Automatisering av affärsprocesser i samhällen och kommuner
PaperOffice DMS för samhällen och kommuner möjliggör ett smidigt informationsflöde tack vare digitalisering och automatisering av affärsprocesser.
Proffstips
Skriftliga dokument, kontrakt, utkast, fakturor, följesedlar och mycket mer ersätts av elektroniska dokument tack vare digitaliseringen, vilket optimerar alla arbetsprocesser maximalt.Den integrerade AI:n gör det möjligt att till stor del automatisera affärsprocesser, vilket påskyndar dina processer och ökar framgången och tillfredsställelsen.
Digitalisering i samhällen och kommuner
Kyrkor, församlingar och kommuner är till stor del beroende av användningen av lämplig datahantering.
Så här samlas viktiga dokument dagligen i kommuner och kommunalförbund:
Skrifter, fakturor, utkast, ansökningar, forskning, expertutlåtanden och mycket mer. Dessa kommer inte bara per post, många brev kommer också via e-post.
Alla dessa dokument måste digitaliseras om de kommer i pappersform, kräver strukturerad arkivering, uppgifts- och arbetsflödestilldelning och måste vara omedelbart tillgängliga på begäran.
Det är mycket viktigt att viktiga tidsfrister hålls och att rättsliga åtgärder vidtas för att lagra dokument. PaperOffice DMS ger dig en tydlig struktur i dina dokument och hjälper dig att hantera informationsfloden.
Tillsammans med det digitala dokumenthanteringssystemet PaperOffice ska arbetsprocesser inom kyrkor, församlingar och kommuner förenklas och tid och kostnader sparas.
Med ett gemensamt DMS kan till exempel skannad post arkiveras, viktiga e-postmeddelanden kan sparas och dokument kan arkiveras. Dessutom kan olika användare komma åt och arbeta med dessa dokument.
Om dokumenten finns tillgängliga i digitaliserad form behöver de inte alltid mailas tillsammans inför presbyterysessioner och andra möten.
Hur blir man papperslös?
PaperOffice eliminerar alla tidskrävande flaskhalsar, leder till kostnadsbesparingar, till exempel eliminering av pappersdokument, och skapar en tydlig översikt över viktiga dokument, såsom kvitton, kontrakt, följesedlar eller andra brev, genom att hantera dem digitalt i PaperOffice i framtiden.
Att fånga, bearbeta, dela, söka och spåra dina dokument blir mycket enkelt med hjälp av PaperOffice.
Tack vare kontrollerad åtkomst, detaljerade uppgiftslistor samt godkännanden med hjälp av arbetsflöden och tillförlitliga e-postmeddelanden kan anställda slutföra de tilldelade uppgifterna effektivt och behöriga personer kan enkelt godkänna eller neka godkännande.
Med PaperOffice DMS-programvarulösningen går inga fler dokument förlorade. Och oavsett var du är kan du komma åt viktiga dokument på några sekunder.
Självklart arbetar du alltid med våra system i enlighet med lagen och helt revisionssäkert.
Kvitton, räkenskaper och liknande handlingar behöver inte längre skickas per post mellan kyrkodistrikt och församlingar. Internpost kan också skickas digitalt på detta sätt. Detta sparar papper, kostnader för ytterligare datalagring och resor till arkiv. Dokument kan förses med nyckelord (redaktör, ämne, status, datum etc.) och sedan hittas lättare.
Processorienterad dokumenthantering
Den processorienterade dokumenthanteringen säkerställer att dessa dokument förblir uppdaterade med liten ansträngning. PaperOffice stöder dig här med en omfattande uppgifts- och arbetsflödesmodul.
På detta sätt kan vissa processkedjor skapas och befintliga operativa processer kan definieras på elektroniska dokument och delvis utföras automatiskt.
Detta representerar felfri processoptimering, eftersom uppgiften inte bara kan tilldelas anställda med specifika användarrättigheter och slutförandeperioder, kräver digital release, utan också automatiskt utlösa ytterligare åtgärder, till exempel e-postmeddelanden eller dokumentstatusändringar.
På så sätt kan alla dokumentprocesser kartläggas.
PaperOffice skiljer inte mellan olika typer av dokument, oavsett om du behöver hjälp med att hantera avtal, fakturor, briefs och e-postkorrespondens: tack vare Dokumenthanteringssystemet PaperOffice digitaliserades dina tidigare processer i företagen, vilket gjorde dem mer effektiva, transparenta och betydligt mer flexibla.
För oavsett i vilken form dokumenten kommer till företaget, oavsett om det är som pappersdokument, PDF-filer, e-postmeddelanden eller foton, arkiveras de automatiskt och lagras i en säker databas.
Viktiga avtal kan alltså erkännas och sägas upp i god tid eller omförhandlas. Dokumentsläpp med digital signatur och e-postavisering istället för långsam papperspost bidrar osäker e-post till kundlojalitet.
Lösningen: beprövad know-how
Är det inte vettigt att använda hanteringsprogramvara i praktiken direkt? som inte bara uppfyller alla krav, utan också är lätt att lära sig och billigt?
PaperOffice DMS är den beprövade helhetslösningen för digitalt arbete och, med över 20 års marknadserfarenhet, en av de första DMS-pionjärerna.
Det är inte bara religiösa eller sociala strukturer när vi pratar om kyrkor och samhällen. På många områden är de "det" sociala livet självt. Det handlar till exempel om personer, ofta i frivilligt arbete, som tar hand om andra människor under svåra omständigheter. Det finns också olika uppgifter, som är indelade i pastorala uppgifter å ena sidan och administrativ verksamhet å andra sidan.
Det finns en stor kyrklig tradition i Tyskland, precis som omsorg om samhället säkerställer sammanhållningen hos invånarna i byarna, men också i städerna. Särskilt idag, i tider av ökande isolering och anonymitet, finns det kontaktpunkter för en mängd olika problem i kyrkor och samhällen. Naturligtvis får den mycket praktiska sidan av en kyrka inte glömmas bort.
Registerkontor, befolkningsregister, passkontor, skolor, förskolor, kollektivtrafik, brandkår, utvecklingsområden, vägbyggnadskontor, bortskaffande av avloppsvatten och tillhandahållande av färskvatten och ibland också tillförsel av elektrisk energi.
Det här är de obligatoriska uppgifterna. Men det finns också freestyle i varje samhälle. Det är till exempel idrottsplatser, lekplatser, museer, seniorklubbar och ungdomsgårdar. Kyrkorna genomför dop, följer med människor på deras sista resa och är också platsen för det stora bröllopet i vitt, som njuter av stor popularitet igen. Detta är överlägset inte allt.
I många av de politiska och kyrkliga gemenskaperna kan dokumenthanteringsprogram som PaperOffice DMS ge värdefullt stöd för att slutföra uppgifter. Detta gäller de överordnade strukturerna samt de klubbar, myndigheter och företag som är inblandade.
Först och främst är PaperOffice DMS den praktiska lösningen för att föra analoga arkiv, oavsett om det gäller den lokala brandkårsföreningen eller kyrkoarkivet med dop, bröllop och begravningar, in i den digitala tidsåldern. PaperOffice DMS är uppbyggt på ett sådant sätt att alla riktlinjer i GDPR, den allmänna dataskyddsförordningen, följs.
PaperOffice DMS skapar tydliga fördelar för samhällen, kyrkor och kommuner
Tack vare sin utmärkta databasteknik och lättlärade funktion kan PaperOffice DMS användas överallt där data som dokument eller foton inte bara ska sparas, utan också ordnas kronologiskt, till exempel, och användas med olika filter för att skapa formulär eller statistik automatiskt.
Ansvarig för detta är den artificiella intelligensen (AI) integrerad i PaperOffice DMS med det vackra namnet PIA. Den skapar en mängd olika mallar från den befintliga databasen och fyller dem med tidigare definierade huvuddata. Dessa kan vara medlemskort, gratulationsbrev till en milstolpe födelsedag eller datamasker för pågående eller viktiga datuminventeringar hos kommunala verktyg.
OCR-programvaran som är integrerad i PaperOffice DMS skiljer mellan en logotyp och normal text. Fakturor eller kvitton kan hittas snabbt när som helst, till exempel vid forskning, med hjälp av en OCR-sökning, vilket säkerställer största möjliga öppenhet och rättssäkerhet.
Arkiveringen kan också utföras på ett sådant sätt att alla efterföljande dokument från en avsändare känns igen och automatiskt tilldelas.
Viktiga argument för att inkludera PaperOffice DMS i budgetplaneringen. Slutligen övertygar PaperOffice DMS också om att hållbarhet och miljöskydd beaktas. Förr eller senare kommer den fullständiga omvandlingen från analoga dokument till digital form att ske och då kommer den offentliga institutionen, som då redan kommer att använda PaperOffice DMS, att vara väl förberedd.
Digital fakturahantering är också fördelaktig för många kommuner och samhällen. Inkommande fakturor kan automatiseras tack vare PaperOffice DMS och vidarebefordras till ansvarig medarbetare. Styr- och releaseprocessen via digital release kan också hanteras snabbt och effektivt via systemet.
Med bara ett musklick kan data inklusive arkiveringsplatsen exporteras till din skatterådgivare eller vice versa.
Revisionskompatibel och säker arkivering: PaperOffice DMS uppfyller tekniskt de juridiska kraven i GoBD, GDPdU och DSGVO
PaperOffice DMS möjliggör anslutning av annan programvara, till exempel en ERP, och naturligtvis överföring av dokument från Microsoft Office via lämpliga gränssnitt. PaperOffice DMS påskyndar kommunikationen.
Deadlines och avtalade tider övervakas och åtgärder utlöses automatiskt beroende på önskad inställning. Orderprocesser kan automatiseras och till och med ändringar som planeras för framtiden kan skrivas in på ett sådant sätt att de träder i kraft vid önskad tidpunkt.
Tack vare sina omfattande funktioner kan PaperOffice DMS definitivt klassificeras i det högre segmentet av Enterprise Content Management (ECM).
En ECM omfattar den övergripande hanteringen av allt innehåll i en organisation med motsvarande åtkomsthierarki. PaperOffice DMS kan spara allt innehåll i digital form, ändra innehåll och format och göra det tillgängligt.
PaperOffice DMS har alla funktioner i en ECM och detta i ett utmärkt förhållande mellan pris och prestanda samt en intuitivt lärbar driftsform som gör dyr extern eller intern utbildning onödig. Snarare finns gratis videohandledning tillgängliga för att vänja sig vid de olika menyerna. PaperOffice DMS kan därmed bli den organisatoriska grundbulten i varje företag inom handel och produktion och detta nästan med ljusets hastighet.
Kyrkor, samfund och kommuner drar nytta av digital dokumenthantering
Med PaperOffice DMS finns det dock mycket fler möjligheter för samhällen. Till exempel lagerhantering inklusive en permanent eller en nyckeldatuminventering. Grunden för PaperOffice DMS är länkade användarkonton i nätverket. Datalagringen för dessa användarkonton kombineras i den centrala databasen. Dokumenten kan styras via en AI med olika algoritmer, som kan användas för att utlösa automatiserade processer.
Optimera din arbetstid med upp till 7,5 % jämfört med pappersbaserat arbete tack vare användningen av PaperOffice DMS.
Spara tid på att hitta, dirigera och dela dokument.
Med digitala stämplar kan dokument kompletteras med ytterligare information och till och med styra detaljerade arbetsflöden. I sin tur säkerställer uppgifts- och arbetsflödesfunktionen att tidsfristerna uppfylls och slutförs.
PaperOffice DMS är lika anpassningsbart som det finns uppgifter i församlingar och kyrkor. Projekt kan bearbetas gemensamt från olika platser med hjälp av arbetsflödesfunktionen. De dokument som för närvarande bearbetas blockeras inte för andra, utan sparas i respektive version med en tidsstämpel.
I slutändan är den senast sparade versionen inklusive alla ändringar alltid tillgänglig.
FAQs
Slutligen besvarar vi några fler vanliga frågor om ämnet. "Digitalisering i samhällen, kyrkor och kommuner":
Hur kan anställda komma åt PaperOffice?
På grund av den decentraliserade och moderna programarkitekturen kan PaperOffice användas på nästan vilken enhet som helst - från klassiska datorer till smartphones / surfplattor till tv-apparater.
Vad händer med data om PaperOffice inte finns?
Kommer inte att hända, men för att lugna dig: Du kan exportera dina data NÄR SOM HELST, eftersom PaperOffice är baserat på en öppen databasstruktur kan du komma åt dina data när som helst.
Ämnesdataskydd: Var lagras alla dokument?
PaperOffice kommer att lagra alla dokument internt med kryptering på hög nivå, vilket gör det immunt mot datastöld, till exempel, och överträffar alla GDPR- och GOBD-krav.
Undvik misstag: Spara ALDRIG data i ett moln från tredje part!
Kan PaperOffice anpassas exakt efter specifikationerna?
Ja, PaperOffice kan anpassas till 100 % till den avsedda användningen för att säkerställa sömlös integration i befintliga processer och system. Även programgränssnittet kan utformas fullt ut och anpassas fritt.
Slutsats
PaperOffice DMS stöder samhällen, kyrkor och kommuner och erbjuder lämpliga gränssnitt till annan programvara, API-anslutningar och kan utökas när som helst enligt dina önskemål. Programvaran är lätt att lära sig och kan enkelt integreras i vardagen utan att orsaka frånvaro i utbildningssyfte.
PaperOffice DMS rekommenderar att du använder en NAS (nätverksstödd datalagring) med en säkerhetskopieringsfunktion så att viktiga data varken går förlorade eller spioneras på i moln från tredje part.
I slutändan imponerar PaperOffice DMS med ett mycket bra förhållande mellan pris och prestanda och enorm kunskap genom över 20 års praktisk erfarenhet.