användaren definierar de enskilda arbetsstegen exakt som de skulle köras, till exempel "inspelning", "kontroll", "release" och "bokning" av fakturor.
Ansvaret kan inte bara tilldelas enskilda personer utan även användargrupper som "Redovisning" eller "Produktion", så att en kollega kan kliva in omedelbart om en anställd är frånvarande.
OCR-tekniken känner inte bara igen dokumentinnehållet utan också alla skatterelevanta datafält som dokumentnummer, datum, netto, skatt och bruttobelopp. De importerade uppgifterna är tillgängliga för kontroll av utvärderingar, betalningstransaktioner och finansiell redovisning. Detta sparar tröttsamt inmatningsarbete och minskar bokföringsfel.
Viktiga argument för att inkludera PaperOffice DMS i budgetplaneringen. Slutligen övertygar PaperOffice DMS också om att hållbarhet och miljöskydd beaktas. Förr eller senare kommer den fullständiga omvandlingen från analoga dokument till digital form att ske och då kommer den offentliga institutionen, som då redan kommer att använda PaperOffice DMS, att vara väl förberedd.
Med bara ett musklick kan data inklusive arkiveringsplatsen exporteras till din kund, skattekonsult eller vice versa.
Naturligtvis tillåter PaperOffice DMS migrering och integration av befintliga digitala data från befintliga mjukvarulösningar. Samtidigt är PaperOffice DMS gränssnittet mellan analogt och digitalt. Med hjälp av sin skanningsfunktion kan programvaran läsa analoga dokument, planer och foton i systemet och digitalisera dem med hjälp av skannrar, men också inspelningar från mobiltelefoner, varigenom texter konverteras till skrivning med OCR och kan ändras i Office-program. Tidsstämplar och versionshantering säkerställer att det digitala dokumentet motsvarar det analoga originalet.
Företag inom byggbranschen måste bearbeta dokument för alla affärstransaktioner. Den ständiga vidareutvecklingen av affärsmodeller skapar ständigt nya utmaningar. Vad de behöver är ett bra dokumenthanteringssystem.
PaperOffice DMS är rätt programvara eftersom den levereras med allt du behöver, till exempel:
- Lagring av handlingar i alla digitala format enligt principerna i GDPR/li>
- Funktioner för att skicka in och skicka in sena dokument igen som kräver åtgärd
- En självlärande datalagringsfunktion med taggning och intern sökmotor
- Automatisk tilldelning av nyligen tillagda dokument till rätt mapp
- Enkel databasskapande och databasanslutning inklusive individuellt anpassningsbar mask
- Automatiskt skapa mallar för repetitiva processer och åtgärder
Revisionskompatibel och säker arkivering: PaperOffice DMS uppfyller tekniskt de juridiska kraven i GoBD, GDPdU och DSGVO
PaperOffice DMS möjliggör anslutning av annan programvara, till exempel en ERP, och naturligtvis överföring av dokument från Microsoft Office via lämpliga gränssnitt. PaperOffice DMS accelererar kommunikationen inom handel och produktion med leverantörer och kunder.
Deadlines och avtalade tider övervakas och åtgärder utlöses automatiskt beroende på önskad inställning. Orderprocesser kan automatiseras och till och med ändringar som planeras för framtiden kan skrivas in på ett sådant sätt att de träder i kraft vid önskad tidpunkt.
Tack vare sina omfattande funktioner kan PaperOffice DMS definitivt klassificeras i det högre segmentet av Enterprise Content Management (ECM).
En ECM omfattar den övergripande hanteringen av allt innehåll i en organisation med motsvarande åtkomsthierarki. PaperOffice DMS kan spara allt innehåll i digital form, ändra innehåll och format och göra det tillgängligt.
PaperOffice DMS har alla funktioner i en ECM och detta i ett utmärkt förhållande mellan pris och prestanda samt en intuitivt lärbar driftsform som gör dyr extern eller intern utbildning onödig. Snarare finns gratis videohandledning tillgängliga för att vänja sig vid de olika menyerna. PaperOffice DMS kan därmed bli den organisatoriska grundbulten i varje företag inom handel och produktion och detta nästan med ljusets hastighet.
Företag från byggbranschen drar nytta av digital dokumenthantering
Med PaperOffice DMS finns det dock mycket fler möjligheter för byggföretag. Till exempel lagerhantering inklusive en permanent eller en nyckeldatuminventering. Grunden för PaperOffice DMS är länkade användarkonton i nätverket. Datalagringen för dessa användarkonton kombineras i den centrala databasen. Dokumenten kan styras via en AI med olika algoritmer, som kan användas för att utlösa automatiserade processer.
Optimera din arbetstid med upp till 7,5 % jämfört med pappersbaserat arbete tack vare användningen av PaperOffice DMS.
Spara tid på att hitta, dirigera och dela dokument.
Med digitala stämplar kan dokument kompletteras med ytterligare information och till och med styra detaljerade arbetsflöden. I sin tur säkerställer uppgifts- och arbetsflödesfunktionen att tidsfristerna uppfylls och slutförs.
PaperOffice DMS har smart menynavigering som är logiskt strukturerad och möjliggör intuitiv användning inom många områden. Videohandledning som är tillgängliga gratis på Internet ger ytterligare support och naturligtvis kan kurser också hållas direkt på kundens huvudkontor om så önskas.
Förutom dokumentationen av byggfaserna är PaperOffice DMS lika lämpligt för att stödja logistiska uppgifter för materialupphandling. Tack vare möjligheterna att sätta upp databaser i PaperOffice DMS kan materialinköp och materialförbrukning övervakas och tilldelas varningsnivåer. Den interna AI:n kan användas för att skapa mallar som reagerar automatiskt om det finns flaskhalsar eller brister, till exempel om upprepade beställningar görs, även om den befintliga kvantiteten egentligen borde vara tillräcklig. Arbetsflödesfunktionen kan användas för detta ändamål, med vilken de ansvariga medarbetarna i företaget kan jämföra utförandet av sina uppgifter.
PaperOffice DMS kan påskynda ett byggprojekt, förhindra felaktiga beslut och minska kostnaderna. Kanske saknade de företag som byggde BER och fortfarande bygger Stuttgart21 helt enkelt rätt programvara, PaperOffice DMS.
FAQs
Slutligen besvarar vi några fler vanliga frågor om ämnet. "Digitalisering inom byggbranschen och byggbranschen":
Hur kan anställda komma åt PaperOffice?
På grund av den decentraliserade och moderna programarkitekturen kan PaperOffice användas på nästan vilken enhet som helst - från klassiska datorer till smartphones / surfplattor till tv-apparater.
Vad händer med data om PaperOffice inte finns?
Kommer inte att hända, men för att lugna dig: Du kan exportera dina data NÄR SOM HELST, eftersom PaperOffice är baserat på en öppen databasstruktur kan du komma åt dina data när som helst.
Ämnesdataskydd: Var lagras alla dokument?
PaperOffice kommer att lagra alla dokument internt med kryptering på hög nivå, vilket gör det immunt mot datastöld, till exempel, och överträffar alla GDPR- och GOBD-krav.
Undvik misstag: Spara ALDRIG data i ett moln från tredje part!
Kan PaperOffice anpassas exakt efter specifikationerna?
Ja, PaperOffice kan anpassas till 100 % till den avsedda användningen för att säkerställa sömlös integration i befintliga processer och system. Även programgränssnittet kan utformas fullt ut och anpassas fritt.
Slutsats
PaperOffice DMS stöder byggbranschen och erbjuder motsvarande gränssnitt till annan programvara, API-anslutningar och kan utökas när som helst enligt dina önskemål. Programvaran är lätt att lära sig och kan enkelt integreras i vardagen utan att orsaka frånvaro i utbildningssyfte.
PaperOffice DMS rekommenderar att du använder en NAS (nätverksstödd datalagring) med en säkerhetskopieringsfunktion så att viktiga data varken går förlorade eller spioneras på i moln från tredje part.
I slutändan imponerar PaperOffice DMS med ett mycket bra förhållande mellan pris och prestanda och enorm kunskap genom över 20 års praktisk erfarenhet.